金浩置业行政人事管理制度.doc

芜湖金浩置业有限公司行政人事管理制度编制: 日期： 复核： 日期 批准： 日期： 行政人事管理制度第一条 职责1、行政人事部是劳动人事的管理部门，负责本制度的制定、修改、实施等工作。负责行政办公、采购、接待、会议、人力资源等管理工作。2、本制度适用公司全体员工。第二条 人事管理一、员工招聘1、公司机构及职位设置、人员定编及定岗，由总经理办公会讨论，报董事会批准；公司各部门岗位职责和岗位要求由部门经理提出，总经理办公会讨论决定。2、招聘和录用原则：依法办事、符合程序、符合条件、择优录用。3、招聘方式：内部应聘、员工推荐和公开招聘。4、招聘程序： 根据公司组织架构与员工编制的计划或空缺，由用人部门填写（附件一）人员需求申请表报行政人事部，经人事分管副总经理审核，报总经理审批，由行政人事部发布招聘信息。若超过编制补充人员，需由公司总经理办公会审议后，报董事会批准。 应聘者填写应聘登记表，交验身份证、毕业证、技术职称证书、介绍担保书（视情形决定）原件及其他所需证件的原件，并提供复印件。 应聘人员原有工作单位的，需出具现在与原单位保留何种关系（离职、终止、解除劳动合同等）的证明材料。 根据应聘人员提供的材料，由行政人事部和用人部门按任职条件进行初选，经分管副总经理，报总经理或董事长审批（根据授权权限）。 招聘年龄基础条件：为建设富有活动的年轻团队，公司的招聘基础年龄如下： 总经理级别：45周岁以下； 高层管理人员：40周岁以下；（副总、总监、总助级别） 中层管理人员：35周岁以下；（部门正职、部门副职） 基层管理人员：30周岁以下。（主管、助理及专员岗位） 以上年龄要求作为招聘筛选应聘人员的基础原则，非唯一标准，特殊骨干人才、特别优秀的人才可适当放宽1-2岁。 5、考核方法 笔试：根据岗位的需要可确定笔试，由行政人事部会同有关部门拟定试题，并根据笔试成绩确定参加面试的人员。 面试：由用人部门和行政人事部门共同参与进行。按应聘人员登记表表（附件二），面试评估表（附件三）逐项填写评估意见，重要职位由总经理、董事长面试。 体检：被录用的人员按要求到指定医院参加体检，不参加体检者取消录用资格。凡体检不合者将视做不符合条件而不能录用。 录用：经分管副总经理和总经理（根据授权权限）或董事长批准（附件四）录用审批表，由行政人事部发临时聘用通知书。6、试用期 聘用人员被录用后必须经过试用期，基层员工试用期不少于2个月，中层员工试用期不少于3个月，高管试用期不少于6个月，以签发通知书之日起开始计算。 在试用期内员工若要求辞职，应提前一周以书面形式报告部门经理，经行政人事部、分管副总经理审核，报总经理批准后办理手续后，方可离开。试用期间或试用期满，经考核不符合条件的人员，用人部门随时提出终止使用合同。7、签订劳动合同 员工试用期满后，填写转正申请表（附件五），由所在部门提出考核意见。考核合格的员工，与公司签订劳动合同，期限为一般为1-3年（其中包括试用期）。 基层员工劳动合同签定由总经理审批后授权行政人事部经理代表公司与其签订；中层员工劳动合同由总经理与其签订；高管人员由董事会审批后由董事长代表公司与其签订劳动合同。 员工劳动合同期满前一个月，公司和员工有一方提出不再续签劳动合同，双方可终止或解除劳动关系，如双方协商同意，可续签劳动合同。 已签订劳动合同的员工，若要求辞职，应提前一个月向所在部门提出并填写员工辞职申请表（附件六），经行政人事部、分管副总经理审核，经总经理或董事长批准，办完工作交接手续后，审批完员工离职交接单（附件七）方可办理离职手续。二、 档案管理员工一经录用，由行政人事部门为其建立个人档案，在员工离职时档案将由公司行政人事部封存保管，员工不得由任何理由取加档案。员工档案包括如下内容：1、员工基本情况履历表、应聘登记表、招聘考核记录、转正申请表、体检表、劳动合同等。2、身份证、毕业证、技术职称证及各类培训合格证件的复印件。3、考核表，职务任免及内部调动通知单，内部奖惩文件，试用期考核意见，报到证明和其他需要存档的文件。三、 岗位变动员工在公司的岗位变动，由用人部门经理向其分管副总提出用人申请，征得原部门经理和分管副总同意后，填写岗位变动申请表（附件八），报总经理批准，由行政人事部下员工岗位调动通知单（附件九），员工凭员工岗位调动通知单到新部门报到。四、员工培训1、根据公司对员工素质的要求，由行政人事部会同有关部门制定年度培训方案及计划，报总经理批准后实施。2、员工调至新岗位，要接受岗前培训，经培训考试合格后，方可上岗。3、员工必须参加公司安排的各种培训，相关培训的所有资料，全部存入个人档案，作为职务聘任、岗位晋升、薪资调整的重要考核依据。五、新员工引导1、规范管理处新员工入职引导工作，保证新员工在较短时间内熟悉公司基本情况、各项规章制度等，尽快融入团队，迅速适应岗位工作，公司对新员工入职引导分为公共引导部分、岗位专业引导部分、生活引导三部分。（1）公共引导部分内容: a、公司的组织架构。b、部门的组织架构及基本情况。c、公司基本情况介绍及相关岗位联系人。d、公司各部门基本工作流程。e、上班考勤及请假制度。f、公司及部门的各类费用及相关可享受福利介绍。g、本部门管理制度和规定。h、本岗位说明书。i、员工手册。（2）专业引导部分内容: a、本岗位主要工作内容，相关联系人；b、本岗位应知应会；c、本部门、本岗位常用的文件、表格。