办公室职能与岗位说明书汇编.doc

xxx磷矿办公室职能与岗位说明书目 录1.云南磷化集团尖山磷矿职能与办公室职能对应关系表22.云南磷化集团尖山磷矿办公室机构图33.办公室职能44.岗位说明书办公室主任/副主任岗位说明书712生产经营秘书岗位说明书1315行政秘书岗位说明书1618机要秘书岗位说明书1921档案计生员岗位说明书2224车辆管理岗位说明书2527文印打字岗位说明书2830驾驶员岗位说明书3133云南磷化集团尖山磷矿职能与办公室职能对应关系表一级职能(矿山职能)二级职能(科室职能)主 要 职 能三标管理办法名称序号名称序号名称07行政管理001董事会事 务1、董事会准备；2、董事会交办事务处理；（暂无）002文秘管理公文管理传真管理文印管理收发管理文件管理控制程序记录管理控制程序公文处理管办法电子文档管理办法传真收发管理办法尖山矿文印室管理细则003机要管理印鉴管理证照管理保密办法信访协调机要管理办法尖山矿信访工作条例004事务管理公务接待管理会务管理办公用品管理通讯管理出差管理车辆管理危机管理尖山矿公务接待管理细则会议管理办法尖山矿办公用品管理细则通讯费用管理办法出差管理办法公务用车管理办法尖山矿危机管理办法尖山矿后勤管理办法005档案管理归档管理档案查阅管理档案借阅管理档案销毁管理档案管理办法006计划生育管理计生政策管理节育管理计划生育管理办法007文印打字文印打字文印室管理办法008驾驶员车辆驾驶和本车管理对外联系1、 负责与政府、周边村委等的沟通与关系协调；按职责规定执行。信息化管理1、 配合公司信息化建设规划；2、 信息化系统的运营与维护管理；信息化管理办法云南xxx集团尖山磷矿办公室机构图矿长办公室主任/副主任计划生育行政秘书生产秘书机要秘书档案管理车辆管理文印打字 下属岗（职）位名称岗位编号现在岗人员办公室主任黄乾坤生产秘书周燕行政秘书何月华机要秘书骆大蓉档案管理骆大蓉计划生育管理何月华车辆管理骆大蓉 周燕文印打字骆大蓉 周燕 何月华第 7 页 共 35 页办公室职能1、部门名称：办公室 2.直接上级：矿长3.部门岗位：主任/副主任、秘书、机要文书、档案管理、计划生育管理、车辆管理员、文印打字员、驾驶员4.部门本职：文秘管理、机要管理、档案管理、计划生育管理、机关事务管理、公务接待、会议会务管理、保密管理、文印打字、车辆管理、出差管理、通讯管理、公共关系管理、办公秩序管理、办公设备及用品管理、物资采购及费用管理5.主要职能组织拟定、修订矿山章程；法人治理制定矿山股东会、董事会、监事会议事规则；代表矿山定期向矿山股东会、董事会和董事长汇报矿山工作情况；征集、拟定矿山股东会议、董事会议议题议议案，并提交会议讨论、审议、批准；负责有关综合性文字资料的起草；文秘管理负责日常公文（包括传真）处理和矿山公文制发，做好督办落实工作；对矿山制发的行政公文进行处理，负责矿山行政文件制发、用印、编号等；组织召开公司股东会、董事会、监事会会议，督办落实决议事项和任务。负责有关行政事务的安排；做好调查研究和资料搜集、分析，为矿长工作决策提出参考意见建议；负责矿山所属单位和机关行政科室业务工作的沟通和协调；负责矿山双休日、节假日总值班管理，组织相关部门处理重大和突发性事件；负责矿山行政印鉴管理；机要管理负责矿山企业法人营业执照等企业证照、证牌管理；负责矿山机关机要文件和矿山领导办公室报纸、信函的收发报送的收；负责矿山机关传真件的处理；负责矿山信访函件归口处理 负责办公物资的采购及管理；事务管理 负责办公室物资库房的管理； 负责机关人员出差管理；负责本部门内部事务管理。