美亚物业管理公司遵义路分公司组织构建指南.doc

组 织 构 建 指 南美亚物业管理公司遵义路分公司组织构建指南2009年目 录一 部门组织框架图二部门及主要岗位职能一部门组织框架图美亚总经理 遵义路分公司经理工程管理部财务部2人行政部2人财会出纳客户服务中 心后勤管理部 门保 安管理部 门工程主管后勤主管保安主管中心主管前台1 权实施地点和时间：区域分部所在地区。历时2个月。顾问人力资源专员行政人员保洁部夜班班长工程班长水电班长食堂白班班长拓展部2人物业租售部停车场管理员24小时值班员绿化管理员拓展主管拓展员保 安 队 员注：结构图中虚线连接部门可由公司视业务发展需要设置。 二： 部门职能与岗位总经理直接上级：董事会岗位编制：1人主要职责：1. 负责制定总公司的发展战略和经营目标；2. 完成董事会制定的目标和任务；3. 建立总公司的组织架构；4. 推动和协调各分公司的工作；。分公司经理岗位职能直接上级部门：总经理岗位编制： 1人主要岗位职责1. 负责制定分公司的发展战略和经营目标；5. 完成总经理制定的目标和任务；6. 建立分公司的组织架构；7. 推动和协调分公司各部门的工作；。任职资格：1. 大专以上学历，房地产，物业管理或市场营销相关专业优先； 2. 二年以上物业管理行业工作经验，其中两年以上管理岗位工作经验；3. 熟悉物业管理企业运营模式或物业管理企业运作特点者优先； 4. 较强的目标感和行动力；5. 较强的沟通能力、统筹计划能力、分析归纳能力和服务意识； 6. 优秀的领导、沟通、开拓能力；7. 高度的工作热情，良好的团队合作精神。客户服务中心部门及岗位职责直接上级部门：分公司经理岗位编制：客户中心主管1人、租售主管1人 前台接待2人 部门职责：客服部工作内容有：接报修管理、档案管理、收费管理、钥匙管理、回访管理、投诉管理、租售代办服务、社区文化活动管理、装修管理等。一：接报修管理1报修接待管理员负责具体记录报修内容，及时传达至维修部，并跟踪、督促维修工作按时完成。2报修接待管理员在接到住户报修要求时，应立即填写住户报修记录表；并在规定时间内将记录的报修内容（包括：住户姓名、地址、联系电话、报修内容、预约维修时间等）通知维修部维修人员；维修完成时，收回维修任务单，并在住户报修记录表上标注“*时间已完成维修”。二：回访管理1客服部负责回访工作的组织和具体实施。2回访工作应由客服主管指定专人负责；按照回访管理标准作业规程规定的回访时间和回访率进行；回访人员回访后应将回访结果准确客观的记录在回访记录表上。三：档案管理1客服部是管理处档案管理的主责部门，应由客服部主管指定专人负责（以下简称档案管理员）。2每年制定档案检查计划，定期检查，至少2次/年，并将档案的检查计划归入客服部年度工作计划。3涉及到档案的更改时，客服部档案管理员应针对更改情况随时进行整理，确保档案的及时有效性及机密性。4涉及到档案的查阅、借阅时，公司上级部门临时性检查等特殊情况除外，必须经过管理处经理的许可。四：钥匙管理1客服部指定专人管理钥匙。2钥匙分类：业主（住户）钥匙、公共门窗钥匙、设备房钥匙、水表箱钥匙。3钥匙标识：业主（住户）钥匙一般分为防盗门钥匙、室内门钥匙、电子对讲门钥匙、水表箱钥匙和信箱钥匙等五种；公共门窗按楼层，设备房按设备分别进行标识。4钥匙挂放牌应按照公司规定进行制作。5钥匙保管注意事项：无工作需要任何人不得以私人名义借出，借出时须严格办理登记手续；每个种类的钥匙要保留出一套“紧急备用钥匙”，防止发生突发事件时把损失降低到最大程度，严格执行钥匙借返管理制度。五：投诉管理1客服部负责客户投诉的接待、跟踪、统计、回访等工作。2各管理处客服部务必按照本项目等级服务标准规定的时间要求受理客户的投诉。3客服人员在接到业主投诉时，应立即填写业主投诉记录表并将信息在规定的时间内传递给相关部门，处理过程的其它工作严格按照投诉处理标准作业规程进行。六：装修管理1客服部负责装修手续的办理、装修注意事项的告知等装修管理工作。2在住户装修申请表中涉及到装修改动的内容，必须经过维修部的核实（在不影响安全范围内）同意后方可继续办理装修手续，否则不可进行装修。3客服人员按照物业公司的规定收取装修相关管理费用，做好核查、登记工作，避免错收、乱收。4装修工作结束后，客服部组织维修技术人员进行验收工作。七：收费管理1管理处客服部收费员负责小区内各项费用的收取工作，主要有物业服务费用、代收代缴费、装修管理费等,各种物业服务费要明码标价。2管理处收费员做好费用收取、登记、核查、上交工作。每月应按照财务相关知识做好本月的收支明细表。