d、本岗位的岗位礼仪。e、本岗位突发事件，应急事故的处理技巧等。f、本岗位典型案例学习。g、本岗位其他重要管理制度。（3）生活引导部分内容: a向新职员的到来表示欢迎。b对部门领导和同事的介绍。c对职员服装、物品领取及相关规定的介绍。d对宿舍、食堂及与生活相关的设施安排与介绍。e对职员业余文体活动、相关设施设备的介绍。f对外地新职员可简介芜湖情况、住处与单位的乘车路线情况、公交卡的办理等。g员工之间的内部关系。h服务意识、服务心态、沟通技巧引导。六、考核（一）考核分为试用期考核、常规绩效考核（年度）。（二）试用期考核作为正式聘用的依据，常规考核作为奖惩、培训、辞退及调整岗位、薪金的依据。（三）年度绩效考核。作为员工聘用和解雇、薪酬调整、职位和岗位调整、培训优化的重要依据，具体实施办法另行制定。七、离职1、辞职员工须办理员工离职手续，经本部门、行政人事部、分管副总经理审核后，报总经理或董事长批准，由部门查核清退公物，送交行政人事部复核签准，最后到财务部核计薪资事项。2、辞退（除名）员工手续一律由行政人事部办理，部门填写员工解聘申请表（附表十）经行政人事部、分管副总经理审核后，报总经理批准，员工凭员工解聘通知书（附表十一）经部门查核清退公物，送交行政人事部复核签准，最后到财务部核计薪资事项。八、续签合同员工在合同到期前一个月填写续签合同申请表（附件十二），经本部门、行政人事部、分管副总经理审核后，报总经理或董事长批准，方可续签合同。九、员工考勤（一）、 工作时间1、公司员工每周工作五天，周六、日休息，必要时自觉加班；2、夏秋季：5月1日至9月30日，上午8：3012：00，下午13：3018：00；冬春季：10月1日至次年4月30日，上午8：3012：00，下午13：3017：30；3、如有调整，按调整后的作息时间执行。（二）指纹考勤1、指纹考勤：员工每天上班、下班指纹考勤（门禁指纹的第一次记录为上班时间，最后一次记录为下班时间）。员工应于每个工作日上午上班和下午下班时各刷指纹一次，作为上班到岗和下班离岗的时间记录。如因公外出及其他特殊情况当天未能按时刷卡，需于返岗后次日前到行政人事部填报未考勤说明（附件十三）经部门经理签字后报行政人事部备案，否则视为旷工。刷指纹时间：5月1日至9月30日：早上上班8：30（含）之前；下午下班：18：00（含）之后；10月1日至次年4月30日：早上上班8：30（含）之前；下午下班：17：30（含）之后。若时间调整，按调整后的时间来记录考勤。2、一个月内迟到、早退一次给予口头警告；迟到、早退二次给予书面警告；迟到、早退三次给予记过一次，取消当年评优资格；迟到、早退三次以上取消其当年加薪、升职、奖金分配资格。3、因个人主观原因上下班忘刷指纹考勤按迟到、早退处理。如直接上级领导证明其确已出勤，由直接上级领导在未考勤说明签字后报行政人事部备案，可视为出勤。4、特殊情况外出办事可不需刷指纹，但必须事先向其直接上级报告，由直接上级领导在未考勤说明签字后报行政人事部备案，可视为出勤。5、中层管理人员及基层员工在上班时间内因公外出办事时，需向直接上级请示，说明外出原因、目的地和时间，经直接上级同意后方可外出。6、高层管理人员、营销策划部销售岗位、开发工程部开发岗位不参加日常考勤。（三）旷工1、正常工作日无故缺勤或未经批准休假者将被视为旷工；一般员工考勤以指纹考勤为准，若无考勤、请假记录则按旷工处理；2、无故旷工一天（含）以上者记过一次；无故旷工二天（含）以上者记大过一次；对一个月无故旷工累计达三天（含）以上的员工作自动辞职处理，公司不承担任何责任；3、旷工期间薪资按双倍扣除。（四）出差1、员工出差前必须填写附件十五出差审批单，经部门经理及分管副总经理批准后，将出差审批单交行政人事部备案，方可出差。（详细以出差管理办法为准）（五）加班1、如工作需要，在公司正常工作时间以外而工作的视为加班，加班以每1小时为计算单位，以出勤指纹考勤时间为准；冬春季从18：00以后开始计算，夏秋季：19：00以后开始计算；2、员工加班前必须填写附件十六加班申请单，经部门经理审核后，由分管副总经理批准后交行政人事部备案，否则不予计算加班；3、员工加班后可选择在当月调休，不愿调休的人员予以发放加班费，不定时工作制的人员一律不支付加班费。加班费按国家有关规定执行；4、员工在非正常上班时间参加公司（或外单位）召开的会议、活动等事宜，不按加班计算。（六）调休1、员工加班后可在当月申请调休； 2、员工调休不可一次连续三天（不含）以上；3、不愿调休或当月来不及调休的人员予以发放加班费；4、员工申请调休，应不影响业务工作，填写附件十七假期申请单，调休人员提前一天将调休单按审批权限审批后交到行政人事部备案。（七）事假1、员工如遇特别事情必须请假时，公司可酌情批予事假。请假时间以指纹考勤为准，未满半天按半天计算；2、事假必须提前请准，填写附件十七假期申请单，因紧急情况不能事前核准时，必须以电话形式报请直接上级核准，事后补填请假单；3、员工事假1天（含）以内由部门经理批准并报行政人事部备案，1天以上2天（含）之内须经部门经理初审，分管副总经理批准后向行政人事部备案；请事假3天（含）以上须经部门经理、分管副总经理初审，总经理批准后交行政人事部备案（本办法所列其他请假事宜申请流程与此类同）；4、部门经理所有请假均须在安排好工作，经上级批准后方可离开工作岗位，并报行政人事部备案；5、事假原则上一次不得超过三天，一年请事假天数总计不得超过20天，但芜湖市外员工春节回家探亲可酌情批准连续5个工作日的事假；6、若员工未请假而缺勤，则按旷工处理，连续旷工超过3天，或一年旷工累计超过7天者，作除名处理，公司不负责其他一切善后事宜；7、因参加社会公益活动需请假的，经总经理批准后给予公假，薪金照发。