《转excel输入技巧》word版.doc

转 excel输入技巧excel数据输入技巧Excel的应用非常普及，因为它是全世界应用最广的电子表格软件。它集字表处理、数据分析和图表制作于一身，学透了Excel,在今后的生活工作学习中，再多的数据也不会让我们恐惧了。本系列连载以目前流行的Excel2000/XP为例，讲解Excel从入门到精通的知识和技能，并提供很多常用的实例来进行分析(除特别说明外，所述内容对Excel2000和ExcelXP均适用).我们在使用Excel的过程中，通常需要输入大量的数据。这是保证我们顺利完成各项工作的基础。但是，在录入数据的过程中，尤其是录入大量数据的时候，经常会出现一些不经意的录入错误，而这，会严重影响我们所得到的结果正确性。那么，怎样才能有效地控制这种录入错误的发生呢?除了细心、细心、再细心以外，在Excel中完成必要的设置，以最大可能地减少错误的发生也是极为重要的。一、设置数据列表有时我们需要录入的数据是某些重复数据中的一个，比如单位员工所属的部门。单位中部门个数是有限的，如果我们都通过键盘手工录入每位员工的工作部门，那自然是费时费力，还容易出错的。因此，我们不如为这些部门指定一个数据列表。录入时只需要在下拉列表中单击选择相应的部门，就可以了。这不仅可以提高录入速度，还会使得录入的质量得到保证。首先选中要填写员工部门的所有单元格，点击功能区数据选项卡数据工具功能组中的数据有效性按钮，在弹出的菜单中点击数据有效性命令，打开数据有效性对话框。点击对话框中设置选项卡，在允许下方的下拉列表中选择序列选项，然后在下面来源输入框中输入各部门名称(人事部,一车间,二车间,生产部,技术部,办公室)，部门之间用英文的逗号隔开，如图1所示。点击确定按钮关闭对话框。图1 Excel设置序列我们也可以在工作表的空白单元格某列中分别输入各个部门名称，比如在H1：H6单元格区域。然后在来源下的输入框中输入=$H：$H，也可以得到同样的效果。现在将鼠标定位于刚才选中的那些单元格区域任一单元格，就会在右边出现一个下拉箭头，点击它就会出现刚才我们所设置的下拉列表，如图2所示，单击其中的项目就可以完成输入了。图2 Excel中的下拉列表二、在其它工作表中使用如果我们希望能在其它的工作表单元格区域中使用这个部门下拉列表，那么我们可以使用自定义名称完成这个任务。在空白单元格列中录入相应部门名称，比如H1：H6单元格区域。然后选中此单元格区域，点击功能区公式选项卡定义的名称功能组中的定义名称按钮，打开新建名称对话框。如图3所示，在名称右侧的输入框中输入名称，比如bumen。在范围下拉列表中选择工作簿，而在引用位置右侧的输入框中会自动使用我们选中的单元格区域。确定后，就可以为我们所选的单元格区域指定bumen的名称了。图3 Excel新建工作簿现在要做的，就是在选定工作表的相应单元格区域后，再打开数据有效性对话框，然后在来源输入框中输入=bumen，就可以在当前的工作表中使用这个部门列表了。还可以这样：(1)首先在Excel中设计好所需要的表格，在任意一列中输入要在下拉列表中所显示的内容，然后选定要使用选择性输入的区域。(2)单击数据有效性命令，在弹出的窗口中单击设置选项卡。在允许下拉列表中选择序列；在来源框中输入序列来源的单元格绝对地址，或者单击其右侧的隐藏窗体按钮，用鼠标选定要使用下拉列表中所显示的内容的单元格区域，再次单击隐藏窗体按钮回到设置选项卡。最后单击确定按钮返回(如图3)。(3)用鼠标单击区域中的任一单元格，会在单元格旁边出现一个下拉箭头，单击箭头，会显示出所有的设置序列，从中单击所需的项目即可完成录入。如果觉得这个自定义名称的方法有些罗嗦的话，那下面的方法就简单多了。选中已经设置好数据有效性的单元格，然后按下Ctrl+C键进行复制。再将鼠标定位于目标单元格，点击功能区开始选项卡剪贴板功能组中的粘贴按钮下的小三角形，在弹出的菜单中点击选择性粘贴，打开选择性粘贴对话框。选中有效性验证单选项就可以了，如图4所示。图4 Excel选择性粘贴三.工作表结构工作表是放置数据、图表和计算结果等内容的地，相当于一个原点在左上角的直角坐标系，横坐标上的A、B、C称为列标,纵坐标上的1、2、3称为行标,由列标和行标构成的一组数据表示单元格的位置。如D16表示列标为D,行标为16的单元格。工作表行列交界处的灰色方块称为全选按钮,单击它可以选中当前工作表的全部单元格；单击列标(即字母)可以选中对应的整列；单击行标(即数字)可以选中对应的整行。四.工作表切换和滚动位于工作表左下角的按钮和标签是操作工作簿的工具。Excel文档是以工作簿为单位保存的，它像账簿一样包含着很多工作表，通常默认工作簿有Sheet1、Sheet2、Sheet3共三个工作表。每个工作表都有一个标签，上面显示的是它的名称，默认为SheetX(X为数字序号),鼠标双击标签可以更改它的名称。