奇文共欣赏、谁会做PPT呢？.doc

目 录谁会做PPT 之 第一讲 世道变了重新认识PPT吧！1谁会做PPT 之 第二讲 善用图片创造有效的沟通3谁会做PPT 之 第三讲 简约至上做人人都能看懂的流程图5谁会做PPT 之 第四讲 有理没理用数据说话10谁会做PPT 之 第五讲 张弛有道把握PPT的节奏13谁会做PPT 之 第六讲 由内及外细节之处见专业16谁会做PPT 之 第一讲 世道变了重新认识PPT吧！作者：王小猪文章来源：中国教育电脑报点击数：8644更新时间：2008-3-14几年前，网上曾盛传一部名为“清华大学寝室夜话”的视频，里面几个学编程的男生在畅想未来时说：“我告诉你们，现在最牛的语言，不是C+，是PPT！我们写程序按行算钱，人家老板做一个PPT，几百万就入账啦！”虽然这是句笑谈，但至少能反映出一个问题：PPT作为一种全球通用的商务文档格式，它的价值绝对不仅限于形式本身，就像会用Word的人不一定能写出好文章一样。在那些外表光鲜的演示背后，还有许多值得我们去挖掘的东西。很多人问我，如何才能做出一份让别人一看就能由衷地感到认同的PPT演示，说真的，这件事和写小说一样，是没有什么秘籍可循的。唯有多学习，多练习，才能实现。我们这个PPT讲座的目标不是让你学会某种技巧或特效，但其中的一些经验和理论，很可能会颠覆你长久以来对PPT的认知，从而帮你获得凌驾于普通人之上的PPT制作能力。大部分初次使用PPT的朋友都有这样的感受：新建一个演示文档，鼠标点到“文本框”按钮上，随后就在页面上划来划去，连文字应该落在哪里都不知道，好不容易写了几个字，又不知道字号应该调多大。这种状况实在太普遍，普遍到会令每一个想做出优秀PPT演示的初学者感到无助。“别人做的PPT明明那么炫，为什么看上去很简单的东西，我做起来却完全找不到头绪？”如果你也有这样的困扰，那么你真应该暂时离开电脑，想想你究竟想用PPT这种形式，来达成什么样的目标。PPT是手段而非目标现在一提PPT，教师们都会想到“课件”，商务人士都会想到“方案”，仿佛做PPT的目的，不是做课件，就是做方案。这实际上是一种较为狭隘的误区。PPT是微软Office办公软件中演示文稿制作工具PowerPoint的默认文件保存格式，于是人们就把演示文稿简称为“PPT”，又称“幻灯片”，说的都是一回事。由此你可以明白，PPT是一种表现形式，而非一种特定的文稿称谓。说得再直接些：它是手段，而非目标。在过去，我们往往只在一些商业演讲中看到PPT的身影。如今，除了商务演讲的用途，越来越多的教师，尤其是文科教师也喜欢采用PPT格式的教案。一来便于制作，省去了不少备课时间；二来也便于学生获取电子版笔记，从而收获更好的课堂效果。另外，PPT版本的公司简介、个人简历近年来也悄然兴起，不少大学毕业生在应聘市场、策划类专业时，都会附上一份准专业级的方案。经验证明，不论是专业的广告、公关公司，还是外企、国内大企业的市场部门，都更倾向于招收有优秀PPT制作能力的人才，因为它虽然不能完全代表一个人的专业能力，但至少表现出一个人对市场、策划和沟通的理解。PPT的精髓在于沟通那么，做PPT的目标又是什么呢？如果你的回答是“应付校长布置的任务”，那你现在就可以把这一页翻过去，不用再看了。以课件为例，很多老师做PPT是为了讲课方便，然而这些课件在本质上又仅仅是把传统的板书变成了电子版，除了能少创造一些粉尘之外别无他用。其实，我们完全可以，也应该用PPT实现更加精准、到位的沟通。我们不妨举个例子：校长要求某班主任制作一个PPT演示，在团队活动时帮助学生学习文明守则，于是该老师做了一个包含5个页面的演示文稿，5页的内容分别为：按照校长的指示和既成事实，这个PPT做得没有任何错误。可老师在按照这个演示讲完一堂课后，学生们的反映却异常沉闷，因为大家都觉得自己被威胁了老师先告诉你新规矩来了，你们都给我老实点，当然我们老师也起带头作用，捣乱的已经被处分了，所以你们得学习守则，小心别让我逮到！按照校长的指示和既成事实，这个PPT做得没有任何错误。可老师在按照这个演示讲完一堂课后，学生们的反映却异常沉闷，因为大家都觉得自己被威胁了老师先告诉你新规矩来了，你们都给我老实点，当然我们老师也起带头作用，捣乱的已经被处分了，所以你们得学习守则，小心别让我逮到！写PPT之前先确定用途一般说来，当PPT呈现为课件或者方案时，经常会有两种用途：演示和阅读。有的时候，我们写PPT是为了理清思路，在讲课或者讲解方案时做演示之用；更多的时候，则是为了提交给别人阅读，而无须讲解，如学校或公司简介。演示用的PPT和阅读用的PPT，两种文档的做法存在着很多区别。比如，演示用的PPT中，文字不宜过多，一般只要提纲挈领即可，细节部分主要靠演讲者来发挥，如果文字过多，观众会把注意力从演讲人身上转移到PPT，这就得不偿失了。