（八） 病假1、员工因病不能上班的，可请病假，填写附件十七假期申请单。若不能事先请假，但必须在上班前告知部门负责人或行政人事部，并在回公司上班当天补办请假单，同时提供医院的就诊证明；2、 因病情加重需要续假或因突然生病本人无法请假的，可由他人代请假或用其他方式请假；3、 因一般疾病请病假，病假全年不得超过二十天，因疾病住院时请病假不得超过三十天。（九）婚假1、员工申请婚假凭结婚证可享有3天婚假；2、婚假有效期为领证后的三个月内，如特殊情况需总经理审批。（十）产假1、女性员工分娩，享受98天产假及生育津贴； 2、休产假期间社保生育基金不足岗位工资的，公司予以补足；3、男性员工可享受三天看护假。（十一） 丧假1、直系亲属（父母、配偶、子女、配偶之父母）去世，公司将给予3天丧假；2、祖父母、兄弟姐妹去世,公司将给予1天丧假；3、逾期可申请以事假充抵。（十二）工伤假 1、员工在工作期间因工受伤，以有关劳动部门鉴定的结果为依据；2、因工伤需治疗、休养，或因工致残或死亡待遇按国家有关规定执行；3、属本人责任事故造成受伤的，按病假处理。（十三） 法定节假日与年休假1、法定假日：员工每年享有法定节假日11天，其中元旦1天，春节3天，清明节1天，劳动节1天，端午节1天，中秋节1天，国庆节3天；“三八”节女员工放假半天。2、年休假：a、员工试用期结束并转正后方可享受年休假，年休假使用按相关国家政策执行。员工合同期未满离职，则公司有权扣回相应年休假期间发放的工资和补贴；b、员工申请年休假，应不影响业务工作。三天以内的年休假经部门经理审核，报分管副总经理批准后方可休假，三天（含）以上的年休假，经部门经理、分管副总经理审核，总经理批准后方可休假，年休以天为单位，不足一天按一天计算；c、因工作需要不能休假者，经公司确认，按国家有关规定给予年休补贴；d、有以下情况的员工不享受年休假：a、职工请事假累计20天以上的；b、累计工作满1年不满10年的职工，请病假累计2个月以上的。（十四） 请假人员如有必要应将经办事务交于相关人员代理，并在请假单上注明。（十五） 员工假期已满或虽续假尚未核准而不到职者，除确因生病或发生不可抗力事项外（需提供有效书面证明），均以旷工论处。（十六）婚假、年休假须提前一周书面申请，带薪假只适用于正式员工。（十七）考勤统计1、 考勤按月统计，员工应于每月底将 考勤单据交于行政人事部，用于调整考勤机数据，从而得出该员工真实考勤结果。2、 行政人事部每月最后一个工作日应登录专用软件“考勤管理”填写员工考勤记录，编制附件十八月考勤明细表，财务部根据行政人事部的“考勤管理”数据扣发薪水。（十八）考勤情况列入员工年度考核指标。十、薪酬（一）工资、福利、补贴、奖金、提成1、工资：工资是指每月定期发放的基本工资、岗位工资（岗位工资：员工在岗状态下发放）、年功工资（入职每满一年享受年功工资100元/月）。公司将根据员工的职务、资历、学历、业务技能等因素确定每个员工的工资标准。2、福利：（1）节日补贴：三八妇女节，女性职员每人200元或等值有价证券。端午节、中秋节每人发放200元或等值有价证券。（2）公司每年安排一次集体旅游活动，具体时间、地点在征求员工意见后确定。（3）公司根据行业特点每年适时安排内部、外部培训。（4）员工生日当天公司增送200元生日蛋糕券。（5）公司每年安排一次员工体检，让员工及时了解自身健康状况。3、津贴：（1）通讯补贴（需加入公司虚拟网后才能享受）：高层管理人员每月补贴300元。中层业务管理人员（开发、工程、成本合约、营销、设计）每月补贴200元。中层非业务管理人员（行政人事、财务）每月补贴150元。基层（业务）人员（同上）每月补贴100元。基层（非业务）人员（同上）每月补贴50元。公司员工需加入公司虚拟网后才能享受通讯补贴。（2）伙食补贴：每人每月补贴200元。（3）班车交通补贴：上下班因线路问题无法乘坐公司班车的员工，享受每月60元的班车交通补贴。（4）职业资格/职称补贴：员工入职后利用业余时间参加国际或国家认可的职业(执业)资格证书考试, 种类主要包括:会计师、金融分析师、资产(项目)评估师、人力资源管理师、结构师、建筑师、建造师、造价师等,以及其他国际或国家认可的与公司行业、经营相关的资格证书。成绩达到规定标准，并获得国际或国家承认的资格证书的。员工参加职业教育、职业(执业)资格证书考试，需本人（试用期合格满）填写（附件十九）员工自学奖励申请表，报批后交行政人事部备案。a)奖励标准：序号级 别补贴金额（元/月）服务协议期限备 注国家注册职业职称1二级中级30024个月员工提交证书备案件当月开始享受2一级高级50036个月b)员工获得自学成才奖励补贴后应安心在公司工作,并与公司签定两年以上的服务协议。自获得奖励补贴之日起,有下列情形的,须全额退回已补贴金额。i. 员工因个人原因自愿辞职,但未完成规定服务年限的；ii. 提供虚假职业(执业)资格证书的。