负责机关办公楼修缮、办公室安排、清洁卫生、办公家俱配置、大宗文销和清洁卫生用品等管理；负责机关通讯管理；负责做好与物管矿山的工作协调；接待管理 了解接待要求，做好接待计划； 按照计划灵活做好接待工作，树立矿山对外形象；做好接待相关事务的安排。会议管理制定矿山行政会议议事规则；组织和筹备矿山级行政会议，形成会议文件；传达矿山的决议、决定及经营班子的指令，跟踪检查、督办，确保落实；负责会务组织工作。 制定矿山非生产车辆安全运行管理办法；车辆管理 负责机关车辆消耗和费用控制管理；负责机关车辆调度使用安排，确保机关公务用车需求；负责机关小车班驾驶员日常工作安排。 按照档案管理有关规定接收各类档案及资料，做好登记工作；档案管理 对档案资料的保存价值进行鉴别； 对档案资料进行整理归档； 做好档案资料的日常保管工作； 做好档案资料的销毁工作。计生管理宣传和贯彻落实国家计划生育政策； 负责矿山计划生育工作管理；做好与地方政府的工作沟通联系。保密管理执行矿山保密工作规定；做好文印室、档案室、机要室等办公场所的保密工作；按规定做好会议记录、打印文稿、档案材料等保密资料的管理。文印打字 负责以矿山名义上报、下发的文件材料的打印，并按规定做好保密工作；负责文印室打印设备的维修保养工作；负责文印耗材、纸张的采购；岗位（职位）说明书1.岗（职）位基本信息岗（职）位编号：01岗（职）位名称：主任所属部门：办公室单位：云南xxx集团尖山磷矿岗（职）位等级：正科级工作地点：矿山机关直接上级：矿长直接下级人数：8人(包括驾驶员)制定者：黄乾坤审核者：制定时间：2008年8月1日2.岗（职）位设置的目的：矿山办公室是矿山工作的行政综合办事机构，是协调上下联系内外的枢纽和桥梁，是矿山形象的窗口。办公室的基本任务是参与政务，掌管事务，搞好服务，为矿山股东会、董事会、监事会和矿班子工作发挥参谋和助手作用，为机关科室工作提供服务。3.该岗（职）位在组织中的位置矿长直接上级办公室主任/副主任该岗（职）位车辆管理生产秘书行政秘书机要秘书档案计生管理文印打字车下属岗（职）位名称岗位编号目前在岗人员姓名生产秘书01周燕行政秘书02何月华 机要秘书03骆大蓉档案计生员04何月华 文印打字员05骆大蓉、周燕、何月华车辆管理员06周燕 骆大蓉4.本职工作(1)负责日常公文处理和矿山公文制发，做好督办落实工作；(2)撰写矿山工作总结、工作报告、领导讲话及其他文书稿；(3)负责会务管理，制发会议通知、组织会议材料、做好会议记录、撰写会议纪要、搞好会场服务；(4)负责公务接待管理，制定接待计划、组织接待准备，安排好食宿交通；(5)协助矿长安排好一个时期内的重点工作和重要活动；(6)参与矿长工作调研和协调，负责相关事项督办检查；(7)掌握了解矿山生产经营、企业管理、改制改革和建设发展信息，做好调查研究和资料搜集、分析，为矿长工作决策提出参考意见建议；(8)负责矿山所属单位和机关行政科室业务工作的沟通和协调；(9)负责矿山股东会、董事会和监事会日常事务管理；(10)负责矿山双休日、节假日总值班管理，组织相关部门处理重大和突发性事件；(11)负责矿山机要管理，做好矿山印监、企牌、营业执照，企业代码、法人授权委托书的使用保管；(12)负责矿山档案管理，直管矿山机关文书、企管、科技档案；(13)负责矿山计划生育管理，直管矿山机关计划生育工作；(14)负责矿山信访管理，协调相关部门做好信访工作；(15)负责矿山对外宣传，信息披露，配合党群部门做好矿山企业文化建设；(16)负责对职能范围内的工作协调；(17)负责机关车辆使用管理，为矿山领导、机关科室、公务接待工作提供服务；(18)负责机关办公大楼和科室相关事务管理，做好房屋修缮、办公室安排、大楼清洁卫生、办公家俱配置、大宗文销和清洁卫生用品等管理；(19)负责机关通讯、业务招待管理；(20)负责机关公文、资料打字文印业务；(21)撰写矿山年度工作大事记；(22)负责承办矿山领导公务活动中的行政事务工作；(23)完成矿长交办的其他工作。