工作表标签左边四个按钮用来滚动标签，如单击右箭头按钮可以让标签向右移动一个位置，单击带竖线的左箭头按钮可以使工作表标签从最后滚动到最前。五.状态条的用途状态条可以显示键盘的Lock键的状态，如ExcelXP按一下CapsLock显示大写(Excel2000显示CAPS),再按一下就会消失；状态条上显示数字(Excel2000显示NUM)时说明Numlock键是打开的，你可以直接用小键盘输入数字.文本和数字输入技巧：1.直接输入对一个空白工作表而言，其中没有可供利用的数据，一般采取下面的方法给单元格输入数据：打开输入法，鼠标单击(即选中)单元格，单元格就会出现光标(闪动的竖线),将数据从该处(插入点)输入单元格。此后，你可以采用以下方法选中其他单元格继续输入：回车可以按编辑选项卡指定的方向(上、下、左、右)移动光标(一个单元格),鼠标单击可以选中当前工作表中的任意一个单元格，也可以按方向键移动光标(一个单元格).当然，你也可以选中单元格以后单击编辑栏，然后在其中键入数据，完成后再按上面介绍的方法移动光标。小提示如果你输入单元格的文本或数字长度超过列宽，按住Alt键回车可以使单元格内的数据换行。另外还有一种让Excel表格文字自动换行的方法，先选定单元格，然后选择菜单格式/单元格,选择对齐标签，在对话框中勾选自动换行的复选框，确认后，文字就自动换行了。2.批量输入如果多个单元格需要输入同一数据或公式，采用直接输入的方法效率不高，此时可以采用批量输入的方法：首先选中需要输入数据或公式的所有单元格(如果单元格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中).然后单击Excel编辑栏，在其中输入数据或公式。完成后按住Ctrl键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格.3.选择列表输入如果单元格需要输入的文本(或文本与数字混合)在其上方输入过(两者中间不能有空白单元格).可以采用以下方法简化输入：选中单元格后按ALT+键(也可以用鼠标右键单击需要输入数据的单元格，选择快捷菜单中的选择列表命令)打开内容列表.用上下方向键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容，数据就会被填入单元格。4.记忆输入与选择列表输入相似，如果单元格上方已经输入过某个数据，只要你再次输入它的头几个字符(其中必须含有文本),Excel2000/XP就会自动显示剩余的部分。回车表示接受。否则可以继续输入，Excel提供的记忆内容就会被修改。如果你的Excel没有这一功能，可以打开选项对话框中的编辑选项卡，将记忆式键入项选中即可。5.小数点或零自动输入Excel具有自动输入固定位数的小数点或固定个数的零的功能，具体设置方法如下：单击工具菜单中的选项命令，打开编辑选项卡，选中自动设置小数点复选项。如果需要自动填充小数点，应在位数框中输入(或选择)小数点右面的位数(如2).如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在位数框中输入减号和零的个数(如-4).若采用前一种设置，则输入568后显示5.68.若采用后一种设置，则输入568后显示5680000.6.选择粘贴输入此法可以将公式的计算结果或Word表格文本等输入至一个或多个区域，具体操作方法是：先将需要输入的对象复制到剪贴板，然后选中需要填充该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的选择性粘贴命令，打开选择性粘贴对话框,根据需要选择粘贴下的某个项目(粘贴Word表格文本时应选文本),单击确定按钮完成输入。7.快速移动输入如果你要将某一区域的数据移动到工作表的其他位置，可以按以下方法操作：选中待移动数据的单元格区域，再将鼠标移到数据区域的边界(即黑色边框处).按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。如果你要将一个工作表中的数据移动到另一个工作表，可以按下Alt键，只要将数据移到后者的标签处，Excel就会自动打开该工作表供你操作。8.快速复制输入如果你要将某一区域的数据复制到工作表的其他位置，可以按以下方法操作：选中提供数据的单元格区域，再将鼠标移到该区域的边界。按下Ctrl键(此时光标上有一个小加号拖动其向目标位置移动，其间Excel也会提示数据被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。在两个工作表之间复制数据的方法同上。9.行(列)重复数据输入如果你要在某行(或列)内重复输入某个数据，可按以下方法操作：在第一个单元格内输入数据并将其选中，然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄(小黑点)处。