另外，由于演示PPT一般都采用投影的方式进行播放，因此文档中的字体不能太小，除了一些你不想让听众仔细阅读的文字，其他文字最好不要小于14号；而且如果你担心投影机的亮度不够大，就不要在演示中把文字和背景的字体颜色搞得过于接近。相对地，阅读用的PPT则可以尽量细致，排版布局也可以做得更为美观，从而给阅读者留下好的印象。当然，由于PPT本身就是一种文字的载体，也有一些公司习惯性地要求员工提交PPT形式的计划、报告，那些PPT既不用来演示也不用来阅读，而是用来打印的，文字最小可以小至4号（在屏幕上已经很难看清）。像LG、三星等日韩企业都喜欢用PPT来沟通，这种情况不在我们的讨论范围之内。演示用的PPT，字大、图多，便于投影观赏阅读用的PPT，文字密度很高，有的甚至可以打印阅读有必要升级到PowerPoint2007吗随着MicrosoftOffice2007的推出，许多2003版的用户都急于将PowerPoint升级到最新的2007版。然而，经验告诉我们，盲目的升级可能会给电脑配置较低的用户带来麻烦。事实上，PowerPoint2003的运行速度非常快，即使是在三年前的老配置电脑上也能流畅地运行，而PowerPoint2007由于对显卡要求较高，没有独立显卡的用户在运行2007时会明显地感觉到吃力无论是翻页、演示还是保存，每个操作都可能消耗相当长的时间。笔者曾经在一台拥有2GB内存的IBMX61（该机型不具备独立显卡）上运行PowerPoint2007，速度依旧慢得要命。另外，虽然PowerPoint2007增加了许多“一键式”的美化操作，可以帮普通用户创建更漂亮的PPT演示，但对于用惯了2003的用户而言，刚刚使用2007时会有许多操作不习惯。因为，在2007版中，许多2003的经典操作被重新分布，一些功能甚至被忽略掉了（如调节图片的透明度）。相比之下，2007的新增功能乏善可陈，而且它默认的文件格式（*.pptx）即便转为2003格式（*.ppt），用2003再编辑的时候也会出现许多不兼容的情况。因此，如果你拥有较高配置的电脑（含独立显卡），想尝试PowerPoint2007的酷炫，并且基本上无须与他人协作完成PPT文档，升级到2007也未尝不可。否则，PowerPoint2003仍是一个非常好的选择。谁会做PPT 之 第二讲 善用图片创造有效的沟通作者：王小猪 文章来源：中国教育电脑报点击数：10385更新时间：2008-3-17戴尔卡耐基的培训课程中有一则经典练习：讲师会扮演一个刚刚降临地球的外星人，他除了能听懂你的语言，对周遭的环境一无所知，而你，要通过语言，帮助他把一件西服穿到身上。其实，这个练习听上去简单，做起来却极其之难，只有具备绝佳沟通能力的人才能勉强完成。上一讲中我们曾说，制作PPT的本质和精髓在于增进沟通。可问题在于，人与人之间的沟通，恰恰是最难把握的事情。在沟通中，我们需要运用一些技巧，去增强沟通的效果，这才是制作PPT真正的难点所在。我们知道，PPT中的绝大部分内容，都是用文字和图片表达出来的。经验却告诉我们，尽管很多人都知道做PPT要“图文并茂”，但却不懂得图片的使用技巧，错过了许多简单提升沟通效果的机会。如果你到现在还固执地认为，图片就是用来点缀文字的，那么这一讲恐怕就是为你量身订制的了。想象一下：如果一个生物老师在讲解“阿米巴原虫”的时候不能用图片（当然，也不允许画图），那他讲课的难度会有多高。由此可知，图片可以把复杂的、难以表达的事物具象化，变得清晰、易懂；善于运用图片的人甚至可以通过寥寥数图，就从根本上逆转阅读者的固有想法，进而创造出魔术般的沟通效果。然而，道理虽然浅显，做起来却不那么容易。请大胆插图俗话说“耳听为虚，眼见为实”，然而事实真的是这样吗？在北京的公交车上，我们经常能见到一则止咳糖浆的广告：女主角举着两个做成了“肺”形状的罐子，里面有些绿色块状物无法倾倒出来，以此代表患者久咳不愈，倒入药品之后，里面的块状物便缓缓流出。这则广告虽然没有让消费者看到实际的效果，但也通过简单而形象的比喻，让患者理解了产品的药理和药效。所以，有的时候，即使眼见到的不是“实”（是比喻），也能起到“实”的效果。图片和文字的关系也是如此。有经验的策划人，都会在活动方案中插入一些效果图，虽然我们都清楚，活动还没有举办，图片一定不是实际拍摄的，但只要选图得当，绝对能够帮助阅读者产生一些联想，从而更好地理解策划人的意图。因此，除非你的文字不需要读者产生任何联想，否则就请尽量尝试并寻找“图说”的力量吧。没有插入图片的小型活动策划案，仅靠文字无法让人对活动本身产生印象插入相关图片的小型活动策划案，图片令方案更直观，更容易得到他人认同避开“图文并茂”的误区我相信，如果仅仅是在PPT页面中摆放文字，那么任何会用Word的人都可以轻松创造出美观的版式。然而，一旦把图片加进来，不少人就开始手足无措了。许多人认为，PPT的布局方法和“排版”没什么区别，无非是让构图看上去更漂亮。这其实是一个最常见的误区。