5.岗（职）位主要职责和贡献及评价标准（描述该职位68项主要责任与贡献，关注最终结果按重要性排序）序号岗位职责考评要点1负责日常公文处理和矿山公文制发，做好督办落实工作；2撰写矿山工作总结、工作报告、领导讲话及其他文书稿；3负责会务管理，制发会议通知、组织会议材料、做好会议记录、撰写会议纪要、搞好会场服务；4负责公务接待管理，制定接待计划、组织接待准备，安排好食宿交通；5协助矿长安排好一个时期内的重点工作和重要活动；6参与矿长工作调研和协调，负责相关事项督办检查；7掌握了解矿山生产经营、企业管理、改制改革和建设发展信息，做好调查研究和资料搜集、分析，为矿长工作决策提出参考意见建议；8负责矿山所属单位和机关行政科室业务工作的沟通和协调；9负责矿山股东会、董事会和监事会日常事务管理；10负责矿山双休日、节假日总值班管理，组织相关部门处理重大和突发性事件；11负责矿山机要管理，做好矿山印监、企牌、营业执照，企业代码、法人授权委托书的使用保管；12负责矿山档案管理；13负责矿山计划生育管理；14负责矿山信访管理，协调相关部门做好信访工作；15负责矿山对外宣传，信息披露，配合党群部门做好矿山企业文化建设；16负责对职能范围内的工作协调；17负责机关车辆使用管理，为矿山领导、机关科室、公务接待工作提供服务；18负责机关办公大楼和科室相关事务管理，做好房屋修缮、办公室安排、大楼清洁卫生、办公家俱配置、大宗文销和清洁卫生用品等管理；19负责机关通讯、业务招待管理；20负责机关公文、资料打字文印业务；21撰写矿山年度工作大事记；22负责承办矿山领导公务活动中的行政事务工作；23完成矿长交办的其他工作。6.任职资格要求（1）素质与能力要求熟悉本矿的生产经营情况，了解生产工艺流程和矿山开采有关专业知识，熟悉本矿山总体情况;熟悉与工作相关的政策、法律、法规。具有较强的组织协调能力与沟通能力;口头表达能力和书面表达能力较强。具有较强的学习能力、创新能力、协调和沟通能力，极强的分析判断能力。具有较强的进取心、责任心、团队工作精神、身体健康。熟练操作常用办公软件。（2）最低的知识要求（学历、专业、知识及经验）大学本科及以上学历。获得中级以上技术职称。从事矿山管理工作或相关技术工作十年以上。7.工作特征工作均衡性：工作任务繁重，经常有忙闲不均现象，并且没有明显的规律性。工作条件：是矿山的综合管理部门，工作范围大，对外联系交往多，突发事情多。紧张程度：工作节奏比较快，强度比较高。工作联系：对外对内工作联系内容较多且频繁，完成工作任务需要较多的人际交往。任职者签名： 时间 年月日直接上级签名：时间年月日矿长签名： 时间年月日岗位(职位)说明书 1.岗（职）位基本信息岗（职）位编号：02岗（职）位名称：生产秘书所属部门：行政办公室单位：云南xxx集团尖山磷矿岗（职）位等级：中级工作地点：西山区海口镇海丰村直接上级：办公室主任/副主任直接下级人员：无制定者：黄乾坤审核者：制定时间：2008年8月1日2.岗（职）位设置的目的： 根据矿山生产经营需要和办公室业务工作内容设置本岗位。3.该岗（职）位在组织中的位置办公室主任/副主任直接上级生产秘书其它岗（职）位该岗（职）位4.本职工作负责矿山年鉴编撰组织工作；起草矿山有关公文；撰写矿山工作总结、领导讲话及有关文稿；会务管理，制发会议通知、组织会议材料、负责会议记录、撰写会议纪要；撰写矿山年度大事记；参与工作调研,做好工作协调，负责相关事项的督办检查；节假日矿山事务安排和总值班管理。