弱电系统集成项目招投标要诀.doc

弱电系统集成项目招投标要诀 本文以某医院弱电系统集成项目为例，就招标、投标、评标过程中应注意的一些问题及关键所在，与从事政府采购及参与政府采购招投标活动的相关人员进行探讨。1概述招标投标是一对相对存在的概念，是在国际经济贸易中普遍采用的具有一定规范性、法制约束力的有组织的成熟的市场交易行为，也是在市场经济条件允许下，对有形商品（货物、工程等）和无形商品（服务、劳动力等）的公开买卖方式。招标通常是由招标人对将实施的项目在规定的公布渠道昭示招标公告，明确招标条件，公开或书面邀请承包商或供应商响应招标的一种交易行为。投标是与招标相对应的交易行为。是指承包商或供应商作为卖方，根据招标方的招标条件，以书面的形式参与投标，提出报价的交易行为。政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。本弱电系统是一个政府采购项目，是某医院智能化新大楼的核心和基础，新建大楼结构为地下二层，地上十六层，建筑面积3万平方米。弱电系统分成三个组成部分：（1）机电设备管理网；（2）医院内部局域网，包括医院信息系统、医用音像系统、办公自动化系统、一卡通系统、综合安保系统等；（3）医院对外广域网，包括医院网站、INTENET、远程会诊、远程会议等。要求三网在物理上完全隔离，并全面考虑电气安全、防雷措施以及系统冗余技术，保证系统的扩充能力。整个系统建成后应能保持先进性510年。2招标前项目分析2003年6月我们收到该医院关于医院弱电系统采购需求后，即同该单位项目采购联系人取得联系，并要求安排有关技术、财务人员一起讨论如何操作、在招标前各自要完成哪些工作，如何配合、协调。本项目是一个弱电系统综合项目，财政预算为800万，项目规模不算大，但内容包罗万象，包含了弱电系统的所有内容，有综合布线系统、设备管理系统、广播电视系统、医用音像系统、综合安保系统、多媒体会议系统、一卡通系统、系统软件和应用软件等等。我们认为，对政府采购项目来说，因为招标文件的商务条款基本是固定的，关键是预算单位的技术需求。根据我们的采购经验，并考虑预算单位技术、管理人员对本项目的熟悉程度，我们建议本项目招一个总包集成商，不进行分成几个子系统招标，有利于今后的维护和管理。在预算单位完成技术需求后，我们邀请政府采购咨询专家对需求书进行论证，根据专家意见，预算单位再进行修改完善。按照修改后内容，我们再行制作招标文件。另外，为了顺利完成有关招投标工作，我们在招标文件发出10天后，安排了现场踏勘和招标文件的澄清、答疑。3制作招标文件招标文件至少应包含以下内容：投标人的最低资格要求（入门条件）、商务条款（包括合同格式、报价格式等）、技术要求(包括项目完成后应达到的目标及有关技术指标)三大部分。3.1投标人的最低资格要求（入门条件）根据项目性质、规模及国家对本行业的有关规定，我们对准备参加本项目投标的投标人规定以下几个条件即投标人的最低资格要求：（1）有工商行政管理部门核发的企业法人营业执照，且注册资金不少于壹仟万元人民币；（2）在本市有固定的经营、维护人员（公司注册地不限），且能提供良好的技术支持；（3）应具有完成3个以上（含3个）类似项目的经验；（4）应具有信息产业部核发的贰级以上（含贰级）计算机信息系统集成资质（总包单位必备）。为什么仅对总包单位提出集成资质要求呢？因为本项目是一个医院弱电系统，具有较强专业能力及综合管理的要求，如医院信息系统、医用音像系统等。我们了解到一般的IT行业集成商对此并不熟悉，为使竞争更充分，又要保证总集成商的经验、能力和信誉，最终保质保量完成本项目，故我们提出了如此规定。根据结果来看，我们当初的要求是合理和正确的。3.2商务条款（包括合同格式、报价格式等）招标文件的商务条款是对投标人进行评价的主要依据，主要包括合格投标人的定义、投标文件的编制要求和格式、投标文件的递交要求、评标方法和原则、合同授予标准、证明投标人能力、经验、资质等相关证明文件的格式、报价要求和格式以及合同范本等。由于政府采购中心有招标文件商务条款的标准文本，我们仅需针对项目特点作适当修改和调整即可。在本项目中，我们对报价部分作了一些特别规定，除了要求投标人按常规（品名、型号、规格、数量、价格等）进行报价外，还要求投标人提供更为详细的原生产厂商的公开报价（ListPrice）和折扣（Discount）。因为在IT行业，许多设备均为进口或国外品牌，而这些产品（包括所有部件及零配件）均有统一的公开报价，对这些设备我们只需看配置就可判别是否满足要求及其性能指标，根据折扣就能判别该设备报价是否优惠。提出这些报价要求为将来评标作准备，可提高评标准确性和评标效率。