中石油CPECC-PMIS人力资源模块操作手册.doc

CPECC-PMIS II期HUM管理操作手册v1.0 CPECC-PMIS 二期人力资源模块操作手册 版本号起草审核日期V1.0胡 波CPECC-PMIS项目组2011年10月 目录索引第一章:登录PMIS41.1数据库配置41.2登录PMIS6第二章:PMIS通用操作介绍72.1系统主界面介绍72.2修改登录密码82.3登录项目窗口82.4打开业务功能92.5功能界面公共操作介绍102.5.1 功能界面构成如下102.5.2菜单栏介绍112.5.3快捷功能按钮区112.5.4业务数据操作功能区172.5.5 Excel操作192.6修改记录（非树形数据）232.7按指定列排序23第三章: PMIS系统HUM功能模块操作介绍243.1 HUM管理范围243.2 进入HUM模块263.3 HUM模块功能273.3.1基本设置273.3.2证照及人员派遣管理363.3.3考勤管理413.3.4考核管理453.3.5其它事务管理503.3.6中方人员信息查询543.3.7外籍人员信息查询56第一章:登录PMIS 1.1数据库配置登录到PMIS之前，首先要进行数据库连接的设置，在登录窗体中选择数据库配置后的打开数据库连接配置窗口.如图1-1-1所示:图1-1-1这里将会显示用户配置的所有数据库连接配置，在登录PMIS 的时候可以很方便的切换数据库连接配置以连接到不同的数据库：选中配置好的数据库连接，点击，这样PMIS 将会依照所选择的数据库连接信息连接到指定的数据库。点击可以创建一个新的数据库连接。在弹出的连接配置窗口中填写名称（数据库连接设置的标识名称）然后作如下设置（设置中任何疑问请咨询公司PMIS系统管理员）： 选择或输入服务器名称：可以从下拉框中选择服务器名称，如果下拉框中没有则手动填入（通常为服务器的IP地址）。 输入用户名和密码：选择第二项使用指定的用户名和密码，然后在输入数据库访问用户名和密码。 在服务器上选择数据库：点击下拉框可以看到在第一步中选择或输入的服务器上的所有的数据库，选择需要链接的库然后点击完成配置。也可以选中一个已有的数据库连接，点击重新配置该数据库连接。请参考内容设置1.2登录PMIS根据公司PMIS系统管理员分配的用户名和密码登录PMIS.如图1-1-3所示。修改密码：若要对登录密码进行修改，可以在登录以后进入到平台工作中心，点击菜单【设置】=【修改密码】来进行密码修改。忘记密码：如果用户忘记密码不能登录PMIS ，请联系公司PMIS系统管理员重设密码。输入好用户名和密码，在选项中选择进入平台后打开上次退出时的项目还是企业级数据。点击登录窗体上的，登录到PMIS。 图1-1-3 登录图示 登录系统后修改密码图示第二章:PMIS通用操作介绍2.1系统主界面介绍“工程中心”是您登录后的第一个窗口，是您在PMIS的工作平台。在这儿，您可以： 方便的知道和处理自己的相关事项，包括责任事项，启动/起草的记录，告示等。 也可以通过链接进入您有权限的模块。623451：标题栏 2：菜单栏 3：功能按钮栏4：主要模块入口区 5：当前项目、用户显示 6：责任事项 2.2修改登录密码位置：【菜单栏】【设置】【修改密码】2.3登录项目窗口PMIS可实现企业与项目及项目之间的自由切换。在“工程中心”通过【打开项目】按钮进入项目选择组窗口，如图1-1-4，选择要进入的项目，如“系统测试项目”。点击确定切换项目。图1-1-4提示：系统会在界面当前项目处显示您访问的项目，示例如下2.4打开业务功能 在主界面（工程中心界面）的“主要模块入口区”，点击要进入的模块名称，打开该模块。如下图，点击【人力资源】，打开“人力资源”模块进入业务模块后，在窗口“业务功能”中找到要进入的功能，点击并打开。如下图，点击【证照及人员派遣】【护照管理】，打开护照管理功能2.5功能界面公共操作介绍2.5.1 功能界面构成如下12341：菜单栏2： 快捷功能按钮区3：业务数据区显示4：业务数据操作功能区 2.5.2菜单栏介绍菜单栏为Windows 操作风格，各子菜单内容参考如下（打开具体功能时，各子菜单内容可能不同） “文件”子菜单 “显示”子菜单 “视角切换”子菜单 “工具”子菜单 “帮助”子菜单2.5.3快捷功能按钮区 显示编辑按钮栏显示编辑按钮:显示/隐藏上图所示编辑按钮区。