人事考勤管理系统用户手册.doc

人事考勤管理系统用户手册 人事考勤管理系统用户手册前言适用范围人事考勤管理系统用户手册适用于人事考勤管理系统使用的最终用户、工程安装人员、二次开发人员以及相关的系统集成商使用。本手册只适用于security net软件系统的相关的信息。与本系统相关的硬件以及其他相关软件系统信息、操作系统、数据库系统、opc接口资料、协议定义以及二次开发资料请查阅有关软硬件手册或者与相应的设备提供商进行联系。如果当前系统功能还不能满足您的要求，请告诉我们您的意见和建议。我们将不断的增加和完善系统的功能和系统可支持设备。资料更新由于系统更新的原因，系统相关的资料也将随同更新的软件进行更新操作。人事考勤管理系统在系统维护期内，系统用户可与公司技术维护部门联系获取最新的软件升级包，或者通过电子邮件升级相关的软件系统和资料。人事考勤管理系统简介前言 感谢您使用人事考勤管理系统，在使用本系统之前，请您详细的阅读人事考勤管理系统用户手册。该手册将会提供您详细的系统资料、说明以及使用注意事项。同时，对您安装和使用人事考勤管理系统的过程中能有所裨益。由于软件的功能或者其他原因而让您感到疑惑，或者在使用中发现有问题在本手册中无法找到相应的解答或者支持，请您与系统供应商及时联系或者直接与本公司联系，以更换本系统的最新版本和电子帮助手册人事考勤管理系统用户手册。参考材料以及书目在使用本系统之前，有可能涉及相关的其他系统，如果在人事考勤管理系统中使用了其他系统请先参考其他系统以了解相关知识。同时您可以阅读以下资料作为补充。工作人员人事考勤管理系统用户手册系统管理人员人事考勤管理系统用户手册人事考勤管理系统安全管理手册开发人员参考资料1. 人事考勤管理系统快速安装手册2. 人事考勤管理系统用户手册3. 人事考勤管理系统结构手册4. 人事考勤管理系统安全管理手册系统环境人事考勤管理系统可支持软件系统操作系统支持 microsoft windows xpmicrosoft windows 2003 servermicrosoft windows vista数据库系统支持 microsoft sql server 2000microsoft sql server 2005microsoft sql server 2008人事考勤管理系统配置要求硬件配置需求基本配置处理器： intel p4 1.8g以上处理器 服务以及客户端多用户环境情况下采用intel p4 2.4 g以上处理器内存： 512m以上内存 建议：应用服务器多用户环境情况下采用1g以上内存。硬盘空间： 1g以上剩余硬盘空间（提供安装完整版本的系统） 建议：2g以上剩余硬盘空间，如需要视频流媒体本地记录服务，应当申请更大容量的硬盘空间或者网络服务存储空间。显示器： svga最小800600分辨率建议：采用12801024分辨率。 16位以上色彩建议：32位增强色以上。显示适配卡：32m以上显存 建议：ati9550 gpu 64m以上内存。 可支持microsoft directx 8.0以上 建议：microsoft directx 9.0以上。声卡： 兼容soundblaster 16网络适配卡：100/10m自适应网络适配器 建议：100m自适应网络适配器。鼠标及键盘：windows兼容鼠标及标准windows键盘标准并口 usb接口： usb 1.1以上兼容标准rs232系统数据认证人事考勤管理系统数据认证可支持sql server数据认证方式和nt集成身份认证。同时系统认证可以支持不同数据的身份安全审核和安全控制，满足美国政府c2安全等级要求。可在系统的数据连接设置中进行数据库登录用户身份的设置和管理。数据排序问题人事考勤管理系统未指定必须采用的数据排序方式。人事考勤管理系统将自动采用microsoft sql server默认的字符排序方式为系统数据排序模式。系统日期和时间人事考勤管理系统中所有的日期采用长时间方式即24小时制作为标准系统时间格式，所有服务，控制系统应当保证格式为“年年年年-月月-日日 时时-分分-秒秒”（yyyy-mm-dd hh：mm：ss)的形式。人事考勤管理系统采用短日期的时期方式的话，系统内部自动进行y2k问题的预处理。系统内部数据都以4位长度的时间进行处理，无需对系统区域时钟显示模式进行调整。数据库系统默认用户人事考勤管理系统中采用sql server系统数据库在安装时的初始化用户为“sa”，密码为空，为保证系统数据的安全，系统用户在使用后，可对sql server数据库系统默认用户的密码进行修改与管理，当数据库默认用户数据修改后请重新设定相关的系统数据服务连接设置。为达到更高的系统安全性能和设置，请阅读sql server系统安全管理手册。系统数据长度人事考勤管理系统中除设备日期等数据以及特别说明的数据之外，所有涉及到的字符数据长度应当保证在255个字节之内，包括中文字体以及备注信息等。