《物料管理制度》word版.doc

第 1 页 共 9 页 物料管理制度物料管理制度 目录 物料管理制度 1 第一章 总则1 第二章 采购与供应商管理2 第三章 仓库管理2 第四章 物料申购相关规定5 第五章 受控物料发放和使用规则6 第六章 物料申请、发放、运输、签收等作业规范和流程7 第七章 处罚、奖励规则7 第八章 附则9 第一章第一章 总则总则 第一条、目的 为规范公司的物料管理，明确物料关联单位的权利和义务，保护其正当、合法权益， 依据行业习惯特征，结合企业实际情况，制定本制度。 第二条、释义 本制度下列用语的含义是： 2.1、物料是指企业为维持和满足公司正常运营需要，在提供快递服务过程中，直接 或间接消耗的物资、物品和包装材料以及其他消耗品的统称。 2.2、受控物料是指为维护亚风速递品牌形象不受损毁、品牌价值及其合法收益不受侵 害，对流通状态、使用范围和对象以及采购权力进行限制的特定物料。 2.3 关联单位是指发生物料供求关系的内外部独立经济实体、部门或当事人。 2.4 网点是指亚风速递网络体系下，从事快件收寄、快件派送作业及快递产品销售作 业的最小单位，亦称站点。 （此次行文并未对网点和站点统一称谓，加以特别区分） 。 第三条、适用对象和范围 适用对象：亚风速递网络平台公司、省级分公司、各级部门、网点。 适用范围：亚风速递全网络内有关物料的采购、储存、申请、发放、运输、交付、签 收、使用等作业行为规则均适用本制度 第四条、本制度所述物料主要包含以下三类： 一、受控物料类 1）运单等条码类物料； 2）印有“Airfex”等 LOGO 字样和企业标识的物料； 3）手持式条码数据采集器，分有线和无线，俗称有线把枪和无线把枪。 第 2 页 共 9 页 二、办公用品类 三、固定资产类 第五条、 物料管理的权力和责任 1）深圳市亚风速递有限公司（即亚风速递网络平台公司，以下简称平台总部） ，拥有 所有物料的采购与管理权力，同时负有对本制度在各省级分公司执行情况的监察权力和处 罚权。 2）平台总部综合部，接受平台总部总经理授权，行使所有受控物料的采购与管理权力， 同时负有对所有受控物料在各省级分公司使用规则执行情况的监察权力和处罚建议权。 3）各省级分公司综合处，负有对本制度在本省区各级单位执行情况的监察权力和处罚 建议权。 第二章第二章 采购与供应商管理采购与供应商管理 第六条、平台总部综合部根据市场行情及时调整物料采购成本，必要时重新和供应商 议定物料采购价格。 第七条、供应商资质的评估、审核及最终确定应遵循以下原则： 1）产品价格合理； 2）质量符合行业标准并达到公司对物料产品质量的具体要求； 3）产品交付履行能力准时； 4）适应公司对物料版面设计、工艺质量改良、价格调整等不断发展的要求。 5、供应商的准入必须采取竞标的方式予以确定。 第八条、对竞标成功并予以准入的供应商，应建立合格供应商档案，内容包括： 1）供应商简介表； 2）产品明细及价格表（含历次价格调整记录） ； 3）采购供应合同； 4）营业执照、生产许可证、法人代表证； 5）供应商对公帐户（基本账户） ； 6）往来供货订单记录等； 第九条、根据采购计划，当出现以下情况时应选择新供应商： 1)在现有合格供应商内，无法满足公司要求时； 2)现有供应商发生重大质量事故被执法部门责令停产整顿或发生重大变更时； 3)责令现有供应商限期整改后，不予履行或未能通过审核的； 4)现有供应商价格大幅度上调时。 