如下图 栏位设置：可调整界面显示/隐藏的列，及列显示顺序。【备注：下图所示设置只对本次有效。若想下次进入时也默认使用本格式，可以保存格式，操作参考如下列示例图片】调整界面显示/隐藏列设置显示顺序【示例】设置：1、 隐藏“现在住址”2、 将“工号”列移到“入境时间”列前显示设置完成后，点击按钮【应用】【确定】返回主界面【示例】保存格式1、 点击按钮【保存】。2、 在“视图另存为”界面输入视图名称（若选择 “是否公用”，则该格式允许其他同事调用）3、 点击按钮【保存】【示例】设置默认格式，以及选择当前数据显示格式1、 点击按钮【打开视图】。2、 勾选默认打开格式。（以后您打开本功能时，界面按此格式显示）3、 点击【应用】或【打开】可使用选中的格式。 筛选：可设置按条件过滤数据。点击【筛选】按钮，系统显示筛选设置框可使用函数说明(只对当前列有效)：Equal to：等于单引号中数据Greater than ：大于单引号中数据Less than : 小于单引号中数据Greater than or equal to : 大于或等于单引号中数据Less than or equal to : 等于或小于单引号中数据Include %: 包含%之间数据的所有数据Between and : 大于前面单引号中数据但小于后面单引号中数据的所有数据Empty:只显示本列为空的所有数据Not empty: 只显示本列不为空的所有数据 【示例】在人员编号列，选择Equal to. 在单引号间输入273. 敲回车键则：只显示人员编号为273的人员信息。 分组：设置分组条件分组显示数据1、点击按钮“分组”2、设置界面选择分组条件【示例】本处选择“人员编号”，点击确定，界面数据如下设置按“人员编号”分组后，数据自动按人员编号分组显示。【备注】分组设置后，仍可保存分组设置格式供后续使用（格式保存参考本节内容中） 打开视图：打开保存的数据显示格式（参考按钮【栏位设置】说明） 保存：保存当前数据显示格式（参考按钮【栏位设置】说明） 展开列表：当设置了按“分组”显示时。通过点击本按钮可展开/收缩数据。收缩效果参考下图2.5.4业务数据操作功能区业务数据主要分树形和非树形两种，树形数据的功能界面显示方式参考如下。树形数据界面2.5.4.1业务数据操作功能区（非树形数据）2.5.4.2业务数据操作功能区（树形数据）2.5.5 Excel操作PMIS提供的与Excel交互操作主要分二类： 导出到Excel(E)：将当前界面所有内容导出到Excel。 从Excel导入(X):根据PMIS导入向导，将数据导入当前功能。下面详细说明相关操作及注意事项： 导出到Excel (E)：【示例】导出所选部门的“人员维护”信息1、 选择要导出数据的部门2、 点击【Excel操作】【导出到Excel(E)】3、 系统会生成Excel文件。图示如下 从Excel导入(X):步骤如下a,生成Excel模板（确认模板中栏位完整性）b,向模板中维护数据（确认模板中数据准确性）c,导入Excel（确认数据无错位、无遗漏、与原数据一致）下面详细介绍具体操作：a,生成Excel模板：【示例】生成“人员维护”功能的Excel导入模板1、 选中人员信息数据区（如果该区无信息，可新增一条空白记录）2、 点击【Excel操作】【导出到Excel(E)】生成的Excel文件图示如下【模板整理】当使用系统导出的Excel文件做模板时，注意如下：1、第一行的标题栏不要人为修改或删除，避免系统不能识别列名2、第二行清空，并且不维护数据。（在导入PMIS系统时，不会将第二行的数据导入）3、各列顺序可以调整。比如：可以将上图中“传真”列剪切之后插入到“办公电话”列后。4、需核查列名是否齐全。若不全，请联系PMIS系统管理员。b,向模板中维护数据数据维护为纯Excel操作。本处不做说明。