3.3技术要求(包括项目完成后应达到的目标及有关技术指标)技术要求提得是否正确和合理，是投标人能否正确领会招标意图和项目目标的关键，是招标成功的关键，也是项目能否按计划正常实施和达到项目预期目标的关键。技术要求主要包括项目总体规划、实现目标、现有环境以及与原系统、原设备的接口关系等。在本项目中，我们除了与预算单位进行反复沟通、充分讨论外，还邀请政府采购咨询专家进行把关，既充分考虑预算单位特点和项目特点，尽可能详细、明白，又要符合政府采购法的有关要求，不能有排他性和歧视性指标、条款出现。考虑到项目规模大、内容多、专业强的特点，我们在发标后，组织了潜在投标人进行现场踏勘和招标文件的澄清、答疑会。4投标文件制作投标文件是投标人的答卷，是评标委员会进行评审的主要依据，投标文件制作好坏是直接影响投标人能否中标的关键，希望投标人慎之又慎。我们认为，投标文件的好坏主要可从以下几方面进行判别：投标行为是否严肃、投标文件是否完整、投标方案是否先进、投标报价是否合理等。以下我们分别讨论之。4.1投标行为严肃性参与投标是一件严肃的事情，是体现投标人形象、能力、实力的良好机会，应引起重视和慎重对待。而我们在日常工作中却经常遇到粗制滥造、错误百出的投标文件，有些投标人来投标时经常连时间、地点、联系人都搞不清楚，还有投标人连投标文件都不装订。在本项目的投标中问题虽没有这么严重，但问题却也不少。这里主要是说低级错误，即只要认真一点就可避免的问题（其它问题在下面讨论）。在本项目的8个投标人中，就有2份投标文件让人难以置信：一个是在方案描述中张冠李戴，明明是投G医院弱电系统的标，他却将G医院写成P区医院（可以看出绝不是笔误，而是照抄了以前的方案，忘了将业主换名），让人哭笑不得，这样的投标人，你能放心？还有一份投标文件不到60页，开标时就觉得奇怪，原来投标文件中全然没有方案设计，更没有技术设计图纸，要知道这是一个集成系统，没有方案、图纸，怎么施工，就是报价再低，又有什么用？谁放心让你中标？方案好坏是水平问题，而有没有方案绝对是态度问题。所以我们一直要求投标人：对待投标一定要严肃、认真，如果时间紧、任务重，则宁可放弃也不能砸了自己的牌子，毁了公司的形象。4.2投标文件完整性投标文件的完整性又是投标的一个重要方面，虽不足以说明投标人的水平和能力，却能体现公司的投标经验和管理水平。要使投标文件比较完整、规范，首先要仔细阅读招标文件，弄清要求投标人提供哪些资料和证明文件，投标要求有哪些，报价有什么要求和格式等。虽说招标要求（指商务部分）都大同小异，但每个招标项目均有一些针对其本项目特点的特殊性要求，投标人一定要认真阅读并加以理解。如有不明白的地方，一定要按招标文件要求向招标人提出澄清要求（本救济制度专为保护投标人权利而设，可充分利用），避免自以为是造成不必要的损失。在本项目的8个投标人中，就有4个单位的投标文件不够完整，有的缺少主要投标产品的原生产厂商授权书，有的缺少产品的详细配置（如只说某品牌的交换机，而不说明其配了几个模块、是什么模块等细节），有的投标文件连最起码的营业执照、税务登记证等公司基本情况的资料都不提供，还有方案中不提供系统结构拓扑图，让人很难了解其设计思路和合理性。虽然不能说投标文件不完整一定不能中标（视重要性和严重性而定），但肯定是对评标结果有影响的，只是程度不同，尤其是在两个投标人旗鼓相当、各种条件都相仿的情况下，评标人肯定会选择投标文件完整、做得比较认真的投标人。4.3投标方案先进性在系统集成项目中，投标文件的重中之重是技术方案。虽然递交投标文件的8个投标人中，3个具有壹级资质、5个具有贰级资质，应该说都是IT行业的较强单位，可还是有4份（占50%）投标文件的方案存在问题，或描述不清，或存在较多缺漏，或毫无特点。由此可见在一些资质较低的单位中问题更多、更大，希望引起各投标人注意。我们认为要设计出一个好的、先进的、合乎要求的方案，至少应做好两方面的工作：一是要充分阅读、理解招标文件，并在现场踏勘和澄清、答疑时，彻底领会用户需求、要达到的目标及项目特点、特色；二要了解本行业的技术现状（IT行业有其特殊性即发展特别快）、发展趋势、技术成熟度。在保持方案先进性的同时，要考虑价格合理性、技术成熟度以及用户承受能力等因素。4.4投标报价合理性在政府采购项目中，一般并不是最低价中标。最低价中标法一般不适用弱电系统项目，因为在弱电系统项目中，方案的先进性、所选购产品的品牌、档次等差距是很大的。所以在此我们强调报价的合理性（绝不一味追求低价），更确切地说应是性能价格比好的系统。