支持图形人事考勤管理系统可支持图形包括位图文件（bmp，dib)、gif图像（gif)、jpeg图像（jpg)、矢量文件（wmf、wmf)，icons（ico、cur)文件形式。人事考勤管理系统安装系统安装准备人事考勤管理系统使用前可按照不同的需求安装sql server数据库，并且在安装前请将系统加密狗安装在系统所需使用的计算机usb口上。硬件安装人事考勤管理系统采用硬件加密狗对系统提供系统合法性授权的检测，用户根据不同的硬件加密狗的类型，在计算机上安装不同的加密狗。硬件加密狗可分为并口和usb两种，两种加密狗相互兼容。人事考勤管理系统并口加密狗可安装在计算机并口上，在安装前请关闭计算机，并且确定在不带机箱电源的情况下安装加密狗。并固定加密狗螺栓。如果计算机不存在并口或者并口已被其他设备占用，请和系统经销商联系，更换成为usb加密狗也可同样使用。人事考勤管理系统usb加密狗可安装在计算机usb接口上，不需要关闭计算机。usb狗具有较高的安全性，携带方便，可在使用时插入计算机的usb接口来提供系统身份认证。人事考勤管理系统并口加密狗不需要驱动程序可直接支持。人事考勤管理系统usb加密狗驱动在系统首次运行时，系统将自动安装无需用户手动安装。软件安装数据库安装由于人事考勤管理系统数据平台由microsoft sql server支持，所以在安装人事考勤管理系统之前，请系统用户先安装microsoft sql server数据库系统作为系统数据库支持平台，相应microsoft sql server的安装请参阅microsoft sql server用户手册以及相关资料或者查阅相关的微软公司网站以获得相关的资料。微软公司web站点 http：//microsoft sql server产品web站点http：//sql/default.aspsql server安装完成后，系统用户点击【开始/继续】按钮，启动sql server服务管理器，并且当启动os时自动启动服务选中。【注意】：建议用户在安装sql server 数据库的时候采用nt和sql server 混合认证方式。人事考勤管理系统安装与删除系统安装前提：1） 首先必须请您的操作系统为系统要求的操作系统或更高的版本，并且tcp/ip协议已安装，且正确配置，计算机已支持网络操作；2） 同时你也必须确认软件狗已正确插在打印机口或相应的usb口上；3） microsoft sql server已经被安装，并已经安装并创建系统数据库；4） 确定您计算机需要的部件已经满足系统安装的要求。人事考勤管理系统的安装启动windows，插入人事考勤管理系统光盘。运行目录下的setup.exe文件。用户按照屏幕提示一步步操作可将人事考勤管理系统程序安装到计算机上。人事考勤管理系统安装完毕之后将会在系统程序中生成人事考勤管理系统程序项目，包括：人事考勤管理系统构成辅助接口服务功能。其他接口部件用户可根据需求安装在不同的计算机中通过网络为人事考勤管理系统提供服务。删除人事考勤管理系统服务端在已经安装人事考勤管理系统的计算机上打开系统的添加删除程序应用，删除相应程序。删除人事考勤管理系统组件后，根据用户的要求，如需要删除人事考勤管理系统服务数据，请执行系统数据库删除脚本文件（按照人事考勤管理系统安装部分执行），便可以删除人事考勤管理系统的系统数据库和相应的数据。人事考勤管理系统数据库安装人事考勤管理系统采用microsoft sql server提供数据服务支持，人事考勤管理系统的数据库的安装过程如下：启动安装目录下的databasemanage.exe文件，打开database server manager tool，选择需要安装数据库的服务器，点击【create new database】即可创建新的的数据库。人事考勤管理系统使用人事考勤管理系统数据连接人事考勤管理系统支持分布式远程数据库服务器工作模式。系统使用的数据库sql server可以安装在本地计算机上也可以安装在网络中。人事考勤管理系统需要在首次使用时进行远程服务数据连接设置，以便告诉人事考勤管理系统sql server服务所在位置。人事考勤管理系统数据连接设置在系统首次使用时自动启动，正确配置后将不会提示连接远程数据服务连接。具体过程如下：l 到所安装的目录下，双击d1_2009.exe， 弹出数据库连接对话框。l 选择第二种方式，点击“build”按钮，弹出数据库链接窗体，选择数据库类型，点击“下一步”按钮，切换到“连接”选项l 按照下图，执行其三个步骤：输入所要连接数据库所在ip（若是在本地，可以用（local）或“.”代替），输入登陆服务器名信息（即连接服务器数据库用户名及密码），输入数据库名称。l 启动server 目录下的server.exe服务端程序l 再次运行d1_2009.exe程序，系统会弹出注册提示。