4、奖金：（1）年度奖金：年度奖金按公司年度效益经董事会通过后发放，根据员工综合考核情况来分配。（2）金点子奖：员工合理化建议（需要书面）被公司采纳，将视其实际情况给予奖金，也作为员工加薪、升迁及奖金发放的依据。（3）人才推荐奖：员工推荐合适人才到公司工作，公司将根据人才级别、能力等因素给予奖金（行政人事部人员除外）。5、员工工资扣除项目：个人所得税、缺勤（事假、病假、旷工等）、借款（备用金除外）、保险个人承担部分、罚款、其它应扣款项。6、员工保险费：按国家和芜湖市有关规定执行。7、项目节点奖励：根据公司的总体开发目标，以项目节点及管理目标为考核基础，按项目开发过程，分别在项目开工、项目融资、项目开盘、项目竣工等几个关键节点，综合考核项目的进度管理、质量管理、成本管理、营销管理、安全管理等方面，分阶段进行激励奖金的提取和分配。（二）工资标准确定1、员工工资标准：公司在员工入职前根据“本办法第二条第一款”确定其工资标准。2、日工资按月工资除以21.75天计算，小时工资按月工资除以174小时计算。3、员工试用期的工资按工资的80%-90%计发（根据员工个人工作能力，适应本岗位熟练程度浮动），试用考核合格，符合转正条件者，应办理转正手续。4、员工工资确定由行政人事部填写录用审批表，经行政人事部经理审核，总经理批准，员工本人签字确认。5、对于公司急需的特殊人才，员工试用期工资可突破以上述规定标准，适当上浮，需由行政人事部在录用审批表（附件四）上写明申请的工资标准及理由，报总经理/董事会批准确定。（三）工资调整1、员工工资调整分为下列三种方式：（1）公司直接予以调整。（2）部门经理提出申请。（3）本人提出申请。2、年度内有旷工、记过、记大过等记录者公司不接受申请工资调整。3、员工工资调整由员工本人填写（附件十九）调薪申请表经逐级审批后由行政人事部初审，经分管副总审核、行政人事分管副总审核、总经理审核，董事长批准后，员工本人签字确认。4、员工工资调整申请时间为每年的6月、12月份。因岗位调整或公司领导主动调薪的不受时间限制。5、公司如对员工工资标准予以普调，由公司统一确定，行政人事部发文公告。普调将参照下列因素予以确定。（1）员工的工作表现与考核情况。（2）公司的经济效益。（3）当地的物价指数。（3）同行业工资水平。四、工资发放1、员工每月工资发放时间为次月的15日（遇节假日顺延）。2、行政人事部每月将员工电子工资条发送到员工电子邮箱，以便员工查阅。第三条 行政管理一、采购管理1、 采购的范围：公司的办公设备、工具和固定资产、办公用品等。2、 采购负责部门为行政人事部，带有专业性的物品由申请部门负责，行政人事部协助采购。3、 采购原则1) 廉洁自律，严守工作纪律，不接受供应商礼金、礼品和宴请；2) 严格遵守采购规范流程，按流程办事；3) 能及时按质按量地采购到所需物品；4) 严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；5) 加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；6) 认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进供应商服务水平的建议；7) 在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；8) 采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商。4、 采购方式及流程1、请购：各部门工作人员依部门需求、参酌库存情况向部门经理提出申请，由部门经理统一填写（附件二十）采购申请单，并注明物品名称、数量、预计金额提交行政人事部，经行政人事部、分管副总/总监审核，总经理审批方可执行采购。紧急请购时，由请购部门于采购申请单上加注“紧急采购”。2、采购a、普通办公用品采购：由行政人员办理。b、重要物品采购：行政人事部经理或总经理可直接与供应商议价，筛选出可靠供应商后，由行政人员执行采购。c、专业性物品的采购由申请部门负责采购、议价，行政人事部协助。d、货物检验：行政人事部对采购货物进行验收后登记入库。3、采购作业方式除一般采购作业方式外，行政人事部可依据采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：a、集中计划采购：凡具有共同性的物品，须以集中计划办理采购较为有利者，可通知各请购部门依计划提出请购，行政人事部定期集中办理采购。b、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的物品，行政人事部应事先筛选供应商，货比三家，议定长期供应价格，呈报总经理核准后依需要进行采购。二、 保密管理1. 公司秘密包括下列秘密事项：1) 公司重大决策中的秘密事项。2) 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3) 公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4) 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。5) 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。