需要注意的是： 以“0”开头的文本格式数据：在Excel中维护时，应在开头前加个单引号。如00123，在Excel输入00123(如在Excel中直接输入00123，导入PMIS可能为123) 。参考下图：0开头的文本，在维护数据时，前面加上单引号。即可完整导入到PMIS。 日期格式的数据，只要在Excel设置了日期格式，一般都能正确导入PMIS。日期栏位，只要设置了Excel认可的日期格式，一般都能正确导入PMIS系统c,导入Excel 选定正确功能位置，进入数据导入向导每个功能在导入数据时，可能因界面不同，而操作略有差异。但有一点是要清楚的，即： 数据导到哪儿去？（在开始导入前，是否选定了正确的功能位置？）【示例】人员维护：要将人员信息导到“XX”项目或分公司的“XX”部门操作：确认进入了正确的项目，选择了对应的部门。再点击按钮【Excel操作】【从Excel导入(X)】 选择整理好的Excel文件，上传到PMIS点击按钮，选择整理好的Excel文件；直接点击“下一步”。直到“步骤3： 导入数据”界面。 确认数据完整、格式无误，再开始导入。在“步骤3：导入数据”页面，检查： 栏位有无遗漏、列标题与内容是否对应（有无错位）、特殊格式的数据是否正确读入（如：以0开头的文本格式，是否读入了开头的0；日期格式是否正确显示）、数据条数是否正确（看首行与尾行是否与Excel一致）确认无误则点击【开始导入】导入数据。2.6修改记录（非树形数据）可通过两种方式进入记录修改界面 主界面双击要修改的记录。 或者选中要修改的记录后，点击按钮。备注： 只允许修改“新增”状态的数据。 不能再修改“已审批”、“审批不通过”的数据。 若要修改“审批中”的数据，可通知审核人驳回审批中的数据。2.7按指定列排序在多条数据显示界面（二维表单式界面）点击列标题，数据会自动按该列排序（升序或降序）二维表单式界面：点击列标题，数据会自动按该列排序（升序或降序）注意：只支持按单一列排序。若要按多列排序，您可导出到Excel操作。第三章: PMIS系统HUM功能模块操作介绍3.1 HUM管理范围根据CPECC业务实际，在PMIS系统中，分中方和外籍人员在HUM进行管理： 部门及人员管理n 部门维护n 人员信息维护 证照及人员派遣n 护照管理n 签证管理n 出入境管理n 工作许可证管理n 居住证管理 考勤管理n 考勤项设置n 考勤员设置n 考勤管理n 考勤统计 考核管理n 专项考核标准管理n 专项考核模板设置n 专项考核测评 其它事务管理n 工作调动会签单n 休假申请n 员工流动审核表n 国内上班审批表 中方人员查询n 中方人员信息索引n 中方人员档案查询 外籍人员管理n 外籍人员信息索引n 外籍人员档案查询3.2 进入HUM模块先在工程中心打开将要操作的项目（参考“2.3登录项目窗口”）；在主要模块入口区点击【人力资源】，如图3-1所示进入HUM管理模块，如图3-2所示。【图31】【图32】3.3 HUM模块功能3.3.1基本设置 3.3.1.1部门维护1）功能描述本功能维护部门信息。注意，由于“项目管理”思想的特殊性，项目管理软件PMIS与其它IT软件在维护部门信息时有所不同。2）操作方法本功能为树形操作界面，各标准功能的使用请参考“2.5.4.2业务数据操作功能区（树形数据）”现举例说明如何在PMIS中进行部门维护。假设某分公司（XYZ分公司）组织机构图如下：XYZ分公司直接下级部门包括： 九个管理及支持部门：行管部、人力资源部、财务部、文控部、市场部、合同控制部、设计部、采购部、质量安保部 三个大项目部：ABCD项目部、QWER项目部、ASDF项目部ABCD项目部直接下级部门包括： 管理及支持部门：综合办公室、文控部、合同控制部、工程部、设计试运部、采购部、QA/QC部、安保部、工程处（若干） 项目：01子项目、02子项目、03子项目等若干子项目QWER项目部及ASDF项目部组织结构与ABCD项目部类似。针对上述组织结构，PMIS中先后有三项设置任务： 首先（第一项任务）：设置分公司、大项目部。本项设置由PMIS系统管理员完成。 