录入注册信息l 会弹出录入加密狗信息（服务器ip和端口为服务端程序所在电脑ip和端口）如下图：输入服务器ip地址确定即可。【注意】：当系统重新更换系统数据库之后，人事考勤管理系统的管理员身份将会使用新的人事考勤管理系统的数据库。【注意】：系统管理员可以根据系统数据安全要求在microsoft sql server中对进行系统数据库用户身份的设定以提高系统的安全可靠性。当microsoft sql server服务器未启动，microsoft sql server服务器没有正常开启，microsoft sql server系统数据服务错误，microsoft sql server所处网络服务故障，以及防火墙因素等情况下，远程服务数据连接设置也会显示系统不能连接，同时数据连接窗口也将自动弹出。这种情况下人事考勤管理系统用户需要检查相应的microsoft sql server服务器的服务状态和microsoft sql server网络通讯服务的状态。修改数据连接删除安装目录下my.ini文件，然后启动系统，则会出现上一章节所述场景，依照说明执行即可。也可以打开“工具”菜单下“数据库工具”菜单项，打开数据库维护窗体，按修改库连接按钮，按照提示和步骤重新设置数据库连接。【注意】：当系统数据服务错误或者由于服务器未启动或者服务器没有正常开启sql sever的客户数据服务功能时，远程服务数据连接也将提示错误，请用户检查相应的服务器服务状态和网络通讯的状态。人事考勤管理系统设置人事考勤管理系统提供人事考勤管理中所有人事资料，考勤资料，包括公司资料，部门资料，奖惩类别，请假类别，休假类别，员工档案管理，人事异动，离职档案管理，班次设置，考勤分组管理，明细排班管理，加班管理等。人事考勤管理系统用户可以通过人事考勤管理系统管理进行人事考勤管理系统数据更新，软件系统维护的功能。人事考勤管理系统模块支持网络数据服务功能，用户可以在网络的任意位置进行数据管理。打开人事考勤管理系统快捷图标，便可运行人事考勤管理系统程序。加密狗自动安装首次使用人事考勤管理系统时，系统将根据该系统加密狗的加密驱动安装情况来自动安装人事考勤管理系统加密狗的驱动程序。人事考勤管理系统将自动安装相应加密狗驱动系统到当前的操作系统中。在某些windows操作系统中人事考勤管理系统可能需要重新启动计算机后，人事考勤管理系统的软件加密设备才能生效。用户在安装完人事考勤管理系统的软件加密设备后可根据系统提示重新启动计算机以便使软件加密设备生效！系统用户登录人事考勤管理系统登录服务启动后，需要用户输入系统用户身份和系统用户密码进行人事考勤管理系统的登录，当系统用户将登录名或者密码连续3次输入错误时，人事考勤管理系统将自动进行保护性关闭。人事考勤管理系统用户可以重新启动系统进行系统登录。当用户只有系统控制权限或者远程控制权限时，那么该用户则不能进入系统控制管理系统。人事考勤管理系统其他用户身份由administrator系统管理员进入系统后再行添加，并对其他系统用户进行权限的设置与管理。人事考勤管理系统用户身份核实通过之后，人事考勤管理系统将允许系统管理员进入系统控制管理。基础资料公司资料的设置打开人事考勤管理系统，在主菜单的基本资料菜单下有公司资料主菜单，打开即可出现如下窗口：其中各项目含义如下：公司编号：在系统中固定为aa，不能更改，此编号和部门资料中的顶级部门编号是一样的。详细资讯请参阅部门资料。公司简称：公司名称的简写，如某某科技有限公司可简称为“某某”，此名称会决定部门资料的顶级部门名称。公司全称：公司的完整名称（可填可不填）。公司电话，公司传真，邮箱地址，公司主页，公司地址等其它信息可根据公司的具体状况进行填写，在logo栏中可放置一张公司的图片或logo图作为标识。此模块主要是对公司的基本资料进行登记，标注使用考勤管理系统的公司的基本信息。若要修改公司的基本资料，请点击工具栏上的“修改”按钮，修改完毕按“保存”按钮应用修改。部门资料的设置部门资料就是公司的组织架构，它是人事系统的基石，首先必须设置好部门资料才能进行进行下一步的操作。点击基本资料下的“部门资料”即可打开如下窗口：如果是第一次打开此窗口，则树形结构中只有一个顶级节点。实际就是公司的简称，就是我们在公司资料中录入的公司简称，如果要更改顶级公司的名称，请在公司资料中直接修改公司简称。然后我们可在树形结构中点击顶级节点，点鼠标右键，系统弹出快捷菜单，各项目及作用列表如下：添加同级部门此项以当前选中的节点（部门)为基础，添加和该节点并列的部门。如可选中“生产部”，然后点击此按钮添加和生产部平级的另一个部门添加下级部门也是以当前选中的部门为基础，在当前部门下添加下级子部门。