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2010年档案培训 n2010年归档要求 n1、原则上自主归档为主，如是刚从事档案 工作独立完成归档确实有困难的可以提前 一个星期给指导科预约一下。 n2、除了完成文书档案的归档外，还要完成 本单位其他类型档案的归档，本年度度检 时将着重检查文书档案、设备档案、照片 档案、特殊载体档案和实物档案。 n3、电子政务开通后，必须确保本单位的发 文一式两份，加盖公章 n4、6月底前完成归档工作，8月底前将归档数据和 扫描的文件刻盘报送档案局指导科，如果对自己 文书档案的归档质量没有把握的，可先将归档的 数据交过来先审核，确认后再进行永久、30年档 案的扫描。归档说明放在“全宗卷二档案整理 ”里，不再需要报送。另外档案工作小结在年检登 记表里填写，涉密档案不需要进行扫描。 n5、为了方便大家对档案工作进行交流,成立了机 关档案工作交流群（103934933），学校档案工作 交流群（88327166），企业档案工作交流群 (95600930)，大家可以加入。 档案基础业务知识 一、档案的日常管理 n1、建立综合档案室，要有独立的档案库房 。 n档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开 ，至少要有单独的档案室，不能与其它杂物 放在一起。 n2、库房的要求： n原来一般都讲“八防”：防盗、防光、防高温、防 火、防潮、防尘、防鼠、防虫 n现在要求“十防”: 防盗、防光、防高温、防火、 防潮、防尘、防鼠、防虫、防震、防水 n（1）防火 n配备灭火器等防火设备； 加强检查，消除发生火灾的一切可能性； 库房内不准有明火，不准吸烟； 库房内不准存放易燃易爆物品。 n（2）防盗 严格库房管理制度； 节假日和夜间加强保卫； 加装防盗门窗。 n（3）防潮 配备去湿设备，放置去湿剂； 搞好库房通风，坚持晴天通风，阴天关 闭门窗。 n（4）防尘 档案入库前除尘； 保持室内清洁卫生； 窗缝隙密封。 n（5）防光 配备遮光性强的窗帘； 将档案放入卷盒与柜子内。 n（6）防虫、防霉、防鼠 搞好库房温湿度管理； 柜内放置防蚀驱虫药物； 库房内不准存放任何食物、腐蚀性物品 ； 搞好档案和库房防疫工作。 n（7）防震、防水 n3、档案设施的配备 n配备温、湿度测记仪器设备（温湿度表） ，温、湿度控制设备（空调、除湿机）， 吸尘器，消防设备（干粉或气体灭火器） 及信息化所需的计算机、光盘刻录机、复 印机、扫描仪、数码相机、数码摄像机。 n4、配备符合要求的档案装具 n（1）有存放全部档案的金属柜架，档案柜 架的式样、规格及质量符合国家和省有关 规定。 n（2）档案卷皮、卷盒的式样、规格、质量 符合有关规定，档案卷皮、卷盒应为无酸 制品。 n5、档案库房的温、湿度有何要求？ n档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应 控制在1424，库房日变化幅度不超过 2；相对湿度应控制在4560%，库房日 变化幅度不超过5%。保存母片的胶片库 温度应控制在1315,相对湿度应控制在 3545%。 n6、档案制度： n档案归档制度、档案保管制度、档案统计 汇报制度、档案鉴定销毁制度、档案保密 制度（包括纸质档案、其他类型档案和档 案信息化保密制度）、档案利用制度、档 案人员岗位责任制、电子文件归档管理等 制度。 n7、档案的“三纳入”和“四参加”是什么？ n “三纳入”是指档案工作纳入单位领导议事 日程，纳入单位规章制度及工作流程，纳 入单位有关部门和人员的经济责任制或岗 位责任制。 n“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品 鉴定、科研课题鉴定、建设项目验收、设 备开箱等。 n档案的“三纳入”“四参加”是为了保证档案的 完整、准确、系统。 n8、建立了符合规范要求的全宗卷。 n（1） 档案收集：档案交接文据、移交目录 ，接收、征集记录、档案来源和价值说明 等。 n（2） 档案整理：整理工作方案、分类方案 、案卷目录说明、档案整理工作小结等。 n（3） 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案 保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档 案的请示与批复、销毁档案的清册等。 n（4） 档案保管：档案安全检查记录、报告 ，重点档案采取的特殊保护措施，档案的 抢救与修复情况报告等。 n（5） 档案统计：档案收进、移出登记，案 卷基本情况统计和重要的利用统计表等。 n（6） 档案利用：全宗指南（全宗介绍）， 开放利用和控制使用范围说明，档案汇编 和公布出版情况及报批文件，档案产生社 会效益或经济效益的典型事例等。 