费用报销流程.ppt

日常费用及差旅费报销流程与注意事项 前 言 在日常工作中，部分员工对财务知识比较欠缺， 对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销 单据不规范、报销内容不明确等情况，给公司财务部 及相关部门工作带来不必要困扰。 对原始单 据的要求 财务报销 管理规定 不予报销 的单据 费用报销 一般规定 费用审批 签字流程 报销时间 的安排 原始单据 粘贴规范 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 财务 报销 管理 差旅 费用 报销 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 n n1.1.发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠 笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作为报销单据。笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作为报销单据。 n n2.2.内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全 ，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。 n n3.3.印章要齐全，须有收款单位印章印章要齐全，须有收款单位印章( (财务专用章或发票专用章财务专用章或发票专用章) )及收款人签及收款人签 字字( (章章) )；事业单位的收据，要有财务专用章；企业和个体户须是税务部门统；事业单位的收据，要有财务专用章；企业和个体户须是税务部门统 一印制的收据。一印制的收据。 n n4.4.购买农民的农副产品而无法取得正式发票时，可使用财务科印发的自制购买农民的农副产品而无法取得正式发票时，可使用财务科印发的自制 单据，自制单据要用墨水笔填写，内容要填写齐全。单据，自制单据要用墨水笔填写，内容要填写齐全。 n n5.5.从外单位取得的原始单据从外单位取得的原始单据( (车、船、飞机票等车、船、飞机票等) )，因保管不善而被盗或遗，因保管不善而被盗或遗 失，后果自负。失，后果自负。 （一）（一）对原始单据的要求对原始单据的要求 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 正面例子：要素填写齐全，盖章清晰 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 2 2 无财务专用章的白条票据无财务专用章的白条票据; ; 4 4 收据、虚假发票等票据不予报销收据、虚假发票等票据不予报销; ; 3 3 数量、单价、金额不明确的票据；数量、单价、金额不明确的票据； 1 1 内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、 伪造的票据一律不予报销伪造的票据一律不予报销; ; 5 5 名称必须写全称，否则不予报销名称必须写全称，否则不予报销. . （二）、（二）、不予报销的单据不予报销的单据 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 反面例子：要素填写不全，章不清晰 要素填写不全 章不清晰 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 反面例子：要素填写不全，品名过于笼统且无清单或小票。 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 反面例子：发票抬头不是公司的全称，而是地名。 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 反面例子：章不合规。 发票上必须加盖发票专用章，加盖其他类型章的发票 无效,如“现金收讫”章。（行政事业单位收据等除外） 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 反面例子：报销项目与发票内容不一致。 左图发票为订票发票， 不能用于报销市内交通费 左图发票上的发票章为某饭店， 不能用于报销市内交通费。 后经网上查询此发票，发现此 发票章与网上信息也不符。 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 反面例子：印章不清或根本没有印章的发票无效。 产生这样的问题原因之一是有的经营单位为了 推卸责任保护自己，在出具假发票时，故意不将印 章印清或拒绝盖章，消费者事后无法再去索要真票 。 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 反面例子：同一次消费的几张发票的发票号码相同 ， 相同为虚假发票 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 在日常报销工作中，我们经常发现有一些票据 粘贴的不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太 乱、正反颠倒、很不整齐，这些都给会计报销的后 续工作（合计金额、稽核、装订、会计档案保管等 ）带来很大的不便，尤其是耽误报账者的时间。鉴 于上述情况，现将财务票据粘贴要求的规范向大家 做简要介绍，希望大家在今后碰到类似业务能按规 范操作。 （三）、（三）、原始单据粘贴规范原始单据粘贴规范 日常 费用 报销 票据 粘贴 要求 报销 的 合法 票据 差旅 费用 报销 票据整理粘贴要求 1、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公 用品、电话费、差旅费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。 2、将票据整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单 装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴，且应避免将票 据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘 贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄。 3、如果票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后 小的顺序粘贴； 票据比较多时可使用多张粘贴单 4、对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超 出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。 1、所有经济业务均应提供正规合法票据；发票要填写完整，字迹 清晰，没有涂改、污染，发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票 和填写不规范的发票，不予报销。 2、应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单，绝对不允许使 用圆珠笔、铅笔或者红色的笔书写，并且绝对不得涂改，经办人、 报账人、单据张数等信息应如实完整填写； 3、不要将票据倒置粘贴； 不要用订书机订票据； 4、发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了“办公用 品一批XXX元”）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小， 均必须附有加盖发票专用章的购货清单或小票。定额发票要用黑笔 写上单位抬头，开具日期等信息，不得空白。 填写规范及注意事项 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 原始单据粘贴规范原始单据粘贴规范 5、原始粘贴单上相关数据填写规范要求： 1) 阿拉伯数字要加上人民币符号，如：报账金额为12345元，则在 阿拉伯数字填写栏内填写￥12345.00元。 2) 大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数 字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“X”，在数字是0的位置填 写汉字“零”。