6) 公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。7) 其他经公司确定应当保密的事项。8) 一般性决定、决议、通告、通知、行政人事部管理资料等内部文件不属于保密范围。2. 对于公司保密文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：1) 未经总经理批准，不得复制和摘抄；2) 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；3) 在档案柜中保存。3. 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。4. 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：1) 择具备保密条件的会议场所；2) 根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3) 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。4) 确定会议内容是否传达及传达范围。5. 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。6. 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理；总经理接到报告，应立即做出处理。7. 本制度规定的泄密是指下列行为之一：1) 使公司秘密被不应知悉者知悉的；2) 使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。8、 泄露公司秘密，但未使公司蒙受经济损失的行为，公司将给予警告。连续2次，给予处分，连续3次，予以辞退。9、泄露公司秘密，使公司蒙受经济损失、名誉损害，公司将根据损失情况，追究泄露者的经济责任，给予除名。情节严重者，依法追究其法律责任。三、 公文管理1. 公文种类主要有：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决定、决议、函、会议纪要。2. 公文格式包括：标题、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。1) 公文用纸一律用a4纸。2) 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。 3) 文字一律从左至右横写横排。4) 行文的字号。统一采用3号仿宋体字，文中如有小标题，采用3号黑体字。公文标题用小2号宋体字5) 对内公文：金浩字xxxx*号。xxxx为发文年，*为公司收(发)文流水号。 对外公文：金浩政字xxxx*号。xxxx为发文年，*为公司收(发)文流水号。6) 发文时间，以领导签发日期为准。7) 主题词。主题词务必引用国务院公文主题词表中的词目，并按发文单位、公文内容、文种的顺序排列，一般为3-5各个，最多不超过7个；如表中没有的词目，须加六角号“”括号入。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后表全角冒号；词目用小3号宋体字；词目之间空1汉字。如“主题词：集团 公文 规定 通知”。8) 抄送单位。公文如有抄送单位，在主题词下l行的黑色反线下，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如“抄送：集团公司领导，集团公司各部室。”3. 内部行文，可按问题的种类和性质，用部门名义行文。各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。4. 按照分级管理原则，公司文件原则上只发到各部门。5. 发文处理：一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。6. 草拟公文的要求：1) 公文要写明发文部门、公文编号、标题和发文时间。2) 数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。3) 不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。7. 公文审核：公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门经理审核后送行政人事部核稿。对外公文由行政人事部起草并签批流程。8. 公文办理完毕后，由行政人事部及时整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。四、 办公设备管理1. 公司员工不得侵占、损坏办公设备，必须爱护公司办公财产。2. 行政人事部对所有办公用品进行登记并建立办公用品使用登记表。3. 公司办公设备包括：桌椅、电脑、复印机、打印机、传真机、电话等。4. 节约用电，电脑、复印机、打印机、饮水机下班后必须切断电源。5. 电脑关机必须按程序正常关机，严禁非法操作；严禁私自搬移电脑；严禁使用未经检测的电脑软盘和光盘。6. 