我曾经遇到过一个很典型的例子：领导要求完成一份用于快车（FlashGet）校园招聘活动的PPT演示，其中一页要列举一些经典的用户评论，某同事就把页面做成了如图1所示的样子左文右图，各占一半。其实，这样的做法本身无可厚非，文字清晰明了，图片选得也不错，“图文并茂”意识到位，可问题在于，该同事自己都觉得这种版式不好看，总觉得哪里别扭，却又找不到改进的方法。那么，解决这个问题的关键究竟在哪里呢？在我看来，最大的问题就出在“表达”上，版式是否好看都在其次。图文各半，读者就完全不知道作者想要强调的是文字还是图片，这才是最大的问题！请记住，每一页PPT中最多只能有一个重点信息存在，这个重点信息应该是你最想让读者了解或理解的。普通人的大脑，无法同时对多个重点信息形成印象，所以我们必须在图文版式上作出取舍，让非重点信息居于次要位置。没错，真正的PPT高手，他所设计的并非版式，而是读者的注意力。下面我们可以说说刚才那个例子如何改进。从功能上看，图1是想表达快车（FlashGet）在用户当中取得了相当多的好评，页面中的文字，只是海量好评中的几段摘录。那么，我们何不把图片放到最大，干脆让它成为这一页的背景呢？为了让居于页面中部的文字看上去更清晰，我们在文字背后加了一个半透明的黑色底图，这样一来，不仅令页面风格浑然一体，也更好地突出了“海量好评中的精选”这个潜在意图（图2）。讲到这里，你应该已经对PPT中的图文布局有了新的认识。加图还是不加图，图片大一点还是小一点，多一点还是少一点，放在旁边还是放在中间这些究竟是由什么决定的？没错，绝对不是所谓的美学，所有一切都应该是由你所表达的内容来决定的。标准的“左文右图”式分布，重点不突出，右边的图片貌似鸡肋法让人对活动本身产生印象改变图文排布的方式，令整体效果更突出，容易给观众留下深刻印象直观，更容易得到他人认同创造沟通的魔法由此可知，如果你是个老师，就绝对不要把两道应用题放在同一页中讲解；如果你是个推销员，也千万不能一股脑把N多产品都塞到一页里。那样只会令你的听众更疲劳，减少听众对内容的关注。不过，只要我们把思维逆转一下，就会发现，当你想在PPT中故意避开某些信息，却又不得不提的时候，只要灵活运用图片，去控制听众的注意力，就可以实现你的目的，要实现这一点，需要更多的应用和经验。最后再和大家分享一个典型的图片“魔法”。我曾经为一个快车（FlashGet）的广告客户做过一个活动方案，活动的细节沟通没有任何问题，后来客户问道：“虽然你们的用户量大，但的用户量也很大，我们凭什么选择你们，不选他们？”对于这个问题，其实我们前一个版本的方案中已经有所阐述，但显然，只说“快车品牌拥有用户支持”，对这个客户而言是远远不够的。在随后的PPT方案中，我增加了两页内容，第一页是“两个较为极端的反面教材”，通过两张黑白照片，展现出街头的“性病广告”和“办证”，这两种广告形式的“用户量”简直无人可比，但你愿意把你的品牌和它们放到一起吗？当客户看到这里，并陷入思考后，第二页就会告诉他，如果一种广告终端终日展示性病广告、涉黄信息，甚至陷入到窃取用户隐私的争论中去，那么它的“用户量”价值也会大打折扣。在这两页PPT的基础之上，我们告诉客户：快车从未被卷入过流氓软件、恶意软件的争论；快车是一款只和著名下载站、知名IT网站、门户网站合作的软件；快车永远坚持健康广告原则。当然，结果可想而知，客户看到这个方案之后，顺利地与快车签订了合作协议。马上解释“负面”的原因，迅速让观众的主观感受转化为理性认知将照片转为黑白，并作为页面主体，将“灰暗、负面”的感受传递给观众谁会做PPT 之 第三讲 简约至上做人人都能看懂的流程图作者：王小猪文章来源：中国教育电脑报点击数：7580更新时间：2008-4-16常看推理小说的朋友一定有这样的感觉：相比之下，小说中的罪犯往往比侦探更聪明，因为那些高智商罪犯总是拥有惊人的创意，从策划到布局，从细节执行到时间控制，都令侦探们挠头不已。而侦探，做的却是一件解释工作，他们的目的是把嫌疑人复杂而周密的犯罪行为解释得简单易懂，并寻找证据，在各个环节表明“我没有猜错”。事实上，做PPT也是一种解释工作。我们要借助PPT这种形式，把我们脑子里错综复杂的思路和创意加以梳理，从而让我们的受众（客户、学生、领导或其他）能够更加轻易地接受我们的想法。因此，就算你是个创意的天才，也绝对不要把任何谜题留在PPT中，因为，PPT需要的是逻辑，而不是悬念。在我们的日常PPT制作中，最常见的表达逻辑的小道具，就是流程图。说到流程图，不管是学校的师生还是企业的职员，大家都不会感到陌生：课程表、行事历、联欢会的节目单、头脑风暴的会议纪要这些都是最常见的流程图形式。然而，你有没有想过不用流程图，而是像写作文那样记一份课程表呢？你一定会说：“Oh，myGod！孔乙己死了好多年，课程表有一种写法就够了！”是的，这就是我们为什么要在PPT中插入流程图对于这种用纯文字表达就会麻烦死的东西，还是画张流程图最省心。问题是，不管是在商务还是教学PPT中，这种“麻烦死”的东西都不胜枚举。