n（7） 档案管理新技术的应用：缩微复制和 计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 二、开发利用 n1、发文汇编： n发文汇集是将本单位的全部发文按文号次 序排列而汇集成册的一种一次加工档案编 研成果。全部文件是指某一特定时限内的 全部文件，一般是以年度为时限，将本单 位一个年度内的全部发文（一般是原始文 件的重份文件）编成一套汇集（要求在收 集时，单位的所有发文应保存两份）。 n n 发文汇集的特点是材料集中，时间针对性 强。它最主要的作用是依据作用，直接查 阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。 n 对于发文比较少的单位，可以一年编一本 发文汇集。对于发文比较多的单位，可以 一年遍几本。假如有必要编几本的，可以 按发文时间划分或发文字号的不同划分。 n注意：不同发文字号的文件应分别编制汇 编。 n2、专题文件汇编： n专题文件汇编是将集中反映同一问题的一组文件 汇集而成的一种一次加工档案编研成果。 n 专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用 等也同发文汇集一样。它与发文汇集的区别就在 于它不是以年度单位，而是以文件所反映的问题 为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起 。如：有的单位编制的安全生产操作规程汇编 就是一个专题汇编。专题汇编的另一个特点是 形式多样，可以根据不同的专题、不同的表达形 式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需 要。其他如：人员任免汇编、荣誉汇编 、标准汇编、质量管理文件汇编等等。 n3、文集 n 文集是将特定作者的作品、科研论文汇编 成册的一种一次加工档案编研成果。 文集既可是一个作者的作品、科研论文单 独编制而成，也可是几个作者的作品、论 文合在一起编制而成。如：应用现代化 管理方法论文选编、报刊选编、 领导讲话汇集、优秀教案汇编、 学生优秀作品文集等。 n4、全宗介绍 n全宗介绍:又称“全宗指南”，以某一全宗为 对象范围，以文章叙述的形式对立档单位 及其档案的内容和成分价值情况进行报导 的一种参考资料。 n全宗介绍由封页、正文、备注三部分 组成。 丹阳市XX局全宗介绍 （XXXX年-XXXX年） 全宗号：XXX 丹阳市XX局档案室编 XXXX年X月X日 n正文包括：全宗构成者沿革简介、全 宗内档案情况简介、全宗内档案内容 与成份介绍。 n （1）全宗构成者沿革简介 n全宗构成者沿革简介由单位名称、时间、主要职 能、隶属关系、单位主要负责人名录、内部机构 设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。 n单位名称按全称书写，通用简称书写在全称后 面的圆括号内。所有单位曾用名称按时间顺序书 写在全宗构成者的沿革中。 n时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写 ，和下列内容有关的时间应反映在全宗构 成沿革中。 n主要职能：指本单位的性质特征、职权 范围、主要工作与任务。和内部一级机构 的主要职能。 n隶属关系：包括本单位和其上级主管机 关的组织关系、业务关系；本单位和其重 要的直属下级机关的组织关系、业务关系 ；本单位上级主管机关如有变更，应反映 在沿革中。 n单位负责人名录：正副职负责人姓名、 职务、任职时间。内部一级机构正职负责 人的姓名、职务、任职时间。 n单位内部机构的设置及其各历史阶段演 变情况，包括内部机构名称、内部机构正 职负责人的姓名、职务、任职时间；内部 机构的主要职能；内部机构的增设、调整 、扩大、合并、撤销情况及其在各历史阶 段的变化情况。 n其它涉及单位的重大事件和对单位产生 了重要影响的活动以及单位改组和撤销的 原因。 n个人全宗构成者主要介绍他们的姓名、 别名、出生年月、籍贯、职务、职称、主 要业绩、荣誉称号、简历及发表的论文、 出版的书籍等方面的材料。 n（2）全宗内档案情况简介 n档案的数量及保管期限（指各类档案） n档案的完整程度 n档案的利用价值及鉴定情况 n检索工具的配置情况 n档案的整理情况 n（3）全宗内档案内容与成分介绍 n以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类 体系结合问题介绍。 n一般使用综合概括的方法介绍。主要包括：反 映单位的基本职能和主要活动方面的档案；反 映单位每个阶段中心工作或特殊工作所形成的 档案；涉及具有全国和国际意义的知名人物、 历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档 案；馆藏年代久远和特殊载体的档案。 