公司办公电脑全部设立密码，防止信息泄露。7. 各部门添加设备需由用人部门经理填写采购申请单，经总经理审批。办公设备的购买由行政人事部进行。8. 行政人事部定期对办公设备、办公桌椅进行检测与维修。9. 员工离职时，必须向行政人事部做好办公设备移交工作。10. 打印文件之前进行预览，避免打印错误浪费纸张，尽量双面打印，非正式文件使用旧纸张打印。11. 办公、防暑降温用品根据需要领用，办公用具爱惜使用，避免损坏延长使用日期。12. 各种电器设备要做到人走机停，随手关灯，及时切断电源。13. 洗手记得关闭水龙头，发现有损坏的水阀要及时维修，避免浪费。14. 违反上述条款而造成的损失，由相关人员根据物品具体损失情况赔偿。五、 报刊、邮件收发管理1. 公司报刊、外来邮件、外发公文、信件由前台文员负责收发。2. 外发信件要求：各部门因公需外发信件，经办人员封填完毕后送到行政人事部，由前台文员负责及时寄发，一次性邮寄大批量的信件由邮寄部门负责，行政人事部协助。3. 外来信件管理1) 外来信件一律经前台文员签收分发。2) 不论公私邮件前台文员应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误。4. 报刊订购与收发 1) 报刊的订购：订购时间为下半年。由行政人事部负责。2) 报刊收发：前台文员每天对邮局送来的报刊应分类清点，发现有差错应及时要求补缺退余。六、 电话管理1. 公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，员工不可用公司电话拨打信息台及各类充值信息，违者每次给予警告处罚，所产生的费用由本人承担。2. 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。3. 公司员工接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，作好接听记录，以防信息流失。4. 前台文员接听外线电话的标准用语为：您好，金浩置业，其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。5. 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。各部门因工作需要开通国内长途电话的，只可拔打与工作相关的电话。6. 员工不经同意即私挂国内长途电话，每次给予警告处罚，所产生的通话费用由本人承担，屡教不改的，视情节给予记过或扣发奖金，直至辞退处理。7. 公司员工在使用电话时必须在所指定的电话机上拔打。严禁盗用别人电话，一经发现，给予警告处罚。七、 着装管理1. 员工着装规范的原则是：端庄、大方、整洁、得体，便于工作；营销策划部人员与销售人员穿着统一工作服。工作服折旧使用年限为一年，员工未满一年离职的，需按日期扣除折旧费。2. 公司推荐男性员工的着装要求为：深色西装、浅色衬衫、领带、深色袜子、皮鞋；夏令时节着深色西装、浅色衬衫系领带。3. 公司推荐女性员工的着装要求为：西装套裙（裤）、职业套装等，穿套裙时配肤色丝袜、皮鞋。4. 正常工作时间内禁止穿戴以下服饰：1) 不得穿着背心、迷彩装、超短裙、超短裤、露脐（背）装等服装。2) 不得穿拖鞋及露趾鞋等；3) 不得戴帽，不得挽起或敞开袖口，不得卷裤脚；4) 在工作时间里要着装整洁。女性员工不宜浓妆艳抹。员工染发、留指甲、抹香水、佩戴饰品应当与职业身份相吻合。八、 卫生管理1. 卫生要求：办公桌面摆放整齐，无灰尘、废弃物，及时倒放垃圾，地面干净，墙壁无涂抹色。公共区域地面保持清洁，走道无灰尘。2. 各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发生臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。3. 公司内严禁随地吐痰，及一切不雅、有损形象的行为。4. 公司的公共场所（走廊、董事长室、总经理室、会议室等），由行政人事部指定专人负责打扫，员工个人办公区域自己负责，部门经理配合行政人事部执行及监督。5. 垃圾、污物、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于所规定的场所或箱内，不得任意乱倒堆积。6. 行政人事部每天随时进行卫生检查，不合格者可给予警告并限期整改，在期限内没有完成的，可视其轻重给予处罚，各部门经理协助执行。九、 会议管理1. 公司会议制度本着精减、有效、节俭原则运行。2. 会议分类：1) 股东大会：每年一次，每年度结束后的第一个季度召开；主要内容为：审议批准董事会、监事会的报告；审议批准公司的年度预算、决算方案；审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案等事项。2) 董事会：根据公司具体事务不定期召开，但原则上应一季度一次；主要内容为：审议公司投资项目；决定公司内部管理机构的设置；决定公司高级管理人员的任命和报酬事宜；制定公司公司年度预算方案、决算方案；制定公司利润分配方案和弥补亏损方案等事项。3) 董事长办公会议：参加对象为公司董事长、总部分管副总（视情况）、总经理、各分管副总（总监）以及要求列席的其他人员。