《合同管理制度》word版.doc

合同管理制度第一章 总则第一条 为了加强公司合同的规范管理，严格审批程序，明确责任，维护公司利益，特制订本制度。第二条 本制度适用于公司各部门及下属各子分公司。第三条 本制度中的合同指发生经济行为的各类合同、协议，除另有说明，均为书面合同。包括：涉外合同、买卖合同（设备合同、物资采购合同等）、工程合同（设计合同、工程施工合同、工程设计合同、设备工艺安装合同、工程监理合同、文物勘探合同等）、租赁合同、借款合同、担保合同、技术开发和技术服务合同、土地征用合同（包括相关土地补偿协议）、燃气具代理销售协议及其他类型的合同、协议。第二章 职责与分工第四条 承办单位：是指具体办理合同的订立与执行的公司各单位。各承办单位应明确指定一名合同管理员，负责本单位的合同管理工作，并报总经理办公室法律顾问室备案，其主要职责是：（一） 根据公司年度计划和本单位业务开展情况，提供合同样本，报公司有关部门审查。（二）办理合同双方的签字、盖章手续，并将原件交有关部门。（三）按合同的内容和要求，履行本单位承办的合同。（四）各单位每季度第一个月初四个工作日内向总经理办公室法律顾问室报送本单位上一季度非格式合同的合同履行统计表和履行情况登记表（每份合同加附一份）。 第五条 总经理办公室法律顾问室是南阳郑燃燃气有限公司合同的归口管理部门，主要职责是：（一）负责组织宣传、学习贯彻与公司业务等相关的法律、法规和规章；（二）负责对合同专用章、合同示范文本、法人授权委托书的发放和管理； （三）负责各类合同的法律性审查工作；（四）制定合同订立的操作指导书；（五）负责合同的监督执行；（六）参与公司各类合同纠纷的调查与处理；（七）负责合同台帐管理；（八）对经双方签字盖章的合同原件归档、保存。第六条 专业审查部门（一）总经理办公室：对合同的法律性条款进行专业审查。（二）经营管理部：对合同的经济性条款进行专业审查（三）财务部：对合同的财务条款进行专业审查。（四）工程管理部：对涉及工程施工的合同进行专业审查。（五）安技部：对涉及生产设备专项技术、计量器具（技术）、信息设备（技术）的合同进行专业审查。（六）行政事务部：对涉及土地、房产的合同进行专业审查。第三章 合同的订立第七条 订立依据（一） 计划（预算）内合同：由各合同承办单位的主管领导依据公司年度综合计划、财务预算在合同审核单上签署意见。（二） 计划外合同：因特殊原因需订立计划外合同的，由各合同承办单位起草计划外项目审批报告，报总经理批准。第八条 合同方确定。依据招投标实施办法应通过招标确定合同方的，按招标程序进行，开标后三十日内必须订立正式合同，合同的内容应以标书中的规定为依据，若因特殊原因，在不低于标书中质量标准的前提下，为我方的利益可作适当调整，投标文件中的主要技术标准及预算清单作为合同附件；对非招标合同，承办单位或公司指定的单位和人员考察选择最佳合同方，应审查合同对方当事人的合同主体资格，包括工商注册登记、税务、资质、信用等相关证书资料，并确认其有效性，留存复印件备查。第九条 合同评审（一）金额在五万元以上的工程建设相关合同、内容较为特殊的重大合同或根据公司要求需要评审的合同，应当进行合同评审。（二）评审的主要内容包括：合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。合同的严密性。包括：条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否对等、具体、明确；文字表述是否准确无误。合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正履行时可能受到的经济损失。（三）合同评审的方式：（1） 对重大合同或内容较为特殊的合同，应由合同签订人员组织相关专业人员对其评审。其中工程建设合同应组织工程管理、预结算人员、技术人员、质量管理人员、合同管理人员、法律顾问、财务管理人员等相关人员对合同内容进行全面评审。合同评审应形成会审纪要，并由参会人员签字确认。（2）一般合同可采取相关专业人员审批的方式进行合同评审。（3）一般要求一个合同一次评审。常规合同可以选择具有代表性的合同组织一次评审并形成示范合同文本，其它同类性质的合同参照示范文本直接签订，不再另行评审。（4）合同主要条款确定后，由承办部门负责起草正式合同文本，附合同审核表交具有签订合同权限的人员签字。合同经双方签字、盖章后生效。（四）其它：按法律法规规定或合同约定必须办理公证手续的，由业务部门负责办理。按规定须经上级有关部门批准才能签订的合同须经批准后才能签订。合同需要洽商的，洽商的人员应草拟合同文本，制定洽商方式和洽商技巧。（五）合同原件具体份数按实际需要确定，但重大合同我方至少留存两份，合同主管部门一份、财务部门一份。第十条 合同形式：（一）书面合同，原则上，要求合同标的额两千元以上的应当书面形式订立合同。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般应采用正式的合同书形式。（二）口头合同，以现金当时结清的交易可以口头形式订立。