n例：（一）文书档案：本全宗共有文书档案XXX 卷，其中永久XXX卷，长期XXX卷，短期XXX卷 。按年度问题组卷，主要内容有： n （二）基建档案: 本全宗共有基建档案XXX卷 ，全部永久保管，分基建项目和房屋产权两类。 主要内容有： n （三）设备档案:本全宗共有设备档案XXX卷， 分办公设备和交通设备两大类，全部长期保存。 n （四）会计档案:本全宗共有会计档案XXX卷， 其中永久XXX卷，定期XXX卷，分会计报表、账 簿、凭证三大类。 n 等等。 n（4）备注部分 n本全宗指南的编制情况。 n有关全宗内档案的补充说明。包括全宗指南中 需加解释的名词、事件及问题；全宗指南编制后 ，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明； 以及其它有关问题的说明。 n其它情况说明： n a、所采用的材料全部来源于本档案室库存档案 ； n b、合并单位档案保存情况； n c、隶属关系变化使档案保存发生变化。 n5、大事记 n大事记就是按照时间顺序简要地记载一定 历史时期发生的重大事件和重要工作活动 的一种参考资料。 n(1)大事记的特点： n必须严格地按照时间顺序记载有关历史 事实； n使用编年记事体。编年记事体是一事一 记，逐年、逐月、逐日以时间发生的时间 先后为序记述，一日数事，则分条记述。 n(2)大事记的主要内容： n机构设置沿革；人事任免奖惩；各种重要 会议；领导视察活动；上级重要指示；本 单位重要决定；各项中心工作；生产科研 成果；重点工程建设；较大自然灾害；重 大事故发生；外事活动；报刊有关报道； 以及其他需记事项。 n（3)结构： n 题名。包括总 标题，记述事件的起 止时间，编者。 n 目录。 n 正文。大事记 的主体部分，主要由 大事时间和大事条目 组成。 n 辅文：图表、 注释、讲话稿等 丹阳市XX局 大事记 X年X月-X年X 月 丹阳市XX局档 案室编 n6、组织沿革 n组织沿革：是以文字或图表形式，系统地 记载一个部门或一个系统的组织机构、人 事编制、隶属关系、主要职能、体制等变 化情况的一种参考资料。 n二、编写说明 n（一）编写目的。 n（二）体例。 n（三）材料来源。 n三、正文部分：机关名 称（起止日期） n（一）历史演变概况（ 起止背景、各内设、直 属机构成立、更名、挂 靠、隶属关系、撤销等 历史变化情况）。 丹阳市XX局组织 沿革 （XXXX 年XXXX年） 丹阳市XX局综合档案室编 结构：结构： 一、封面：一、封面： n（二）主要任务和职责：1、总的任务和职 责。2、内设机构、组织及职责（按工作性 质、重要程度排列。写明科室、组织名称 、起止日期、背景、历史沿革概况、主要 职能）。 n（三）局科领导名录。 n（四）组织沿革示意表。 n（五）人员编制一览表。 n n7、利用效果事例：将实际工作中利用档案 的典型实例按照一定的体例加工提炼而成 的一种参考资料。 n 编写档案利用事例的意义：1、显示档 案的价值2、宣传档案工作、3、交流档案利 用经验4、拓宽档案利用途径 n编写要求：1、典型性2、真实性3、科学性4 、明确性 n基本内容： n 标题； n 利用档案的单位或利用者姓名、职务 （职称）等； n利用档案的时间 n利用档案的目的或原因； n利用档案的内容、数量、人次； n利用档案解决的具体问题； n 7、年鉴 n年鉴是以记述单位一年内新情况为主要内 容的历史性资料工具书。 n （1）年鉴是以年度为时间单元逐年编写 的，原则上每卷只反映一个年度内所发生 的各种大事、要事、新事以及有关的资料 、信息和数据。年鉴一年一编，独立成册 ，逐年连续，渐成系列。若将单位若干年 份的年鉴排列起来，实际上就是单位编年 体的系列史册。 n年鉴的内容 n 单位年鉴一般都是综合性年鉴，内容涉及企业事业单位 各个方面。其主要内容有：单位生产经营、技术开发等各 项工作和活动概况和成就综述；单位生产经营、技术开发 等工作和活动的总结和专题报告；各项基础数据统计（包 括职工数量、结构比例及其变化情况的统计分析；职工工 资福利统计分析；科研课题及成果方面情况的统计分析； 产品生产、质量、销售方面情况的统计分析；劳动生产率 、原材料和能源消耗、成本、利锐等经济效益方面情况的 统计分析；动力设备、建筑等固定资产情况的统计分析等 ）；重要会议报告、总结或决议；重大事故情况；重大外 事活动情况；先进集体和劳动模范的名单、事迹材料；职 工代表大会、党员代表大会和单位领导名单；大事记；有 关图片等。 n一个单位的年鉴在编写格式上应当有统一 的规定，包括书写格式、词语运用、时间 表述、数字用法、图照规格、拟稿清稿等 等。 注：其他三次编研成果还有：交通志、 卫生志、校史、综合性的分析 调研报告等 三、江苏省机关团体企业事业单位 档案工作规范 n1、江苏省机关团体企业事业单位档案工 作规范 2009年开始实施。 n 2测评分为五星级、四星级、三星级、二 星级、一星级共五个等级，五星级为最高 等