其次（第二项任务）由分公司项目立项部门（例如合同控制部）创建具体的子项目。 然后（第三项任务）：分别设置分公司直属管理及支持部门、各大项目直属管理及支持部门、各子项目下属管理及支持部门。本项工作由各级管理机构人力资源管理人员维护。下图为第一项、第二项任务完成后的图示（包含但不止如下）：第三项任务操作如下：1) 维护XYZ分公司直属的管理及支持部门资料： 先打开项目“XYZ分公司” 设置分公司直属管理及支持部门正确打开后，工程中心界面可看到当前项目为“XYZ分公司”：进入部门维护功能（工程中心界面，点击“主体模块”中【人力资源】【部门维护】）。初始界面如下：维护XYZ分公司直属的管理及支持部门资料：（维护之后效果如图示）注意：XYZ分公司中，不需要维护其下属的大项目部信息2) 维护ABCD项目部直属的管理及支持部门资料： 先打开项目“ABCD项目部” 设置本大项目部直属管理及支持部门首先，回到工程中心界面，打开项目“ABCD项目部“，参考上图。正确打开后，会在工程中心主界面的”当前项目“处显示”ABCD项目部“。参考下图。打开“ABCD项目部“后，进入部门维护界面，维护ABCD大项目部直属的管理及支持部门资料：（维护之后效果如下图示）注意：ABCD大项目部中，不需要维护其下属的子项目组织结构信息维护完ABCD大项目部的部门资料后，需将“ABCD项目部“与其直接上级”XYZ 分公司“关联。操作方法见下图： 选中“ABCD项目部“点击按钮【选择上层组织结构】选中”XYZ分公司”点击按钮【确定】另外：维护完成ABCD项目部下属的各子项目部门资料时，也需参考本步骤，将各子项目与“ABCD项目部“关联。其他大项目部及子项目的关联也参考本步骤。3) 参考ABCD项目部各部门资料的维护，完成其他大项目部及各子项目直属部门的维护。3.3.1.2人员维护1）功能描述人员代码，采用现有公司HRP系统的员工代码。确保每个员工代码的唯一性、且全面覆盖中方人员。2）操作方法先选择正确的部门，再维护人员信息。确保人员与所在部门对应。如下图，在“1”区选择人员所在部门在“2”区选择要修改的记录，或者直接新增记录在“3”区输入或修改人员信息。也可直接在“2区”输入或修改人员信息。在“3“区切换到各属性页，维护个人简历、技术职称、家庭成员、学位、政治面貌、语言能力等资料。123维护时注意：1) “部门“与”人员“记录是一对多的关系。即：”1“区选中的是哪个部门，”2“区维护的人员就属于哪个部门。因此，维护人员时，先确认正确选择了所属部门。2) “2”区与“3”区数据一致，方便您的管理。3) 外籍人员需要勾选“是否为外籍人员”。中方人员无须勾选“是否为外籍人员”4) 对于调岗的人员（即：PMIS中已存在的人员信息要换部门），可点击界面的按钮【选择】，找到该人员的信息，并将该人员信息复制到当前部门。（注意：因有兼职情况，及为避免误操作，PMIS不会删除人员原来所在部门的信息。若部门管理员发现人员已调离时，可在本部门“删除“对应人员信息）5) 按钮【刷新岗位】：点击本按钮，可将修改后的人员信息自动更新到功能“岗位分解结构“中，便于系统管理员分配新增人员的PMIS访问权限3.3.2证照及人员派遣管理 3.3.2.1护照管理1）功能描述记录人员护照信息，主要包括：人员基本信息、护照号、护照签发机关、护照类别、护照签发日期、护照有效日期等信息。2）操作方法按界面提示维护数据，主界面如下：详细数据界面如下：3.3.2.2签证管理1）功能描述记录人员办理签证的信息，包括：签证类型、签证编号、签证类型、停留天数、生效日期、截止日期、有效期、落地签期限、单位、目前所在地、及人员基本信息、护照信息等。2）操作方法按界面提示维护数据，主界面如下：详细数据界面如下：注意：若您找不到对应的“人员编号”时，请确认是否该“人员编号”不属于您当前所在项目（您当前所在项目显示在主界面“当前项目处”，图示如下）。3.3.2.3出入境管理1）功能描述记录人员出入境时间信息、并记录当前签证、护照及人员基本信息。