第三章第三章 仓库管理仓库管理 第十条、仓库管理的基本任务: 第 3 页 共 9 页 1）及时、准确维护库存量，确保仓库物品的帐、卡、物三者一致，仓库区域划分明确， 物料标识清楚，存卡记录连续、字迹清晰； 2）做好仓库物料的收发存管理，严格按流程要求收发物料； 3）与各省区公司密切配合，做好物料的调度工作，切实履行物料发放职能，并及时向 上级反映物料的短缺或过量采购等异常情况； 4）做好仓库各种原始单据的传递、保管、归档工作； 第十一条、货物验收标准和验收办法 货物入库前必须进行质量检验、数量核对等验收作业。具体验收标准和验收办法如下： 1）受检的物品各项指标必须完全符合该物品的质量标准； 2）核对订单。物料名称、规格型号、数量与订单相符合； 3）采用合适的方法计量、清点准确数量。 4）大批量物料按一定的比例拆包装抽查，发现实际数量小于标识数量的，应按最小抽 查数计算接收该批物料。 5）对于未通过品质检验验收的物料，仓管员必须及时通知供应商并办理退货、补货事 宜。 第十二条、入库管理 1）入库物料必须是通过品质检验验收，开具入库单的物料； 2）物料入库后，应建立详细的、反映物料存储情况的台帐（明细账） 。台帐应包括物 品名称、规格、数量、件数、累计数、批次、金额、货位号以及经办人项目等项目。 第十三条、出库管理 1）所有的出库物料必须有授权签字和财务盖章的单据作为发货依据。办公用品出库， 必须有经批准的指令凭证领料单。 2）严禁用白条出库或擅自从仓库借用物品。 第十四条、仓库布局及货物堆码 1）仓库应根据公司经营的需要和库存周转物品的类别、性状、特点等合理规划仓区、 库位，并做好明显标识。（附图参考） 第 4 页 共 9 页 堆码堆码 A 区区 储物货架储物货架 C 储物货架储物货架 A 大门大门 储物货架储物货架 D作业区作业区 储物货架储物货架 B 堆码堆码 B 区区 堆码堆码 C 区区 图 1-仓库平面布置示意图 图 2-仓库立体布置示意图 注：合理的仓库立体布置应以不影响搬运为原则。 2）所有货物均必须按仓区、库位分类别、品种、规格型号摆放整齐，小件物料上架定 置摆放。堆码规整、整齐，同一货物仅保留一个包装尾数。收发作业后按上述要求及时整 理。 3）物料、产品状态标识和存卡记录清晰、准确且及时更新，摆放于对应货物当眼明显 位置。 4）诸如叉车、塑料筐、清洁工具仓库设施、用具等，在未使用时应整齐地摆放于规定 位置，严禁占用通道或随意丢放。 5）保持现场整洁、干净，随时清理、清扫。 6）严格按“先进先出”原则发放物料。 第十五条、安全防护 A3A2A1B3B2B1C3C2C1 第 5 页 共 9 页 1）仓库内严禁烟火。 2）仓库必须按规定设置消防器材并定期检查、修护、补充；严禁堵塞消防通道、设施 及器材。 3）保证库房通风、干燥，做好防盗、防锈、防水、防潮、防虫、防尘等工作。 4）严禁将易燃易爆物品带入仓库。 5）不得将物料、物品直接放置于地面，必须铺垫托盘等垫衬物。 6）除仓管员之外，未经许可，其他人员不得随意进出仓库。领料人员需在仓管员的允 许下进出仓库，领料结束后，不得在仓库逗留。 7）下班离开前，仓管员应巡视仓库门窗及电源、水源是否开闭，确保仓库的安全。 第十六条、物料盘点 1）仓库需根据经管物料类别的重要程度及价值高低设定盘点频度，进行循环盘点。原 则上要求所有库存物品每月 25 日前盘点一次。 2）每一个经营年度，一般在 12 月 25 日，财务部会同综合部在 12 月 31 日前组织一次 全面盘点。 3）盘点后及时将实物数与库存台帐核对。如有差异应查证原因并及时跟进处理。如属 盘盈或不可避免的亏损情形时，应呈报财务核准后作帐务调整。相关损失报总经理审批后 处理。 4）随时关注呆滞、不良物料，至少每月定期填报一次； 第十七条、人员变动及工作移交 1）仓管人员变动，必须办理交接手续。