43各项费用收取后，管理处任何人不可挪作它用，如有违反按照荣盛集团财务制度处理。4各种费用的收取要做到日收日清，大型费用的收取要做到日收日报。5管理处经理做好监督、检查工作，发现违反财务制度的情况及时上报。总结：客服部各种工作按照公司规定要做好记录。保安管理部门及岗位职责直接上级部门：分公司经理岗位设置：部门主管1名、班长2名。保安员 名主要职责：1：.负责秩序维护队伍建设，合理安排保安部工作。2.审核保安部每月物料耗用情况，对异常现象及时处理。3.每月审核本部门员工的考勤情况，负责本部门增减人员的申请。4.协助公司经理制定每月工作计划，并每天检查工作执行情况，发现问题及时上报，做好检查、考核记录。5.对秩序维护部日常事务作出审批与决策。严格执行公司章程,弘扬公司的企业文化、搞好团队的服务品质建设.6.做好紧急情况处理方案，做好消防设备和保安器材的检查保养工作，做好安全检查工作。7.负责对本部门员工进行培养、选拔和考核，抓好秩序维护员的培训和学习工作。8.及时完成公司领导交办的其他任务。岗位名称：部门主管直接主管：分公司经理主要岗位职责 保安工作的整体工作的安排和协助分公司经理完成各项公司指定的目标和任务任职要求：1. 高中或以上学历；2. 从事保安管理工作两年以上，有保安培训管理经验者优先；3. 退伍军人或有保安3年经验者优先；4. 对保安工作有深刻认识，具有丰富的保安制度建立与推行经验；5. 有独立开发保安培训课程、组织培训实施的能力；6. 具备优秀的组织、沟通能力和激励技巧；7. 熟练使用保安工作辅助工具。岗位名称：班长直接主管：部门主管主要岗位职责：1. 本班的工作组织和管理；2. 本班的工作巡视和工作检查；3. 本班的工作记录和追踪； 4. 两班的交接工作。任职要求：1：高中或以上学历；2：从事保安管理工作两年以上，3：退伍军人或有保安3年经验者优先；4：具备优秀的组织、沟通能力和激励技巧；5：熟练使用保安工作辅助工具。岗位名称：保安员直接主管：班长岗位职责：1：严格按本岗位的工作岗位要求执行；2：工作时间的仪容仪表；3：本岗的工作记录和追踪； 4：配合完成岗位两班的交接工作。任职要求：1：初中或以上学历；2：退伍军人或有保安3年经验者优先；3：具备良好的团队精神和岗位责任心；4：熟练使用保安工作辅助工具。后勤管理部门直接上级部门：分公司经理岗位编制：部门主管1名、保洁员5名、食堂服务员2名主要职责：主要岗位职责岗位名称：直接上级：主要职责：任职资格：岗位名称：直接主管：主要职责：任职资格：岗位名称：直接主管：主要职责：任职资格：财务部部门及岗位职能直接上级部门：总经理岗位编制：会计1人、出纳1人部门职能：1. 负责对物业公司的审计和财务监督；2. 配合总公司财务审计；3. 负责填写分公司上报总公司业绩报表；4. 负责分公司财务正常运转。主要岗位职责岗位名称：主管会计直接主管：总经理岗位职责：1. 拟定公司的财务制度及实施意见；2. 组织编制年度预算和监督执行；3. 审核记帐凭证、登记明细帐、月底结帐及报税工作；4. 核算及发放员工工资；5. 管理出纳人员的现金；任职资格：1. 大学专科及以上学历，财务或会计相关专业毕业；2. 具有2年以上会计工作经验；3. 有责任心和较强的团队精神4. 熟练使用办公软件和财务软件。岗位名称：出纳直接主管：总经理岗位职责：1. 原始票据的审核、日常费用报销、出纳日记帐的纪录；2. 备用金的管理及应付事项；3. 货币资金及有价证券管理；4. 发票管理。任职资格：1. 中专及以上学历；2. 2年以上相关工作经历；3. 细心踏实，有责任心及较强的团队精神；4. 熟练使用办公软件和财务软件。工程管理部直接上级部门：岗位设置：部门主要职责：主要岗位职责岗位名称：直接主管：岗位职责：任职资格：岗位名称：直接主管：岗位职责：任职资格：行政部部门及岗位职能直接上级部门：分公司经理岗位编制：人力资源专员1名、行政人员1名主要职责：（略）主要岗位职责岗位名称：人力资源专员直接上级：分公司经理主要职责：1. 制定公司人力资源发展和开发计划；2. 负责公司人事招聘、考核、档案等工作；3. 负责员工薪资福利计划和实施；4. 制定公司员工手册；任职资格：1. 大专及以上学历，人力资源管理或企管类专业；2. 了解国家劳动法律政策和保险制度，具备一年房地产有关工作经验者优先；3. 学习能力强，工作主动，认真负责，勇于承担责任；4. 良好的沟通、协调和人际交往能力；5. 较好的书面与口头表达能力；6. 熟练使用OFFICE办公软件。岗位名称：行政人员直接主管：分公司经理主要职责：1. 贯彻执行公司内部行政制度；2. 管理各种资料和相关文件及公