每月上旬召开一次，时间控制在2小时以内；4) 总经理办公会议：参加对象为公司总经理、各分管副总（总监）、部门负责人以及要求列席的其他人员；每周召开一次，时间控制在2小时以内；会议纪要当日报总部备案。5) 部门会议：各部门根据工作需要，视情况召开。6) 专题会议：根据工作需要针对某一项工作专题召开。7) 员工大会：每年一次，每年度结束次月召开；主要内容为：各部门经理做部门工作总结和计划；总经理做全公司工作、经营情况总结及下达下一年任务和工作方向；员工发言、提问；表彰、嘉奖先进集体和个人。3. 会前准备1) 股东大会、董事会由董事会秘书负责组织。2) 董事长办公会议、总经理月度办公会议、员工大会由行政人事部负责组织，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员，并作好会议通知。3) 部门会议由召开部门负责相关的事宜。4) 专题会议：根据会议的内容、规模、重要程度，由总经理指定人员或部门负责组织。 4. 在会议进行中要做好记录。记录方式主要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。5. 会议结束后，与会发言人员应及时（一个工作日内）将发言稿（电子版）提交给记录人员，记录人员应尽快整理出结论并交给全体与会人员表决确认。达成的决议应及时分发到与会人员处。此程序要在二个工作日内完成。6. 会议纪律1) 参加会议人员须按会议通知时间准时到达会场，不得迟到、早退及中途离席。2) 会议期间，一切通讯工具处于关闭或震动状态，不得随便走动，不得交头接耳，不得打瞌睡，不得做与会议无关的其他事宜，不得抽烟。 7. 会议禁忌事项：1、发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以5分钟为限) ，不要尽谈些期待性的预测。2、不可从头到尾沉默到底，不可打断他人的发言。3、不可取用不正确的资料。4、不可做人身攻击，不可对发言者吹毛求疵。8. 与会者必须在决议公布后尽快对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。由行政人事部进行总监督。 十、 计算机使用管理1. 硬件管理1) 公司根据每位员工的工作需要，为每位在职员工配备相应的电脑设备。新员工入职时，由所在部门的部门经理提出申请，由行政人事部统一配备。老员工申请增加或升级电脑设备时，由本人向所在部门的部门经理提出申请，经公司领导审批批准后，由行政人事部统一配备。2) 员工对自己申领的计算机设备妥善管理，受护使用。对由部门公用设备，如投影仪，打印机等，要求部门经理指定专人对设备进行管理使用。3) 对于由员工及部门申领的各类设备实行责任人制，直接使用人为第一责任人，部门经理为第二责任人，如果发现并查实是因为人为原因造成硬件的损坏或丢失的，由责任人根据损失额度的大小按比例赔偿。4) 行政人事部负责对各类设备进行保养及维修，其它员工不得私自拆卸或加装任何电脑设备，一经发现，每次处以书面警告，二次以上按违纪解除劳动合同。2. 软件管理1) 行政人事部负责对公司内所有电脑加装各类软件，包括oa系统等，员工如有特殊需求，需报部门经理及公司领导审批批准后，由行政人事部统一负责安装，员工不得私自安装程序。2) 为确保公司互联网畅通，员工禁止在互联网主机上使用bt、迅雷、风行等下载软件进行下载或在公司的电脑系统上加装游戏。3) 为工作需要，公司允许员工加装qq及msn聊天工具，但不允许加装其它任何聊天工具，包括淘宝旺旺等。上班时间，不允许通过qq及msn进行私人聊天。4) 为工作需要，公司允许员工加装股票行情软件。但不允许员工在上班时间进行炒股。十一、 印章管理1. 总则1) 印章对象：本制度中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书、合同、协议、委托书、证明文件、公函等与公司权利义务有关的文件上，因工作需要而使用的印章，具体包括：公司公章、公司合同章、财务章、法定代表人章、发票专用章。 2) 印章的管理部门：行政人事部（公司公章、公司合同章、法定代表人章）、财务部（财务章、发票专用章）。2. 印章使用管理细则(一) 印章的使用审批权限1、文件发放、通知、员工个人情况证明、授权书、委托书、对外申请报告、公司证件（如：营业执照、税务登记证等）的复印件等加盖公章，需经总经理审批。2、外联文件（通知类、报告类、非承担担保经济责任类）加盖公章的由主管副总审批，外联文件（涉及财务类、承担担保经济责任类）加盖公章的由总经理审批。3、办理公司固定电话业务、社保手续加盖公章的由行政人事部经理审批。4、对外投资业务合同须董事会审批后盖章。 5、对与公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府、行政、税务、金融等机构的行文必须经董事长或总经理审批后方可办理盖章手续。6、公司财务章由财务部经理保管；法定代表人章由行政人事部保管，发票专用章由出纳保管使用；财务章、法定代表人章根据董事会授权由董事长或总经理审批使用。7、涉及重大合同需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审查后，报董事长或总经理审批。