移交事项及有关凭证，要列出清单，写明情况， 双方签字，领导见证。 2)应移交事项包括： 经管的货物； 单据、存卡、账本（必要时）及经管的文件、档案资料； 经管的操作设备、设施、工具及文具用品等； 第四章第四章 物料申购相关规定物料申购相关规定 第十八条、物料申请核准权限 1）网络平台公司总部各职能部门的物料（特指办公用品）直接向所属部门申请，经部 门负责人审批后，由综合部直接发放。 2）各省区分公司物料申购，直接向综合部提出申请。 3）网点物料申购，统一向各网点所在省区平台公司综合处申请。 4）任何单位的物料申请不得跨板块越级申请。 第十九条、物料申购时间和发放时限 为规范物料管理，保证安全库存，保障物料的正常供应（足额、足量、及时、准时） ， 各物料关联单位须按规定时间、时限办理一切物料相关事宜（见下表） 。 物料申购日期和发放时限表物料申购日期和发放时限表 第 6 页 共 9 页 申购单位申购单位申购日期申购日期核准部门核准部门发货时限发货时限服务时效服务时效 平台总部各部门每月 5 号、20 号平台总部申购当天下午3-5 个工作日 省区平台每月 5 号、20 号平台总部申购当天下午3-5 个工作日 网点 每周二、周五上 午 省区平台申购当天下午1-3 个工作日 备注如遇节假日，申请、发放物料时间则顺延 1 个工作日。 第二十条、所有单位的物料申购必须按照物料申购数量最低标准执行。具体标准如下 表。 物料申购数量最低标准表物料申购数量最低标准表 品名品名规格规格单位单位基数标准基数标准 亚风运单1000 张/箱张1000 张（1 箱）/次 条码贴纸1000 张/扎张1000 张（1 扎）/次 签回单信封1000 张/箱张100 张（0.1 箱）/次 BAG 条码个/卷个100 个/次 BAT 条码个/卷个100 组/次 透明提单小胶袋（旧）2000 个/扎个1000 个（0.5 扎）/ 次 透明提单小胶袋（新）100 个/包个1000 个（10 包）/次 白色文件袋100 个/包个100 个（1 包）/次 塑料文件袋（大）100 个/捆个100 个（1 捆）/次 塑料文件袋（小）100 个/捆个100 个（1 捆）/次 航空标贴5 个/张个100 个（20 张）/次 易碎标贴3 个/张个100 个/次 封箱专用标贴10 个/张个100 个（10 张）/次 传真纸20 筒/箱筒1 筒/次 A4 纸10 包/箱包1 包/次 封箱胶带6 卷/筒（每箱 24 筒共 144 卷） 卷10 卷每次20 卷 亚风胶带5 卷/筒（每箱 24 筒共 120 卷） 卷10 卷每次20 卷 账单打印纸1000 张/箱箱1000 张（1 箱）/次 记号笔（大头笔）10 支/盒盒10 支每次20 支 第二十一条、物料在运输环节的滞留时间限制 物料交付给分拨中心后，须搭乘当日当次班车发运，如因爆仓造成物料滞留和时效延 误，分拨中心必须安排在下一个班次将滞留物料发运，不得再次滞留。 第 7 页 共 9 页 第五章第五章 受控物料发放和使用规则受控物料发放和使用规则 第二十二条、运单等条码类物料的发放、使用规则 1）诸如亚风运单、条码贴纸、BAT 条码等条码类物料，属于受控类物料。从供应商处 采购回来到发放至网点使用前，必须要先通过平台总部办理入库、出库手续后，才可按权 限逐级予以在 E3 系统物料管理模块登记发放。其登记发放顺序为平台总部-省区平台-网 点。 2)下列四种情况会造成网点在 E3 系统中无法录单或系统扣款错误。 A、条码类物料在 E3 系统中未做登记发放的； B、条码类物料来源不明的； C、条码类物料网点之间私自拆借的； D、条码类物料在 E3 系统中登记有误的，即应发至 A 网点而误发到 B 网点的。 