我们要解释复杂的概念，我们要汇报工作进度，我们还要告诉学生一个超级麻烦的实验可以分为多少步。别犹豫，每当你为这种细节解释而发愁的时候，就轮到流程图登场了。化繁为简：流程图的铁则细心的读者不难发现，我们在前两讲中再三强调了一个重点，即PPT的最终目标是沟通。因此，制作流程图和插入图片一样，也是我们实现高效沟通的一种手段。它们的区别在于，图片的作用是把深奥的观点变浅显，而流程图则可以把复杂的流程变清晰。换句话说，如果一个流程图把本来简单明了的东西变得复杂难懂，那它就没有存在的必要。不信的话，看了下面这个反面教材你就会明白了。某仁兄设计了一个线上活动，并用PPT来演示活动的流程，如图1所示。实事求是地说，这一页PPT风格独到，不仅用不同颜色的箭头标示出用户的体验流程，较为随意的线条风格也符合活动的休闲特色。但是，致命的问题在于，这个流程图恰恰实现了“化简为繁”的负面效果。当我们从眼花缭乱的流程中梳理出它所表达的含义之后，才发现，原来它只用一句话就可以概括出来：用户可以在“活动中心”参与“订阅信息”、“发表博客”等，实现多种体验的同时，有机会赢取大奖。更要命的是，单纯的文字表达比这个流程图更容易被人理解。所以，这个流程图完全没有存在的必要，应当予以删除。当然，也有一些较为特殊的情况，令复杂的流程图变得有必要存在。比如，有时我们需要向客户或领导表明，我们做了许多功课，我们努力了（含有“苦肉计”或“邀功”的意味），于是作出一个巨细靡遗的流程图来忽悠人。在这种情况下，我们并不需要阅读者过多关注流程图的细节，该流程图在本质上与一张复杂的图片无异。请记住：如果只考虑信息的高效沟通，那么，我们只要把流程图作得简单、清晰就可以了，更复杂、更漂亮的流程图有时只能起到相反的效果。乱到恐怖的活动流程，你能看懂吗？简约，不简单美国著名策略咨询机构罗兰贝格（RolandBerger）曾在其PPT设计的“九大原则”中指出，“不要使用小图形（方格、箭头等）制作流程，代之以含有小方格背景的数字（配合文字表达流程）”。许多初学者见到这一条时，都不太理解这难道不是在禁止我们制作流程图吗？其实不然。在实际操作中，许多刚刚开始制作PPT的朋友常常会过于注重形式，有一种恨不得把所有文字都作成流程图的冲动。它直接带来的结果就是“简单，不简约”，作者看得懂，读者看不懂，比如图2所示的这则例子。作为活动步骤的说明，这页PPT的结构和内容都可谓清晰明了。然而，如果你仔细看那三个步骤中的文字，就会发现它们之间似乎缺少了一些东西当你看过之后，立刻把目光从这一页上移开时，我相信你很难再次回想起它的内容。没错，问题就出在这里，这三个步骤之间缺乏明显的逻辑关联！由于该流程图使用了“箭头”联结三个部分，而“箭头”本身又有“承接”、“递进”的含义，当三部分的内容不具备承接和递进关系时，听众就会对这页的内容感到困惑了。那么，对于这样的情况，我们应该如何加以改进呢？有经验的朋友一定已经想到了，就是提取三个步骤所对应的时间，作为流程图的主干，原本的流程图部分在形式上成为每个时间段的具体说明（如图3）。这样一来，流程图的主干就是时间，这一页内容的重点从杂乱无章的内容，转变成了“一个月的时间，分三期完成”，听众显然能够更加迅速地对活动步骤产生印象。通过这个例子，我们不难看出，“简约，不简单”绝对不是一句空话，它的关键是，在我们制作流程图的时候，一定要先提取它在逻辑上的主干。这个主干可以是时间顺序、地点顺序、人物顺序，以及各部分内容之间的内在关联。总之，逻辑上的主干一定要让人一看就知道这里面有明确的逻辑关联，这样才能将流程图的作用最大化。以时间为主干，整个流程图就更加流畅很常见的一种流程说明，不过似乎缺少了一些东西做结构图，就这么几招虽然我们上面举的两个例子都与“流程”有关，但事实上，PPT文档中常见的结构图也属于流程图之列，如班级结构图、人事关系图、品牌架构图，等等。但由于制作结构图基本上不用考虑“主干”、“繁简”等问题，更多的只是把若干事物的层次关系表达出来，所以相对简单。对此，我也没有太多可以传授的经验，姑且和大家分享一些做得不错的结构图，权当帮您拓展思路吧。另外，我还得提醒你，不管你制作的流程图有多复杂，如果其中包括很多图形，最好让这些图形能够充分对齐。你可以借助PowerPoint的“自定义工具栏”功能，把“左对齐”、“右对齐”、“上对齐”、“下对齐”、“横向对齐”、“纵向对齐”、“横向平分间距”和“纵向平分间距”8个按钮加进来，它们将为你的流程图制作节省大量时间。另外，绘图参考线也是推荐使用的一个工具，它的吸附特性可以帮你轻松制作出整洁划一的PPT页面。在PowerPoint的背景上单击鼠标右键，选择“网格和参考线”，并在弹出的窗口中选中“在屏幕上显示绘图参考线”，即可让参考线出现在页面当中。天下流程一大抄看到这里，有人一定会问：猪！你说了这么多，我们明白了“化繁为简”的流程图不能用，“简单，不简约”的流程图不能用，那好，你告诉我，什么样的流程图能用！