8、基层员工劳动合同签定由总经理审批后由行政人事部经理代表公司与其签订；中层员工劳动合同签定由总经理审批后盖章；高层员工由由董事会审批后由董事长代表公司与其签订劳动合同。9、没有按正常程序报批的，鉴印人有权拒绝。如签批人不在公司，需申请人联系签批人电话或手机短信授权，回来再办补签手续。(二) 印章保管人既要提供优质服务，又要坚持原则，认真负责，按规定用印。妥善保管印章，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。因保管不善或未经批准擅自用印造成不良后果的，印章保管人员应负全部责任。 (三) 公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，或特殊情况，经总经理批准，申请人标明借用时间并签字后确认后，方可外借使用，且用后应及时归还，印章管理人要做好归还情况的登记记录。(四) 用印方法1) 公司印章应盖在文件正面，使用时做到“骑年压月”。2) 盖印文件多页时，有必要盖“骑缝章”。3) 盖公司印章除特殊要求外，一律用朱红印泥。(五) 印章遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。(六) 违反本制度的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以处分，偷用、盗用印章造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。十二、 出差管理1. 审批程序和权限1) 公司员工出差，应填写出差审批单，写明出差日程、出差目的地及出差事由等，并按以下权限审批：a) 基层人员出差，经部门经理审核，分管副总经理批准，报行政人事部备案，b) 部门经理出差，经分管副总经理批准，报行政人事部备案。c) 副总经理出差经总经理批准，报行政人事部备案。d) 总经理出差经董事长批准，报行政人事部备案。2) 出差者时限由上级领导予以核定。因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以电话方式请示，出差回来后三天内补办手续。3) 除公司高层管理人员外其他员工出差前应到行政人事部办理备案手续，返回后及时报到。4) 出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请上级主管审核批准；因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知上级主管并在出差结束后提供相关证明。出差员工违反此规定者，不予报销差旅费，并视其情节轻重予以不同程度的处罚。2. 出差费用标准l 出差补贴1) 市外出差一天，予以补贴100元；2) 市外出差按上班时段计算，中午12点前出差者，给予全天的补贴；下午出差者，给予50%的补贴。3) 员工当天外出当天回来不按出差计算。l 住宿费1、住宿标准a、高层人员：800元/日b、中层人员：500元/日c、基层人员：300元/日2、除总经理、副总经理外，同级别、同性别俩人在同一地方出差，住宿费按一人房费报销。3、住宿费超出住宿标准范围的，超出部分由出差者与公司各承担50%。4、房间内消费由个人支付；5、如遇特殊情况的，需提前报行政人事部批准，方可报销。l 根据实际情况确定交通工具。交通工具的选择要在经济的基础上由公司统一安排。乘坐飞机的出差人员由公司统一订票。l 出差期间伙食费自理。l 员工出差一般不得报支加班费。如遇休息日或节假日出差的，中层及基层人员予以当月补休，不愿补休者可按日工资标准核算加班费。不固定工作制的人员不支给加班费。3. 出差费用报销1) 员工的交通费、住宿费、招待费及其它费用经上级主管初审、财务复核、总经理或董事长批准后，方可报销。2) 市区的交通费报销，每周报上级主管审核，再按报销程序进行报销。市内以外的出差交通费、住宿费、招待费及其它费用按次报销，报销时间定为出差回来后的三天内。3) 超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据，财务部有权不予报销。4) 员工差旅费，应据实填报核发，如发现有虚报不实者，除将所领差旅费追回外，并视情节轻重，予以惩处。5) 因公出差的员工需预支差旅费的，凭批准的“领款凭证”到财务管理部办理差旅费预支，员工出差返回后于一周内报销，未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。6) 各出差人员应本着为公司着想的原则，兼顾公司形象合理安排支出。出差人员若有弄虚作假、损公肥私现象，一经发现，公司将采取严厉惩罚措施。十三、 车辆管理1. 为防止新购车辆在保险生效前产生风险，要求新购车辆在购买交强险之前不得从车行提车。2. 行政人事部对全部车辆进行登记造册，登记内容至少包括车辆名称、型号、车牌号码、购买日期、购买方式、购置价值、供款年限、月供金额、使用人等内容，并保存所有车辆登记证原件、行驶证复印件，并定期进行更新；并明确司机、维护保养人员。3. 司机在使用过程中必须遵守以下规定：a) 司机对所驾驶的车辆要认真检查、保养，每天出车前要对车辆进行安全状况的检查，冬天要注意进行发动预热，做好出车准备；b) 司机应时刻爱护车辆，定期请专业服务人