5.岗（职）位主要职责和贡献及评价标准：（描述该职位68项主要责任与贡献，关注最终结果按重要性排序）序号岗位职责考评要点1撰写矿山工作总结、领导讲话及有关文稿；2负责会务管理，制发会议通知、组织会议材料、负责会议记录、撰写会议纪要，做好相关事项督办落实；3参与矿长工作调研和协调，负责相关事项的督办检查；4掌握了解矿山活动信息，做好调查研究；负责对外编发矿山工作通报；5负责矿山年鉴编撰组织工作；6配合矿山考核领导小组，负责本部门月度考核，协助部门领导做好部门月度工作安排；7负责矿山行政公文的行文规范把关；8负责对外协调、接待工作；9负责矿山总值班管理；10与矿山所属单位和政府有关部门做好工作联系协调；11配合做好部门常规工作12完成领导交办的其他任务6.任职资格要求（1）素质与能力要求具备和掌握工作所需的企业管理、公文写作知识和综合分析判断能力。熟悉与工作相关的国家政策、法律、法规和矿山的管理规章、办法及生产经营运行状况。了解掌握矿山各时段经营发展动态。具有较强的沟通协调能力和语言文字组织能力。能够熟练操作计算机（2）最低的知识要求（学历、专业、知识和经验） 具备大学本科以上学历和中级以上职称。 具备高级以上秘书资格。 从事本岗位工作五年以上。7.工作特征工作均衡性:节假日经常加班，矿山有重大活动时需抓紧时间写有关材料。工作条件：工作相对较稳定。紧张程度：平时需注意收集有关资料，领导有要求时及时完成交办的任务。工作联系：主要联系单位为云南xxx集团办公室，镇政府及有关部门。任职者签名： 时间年月日直接上级签名：时间年月日矿长签名： 时间年月日岗位(职位)说明书1.岗（职）位基本信息岗（职）位编号：03岗（职）位名称：行政秘书所属部门：行政办公室单位：云南xxx集团尖山磷矿岗（职）位等级：助级工作地点：西山区海口镇海丰村直接上级：办公室主任/副主任直接下级人员：无制定者：黄乾坤审核者：制定时间：2008年8月1日2.岗（职）位设置的目的： 根据机关工作事务性特点，保证各项工作运转正常有序。3.该岗（职）位在组织中的位置办公室主任/副主任直接上级其它岗（职）位行政秘书该岗（职）位4.本职工作负责矿山机关公共事务接待及其费用管理；负责矿山机关办公用品、办公设备及办公费用管理；负责矿山机关通讯业务、传真业务及其费用管理；负责矿山机关会务组织及会务服务管理；5.岗（职）位主要职责和贡献及评价标准：（描述该职位68项主要责任与贡献，关注最终结果按重要性排序）序号岗位职责考评要点1负责公务接待管理；2负责机关办公楼、办公家俱的管理；3负责办公文销用品、清洁卫生用品管理；4负责办公室办公设备、用品使用管理、建立管理台帐；5负责通讯、业务招待费用管理；6负责传真件接收、发送；7负责矿山领导日常行政事务管理，办公室内务管理；8做好相关业务的管理协调；9做好同其他部门的配合与协调工作；10矿山领导及科室领导安排的其它工作。6.任职资格要求（1）素质与能力要求熟悉与工作相关的国家政策、法律、法规和矿山的管理规章、保密办法。具备一定的财经知识，自觉遵守财经纪律，有较强的保密意识；熟知公共交往礼仪规范，具有较强的语言表达能力和沟通协调能力；能够熟练操作计算机。（2）最低的知识要求（学历、专业、知识和经验） 专科以上学历； 从事本专业工作三年以上。7.工作特征工作均衡性:办公室日常事务较多，忙闲无明显规律性，经常加班加点做好对外接待等有关工作;工作条件：杂事较多，要求平时做好基础工作。紧张程度:工作节奏快，有一定强度;工作联系：对接待单位联系较多，需要对外交往能力和谈判技巧。任职者签名：时间年月日直接上级签名：时间年月日矿长签名： 时间年月日岗位(职位)说明书1.