第十一条 合同内容：首部一般包括合同编号；各方当事人的名称（或姓名）和住所；前言一般包括签约日期及签约地点等。合同正文一般包括标的；数量；质量；价款或者报酬；履行方式、地点和期限；违约责任；解决争议的方式等。尾部一般包括合同的份数；附件及效力；各方当事人签字、盖章；保证人（如果有保证人）签字或盖章等内容。订立工程施工合同应包括工程范围，建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，材料和设备供应责任，工程造价，拨款和结算，竣工验收，质量保修范围和质量保证期，双方相互协作等条款。 第十二条 格式合同：（一）由总经理办公室法律顾问室会同有关部门制作专用格式文本，根据实际需要不定期进行审查、修订。包括但不限于物资采购合同、管网工程施工合同、用户安装合同、供用气合同、燃气具销售代理协议等。（二）由对方当事人制作或提供的格式合同。第四章 合同审查第十三条 审查合同范围：格式文本合同和非格式文本合同。第十四条 审查程序：按照承办单位经办人、承办单位负责人（各部室的经理、分子公司经理）、承办单位主管领导、专业审查部门的顺序进行审核，并签属个人意见。（一） 简化格式合同审查程序，专业审查部门只需对变动部分、标的额进行审查。（二） 初步审查。承办单位负责人审查合同的基本事实。包括合同签订的真实性、必要性、价格合理性、条款内容完整性、合同履行目的确定性及合同主体适当性。签订的合同出现合同主体（对方）不当，合同事项不必要，价格不合理，无法履行等问题从而导致公司利益受损时，按照权责对等的原则，合同承办单位负责人承担合同审查不严的责任。第十五条 专业审查：（一） 各承办单位送审合同时，计划（预算）外项目合同应附有计划外项目审批报告，招标合同应附有中标通知书及中标价格等材料复印件，非招标合同应附有询价记录、工程预算书、合同方的工商注册登记、税务、资质、信用等证书资料复印件，特殊非招标合同，还应附有经签批的特殊非招标申请。（二） 合同的经济性条款报经营管理部进行审查，主要包括：合同是否列入年度综合计划，符合招标条件的是否招标，合同对方的资质是否符合要求、询价记录及价格的合理性等。（三） 合同的财务性条款报财务投资部进行审查，包括是否列入年 度财务预算，付款方式（票据、电汇、现金）可操作性、税务、金融等条款有效性、付款期限合理性等。（四） 合同的法律性条款报总经理办公室法律顾问室审查，主要针对合同主体资格的是否合法、合同内容是否符合法律、法规、政策，合同条款是否公平，合同权利义务表述是否具体明确，程序是否符合法律规定，违约责任界定是否清晰，文字表达是否严谨，尽量减少合同履行风险等。（五） 涉及生产设备专项技术、计量器具（技术）、信息设备（技术）的合同，报安全技术部进行技术审查；涉及工程施工的合同，报工程管理部进行审查；涉及燃气具销售代理的合同，报经营管理部进行审查；对涉及土地、房产的合同报行政事务部进行专业审查。（六） 上述部门审查时应提出修改完善意见，会同合同承办单位协商修改。第十六条 审查意见签批程序：（一） 按照审查程序实施签批，签批意见在专门设计的“签批单”上注明。（二） 各专业审查部门在确认合同承办单位已做出修改后，应逐页签字确认，并在“审核意见”栏中注明“同意”字样。（三）各级审查负责人不得越级提前签批意见。（四） 审查意见签署完整后，由公司法定代表人或其授权人签字，最后在总经理办公室法律顾问室加盖合同专用章成立。未执行签批程序的，持章部门不得盖章。（五） 合同内容中应显示共几页、第几页，每张应有审查人签字。第五章 合同用章及归档管理第十七条 用章管理：（一）合同意见签署完整，经公司法人代表或授权人签字后，总经理办公室法律顾问室对按照签批程序确认无异议的合同，加盖公司合同专用章及骑缝章，并进行用章登记。对确需加盖公司公章的合同，由总经理办公室按相关规定加盖公司公章。（二）公司对外所签订的合同统一使用合同专用章，任何人私自以公司公章或部门用章代替合同专用章、为空白合同加章，一经发现，对责任人按公司有关规定做出相应处理，并由其承担因此造成的一切责任。第十八条 归档整理及时限：（一）各承办单位向总经理办公室法律顾问室送合同原件时，对招标合同应附有中标通知书及中标价格等材料复印件。非招标合同应附有询价记录、工程预算书、合同方的工商注册登记、税务、资质、信用等证书资料复印件，特殊非招标合同，还应附有经签批的特殊非招标申请。加盖公司公章的合同应送交总经理办公室法律顾问室登记归档。（二）总经理办公室法律顾问室应准确、及时、完整登记合同台帐，每年对签订合同的履行情况进行统计、清查，履行完毕的合同按照归档时限上交档案室。(三)支出类合同应由对方先行签章，收入类合同可由我方先行签章。合同承办单位负责签章，合同对方在市区内的，经审批后在三个工作日内完成合同的双方的签字、盖章，并将签定的合同送至总经理办公室法律顾问室归档；在市区以外的，在十个工作日内完成合同双方的签字、盖章，并将签定完毕的合同送至总经理办公室法律顾问室归档，避免合同签订滞后于合同执行。