如可选中“行政部”，然后点击此按钮添加属于行政部的“后勤”组刷新如有对部门架构进行更改，比如新加了部门，或更改了部门后，树形结构中的部门不会反映所做的修改，可点击此菜单刷新树形结构展开将树形结构全部展开，展开每个节点，以便可以看到组织结构的每一个级别折叠收缩树形结构，其作用和“展开”相反点击“添加同级部门”或“添加下级部门”后就可录入该级部门的资料，其各项目作用如下：部门编号该部门的代号，必须唯一，用来代表该部门，在人事档案中只有编号，没有部门的名称，所以编号不能随意更改，如果更改，必须同步更改员工资料（必填)部门名称部门的中文名称，如“人事部”，“财务部”，可随时进行更改，更改只会影响到部门架构表。和其它模块的联系只要依靠部门编号。（必填)在编人数此部门的员工人数有多少，此项不须要填，由系统自动统计的列印顺序在其它模块中进行资料列印时，可能需要按一定的部门顺序打印，可在此栏录入数字进行区分部门类别当前部门的类别编制人数可在此栏设置当前部门允许的编制人数。可在人事招聘时作为参考超编人数显示超编人数，即在编人数超过编制人数多少人，如果没有超过，此项显示为“0”部门级别如果勾选了此项，则表示当前部门级别为“部门”级别，此部门可在员工资料的部门下拉列表框中列出可供选择，如果没有勾选，则在员工资料部门下拉框中无法选择此部门资料录入完成后，点击工具栏上的“保存”按钮，可保存该部门资料。职务资料的设置点击“基本资料”主菜单下的“职务资料”菜单项，即可设置职务资料，操作界面如下：职务资料模块主要对人事档案系统中的职务进行规范，只有在职务资料中定义的职务才可在人事档案中录入。可防止操作员录入不规范或公司不存在的职务，保证人力资源分析的正确性。在录入职务时可录入该职务对应的职等职级，如果公司有用到招聘管理，还可将该职务的招聘要求录入进去。则在招聘管理中只要录入招聘的职务，则系统会自动出现招聘的相关要求。职务类别主要是针对进行职务的统计使用的。如公司如果有员工级，主管级，经理级三个级别，但每一个级别可能又有多个职务，如员工，保安，搬运工可能都是属于员工级的，主任，主管，副主管都是属于主管级的。就是先设置好职务类别。然后给每个职务定义一个职务类别。点击窗体左上角的“职务类别”按钮，可打开职务类别设置对话框。如下图所示：特别提示，如果员工资料是导入进去的，可在表格中点击鼠标右键，选择“从员工资料表中提取职务类别”，则系统会将员工表中已有的职务提出来加入职务表中。不须再一个个录入。提取后给每个职务定义一个职务类别，如下图所示：奖惩项目设置点击“基本资料”主菜单下的“奖惩项目”，可打开奖惩项目设置窗口，如下图所示：如果要录入奖惩项目，请点击工具栏上的“新增”按钮，在上面对话框中录入奖惩项目名称，是否奖励项目，奖惩金额，奖惩分值，录入完成后点击“保存”按钮保存资料。如果想录入奖惩明细条款，首先在下面的表格中选中奖惩项目，然后在右上角的奖惩条款栏录入明细条款。各项目详细说明如下：奖惩类别奖惩的种类，如“警告”，“嘉奖”等，是否奖励项目此项目控制奖惩项目是奖励还是处罚。如果勾选了，则表示是奖励项目，如果没有勾选则是处罚项目奖惩金额奖励或处罚的金额，奖励和处罚不是通过金额的正负来区分，所有金额必须有为正数奖惩分值如果公司按分值进行评估，则可录入奖惩分值，在月结时可按分值折算成金额进行兑现奖惩明细条款如果奖惩制度中规定了每种奖惩类型的明细条款，则可在此录入，奖惩时可对号入座和生产相关此项目没有在面板中显示，只有在表格中才能看到，如果勾选了，表现此奖惩项目和生产有关注意：此处录入的只是奖惩项目，对员工进行奖惩的登记须在员工奖惩记录模块中进行。请假类别设置此模块主要针对请假类别进行登记，主要对请假单中的请假种类进行规范。点击“基本资料”主菜单中的“请假类别”就可打开请假类别设置模块。其操作界面如下：打开后系统中默认会有“病假”，“事假”，“工伤假”三种请假类别。用户可根据自己的实际需求进行删改。在此处录入了多少种请假类别，在计算规则中系统都会产生每种休假类别的变量。分别抓出系统中每种休假类别的时数，天数变量。为考勤分析和薪资计算提供依据。特别注意：请假类别中的“有薪假”选项的作用并不是说勾选了系统就会做有薪请假，计算到考勤或薪资中去，它的含义是如果勾选了，则计算规则中会有相应的“有薪假时数”，“有薪假天数”变量可供抓取出来。薪资或考勤计算中可利用此项进行适当的操作。休假类别设置点击“基本资料”主菜单下的“休假类别”项，即可打开休假类别设置模块，操作界面如下图所示：此模块主要定义休假类别的种类。各项目说明如下：类别编号休假类别的编号，休假设置中使用此字段标识休假的种类。起关联作用类别名称休假类别名，即我们通常所说的“双休假”，“国家法定假”等休假时数该类休假的时数，如果班次不同（正班时数不同)，则必须设置不同休假时数的休假类型有薪假如果勾选，表示此类休假为有薪假，如果设置此类休假，而实际上又有上班，则系统会计算为加班，加班种类由此选项决定，如果勾选此选项，则计算为节假日加班，如果没有勾选，则计为双休加班可以调休此项作为扩展使用无实际意义正常公休如果此项没有勾选，设置为此种休假后必须上班，上班会计算为加班，加班种类由“有薪假”选项决定，如果没有上班系统会计算为旷工，等于说该天必须上班，但会计算为加班。