例如，报账金额为￥2034.50元，则大写数字栏内填 写： X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分 3) 汉字的数字大写标准写法为： 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 元 角 分 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 原始单据粘贴规范原始单据粘贴规范 填写规范及注意事项 报销票据粘贴 基本要求： 紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴 相邻票据间须留出间隔距离 票据较多时，可分行粘贴 不得竖向粘贴 报销人须在每张票据背面空白处注明开支的用 途 不符合规定要求的报销单据，财务部有权退回 ，要求报销人重新整理。 票据粘贴 紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴 粘贴方向 票据粘贴范围 票据粘贴 票据应当横向粘贴，胶水涂在票据的背面粘贴端 图 1 火车票的粘贴 图 2 车辆通行费发票的粘贴 图 3 出租车票的粘贴 图 4 汽车车票的粘贴 图 5 汽车客票的粘贴 示例1.票据粘贴： 如图：靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票 据，要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得以票贴票 ，不得集中在中间粘贴，不得将票据贴到粘贴单外 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 原始单据粘贴规范原始单据粘贴规范 红线：红色划线部分为必填项 日期：费用报销单填写日期 CRM号：CRM系统生成号 借款项：如未发生，划掉空白 用途：按费用性质分类填写 签收手续：完成报销领款后签字 确认 示例2.费用报销单填写： 费用报销审批单填写可参照下图 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 原始单据粘贴规范原始单据粘贴规范 12 34 报销人必须取得相报销人必须取得相 应的合法单据（相应的合法单据（相 关规定见原始单据关规定见原始单据 的一般要求），且的一般要求），且 发票上有发票上有经办人经办人和和 证明人证明人签名。签名。 填写报销单应注意：根填写报销单应注意：根 据费用性质填写对应单据费用性质填写对应单 据；严格按单据要求项据；严格按单据要求项 目填写，注明附件张数目填写，注明附件张数 ；金额大小写必须完全；金额大小写必须完全 一致；简述费用内容或一致；简述费用内容或 理由。理由。 按规定的审批程序按规定的审批程序 报批。报批。 报销元以报销元以 上需提前一天通知上需提前一天通知 财务部以便备款。财务部以便备款。 （四）、（四）、费用报销一般规定费用报销一般规定 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 部门员工 发生费用 本部门主管 审核 部门经理审 核 财务审核票 据是否有误 总经理审核 签字 到财务部 报销领款 12 3 4 5 4 审 核 无 误 审核未通过返回报销人 （五）、（五）、费用审批签字流程费用审批签字流程 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 为了协调公司对内、对外业务的工作安排，方便为了协调公司对内、对外业务的工作安排，方便 员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： 财务报销时间：公司财务部每周二、周四为财务报销日 下班前30分钟为财务结账时间，不对外报销 借款支出及对外付款不受以上时间限制，可随时办理 当年发票，应在当年办理报销，跨年度的发票，不予报销 （六）、（六）、报销时间的安排报销时间的安排 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 一、财务报销管理规定 二、借款管理规定 三、专项支出管理规定 四、工资结算管理规定 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 1、出差借款 出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办 理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续 2、临时借款 如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周 转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 温馨提示： 各项借 款金额超 过5000元 应提前一 天通知财 务部备款 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 3、借款销账规定 （ 1 ） 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单 范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐； （ 2 ）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。 （ 3 ）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个 人借款从工资中扣回。 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 4、借款流程 财务付款 借款人按规定填写 借款单，注明借 款事由、借款金额 （大小写须完全一致 ，不得涂改）、注 明借款形式（支票 或现金） 审批流程借款人借款 审批流程：部门主 管审核签字主管 经理签字财务部 复核总经理或董 事长审批。 财务付款：借款凭 审批后的借款单到 财务部办理领款手 续。 工资 结算 管理 专项 支出 管理 借款 管理 规定 财务 报销 管理 案例 1.2009年12月5日，王欢（销售部业务员）预 借差旅费3000元。 2.2009年12月15日，王欢（销售部业务员） 出差回来报销差旅费2500元，余款500元退回 。 借支单的填写 差旅费报销单的填写 差旅费报销单的填写 王欢与客户谈业务 12 11河源天津火车3003 4100120012 12 700 12 13天津12 14 河源火车300 伙食 2009 12 15 人民币贰仟伍佰元整2,500.00 3,000.00500.00 收据的填写 20091215 王欢现金 伍佰元整500.00元 预借差旅费余款 王露王欢李梅 一、财务报销管理规定 二、借款管理规定 三、专项支出管理规定 四、工资结算管理规定 工资 结算 管理 专项 支出 管理 财务 报销 管理 借款 管理 规定 三、专项支出管理规定 专项支出定义 u专项支出（付款）主要包括 软件及固定资产购置、咨询顾 问费、广告宣传费、货款、装 修款以及其他专项费用等。 专项支出费用标准 u此类费用一般金额较大，由主 管部门经理根据实际需要向总 经理或董事长提交请示报告（ 含项目可行性分析、费用预算 及相关收益预测表等），经总 经理或董事长签署审核意见或 审批后履行相关手续。 工资 结算 管理 专项 支出 管理 财务 报销 管理 借款 管理 规定 p1、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。 p2、签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问审核， 合同应注明付款方式、发票的开具日期及条件等）。 p3、付款流程： p（1）有预付款的，填写江苏太能实业有限公司付款申请单，审批流程同费用报销流程. p（2）合同终结，需要再次付款的，在明确收到对方提供的发票后，由经办人员整理发票等资料并 填写付款申请单或费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定和流程，发票上必须有经办人 和证明人的签名，在备注内详细注明前期付款合计，本次再需付款金额）； p（3）按审批程序审批：部门主管审核签字财务部复核主管副总签字常务副总签字总经理 或董事长审批。 p（4）财务部根据审批后的付