第六章 格式合同管理第十九条 市区管网工程施工合同：该类合同指涉及燃气管网及配套设施建设的相关合同，包括对此类工程的监理合同、施工合同、工艺安装合同等。工程管理部负责该类合同内容的拟订、签订。第二十条 用户安装、供气合同：该类格式合同指公司直接与用户签订的工程安装合同和供气合同。市场开发部负责该类合同的拟订、客户服务部负责该类合同的签订。第二十一条 物资采购合同：该类格式合同由物资供应部负责，按照既定的采购计划进行合同的拟订、签订。第二十二条 燃气具销售代理合同：市场开发部负责该类合同的拟订、签订。对上述格式合同，总经理办公室法律顾问室按业务性质进行分类、编号并妥善保存合同格式文本；签订部门负责妥善保存原始资料并对部门格式合同进行编号管理，每月向总经理办公室法律顾问室报送格式合同履行情况统计表。合同审查部门，有权随时对任一合同提出询问，承办部门和负责部门应进行解释。根据生产经营实际需要，可增加相关格式合同。第七章 合同的变更、解除第二十三条 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，可经双方协商，重新达成书面协议。新协议未达成前，原合同仍然有效。公司收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。合同的变更或解除，应当采用书面形式（包括书信、电报），法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。第二十四条 存在下列情形之一的，公司可以单方解除合同：（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要职责、债务；（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；（四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目（五）法律规定的其他情形。上述解除合同的条款应当在合同中予以约定。第二十五条 公司任何人员不得擅自以公司名义变更或解除合同。若确须变更或解除时，由合同经办人查明原因，提出意见，经批准签订的领导审核后，提交总经理办公室法律顾问室审查并签发解除合同的函；若对方没有违约，应同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。第二十六条 合同变更必须由原合同起草部门负责更改，并按合同评审的要求重新组织合同变更评审，并办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同发放的范围相同。第二十七条 对方提出合同变更的，变更程序也应按第二十五条规定的程序执行。合同变更引起索赔的，合同变更必须与索赔同步进行，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更后合同一部分。第二十八条 对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止（包括停、缓建），必须及时办理中止手续，收集因中止合同给本公司带来经济损失的证据和资料，及时追究对方的责任。中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。合同的恢复与中止都必须通知总经理办公室法律顾问室。第二十九条 合同未履行完毕，但确定不再继续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。资料移交公司档案室保存。第八章 合同的履行第三十条 公司及所属各部门、子分公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。公司应建立合同履行情况台帐。第三十一条 特殊情况：抢险、工程施工中的特殊情况涉及到的经济行为可以先执行，后补签合同。补签时，承办部门负责人要在“签批单”中备注原因。第三十二条 按合同规定，须办理登记、备案及财产过户手续的，由承办单位在规定的期限内负责办理。第三十三条 合同签章之后进入履行程序仍未开始履行的合同，由承办部门五个工作日内作出书面说明，提交总经理办公室法律顾问室审查并提出处理意见。第三十四条 拖欠款项的催缴：未按合同约定及时给我公司付款的，承办部门应及时催款并将进展情况告知总经理办公室法律顾问室。对于应追讨款项，承办单位应及时进行追讨，并将进展情况告知总经理办公室法律顾问室。第三十五条 有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，合同经办人员应及时整理、妥善保管。在合同履行过程中，对公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。向对方当事人交付重要资料、发票及履行合同付款等应由对方当事人出具收条，公司原则上只按照合同对方当事人名称开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。