我怎么才能迅速搞出一堆像样的流程图来？说真的，作流程图有点像摄影，老师只能很明确地告诉你一些禁忌，但无法手把手地去教你如何把范伟拍成林志玲。如果说流程图的制作有一些取巧的捷径，我想，积极地借鉴流程图库，算得上一种行之有效的做法。网上最常被人借鉴的，除了著名的罗兰贝格PPT图库，ThemeGallery的水晶图库也是极常见的借鉴范例，在搜索引擎上找一下，都不难发现。另外，Office2007中的PowerPoint增加了SmartArt功能，可以帮助初学者轻松设计出较为专业的流程图，也非常值得一用。不过，不管如何借鉴，真正的重点并不是流程图的形式，而是它的逻辑关系和内容。当你经过了持之以恒的联系，掌握了PPT制作的更多技能之后，终会有一天，你会发现，流程图，还是自己作出来的最合适！虽然流程图是一种展现某一页内信息逻辑的工具，但对于整个PPT方案而言，页面之间的逻辑也是不可忽视的。这一点我们将在两周后的第5讲给大家详细说明。对PPT中各种数据的用法抱有疑问的朋友，千万不要错过下期的谁会做PPT哦！没有插入图片的小型活动策划案，仅靠文字无法让人对活动本身产生印象当被叙述的概念拥有三个分支时，这种三角概念图就很受用细分条目比较多且占主要地位的时候，可以考虑采用此页的布局屋顶图拥有相当普遍的逻辑关系，是商务PPT中最常用的结构图之一谁会做PPT 之 第四讲 有理没理用数据说话作者：王小猪文章来源：中国教育电脑报点击数：7860更新时间：2008-4-17四百年前，一位叫布鲁诺的年轻人因为宣传天体运行学说，遭到逮捕并被当众烧死。这件事如果发生在今天，布鲁诺老师就会要求天主教廷出示证据，证明他是所谓的“异端”，并且依照相关规定，应当施以火刑。这样一来，就算教廷很盼望将布鲁诺老师烧熟，也莫奈他何谁让他们没有证据呢？说话办事都要讲证据，这是我们这个时代的规则。没有证据支持的观点，不仅显得轻浮、潦草，而且可能会遭人怀疑。相对地，当人与人之间意见相左时，只要能拿出双方都认同的证据来，就很容易达成一致。然而，在PPT方案尤其是需要表达观点的商业策划中，许多人却忽略了证据的重要性，要么不会用，要么用得不是地方。所以，如果你想做出真正令人信服的PPT演示，千万不要忘了用数据说话。首先，我需要再次强调：虽然数据可以让我们的观点变得更可信，但请记住，我们所有的观点都是服从于“人与人的沟通”这个大前提的。做PPT就是为了沟通，不论这些沟通属于“解释”还是“说服”，这一点都不会有任何改变。只证明需要证明的观点在讲解数据的用法之前，我想先以一个最常见的应用误区，来给各位读者打个预防针，那就是：不要去证明那些无须证明的观点。乍看之下，这似乎是一句废话，可实际上，几乎100%的PPT方案撰写者都犯过这样的错误，其中也不乏一些资深策划人。我曾于2005年为一部网络游戏制作公关推广方案。据说，该游戏是TCT公司（化名）耗时两年、耗资上亿元自主研发的MMORPG游戏，可以说是他们进军网游市场的第一炮，其重要性非比寻常。在那个代理网游遍地开花的时代，TCT公司提出，自主研发、自主运营将成为网络游戏发展的未来趋势。从今天的结果看来，这个判断相当准确，TCT公司借此一举奠定了其在网游市场的地位。后来，TCT公司的负责人对我说，其实他们当年找了两家公司同时做方案，准备择优选用。另一家咨询机构的方案虽然也很专业，但他们在一个长达30页PPT的方案中，使用20多页的篇幅，采用多方数据证明了客户“自主研发、自主运营将成为网络游戏发展的未来趋势”的观点。谈到这一点时，TCT公司的负责人无奈地说道：“他们方案中的论证非常出色，可是，这个观点我们已经认同了，不用他们证明啊！”是的，在研习数据的使用方法之前，你必须先学会分辨，你试图证明的观点有没有证明的必要。一般来说，自然公理、约定俗成的道理、众所周知的事实、客户或领导给定的前提条件，这些都是无须证明的。我们千万不要在这些问题上浪费宝贵的PPT页面，把它们留给更重要的沟通吧！先有蛋还是先有鸡一直以来，谁会做PPT系列教程都在强调，PPT演示中应该有一个沟通的目标，PPT中所有内容和形式都应该为这个目标服务。为了沟通的目标，我们提出一个或多个观点，并且使用数据去证明这些观点。那么，问题就来了，如果有关数据无法证明我们的观点怎么办？几乎任何一本统计学教程都会斩钉截铁地告诉你：通过研究统计数据，我们可以得出结论。所以许多人在制作PPT方案之前，会十分辛苦地研究行业数据，试图找到其中的规律，并得出有指导意义的观点。可我要说的是，虽然这种钻研精神难能可贵，但它一点都不实用。我不是教你诈。毕竟，做方案不是做研究。绝大部分情况下，我们的观点并不是靠研究得出来的。头脑风暴、灵光一现、客户的暗示、领导的安排，这些都可以是观点诞生的途径，而真正复杂的，是把这些不便于理解的观点证明出来。所以，对于“先有数据还是先有观点”这个问题，事实更偏向于后者。