如果有勾选此项表示可上班也可不上班，上班系统同样会计算为加班此模块操作如其它模块的操作一样，如果要新加一种休假类别，点工具栏上的“新增”按钮，录入完资料后点击“保存”按钮后即可。相关链接：默认休假日设置人事系统人事基本参数设置1.籍贯设置点击“人事系统”主菜单下的“人事基本参数”菜单项，即可设置人事基本参数，打开后首先看到的是“籍贯设置”页面：在此可录入籍贯资料，默认系统会将大部分籍贯录入。如果公司员工有系统不存在的籍贯，可在此录入，只有在此录入的籍贯，在员工资料中才能正确显示。2.员工类别设置员工类别设置中可设置员工类别的种类。此项用户可根据公司的实际需要，自定义几种员工类别，方便以后的员工资料的查找和薪资考勤模块的统计。如有此公司员工类别会分为“员工”，“职员”或“员工”，“干部”等。3.学历设置学历设置可规范员工资料中的学历的录入，只有在学历设置中登记的学历，才能在员工资料的学历栏中录入。起到规范操作录入的作用。方便进行人力资源分析和图表分析。4.民族设置民族设置主要规范民族的录入，其作用和学历设置一样。5.人事参数人事参数对人事系统的基本参数进行设置定义。各选择和录入项目的含义列表如下：项目说明员工试用期天数每个公司都会有试用期，试用期的天数又不固定，在此可以设定员工工号的长度员工工号是员工的主要标识，其它模块中都只有员工工号，通过员工工号来索引员工的其它资料，所有工号的产生至关重要，其长度也最好固定试用期日期界限一般公司都会有试用期，而且以月为单位，但员工进厂时不一定是每月的1号进厂，所以需要设定一个界限，如果设为15，表示在15号之前进厂的人员按当月1号进厂计算试用期，15号以后进厂的按下月的1号计算试用期按实际天数计算试用期如果公司的试用期是按日期计算的。那么可以勾选此项使用职等职级如果没有勾选，则表示不使用职等职级对应员工底薪项目，员工底薪中的职等职级也不能录入资料离职时自动提示厂证厂服退还处理如果勾选，员工办理离职手续时，只要有发放工衣系统会自动提示要进行退还处理离职时自动提示退保处理如果勾选，员工办理离职手续时，只要该员工有投保系统会提示自动退保处理逻辑卡号和员工工号相同逻辑卡号是考勤原始数据中用来代表某个员工的标识符，长度为6位，考勤机上会显示逻辑卡号，如果工号的长度也是6位且全部是数字，可以勾选此项让两者一致允许重复使用工号对于部分用户要重复利用工号的，可以勾选此项，如果此项没有被勾选，则员工离职档案中离职库的资料将不可见逻辑卡号和物理卡号一致此选项主要是针对使用其它公司的考勤机，并非某某公司提供的考勤机，且该类型机器没有使用逻辑卡号。直接使用物理卡号进行识别根据部门编号自动生成工号工生成方法，一般情况下工号全部取数字，自动递增就可以了，如果用户的员工工号是按一级部门编号加序号生成，则可使用此选项以最小部门架构产生工号同一个人的部门可能会有三层，如张三，属于行政部下的总务课下的舍监组，则其部门为“行政部”，组别为“总务课”，站别为“舍监组”，如果勾选此项，表示按“舍监组”自动生成员工逻辑卡号如果勾选此项，表示逻辑卡号由系统按自动累加的方式生成床位号以数字显示如果没有勾选此项，床位号按“一上”，“一下”，“二下”，“二下”的形式显示，如果勾选此项，床位号按数字1，2，3，4，5，6的形式显示员工档案管理点击“人事系统”主菜单下的“员工档案管理”菜单项，出现如下的画面：从上图可以看到，员工资料管理界面主要分为几块：部门架构显示区，员工基本资料显示区，其它资料显示区，下面我们分别来介绍每部份的内容。一.部门架构员工档案管理模块的左边会显示部门架构，而且在每个部门的旁边都会显示当前部门的在职人数。在部门架构中只要双击该部门，则系统会马上调出该部门的人员资料，而且会切换到员工资料的资料列表中。如果我们要调出某个部门或组别的人员就是非常容易的事了，在左边部门架构上有一选项“子部门”，如果有勾选，表示在双击某部门时，不但要调出该部门的所有直属员工，而且要调出该部门所有下级子部门的所有员工。如果双击根节点（公司名称)，则公司所有员工都会被查找出来。注意：如果某部门员工较多，请不要使用此方法查找出该部门的员工，可通过组合查询查找出该部门的所有员工，否则查找速度会非常慢。二.基本资料基本资料中包含了员工档案管理的最基本的内容，其主要项目说明如下：工号（必填)在系统中，工号是员工的唯一标识，所以绝对不允许有重复的工号产生，一般情况下也不建议用户更改工号，因为如果使用系统一段时间后，其它模块如刷卡原始数据，日出勤分析表，工资计算中心等都有员工的工号（通过工号标识员工)，如果更改的话系统会同步更改其它的模块。速度较慢。一般也不建议重复使用工号，因为工号只是一个代号，一种标识，没有必要一定按某种规律排列。