岗（职）位基本信息岗（职）位编号：04岗（职）位名称：机要秘书所属部门：行政办公室单位：云南xxx集团尖山磷矿岗（职）位等级：助级工作地点：西山区海口镇海丰村直接上级：办公室主任/副主任直接下级人员：无制定者：黄乾坤审核者：制定时间：2008年8月1日2.岗（职）位设置的目的： 企业管理中公文运转、信函往来、文书资料和企业印鉴等管理;按公文流转及印鉴管理及时性、准确性、保密性、安全性的要求，确保信息畅通、政令畅通。3.该岗（职）位在组织中的位置办公室主任/副主任直接上级其它岗（职）位机要秘书该岗（职）位4.本职工作矿山行政、法人、董事会等印鉴管理；矿山行政公文及其他文书资料收发管理；企业营业执照等有关证件管理。矿山其他机要事务管理。5.岗（职）位主要职责和贡献及评价标准：（描述该职位68项主要责任与贡献，关注最终结果按重要性排序）序号岗位职责考评要点1完成日常各业务部门业务使用印章事宜；2协助业务部门办理相关业务使用的矿山法人授权委托书及相关证件等；3对每天的外来公文进行登记、编号、承送主任拟办转领导批示、之后、送业务部门承办，最终整理归档；4负责对矿山内部发文的文件编号、登记、用印、归档工作；5做好群众来信来访收悉、接待、拟办直至回复；6做好日常邮政机要文件的收取及承办工作；7配合业务部门承办相关对外业务的用印、转办等相关工作；8做好对矿山印章、相关证件的保管，并对其安全负责。9矿山和部门领导安排的其它工作。6.任职资格要求（1）素质与能力要求具有较高的思想政治觉悟，共产党员;熟悉与工作相关的国家政策、法律、法规和矿山的管理规章、保密办法; 掌握并熟知公文处理的规范程序及有关要求； 具备处理紧急事务（事件）的能力和经验； 能够熟练操作计算机。 了解并掌握档案管理的一般知识。（2）最低的知识要求（学历、专业、知识和经验）文史或经济类专业专科以上学历；获得助级以上职称或初级以上秘书资格；从事矿山机要管理工作三年以上。7.工作特征工作均衡性：工作相对均衡，稳定;工作条件：日常事务多，稳定;紧张程度：公文处理要求及时准确;工作联系：与矿山领导和科室联系多，对外联系相对较少。任职者签名：时间年月日直接上级签名：时间年月日矿长签名： 时间年月日岗位(职位)说明书1.岗（职）位基本信息岗（职）位编号：05岗（职）位名称：档案计生员所属部门：行政办公室单位：云南xxx集团尖山磷矿岗（职）位等级：助级工作地点：西山区海口镇海丰村直接上级：办公室主任/副主任直接下级人员：无制定者：黄乾坤审核者：制定时间：2007年9月10日2.岗（职）位设置的目的： 根据国家档案工作要求和计划生育政策规定，确保矿山各类档案资料完整、系统、科学规范，为矿山经营发展服务；使计生政策在矿山范围内得到全面有效实施。3.该岗（职）位在组织中的位置办公室主任/副主任直接上级该岗（职）位档案计生员其它岗（职）位4.本职工作（1）矿山档案资料管理；（2）矿山计划生育工作管理。5.岗（职）位主要职责和贡献及评价标准：（描述该职位68项主要责任与贡献，关注最终结果按重要性排序）序号岗位职责考评要点1负责档案资料的收集、分类、整理、编目归档，档案资料的借阅、查阅登记。2负责生育证、父母子女光荣证、流动人口婚育证的办理，上报每月、季、半年计划生育的各类报表，各类避孕药具的发放，独生子女保健费发放、开据婚产假、节育假。工作上与计生局及基层单位的相互协调频繁。3矿山和部门领导安排的其它工作。6.任职资格要求（1）素质与能力要求熟悉与工作相关的国家政策、法律、法规和矿山的管理规章、保密办法；熟悉档案管理工作内容、方法、原则和规范；具备较高的职业道德素养，有较强的保密意识；了解并认真执行国家计划生育政策；能够熟练操作计算机。