在本项目的8份投标价中，最低报价789万，最高报价1947万，最后中标单位的报价是790万元，该单位之所以中标，绝不仅仅是价格（接近最低价）在起作用。在集成项目中仅看一个总价是不说明问题的，如在本项目中共有十几个子系统，虽然总价相近，但各子系统的报价相差悬殊，总价相近只能说是一种巧合，关键还是性能价格比在起作用。4.5投标文件时效性投标文件时效性在此主要是指投标截止时间。笔者从事政府采购工作几年来，经手的招标项目数百个，约有50%的招标活动是有人迟到的。原因多种多样，如道路拥挤、记错时间；投标人不自带投标文件而请他人代送，结果送投标文件的人迟到；还有投标人忘带投标保证金而往返的，等等。原因虽多，但几乎都与重视不够有关。我们经常提醒各投标人，要注意投标截止时间，不要因迟到而使大量劳动白费，因为做一份集成系统的标书不是一件很轻松、简单的事。5应避免的投标行为招投标活动是一件非常严肃、认真的事，作为投标人应积极配合、协助招标人一起做好，而不应投机取巧、自作主张，做出一些有损自己形象和信誉的事，最终不仅破坏了招投标活动，还会搬起石头砸自己的脚。我们认为主要应避免以下投标行为：串通投标、低于成本价投标、以他人名义投标、提供虚假文件投标等。5.1串通投标无论是政府采购法还是招标投标法或其他有关招投标活动的规定、规范，均对串通投标作出了严格限制和相应的处罚规定。串通招标投标行为是指在招投标活动中，两个以上行为人以协议形式或共同行动限制竞争的共谋行为。具体可分为投标人串通投标和投标人与招标人串通投标，下面分别给出其定义，引起投标人注意，以免引起不必要的麻烦。投标人串通投标是指：（1）投标人之间相互约定抬高或压低投标报价；（2）投标人之间相互约定，在招标项目中分别以高、中、低价报价；（3）投标人之间先进行内部竞价，内定中标人，然后再参加投标。投标人与招标人串通投标是指：（1）招标人在开标前开启投标文件，并将投标情况告知其他投标人或者协助投标人撤换投标文件，更改报价；（2）招标人向投标人泄露标底；（3）招标人与投标人商定，投标时压低或抬高标价，中标后再给投标人或招标人额外补偿；（4）招标人预先内定中标人。5.2低于成本价投标中华人民共和国招标投标法第三十三条规定：投标人不得以低于成本价的方式投标竞争。这里指的低于成本，是指低于投标人的为完成投标项目所需支出的个别成本。由于每个投标人的管理水平、技术能力与条件不同，即使完成同样的招标项目，其个别成本也不可能完全相同。管理水平高、技术先进的投标人，生产、经营成本低，有条件以较低的报价参加投标竞争，这是竞争实力强的表现。实行招标采购的目的，正是为了通过投标人之间的竞争，特别在投标报价方面的竞争，择优选择中标者。因此，只要投标人的报价不低于自身的个别成本，即使是低于同行业平均成本，也是完全可以的。至于低于成本价投标的判定，在实践中是比较复杂的问题，需要根据每个投标人的不同情况加以确定。在本项目中未发现此种情况。5.3以他人名义投标以他人名义投标，在实践中多表现为一些不具备法定的或者投标文件规定资格条件的单位或者个人，挂靠其他单位，或从其他单位通过转让或租借的方式获取资格或资质证书，或者由其他单位及法定代表人在自己编制的投标文件上加盖印章和签字的行为。在IT行业中，此类现象主要表现为儿子以老子名义参与投标，具体实施由儿子来完成。本项目中，我们认为有此种情况。5.4提供虚假文件投标提供虚假文件投标主要是指提供虚假的营业执照、提交虚假的资格证明文件，如伪造资质证书、资质等级，虚报曾完成的业绩等虚假情况，以试图取得标的的行为。在IT行业中，提供虚假的资质证书等情况一般不会发生（在网上可以查到该公司具有何种等级），主要表现为虚报曾完成的业绩等。在本项目中，无法判断这种情况是否存在，但我们认为即使存在，影响也不大，因为对此8个投标人，评标委员会都比较熟悉，而且其它条件已足以判别投标人的优劣。6评标和合同签定6.1评标评标活动是招投标过程的核心，是招标人组织评标委员会，根据招标文件的要求，对投标人所报送的标书进行审查、评议的过程。评标委员会的成员不代表各自的单位或组织，也不受任何个人和单位的干扰。评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，完成评标后，向招标人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人（评标委员会组成、职责等，政府采购法、招标投标法中均有详细规定，在此不再赘述）。针对本项目的特点，我们采用类似二阶段评标法。评标委员会成员到会后，先对8份投标文件进行初步筛选，对2份报价过高、方案又无特色的投标文件首先将其淘汰出局；对余下的6份进行仔细审阅，分别列出需