从某种意义上来说，所谓擅长使用数据，其实也就是擅长寻找能够证明某些观点的数据。数据从哪儿来几乎每一个市场、策划人员都会为数据的来源发愁，因为要获得能够直接证明自己观点的数据，并非一件易事。虽然我们可以从专业的数据调研机构（如赛迪数据等）购买相关数据，但高额的费用很多时候甚至超过了方案本身的价值，仅靠购买显然不现实。所以，更多时候，我们应该设法寻找一些便捷、廉价的数据。在寻找数据时，搜索引擎是我们必须借助的工具。对于一些热门行业，如网络游戏、家电等，只需搜索一些关键字就可以获得丰富的信息。虽然这些信息中未必包括现成的统计结果，但我们还是能从调研报告的说明、媒体发布的市场综述文章、行业名人的讲话中找到一些线索，稍加处理即可形成可用的数据。事实上，还有一些冷门行业或者新兴行业，就连调研机构都没有切实可用的数据。比如“网民对不同网络存储服务的偏好”、“消费者对不同品牌口香糖的消费习惯”等，这些数据又要从何找起呢？当然，做方案也不是变魔术，数据不可能无中生有。但别忘了，许多情况下，纵使你没有这些数据，你的客户也没有，所以你完全可以做个小型的抽样调查，去创造一些数据。你需要自制一份简单的调查问卷，问题的设计可以具备一些导向性，然后通过QQ、MSN、邮件等形式发给符合调查条件的好友，最后统计相关结果。在方案中，我们只要附上调查问卷，调查结果就会拥有一定的说服力。虽然它并不像专业调查机构的数据那么强势，但也聊胜于无。对于那些善于体谅策划人的客户，这种做法完全是可以被认同的。横看成岭侧成峰的数据魔法数据怎么用？这一点似乎无须赘述。要证明某款软件是全球第一的下载软件，只要拿出全球用户量的统计数据就可以了这实在是简单至极。然而，我们这里要说的，并不是一对一的逻辑证明方法，而是如何让同样的数据表现出不同的效果。执行PowerPoint的“插入图表”选项，你会发现N多形状各异的图表：柱状图、饼图、折线图、坐标图简直不胜枚举（如图1）。可你千万别以为这么多图表类型只是给你解闷用的，选择不同的图表类型，完全可以让同样的数据产生完全不同的效果，从而在沟通的过程中实现魔法般的逆转！A公司和B公司同为某行业领军厂商，两家的竞争无论在产品、广告、销售上都表现得异常激烈。某天，B公司某销售经理拿到了一份他最不愿意看到的市场报告，报告显示，2007年下半年，B公司每个月的产品销量都低于A公司（如图2）。对像B公司这样的国际企业来说，想在数据上做手脚是不可能的，那么他又应该如何在公司的年终总结大会上，去展现这份数据呢？其实，销售经理只作了一个小小的改变，就为这份数据赋予了全新的意义他把传统的柱状图改成了折线图。所谓折线图，是通过标记并连接柱状图的每一个顶点而形成的，在PPT中只要在图表上单击鼠标右键，执行“更换图表类型”命令即可，非常简单。从折线图中，我们可以清晰地看到A、B两家公司2007下半年的销售走势。图3显示，A公司2007下半年的销售呈现出明显的下滑趋势，而B公司的上升态势明显，12月底时双方已经十分接近按照这种趋势，全面超越A公司也是指日可待的。这样一来，B公司销售经理成功地将听众的注意力从“销售业绩不佳”转移到“销售走势良好”上。一个“负面”数据，只是用不同的图表表现出来，就得到了截然不同的“正面”结论。如果你经常翻阅国际4A广告公司、公关公司的策划案，你会看到X/Y散点图、气泡图、面积图，甚至是像“四象限图”等完全不在PPT中出现的图表类型。难道是因为他们使用的数据高深到了不用复杂图形就无法表达的地步吗？显然不是的。其中蕴涵的沟通目标，才是迫使他们“去简求繁”的动机，而这些技巧也只有通过长期的思考和实践才能把握。网络数据：不可忽视的力量说到底，我们引用数据，无非是为了增强观点的可信度。而近年来，随着互联网的兴起，一种较为另类的数据形式，正在逐渐走进策划人的方案当中。当我们翻阅三联生活周刊、21世纪经济报道或其他财经类报纸或刊物时，经常会在一些综述、评论文章的开头看到这样的文字：在Google搜索“”关键字，会得到3278382个结果作者提出这样的说法，是为了证明“”关键字在网上广受关注，而且巨量的搜索结果也确实能证明这一点。随着博客的兴起，许多在不同行业拥有相当话语权的专家纷纷上网开博，策划领域将他们称做“意见领袖”。对于特定的事件，网上论坛中的评论也在很大程度上反映出网民的意见。借助新兴的博客、论坛搜索引擎，我们很容易从这些网上评论的集散地中寻找专家和草根网民的证言。奇虎（）作为普通搜索引擎虽然很一般，但它的论坛和博客搜索却颇有参考价值，推荐尝试。媒体的新闻报道，有时也能成为一种强有力的数据，为我们的观点提供支持。借助Google、百度等搜索引擎的新闻搜索功能，要找到有用的新闻并不难。网络作为现代人的信息中心，随时都有可能诞生全新的数据形式。只要那些数据可以得到公众认可、有证明观点的能力，即可使用。当然，这也要看PPT听众的接受程度，如果客户已经明确地表达出对网络论坛的“忌讳”，那么那一类数据我们应避开为妙。