E、因客户搬迁或网点拆分，条码类物料遗留在客户处，事实上造成 D 类结果的。 2）标有“Airfex”等 LOGO 字样和企业标识的物料统一由平台总部统一印制，省级分 公司及辖区网点不得擅自印制。 3）手持式条码数据采集器由平台总部集中采购。省级分公司及辖区网点不得擅自采购。 各级单位物料管理员在发放交付时，须作贵重物品交接。 第六章第六章 物料申请、发放、运输、签收等作业规范和流程物料申请、发放、运输、签收等作业规范和流程 第二十三条、申请发放流程： 1）申购单位使用全网统一的物料申请单标准格式，向所属单位对应核准部门综合 部（处）申请，并向财务部（处）交纳物料款。 2）接到物料申请单后，综合部（处）物料管理员凭以备货。 3）财务部（处）审核物料申请价格后，收取物料款，并出具签核的物料申请单给 物料管理员； 4）接到财务部（处）签核的物料申请单后，物料管理员凭以填制出库单 ，办 理出库手续，发放物料。 5）物料管理员将所发放的物料，以快件的形态就近交付所在地分拨中心，并按照公司 快件寄递规范和流程，做好相应交接工作； 6）各单位收到物料后3小时内，须在E3系统中对物料做签收确认并回传出库单回 执联。 第二十四条、未按要求在 E3 系统中做回单操作并回传签收确认出库单回执联的， 在该物料发运当班班次中转车抵达物料签收单位后 3 小时后，平台综合部（处）视为物料 签收单位默认签收数量，其后产生的一切责任由其自行承担。 第 8 页 共 9 页 第七章第七章 处罚、奖励规则处罚、奖励规则 第二十五条、有以下条款所述情况之一的，给予物料管理员记行政大过处分一次； 1）仓库管理混乱、货物乱丢乱放； 2）不按正常时限发放； 3）未建立物料进出库台帐： 4）库存出现较大亏损； 5）漏做运单登记、误做运单发放的。 第二十六条、有以下条款所述情况之一的，给予主管领导记行政大过处分一次 1）未建立物料进出库台帐； 2）无正当理由，无料可发的； 3）库存出现严重亏损。 第二十七条、平台总部及省区平台物料库存管理不善，发生火灾造成严重损失的，由 物料管理员和主管领导按 7：3 的比例承担所受损失。除赔偿经济损失外，给予物料管理员 调离仓管岗位或辞退处理。 第二十八条、受控物料的违规采购、发放、销售处罚细则及解决办法 1）私自印制有“亚风”字样与标识的物料，一经发现，除没收其违法所得，并处以 10000 元以上 30000 元以下罚款。 2）受控物料的违规使用、发放处罚 问题一、“5”字开头的运单，A 站点出货，系统扣 B 站点的费用。 解决方案： A、相关站点将扣费错误的提单号码统一报各区综合处物料管理员； B、平台总部综合部、各区综合处按所属权限分别进行物料发放修改与登记； C、平台总部结算中心、各区财务处按所属权限分别进行调账处理。 问题二、“2”字开头的运单发放不存在，无法录单。 解决方案： A、2010 年 10 月 20 日之前已经使用“2”字开头的运单出货，但实际上没有录单的站 点必须将“第一联总公司存联”转给各区综合处进行录单处理。 B、从即日起至 2010 年 10 月 31 日，站点必须将“2”字开头的运单统一退回各区综合 处换新提单。 C、从即日起至 2010 年 11 月 1 日期间，对于仍然使用“2”字开头的运单的站点，各 区综合处按每票 5 元的标准收取代录单费用。 D、从 2010 年 12 月 1 日起，严禁使用“2”字开头的运单，各区不再受理由此引起的 录单问题，同时追究相关责任人。 问题三、客户搬迁，运单从 A 站点区域，带到 B 站点区域使用，无法录单，或扣费错 误