在标准版本中，员工工号的长度限制在10位字符以内（一个汉字占两个字符)，注意，在规划工号的生成方法和长度时，请一定考虑到工号的使用期限，如一个别5000人的工厂，绝对不要使用位数只有4位的数字工号，因为用不了几年，工号就会超出长度范围。工号的长度最好能统一员工姓名（必填)员工的名字，注意在简繁的不同，如果在简体的系统中录入了繁体的姓名，刷卡时卡机可能不能正常显示员工的姓名，同样在繁体中也不能录入简体汉字。否则也会出现乱码。注意：姓名的前面和中间同样不允许出现空格，如果一定要出现的话也必须是偶数位的空格数。因为如果出现奇数位的空格系统会按汉字的格式（一个汉字占两位长度)来处理，将一个空格和另半个汉字作为一个汉字处理，就会出现乱码身份证号码（选)一般建议用户要录入此项，因为如果录入了身份证号，系统可自动生成出生日期，籍贯，年龄等资料，可省去录入出生日期，籍贯的麻烦。且身份证资料管理中也需要身份证号出生日期注意：系统会自动跟据出生日期计算年龄，而且年龄会自动更新，所有年龄是不需要录入的入职日期（必填)入职日期非常重要，它会影响到考勤数据的生成，考勤月汇总，工资表等的产生都和它有很大的关系，如考勤日报表产生时会判断入职日期是否在考勤日期之前，产生考勤月报表和薪资月报时也会判断日期是否在当月或当月以前进厂的。某些时候在考勤和工资报表中找不到某个员工的相关资料时请查看该员工的入职日期是否正确试用期满（选)系统会自动根据入职日期和人事参数中设置的试用期天数来计算该员工什么时候满试用期部门编号/组别编号/站别编号/班别编号一般员工档案中至少要录入一个部门编号，指明该员工是哪个部门的。但在系统中员工的部门资料有四个级别，分别是部门，组别，班别，站别，可根据实际实际状况使用一级或二级三级四级部门。建议使用两级部门对员工档案进行区分，员工资料中只包含该员工所属部门的编号，而且只能选择系统中已有的部门。部门资料的设置在基本资料的部门资料中进行设置。注意：只有在部门资料中勾选了部门级别的部门才能在员工资料的部门编号列表中可选，其它下级部门的选择在选择了上级部门后系统会自动列出该级别所有的子部门以供选择职务类别和职务职务类别主要规定员工属于哪个职务级别，职务规定该员工属于哪个职务，有关职务和职务类别的设置，请参阅基本资料的职务资料职等职级如果用户有使用职等职级的话，可在此录入职等职级关于职等职级的设置，请参阅基本资料中的职等职级员工类别此项为扩展使用，如用户可将所有员工分为“干部”和“员工”或“职员”和“员工”，以后查找或分类时就非常方便物理卡号物理卡号标识该员工拥有的id卡的识别标志。在发卡时只须将id卡上的10位的卡号录入物理卡号栏，就表示此id卡已经发给该项员工了。不同的员工不能录入相同的物理卡号，否则会有一个员工刷卡无效。物理卡号栏代表员工拥有的id卡，发卡时系统会用到物理卡号。如果该员工要刷卡必须录入物理卡号逻辑卡号逻辑卡号是系统和硬件进行信息识别的标志，每个员工都必须有一个唯一的逻辑卡号。它和物理卡号的区别是：卡机（硬件)通过物理卡号识别刷卡的id卡，并通过对应的逻辑卡号记录刷卡数据。所以系统中接收的数据中员工信息的标识是逻辑卡号，系统接收或导入数据时必须将对应的逻辑卡号转换成员工标识的工号。逻辑卡号不对导致刷卡有效但系统中找不到数据，物理卡号不对导致刷卡无效。所以逻辑卡号的意义非常重要，建议不要轻易更改逻辑卡号以上是员工资料中的基本资料项目的说明。一个基本的人事档案中也就包括以上基本资料列。除了基本资料外，员工资料中还有其它的相关资料。在基本资料下的其它资料中就包括了扩展的员工资料。可根据实际需要选用。除了其它相关资料外，还可在系统中存入员工证件的复印件以备查阅。另外员工资料中还有家庭成员，教育经历，工作经历可记录员工的相关履历。如果以上的资料中都找不到客户想要的资料列，还可以在自定义资料中定义5个自定义字段进行扩展。用户可自定义资料的名称，并可录入具体内容。三.综合资料查询为了方便用户查询员工的人事异动，奖惩，考核，培训，请假，调薪等相关资料，系统在员工资料中设置了综合资料一栏，以供用户查看。在基本资料下方的综合资料栏中看到，列表框中提供了“卡号更改记录”，“身份证有效期”，“人事异动”等资料。分别列表如下卡号更改记录显示逻辑卡号的更改记录，因逻辑卡号更改会影响到考勤数据的接收准确性，所以逻辑卡号的更改系统会作记录，如发现某员工有刷卡但收不到数据，请查看此栏是否有更改逻辑卡号身份证有效期此栏可查看到系统中员工身份证资料。如发证机关，办证日期，有效期等资料人事异动该员工所有的升职转正，调动的记录。有关人事异动的相关操作，请参阅人事异动模块奖罚资料员工的奖励和处罚记录，有关奖惩记录的相关操作，请参阅奖惩记录模块保险资料员工的投保的险种和时间，具体操作请参阅保险管理模块借物记录员工借用物品的清单查看。