PowerPoint2007提供了多种形式的数据图谁会做PPT 之 第五讲 张弛有道把握PPT的节奏作者：王小猪文章来源：中国教育电脑报点击数：4055更新时间：2008-4-3今天，我给大家讲一个故事。说的是一个警察，有天打死了一个坏蛋，坏蛋在死之前打死了一个好人，好人在死之前救了另一个好人，另一个好人刚好就是那个警察。这故事有趣吗？我国古代的诗文写作讲究“起、承、转、合”，这个理念后来又被延伸到志怪小说当中，大体上就是要求讲故事的人必须注意节奏，不能从头到尾都平铺直叙，也不能从头到尾都是高潮。我刚才讲的那个故事，如果编成香港电影，完全可以拍成四段刺激的枪战，可我相信不会有人喜欢，因为这个故事实在不动听从头打到尾，还让不让观众喘气啦！你一定已经想到了这一讲的主题，没错，就是PPT的节奏问题。我们在讲述一件事的时候，为了让对方听明白，就必须控制表达的节奏，过快，对方听不清，过慢，人家不耐烦。既然制作PPT就是制作沟通，那么PPT的节奏问题就必须得到重视。事实上，做PPT和讲故事一样，都需要按照一定的节奏去交代其中的信息，否则就难以实现充分而有效的沟通。如果说你看完了谁会做PPT的前四讲，还觉得自己是个刚入门的初学者的话，相信这一讲的内容会帮你到达一个新的层次。许多刚刚开始写方案的朋友都会问，方案应该怎么写才算“对”？比如，他知道制订一个计划前要有目标，很多时候还得在目标之前分析一下背景信息，至于其他“应该有”的东西，他并不清楚，所以总是在问：“这页写完了，下面该写什么了？”其实，用PPT做方案，绝对不是去按照既定的模式去填充内容，就像你和人聊天的时候不会去想“这句说完了，下句说什么才对”一样。很多不知道“下面该怎么写”的人，往往不是因为脑子里没有形成思路，而是不清楚如何把头脑中繁杂的想法一步一步地表现出来。这种分步骤表达自己所想，即“把握节奏”的能力，在PPT制作当中是最难养成的，也是最珍贵的一种能力。从跳跃思维到直线思维我们必须把脑子里的复杂构思转换成“PPT语言”，才能让别人看懂。但你知道“PPT语言”的特点是什么吗？仔细观察一下PowerPoint主界面左侧的一串PPT缩略图，N个PPT页面组成了一条清晰的直线，这条直线恰好表现出了PPT语言的最大特点，即“直线思维”。以中国传统文化为代表的东方智慧擅长跳跃思维。我们从小就接受“举一反三”、“窥一斑而知全豹”的教育，所以中国人普遍思维敏捷，善于联想；相比之下，西方人的思维讲求严谨和实证，是一种直线思维。对待同样的问题时，直线思维走出一步的时间，跳跃思维可以走出三五步甚至更远。但我们不要忘了，就算你的思维跳得再快，如果不能准确地传递给沟通对象，反而会降低沟通效率。这就是为什么很多人做出了自己非常满意的PPT方案，却不能令别人看懂其实他的思路没有问题，只是PPT写得过于跳跃，别人又不知道他是怎么想的，能听懂反倒不正常了。所以，在制作PPT尤其是做方案时，无论你的跳跃思维能力如何海阔天空，不管你妙手偶得了多少惊人的创意，在表达时还是得回到直线思维，按照严谨的逻辑，一步一步地解释给读者，这样才能实现精准、高效的沟通。直线思维下的逻辑问题在直线思维模式下，各个PPT页面之间的逻辑问题变得非常重要。这一点有些类似于我们常说的“承上启下”，也就是说，每一页的内容不仅要对自己这一页负责，还要照顾到上一页和下一页的连贯性，让读者在阅读时不会产生迷惑。要理解这一点，我们还需要一个例子。某数码厂商推出了一代全新的MP4播放器，由于采用了更先进的解决方案，生产成本可以压得非常低。于是，厂商的市场部人员在策划推广方案时做出了这样的PPT页面：产品特色：黑白时尚色彩设计、售价仅为大厂产品的50%；因此，广告推广应主要面向1830岁的年轻人。我们从整个PPT方案中节选这两页出来，乍看之下好像顺理成章，“时尚MP4，好用不贵”，本来就应该卖给年轻人，难道这也有问题？是的，虽然方案本身没有错，但那两页方案在逻辑上并不完整。比如，黑白时尚的色彩设计和1830岁的年轻人有何关联？为什么“售价仅为大厂产品的50%”会吸引年轻人关注？这两个问题如果不说清楚，就无法得出“主要面向1830岁的年轻人”的结论。直线思维要求PPT制作者必须能够环环相扣、自圆其说，否则，每一个“被跳过”的重点，都可能变成受人质疑的对象。其实，这两页PPT稍加改动就可以变得更严谨：产品特色：黑白时尚色彩设计、售价仅为大厂产品的50%；列举市场上热卖的MP4产品，进一步说明这些产品都以年轻人为主要顾客群；提供调查数据，说明1830岁的年轻人对MP4的购买力情况与新品价格相符；因此，广告推广应主要面向1830岁的年轻人。事实上，在许多现代企业中，直线思维已经成为日常沟通的思维模式，在三星、LG、东芝等企业中，这一点尤为明显。任何人说话、办事都应该符合直接、明显的逻辑，这种方式表面上有点烦琐，却能给员工更强的责任感，也就是所谓的“beresonable”。站在读者的立场思考多年前，一位营销界的前辈对我说：“小兄弟，你做的方案创意十足，但缺乏说服力。”