2）操作方法按界面提示维护数据，主界面如下：详细数据界面如下：3.3.2.4工作证管理1）功能描述工作许可证管理主要是对工作许可证生效日期、到期日期进行记录，对许可证的办理过程状态进行记录。2）操作方法按界面提示维护数据，主界面如下：详细数据界面如下：3.3.2.5居住证管理1）功能描述居住证管理是对居住证生效日期、到期日期进行记录。2）操作方法按界面提示维护数据，主界面如下：详细数据界面如下：3.3.3考勤管理3.3.3.1考勤项设置1）功能描述设置考勤项名称及标识代码。2）操作方法按界面提示直接维护相关数据，界面参考如下：3.3.3.2考勤员设置1）功能描述为各部门指定考勤员。只有被指定的“考勤员“才有权限对相关部门进行考勤。2）操作方法按下图界面提示操作：（选择考勤员所属部门选择考勤员【增加】该考勤员有权限的部门设置完成效果参考下图）3.3.3.3考勤管理1）功能描述对人员按照设置的考勤项进行考勤，并且可以按照人员所在地、主要考勤（系统内对应考勤项1、考勤值1、备注1；如：所在地正常工作时间内出勤情况）、附加考勤（系统内对应考勤项2、考勤值2、备注2；如：所在地加班时间）分别统计人员考勤结果。2）操作方法新建考勤数据：选择考勤部门选择日期新建考勤维护考勤数据： 维护人员所在地 主要考勤（系统内对应考勤项1、考勤值1、备注1；如：所在地正常工作时间内出勤情况） 附加考勤（系统内对应考勤项2、考勤值2、备注2；如：所在地加班时间出勤情况）3.3.3.4考勤统计1）功能描述按日期范围查询考勤结果。2）操作方法输入查询条件，直接查询考勤结果3.3.4考核管理3.3.4.1专项考核标准管理1）功能描述维护标准考核项目、标准考核内容、考核要点2）操作方法参考下图步骤（新增“考核项目”维护该考核项目对应的“考核内容”维护该考核内容对应的“考核要点”。注意：“考核项目”与“考核内容”为“一对多”记录，“考核内容”与“考核要点”为“一对多”记录。）3.3.4.2专项考核模板设置1）功能描述此处可配置每批次考核的模板，同时按模板号保存。设置好的模板可提交相关领导审批。审批后的数据不允许增删改。2）操作方法本功能为表单式操作界面，操作方式参考“2.5.4.1业务数据操作功能界面（非树形数据）”。打开业务功能专项考核模板设置，会看到历史模板情况（模板编号、状态、是否公用、编制部门、录入人、核准人等信息）。界面参考如下图。新增及修改界面参考如下：各属性页维护说明： 【考核项目】点击增加，在“考核项目”栏位，可选择“专项考核标准管理”功能定义了的所有“考核项目”。 【考核内容】点击增加，在“考核内容”栏位，可选择“专项考核标准管理”功能定义了的“考核内容”。本处有过滤条件：根据属性页【考核项目】中维护了的考核项目，过滤可选的“考核内容”。 【考核要点】点击增加，在“考核要点”栏位，可选择“专项考核标准管理”功能定义了的“考核要点”。本处有过滤条件：根据属性页【考核内容】中维护了的考核内容，过滤可选的“考核要点”。 如有需要，各属性页均可维护新的内容。 确认数据维护无误后，提交审批。只有审批后的模板才可用于考核测评审批后的考核模板数据图示如下：3.3.4.3专项考核测评1）功能描述读入【专项考核模板设置】保存的模板号，系统自动读入对应模板的考核项目、考核内容、考核要点；并且系统控制读入的这些内容不允许增删改，以确保本批次考核的一致性。可提交相关领导审批。审批后的数据不允许增删改。2）操作方法本功能为表单式操作界面，操作方式参考“2.5.4.1业务数据操作功能界面（非树形数据）”。打开业务功能专项考核测评，会看到历史测评情况（测评日期、考核模板号、考核成绩、被考核人编号、姓名、岗位、所属部门）。界面参考如下图。新增及修改界面参考如下：界面维护说明： 维护测评日期、考核模板号等信息。（正确选择模板号，以保证考核内容的一致及完整性） 点击【导入考核指标】，系统自动从功能“专项考核模板设置”读取对应“考核模板号”的考核信息。 【考核要点】在本属性页“单项考核得分”栏位，逐项测评打分。 单项考核打分完成后，点击按钮【更新考核项目得分】，系统自动根据单项考核得分情况，更新【考核内容】、【考核项目】中各项的“考核