具体操作请参阅借物管理模块工衣领用记录工衣厂证的领用记录，具体操作请参阅厂证厂服模块考核记录员工的所有考核记录，具体操作请参阅员工考核系统模块培训记录员工培训记录，包括培训时间，培训费用，培训内容，具体操作请参阅培训记录模块水电费管理员工每月的水电费明细，关于水电费的计算和操作方法，请参阅水电费管理模块工伤记录员工的所有工伤记录资料，具体操作请查阅工伤管理模块请假记录员工的所有请假和出差明细，具体操作请参阅请假出差管理模块当月考勤记录员工每月的考勤月汇总记录，具体操作请参阅月考勤数据管理模块调薪记录员工调薪的所有记录，具体操作请参阅员工调薪管理模块薪资发放记录员工所有月份的薪资记录，具体操作请参阅薪资计算中心模块注意：因以上模块涉及到了员工档案管理以外的许多内容，所以系统在显示时会有权限控制，如操作员没有考勤的查看权限，则系统不会显示考勤记录。人事异动管理打开“人事系统”主菜单下的“资料异动”菜单下“部门职务异动”项，出现如下的异动窗口：人事异动就是对公司员工进行部门异动，职务异动，员工类别异动或工号进行更改的模块。此模块可保存公司所有的人事变动资料，方便进行查询和人力资源分析。要进行了异动，请点击工具栏上的“新增”按钮，系统会自动生成异动单号。选择异动类型，录入异动申请日期，实际的异动日期后，请在“员工资料”框中的工号栏中录入工号或点击工号栏右边的下三角按钮弹出单选员工对话框，选择员工后，系统会将该员工现有的部门和职务等资料显示在员工资料框架中，然后再在异动数据栏中录入新的部门和职务资料，异动数据栏的内容会自动从原有的员工资料栏复制过来，用户只需更改需要改变的内容项即可。录入完毕按“保存”按钮可保存异动数据。注意事项：1.系统中提供的异动类型有升职，调职，借调，转正，降职五种。请根据实际类型选用。2.异动申请日期是提出申请的日期，并非实际的异动日期。3.异动日期是实际的调动日期，此日期可根据实际日期提前录入，如张三是2005年12月1日调职，但如果当前日期是2005年11月10日，异动记录可直接录入，异动日期直接填写2005年12月1日即可，系统会自动判断是否过了异动日期，过了异动日期系统会自动更新员工档案。4.异动时如果有更改工号，可能会花费较多时间，请耐心等候，以前老版本的程序升级后可能会存在工号更改不成功的状况，请直接和某某科技技术部联系。5.异动记录如果有错误，按删除按钮可删除异动记录，系统会提示是否复原员工原有的部门和职务。此页面主要是作为查询使用，可按三种类型对资料进行快速查询，可查询某员工最后异动日期是哪一天。“所有员工”选项可查询所有员工的资料。“有异动记录”可查询所有进行过异动的员工每次的异动时间和异动原因。“无异动记录”可查询所有没有异动记录的员工资料。奖惩记录点击“人事系统”主菜单中的“奖惩记录”菜单项，即可打开奖惩记录模块，如下图所示：点工具栏上的“新增”按钮可录入奖惩资料，具体和录入项目的作用如下：奖惩单号每次新增资料时系统自动生成的。不需要用户录入和更改，奖惩单号必须必须唯一工号奖惩的对象，点击旁边的下三角按钮可打开单选员工对话框选择员工奖惩类别奖惩的种类，关于怎样设置奖惩类别请参照奖惩项目模块，奖励和处罚由此项目决定奖惩项目此项取值由奖惩类别决定，如果有勾选表示是奖励项目，否则为处罚项目，对应金额的正负由此项决定奖惩金额分值可根据需要选择金额和分值。两个项目均为正值。选择奖惩项目后会自动将此两项赋值，用户可更改此值序号此处可选择奖惩明细条款，明细条款可在奖惩项目模块中设置奖惩原因此项必须输入，否则系统不允许保存资料离职申请打开“人事系统”主菜单下的“离职作业”菜单下的“离职申请”项，即可进入离职申请页面，如下图所示：此功能模块主要功能是录入员工离职申请书，因员工离职可能并不是当天申请当天就离职，可能需要一段时间，为了方便人事在办理离职手续时能提前作好准备和计划，所以用户可将离职申请书录入系统，到期由系统自动提示用户某员工离职申请到期。要录入离职申请书，请点击工具栏上的“新增”按钮，在工号栏录入员工工号，或者点击工号栏旁边的下三角按钮，在系统弹出的“单选员工列表框”中选择员工。然后录入申请离职的日期和离职的原因即可。如果某员工离职申请到期，可直接在此模块中点击鼠标右键，在系统弹出的右键菜单中选择“立即离职”按钮给该员工作离职处理。有关离职员工档案系统的相关操作，请参照“离职员工档案系统”。离职员工档案点击人事系统主菜单，打开“离职作业”下的“员工离职档案”菜单，系统会弹出如下操作界面：此模块分为两页，一页为“离职员工”，一页为“离职库资料”，离职员工中会显示在员工资料或离职申请中办理了离职手续的所有员工资料，所有离职员工的档案自动转到离职员工模块中。在此模块中也可给员工办理离职手续。在表格按鼠标右键系统弹出右键菜单，各项作用说明如下：1.新增离职点击此项系统会弹出“批量选择员工对话框”，在此对话框中选择一个或多个员工确认后，系统会弹出离职日期和离职原因录入对话框。如下图所示：离职日期是员工离职的日期，不能输错，否则会影响到日考勤和月工资的计算。