从那以后很长时间，我一直在思考所谓“说服力”的问题，猛然醒来，才发现所谓说服力，正是站在读者立场思考的能力啊！人与人之间为什么要沟通？就是因为无法彼此认同，所以，在绝大多数情况下，沟通之前，被沟通的一方（听众、读者、客户）对于讲解一方的观点，会持默认的否定态度。而沟通的过程，则是将对方的否定态度不断转变为“同意”态度的过程。只有当你站在对方的立场思考，搞清楚他每到一段时间，会产生什么样的问题，再把这些问题融入方案里，适时地给予解释，才能创造所谓的“说服力”（如图1）。所以，如果你一时无法把握“直线思维”的逻辑特点，就尝试着站在一个否定的立场，近乎苛刻地给自己的方案挑毛病吧。当你能够解决掉大部分自己提出的问题时，你的方案也会不知不觉地变得严谨而通顺。与其花时间读说服术，不如站在读者的角度给自己提几个问题把控全局，合理分配重点信息接下来，我们可以谈谈控制PPT节奏的技巧。对初学者来说，想清楚整个方案的内容是第一步，然后根据方案的需要，将重点信息按顺序排布出来，形成一个提纲。有了这个提纲，撰写PPT方案的时候就会轻松许多。需要强调的地方，我们就用几页PPT制造一个小高潮，从而加深阅读者或者听众的印象。以一个最简单的产品推广方案为例，我们可以在整个方案开始的部分，把目录清晰地展现出来，这样，读者在一开始就能了解到整个方案的结构（如图2）。如果方案很长，我们甚至可以把目录穿插在方案各部分之间，比如，第二部分开始前，把目录页面拷贝过去，然后将第二部分“用户分析”以加粗、变色、增加底纹等方式加以突出，读者看到第二部分之前就会明白“到第二部分了”这是一种利用目录，人为地在PPT中制造节奏的方式虽然很俗，但很实用。所谓“人为地制造节奏”，就是要把原本十分紧凑的方案切割开来，变得更容易阅读。我们以前曾经说过，听众的记忆力和注意力不能总是绷紧，制造节奏有利于帮助听众形成印象。除了反复再现目录之外，我们还可以通过变换模板的颜色来制造间隙，还可借助含有一定意义的大图（如图3）来适当缓解听众的疲劳。另外，对于比较重要的页面，使用“忽略母板背景图形”，改用全黑背景，则可以起到明显的突出作用。PPT的节奏问题我们暂且告一段落。最后，我还想和大家分享一个珍贵的经验。其实，真正出色的方案无外乎两种：一种纯以创意取胜，甚至达到令读者一看就想尝试的地步，比如一些国际4A广告公司的品牌推广案；另一种虽然未必有绝佳的创意，但在逻辑上清晰、严谨，无懈可击。可是，在实际应用当中，不论是参与竞标还是做工作总结，后者获得认同的概率远远高于前者，即使在国内数一数二的广告、公关公司，真正的“金点子方案”一年也出不来几个。所以，作为PPT的初学者，脚踏实地练内功，把PPT的节奏掌握得游刃有余，才是进步的捷径。通过连续的提问来引导PPT节奏，是一种相对高级的控制方式只需一个简单的目录，就能帮你理清PPT结构谁会做PPT 之 第六讲 由内及外细节之处见专业作者：王小猪文章来源：中国教育电脑报点击数：5072更新时间：2008-4-17外行看热闹，内行看门道。就我近些年的经验而言，向我请教PPT做法的人通常可以分为两种：一种是问PPT内容与策划技巧的，比如怎样提升PPT的说服力；另一种，则经常一上来就说：“小猪，把你的PPT模板给我一套吧！”在我看来，这两种人，前一种更多的是有经验的PPT制作人，他们知道自己需要何种支持；而后一种，十之八九对PPT毫无经验，他们更多地认为，“好的PPT”等于“漂亮的PPT”，反倒忽略了甚至从未意识到PPT的内涵。这就是为什么我要把PPT模板和美化的相关经验放到最后一讲。其实，自从第一讲开始连载后，就不断有读者发邮件给我，想让我讲讲PPT模板的制作技巧。说真的，不是不讲，而是时机未到。不懂得如何在PPT中创造“沟通”的人，就算是学了美化也是白学，做出来的东西徒有其表；而当你懂得了运用PPT的诸多原则和技巧之后，你的审美观和对PPT模板、字体等元素的美化，会令你的方案看上去更专业，由内而外地获得读者的认同。衷心希望谁会做PPT系列专栏能给你带来哪怕一点点收获。祝各位读者工作进步，事业有成！2004年的年底，阴天，有点雪后寒。我和我的几个同事埋在会议室里，为诺基亚3230制作传播方案。方案最后做成什么样，我已经记不清楚，反倒是诺基亚提供的几个参考案例给我留下了深刻的印象：有一款在当时看来还算不错的彩屏手机，方案模板做成了蜡笔涂鸦的相框，从而强调色彩给生活带来丰富的乐趣；另外一款以手写输入为卖点的手机，其方案不仅充满了中国古风，还把手写笔比喻成为一种兵器，隐喻该产品对中国用户的杀伤力。那些PPT给了我一个巨大的启示：原来，包括模板、字体、符号在内的所有元素，都是可以并且应该为PPT主题服务的。正是在细节上无微不至的诉求，才造就了所谓的专业。所以，今天我们的话题就是，如何通过对模板、字体等元素的美化，来彰显PPT的专业。打死不用默认的模板文本框当我们在PPT中新建一个页