第三十六条 在履行合同过程中，经办人员若发现并有确凿证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即终止履行，并及时书面上报总经理办公室法律顾问室处理，并将基本情况和法律顾问的处理意见一同上报公司领导：（一）经营状况严重恶化；(二) 转移财产，抽逃资金，以逃避债务；（三） 丧失商业信誉；（四） 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。第三十七条 债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认：在重大、复杂合同的履行过程中，经办人员应定期与对方对帐，确认双方债权债务；在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。第九章 经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼第三十八条 合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。第三十九条 合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理及公司总经理办公室法律顾问室，由部门经理和总经理办公室法律顾问室拟定处理意思，报总经理或副总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司总经理办公室法律顾问室。第四十条 公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及获知对方当事人准备或已经申请仲裁或提起诉讼的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司总经理办公室法律顾问室，由公司总经理办公室法律顾问室统一委托律师或其他专业人员办理。 第十章 考核与奖惩第四十一条 公司及其所属各部门、子分公司全体员工应当严格遵守公司合同管理的有关制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司总经理办公室法律顾问室负责制度执行情况的监督考核。第四十二条 对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，由总经理办公室法律顾问室提请公司予以奖励。 第四十三条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司应当依法向责任人员追偿损失：（一） 未经授权批准或超越职权签订合同；（二） 为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；（三） 应当签订书面合同而未签订书面合同。第四十四条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，酌情向有关人员追偿损失：（一） 因工作过失致使公司被诈骗；（二） 公司履行合同未经对方当事人确认；（三） 遗失重要证据；（四） 发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机或引发公司利益受损的；（五） 合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；（六） 未履行规定手续擅自在对方出具的确认书、索赔报告上签字而给公司造成损失的；（七） 其他违反公司相关制度的。第四十五条 公司员工在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。第十一章 报告与记录、附则第四十六条 本管理活动中生成的合同，合同审核单、计划外项目审批报告、特殊非招标申请、领导批示由公司档案室保存，任何人不得随意销毁或更改。第四十七条 本制度由总经理办公室法律顾问室负责解释和修订。附件1：合同审核单附件2：合同履行情况登记表（一份合同加附一份）附件3：合同履行统计表（季报）附件4：合同管理流程附件5：合同审批流程附件1：合同审核单合 同 审 核 单合同编号合同名称：合同对方当事人： 合同项目情况是否列入年度综合计划是否招投标是否列入年度财务预算合同价款合同承办单位： 经办人：承办单位负责人意见：承办单位主管领导意见： 审核部门审核意见合同审核部门经营管理部财务部总经办（法律顾问）工程管理部其它备注：1、此审核单附在合同首页作为合同原始资料的一部分，审核单意见不完整，法人代表或其授权人应拒绝在合同书上签字，持章部门拒绝盖章。2、涉及生产设备、计量设备（技术）、专项技术、信息设备（技术）的，由安全技术部签署意见；涉及土地房产的，由行政事务部签署意见；涉及工程施工的，由工程管理部签署意见。3、年度综合计划外且未列入年度财务预算的项目应附有计划外项目审批报告。4、招标项目应附有中标通知书及中标价格等材料复印件；非