时间管理1.ppt

时间管理 时间的价值 n要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生 n要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲 n要领会一星期的价值，只要问个周刊编辑 n要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩 子的人 n要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶 n要领会一分钟的价值，只要问错过火车的人 n要领会一秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人 n第一代时间管理备忘型 n第二代时间管理规划型 n第三代时间管理效率型 n第四代时间管理重要型 n最新时间管理理论求得内心的平静 n n你的梦想是什么 n练习 n学员依表格填写“昨天的工作/生活” n练习 n时间管理自测 n 时间 时间管理 = 控制事件 一系列的事件 管理你自己的行为 安排工作的先后次序 你在控制之中 事情是有序的 你可以加倍 你的产出 n思考 n如果要你根据以下三个方面来找出你的缺 点，你选哪一项？ n缺乏确定优先顺序的能力 n缺乏根据优先顺序进行组织和必要时进行 重组的能力 n缺乏履行、坚持的自律性 轻重缓急的优先级管理 重要不紧急 2 重要紧急 1 4 不重要不紧急 3 紧急不重要 重 要 性 紧急的 练习 n列出工作/生活中的四个象限的实例 n对“昨天的工作/生活”确定其事件属性 n紧急性指数测验 四象限处理形态分析 n若偏重 则 n1象限 n2象限 n3象限 n4象限 20/80法则（帕列托pareto法则) 最省力的企业成功与个人幸福法则 n在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存 在着不平衡关系：80%的收获来自20%的努力 ，其他80%的投入只带来20%的产出 80%80% 投入 产出 20% 20% 时间利用的价值分析（abc分析） 事情价值 60%25%15% a b c 15% 25%60% 实际消耗事件 作为经理的理想时间分配 日常性事物 （15%） 持续性项目 （25%） 规划与发展 （60%） 每位员工都应该 n专注于那些能产生80%效益的20%关键（核心）工作 n对次要任务少花事件精力，授权放弃和降低工作成本 n对常规的作业流程要不断简化改善以提高工作效率 十鸟在林，不如一鸟在手 如何管理每天的工作 n回顾工作目标和行动计划表，了解今天要做什么 n根据事情的重要性和紧急程度安排优先次序 重要性 紧急性 a、高度优先（必须做） 1、必须现在做 b、中度优先（应该做） 2、应该很快做 c、低度优先 3、不紧急 练习：对“昨天的工作和生活”分类 谨防确定优先次序的误区 n你懂的事 容易或费时不多的事 n你喜欢的事 已筹划好或排定时间的事 n叫的最响的事 你知道如何最好进行的工作 n按先后发生的次序 还有一分钟就到最后期限的事 “时间杀手” n无形的“时间杀手”内在陷阱 在我们不知觉的情况下出现，往往问题源于我们自己（自己造成） 有形的”时间杀手“外在陷阱 明明知道是浪费时间的事情，但迫于无奈地去做（环境因素造成） 思考：哪些事情占据你大量的时间？ 22种最大的浪费时间现象 学会说“不” n记住：不能拒绝，就会受别人时间表的控制 n克服心理和情面障碍 n拒绝要求四部曲 倾听 婉言回绝 提出理由 提供变通之计 拖延问题的解决措施 n分类，按事件等级立即处理（do it now) n避免堆积有待解决的公文，今日事今日毕 n先做不喜欢的事（贾琪.华德定律） n把每份工作设定时限，并公开给人知道 n找出闲聊和做白日梦的时间，尽量减少 n一气呵成 练习： n（周计划表和日工作执行清单） 应付外界不速之客的干扰 n确定约见的优先次序和时间，成为“歧视主义者” n把访客转交给别人 n用肢体语言或谈话地点暗示你不愿长时间的接待他 n串通好的干扰 n预设时间限制 n迅速找出打扰者的企图 n对于不断骚扰你的人，直截了当的告诉他你现在没空 电话处理 n过滤来电 尽量让助理代劳 n暗示应该结束 集合在某一时间全部回掉 n预设时间限制 分类，按轻重缓急分批处理 n发现需求紧扣主题 以谈正事的立场作开场白 n直截了当挂断电话 说不过“三” 时间值多少钱？ 每年251个工作日，每天工作8小时 月薪1小时价格1分钟价格 4500 26.89 0.45 4000 23.90 0.40 3500 20.90 0.35 3000 17.93 0.30 2500 14.94 0.25 2000 11.95 0.20 1500 8.96 0.15 开有效率的会 n宗旨：短时间达到母的，与会者满意 n会前准备 n5w1h n主持会议 n掌握进程，紧扣主题，陈述和发问、引起 互动、处理无序和干扰 结束会议 会议纪要、评估总结、任务分工、检查回顾 信息处理 n建立过滤信息的“网状系统” n速读，划线，眉批和剪贴 n不要打开与你无关的信息 n固定时间收发电邮或信函 n如果某信息需采取应对措施，就记录并加入一览 表 n为了便于归档，每条信息立即用一个文件名来编 号 n信息一旦被处理，就可分类归档或清除 n如果信息不充分，则确定需要的信息，按时提供 缺乏政策/程序或繁文缛节 n制定政策、制度、工作流程（程序） n无空白无重叠原则 n运用5w1h简化流程 n剔除、简化、调整、合并重组 游戏 n有一些水和一堆 大石头、小石子 、黄沙，要装在 一个容器内，如 何装才能把容器 装的最满？ 时间管理基本技巧 n设定smart目标 n计划（每日）活动，设定完成期限 每天拨出半小时做计划或进行重要思考 分清优先次序，优先处理重要工作 尝试有效授权 自我组织，避免时间浪费 地理经济比赛的心情/创造时间区/逆势操作 /5点俱乐部想法偷懒 运用工具 n时间管理统计