（2）最低的知识要求（学历、专业、知识和经验） 档案管理专科以上学历或从事本专业工作五年以上； 获得助级以上职称或接受过本专业性专门培训。7.工作特征工作均衡性：均是日常管理工作，工作均衡;工作条件：相对稳定，工作条件较好;紧张程度：工作范围及工作面相对较窄;工作联系：对外联系主要单位为镇计生办。任职者签名：时间年月日直接上级签名：时间年月日矿长签名： 时间年月日岗位(职位)说明书1.岗（职）位基本信息岗（职）位编号：06岗（职）位名称：车辆管理员所属部门：行政办公室单位：云南xxx集团尖山磷矿岗（职）位等级：初级工作地点：西山区海口镇海丰村直接上级：办公室主任/副主任直接下级人员：无制定者：黄乾坤审核者：制定时间：2007年9月10日2.岗（职）位设置的目的：（1）满足矿山机关公务用车需要；（2）合理、经济、科学调度使用车辆，最大限度地降低消耗（3）切实落实好各项安全措施。 3.该岗（职）位在组织中的位置办公室主任/副主任直接上级车辆管理员其它岗（职）位该岗（职）位4.本职工作机关小车班车辆运行统计、调度使用管理和安全管理。5.岗（职）位主要职责和贡献及评价标准：（描述该职位68项主要责任与贡献，关注最终结果按重要性排序）序号岗位职责考评要点1每天组织安排好车辆,保证领导工作用车、科室用车、外事接待用车；2掌握每天车辆运行情况及技术性能状况,负责提出车辆维修计划；3组织维修好车辆,确保车辆技术性能完好；4每月对驾驶员的出勤、票据审核报销；5负责购置、分配好油料,并管理好油料；6每月负责油料费、修理费、材料费等费用审核工作；7每天对每台车辆的运行、保养等做好记录；8车辆运行情况报表填报；9每月办理好驾驶证检验、车辆检审工作；10每月组织驾驶员进行安全学习,结合“百日安全无事故”竞赛活动要求做好车辆安全工作。6.任职资格要求（1）素质与能力要求熟悉矿山车辆管理规定；了解车辆基本性能及机械工作原理，熟悉安全交通法规；具备较强的沟通协调能力与亲和力；掌握基本的财务管理知识和统计学知识；熟悉与工作有关的保险知识。（2）最低的知识要求（学历、专业、知识和经验） 具备大专学历或从事本职工作二年以上； 获得助级以上职称。 7.工作特征工作均衡性：工作量相对稳定、均衡;工作条件：紧张程度：矿山机关相对车辆少而用车量大，需要协调解决好用车矛盾;工作联系：对外联系相对较少。任职者签名：时间年月日直接上级签名：时间年月日矿长签名： 时间年月日岗位(职位)说明书1.岗（职）位基本信息岗（职）位编号：07岗（职）位名称：文印室所属部门：行政办公室单位：云南xxx集团尖山磷矿岗（职）位等级：初级工作地点：西山区海口镇海丰村直接上级：办公室主任/副主任直接下级人员：无制定者：黄乾坤审核者：制定时间：2007年9月10日2.岗（职）位设置的目的： 根据机关工作事务性特点，保证文印、打印工作运转正常有序。3.该岗（职）位在组织中的位置办公室主任/副主任直接上级其它岗（职）位文印室该岗（职）位4.本职工作负责矿山机关文印、打印及材料费用管理；5.岗（职）位主要职责和贡献及评价标准：（描述该职位68项主要责任与贡献，关注最终结果按重要性排序）序号岗位职责考评要点1负责矿山机关科室打印、复印材料的工作，以及下属单位材料的打印、复印工作；2负责复印机、一体机、打印机设备的使用、保养维护工作，保证机器处于良好工作状态；3严格执行文件资料打印、复印审批程序；4做好打印、复印文件资料的保密工作；5负责复印机、速印机、打印机材料的购买，以及复印纸、速印纸的采购管理；6做好废弃文件、稿件统一存放、销毁工作；7完成领导交办的其它工作任务；8熟悉复印机、一体机、打印机维护、保养工作，一般性故障能够处自行处理，特殊故障能及时与