当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键拖过所有需要输入的单元格(如果被选中的是数字或日期等数据，最好按住Ctrl键拖动鼠标，这样可以防止以序列方式填充单元格)即可。10.单元格周围数据输入如果你要输入的数据与周围单元格(或区域)中的相同，可用使用以下方法输入：按Ctrl+D键，可以将上方的数据填入当前单元格；按Ctrl+R键，将左侧的数据填入当前单元格；单击编辑、填充子菜单中的向上填充命令，可将下方的数据填入当前单元格；单击编辑、填充子菜单中的向左填充命令，可将右侧的数据填入当前单元格。如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按上述方法操作。11.简单序列输入数字(如2、4、6、8)和日期(如2002-5-18、2002-5-19)等简单序列可以利用以下方法输入：在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。然后选中已输入的两个单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键沿表格的行或列拖动。若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动。反之，则应由下而上或由右至左拖动。12.自定义序列输入如果你要输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，然后像简单序列那样输入了。自定义序列的方法是：单击工具菜单中的选项命令，打开选项对话框中的自定义序列选项卡.在输入序列框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条就要按一下回车键，完成后单击添加按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的确定按钮。此后，你只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其填入单元格。如果Excel工作表中有你需要的序列，也可以将其选中，打开自定义序列选项卡以后单击其中的导入按钮，这个序列就会进入自定义序列供你使用了。13.其他序列输入假如你要输入2002-4-18-2002-4-29这样的等差序列，可以按照以下方法操作：首先输入该序列的初值2002-4-18,然后将该单元格选中。再单击Excel编辑、填充子菜单下的序列命令，打开序列对话框。根据需要选中序列产生在下的行或列,以及类型下的日期,在步长值后输入1、终止值后输入2002-4-29,确定以后，就会自动产生2002-4-18、2002-4-19、2002-4-20这样的序列。14.工作表重复输入如果你想一次在多张工作表中输入相同数据，省略多次复制、粘贴的繁琐操作，可以采用以下方法：首先选中需要填充相同数据的工作表。若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表的标签，按住SHIFT键单击最后一张工作表的标签；若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住Ctrl键单击要选中的其他工作表的标签。然后在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有被选中工作表的相同单元格均被克隆.如果选中工作表以后又想取消上述功能，可用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，选择快捷菜单中的取消成组工作表命令即可。如果需要将某工作表中已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下Ctrl键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击编辑、填充子菜单下的至同组工作表命令，在对话框中选择要填充的内容(全部、内容或格式)后确定.15.记录单输入如果Excel工作表中的列项目超过了屏幕宽度，输入数据就要上下左右滚动表格。使用记录单可以避免此类不便，具体做法是：选中工作表中的列标题，再单击数据菜单下的记录单命令，就可以打开一个以工作表标签命名的记录单,你就可以在其中输入数据了，输完一行以后按Tab键跳到下行。待一个记录单的数据输入完毕回车，就会显示新的空白记录单让你继续输入。16.右键拖动输入在复制数据或格式等场合，使用鼠标右键快捷菜单具有方便灵活的特点，其操作方法是：选中需要复制数据的单元格区域，将鼠标移到数据区域边界后按下鼠标右键。拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel会提示数据被填充的区域，到达