离职原因是员工离职的原因，可用较多的文字进行表述，离职类型是离职的种类，一般要固定几种离职类型，方便以后进行统计分析，如果勾选了“黑名单”选项，则表示将此员工列入黑名单，以后永不录用。如果选择了多个员工且每个员工的离职日期和离职原因，离职类型都相同，可勾选“批量离职时不显示该对话框”选项，表示所有员工都使用相同的离职日期和离职原因。如果选择了多个员工且没有勾选此项，则选择了多少个员工系统会弹出多少次这个对话框方便用户为每个员工选择不同的离职日期和离职原因。注意：员工离职后，在其它模块中还是可看到该员工的资料，如考勤记录，考勤汇总资料，薪资资料，考勤的统计，工资的计算可办完离职手续后再进行统计，列印报表。2.员工复职如果因操作失误将某员工离职了，或者离职的员工重新回到公司上班了，则可用此项将员工复职，首先将鼠标定位到要复职的员工记录上，按此菜单项系统会弹出确认对话框，按确认即可对该员工复职。3.转离职库对某些公司需要重复使用员工工号的状况，或者因使用时间较长，离职员工中存在太多的离职人员资料，严重影响到系统的运行速度，需要将部分离职员工的资料移到另一个地方。可以使用此项。要使用此项，人事参数中“允许重复使用工号”项必须勾选。转离职库后系统中所有有关该员工的资料将不能按正常的方法查询和调用。在作此操作前一定要确认该员工所有相关资料都不须再使用了。且此操作将不可逆转。转入离职库后所有资料只能在“离职库资料”列中进行查看，不能进行任何其它的操作。离职员工转入离职库之后该员工工号就可以给其它人员使用了。4.离职库资料所有转入离职库的员工其资料只能在离职库资料中进行查看。离职库资料如下图所示：此处只能作查看，不能作其它任何操作。考勤系统考勤参数设置考勤参数模块主要是对考勤的运算方法，计算流程进行设置，它的设置会直接影响到考勤数据的生成。点击“考勤系统”主菜单下的“考勤参数”菜单项，即可打开考勤参数设置模块。如下图所示：考勤参数模块中主要有三个设置页面，第一个页面主要设置考勤的基本参数选项，对加班申请，休假的默认，加班工时和正班工时的计算方法进行定义，第二个页面主要对不按整计算考勤的月结日期进行设置，第三页主要对考勤计算中正班时数，加班时数，请假时数，请假天数保留的小数位数进行设置。分别说明如下：1.基本考勤参数设置其中各项目列表说明如下：超过_分钟计夜班且扣除_分钟此项第一栏输入一个时间，超过此时间则系统定义为夜班，第二栏为扣掉的分钟数。因为有部分公司夜班有吃夜宵的时间要扣除。可在第二栏填入夜宵扣除的时间。夜班的定义主要用来识别哪此人上了夜班，因可能上夜班班人员会有夜班补贴之类的补贴项目。则系统判断时会在考勤日报表中标识为“夜班”，每月汇总时会有夜班次数的汇总数正班时数的定义此栏主要是用来定义实时刷卡和单次刷卡的正班时数。分组设定班次优先于部门设定班次主要针对排班的优先级别进行设置。如果此项有勾选，则如果考勤分组中某员工有排定班次，则以考勤分组中排定的班次为准，否则以该员工的部门或组别默认的班次为准同一员工在不同的分组中，以最后的分组为准用户定义分组时如果如果将同一个员工分到了不同的分组中，如果勾选此项，则系统按最后定义的分组班次为准。否则以最先设定的分组班次为准加班时间要申请才有效此项如果勾选，则系统中考勤日出勤中所有的加班时间都必须有加班申请单系统才会计算为加班。否则系统不会计为加班。有关加班申请，请参阅加班申请管理模块加班申请单必须要审核才有效只有在“加班时间要申请才有效”项目有勾选的状况下才会起作用，否则此项无意义。在勾选此项后，在录入了加班申请单同时，必须对加班申请单进行审核后，系统中考勤日出勤才会计算为加班，关于加班申请和审核，请参阅加班申请管理模块加班时间必须审核才可以计考勤此项和前面的加班申请和审核没有关系，前面的加班申请和审核是针对日出勤数据的。它的设置会影响到考勤日报表的加班数据。此项主要针对考勤月报表，如果此项有勾选的话，则必须到加班审核管理模块中对加班的日考勤数据进行审核后月考勤汇总中才会将此加班数据纳入汇总，否则系统不会汇总没有审核的日出勤加班数据加班时数小于申请时数以申请时数为准主要针对日出勤的加班申请中加班数据的定义，如果勾选此项，当日出勤中实际的刷卡加班时间小时加班申请中申请的加班时数时系统中的加班时间按申请的时数为准，否则以实际刷卡的加班时间为准。关于加班申请和审核，请参阅加班申请管理模块休假上班时间计为加班如果勾选此项，如果当天设置了休假但实际上有上班时，系统会将所有上班的时间全部计为加班，否则计为按正常计算。关于休假设置，请参阅默认假日管理，每日休假管理，调休管理等模块默认星期天为休假日勾选此项表示所有星期天系统自动设置为休假，范围为所有在“默认假日管理”中定义的“默认休假人员”名单默认星期六为休假日勾选此项表示所有星期六系统自动设置为休假，范围为所有在“默认假日管理”中定义的“默认休假人员”名单休假日以实时刷卡方式计考勤勾选此项表示如果当天是休假日，则系统会按实时刷卡的方式抓取考勤数据和计算考勤，如果没有勾选则系统会按正常的方式抓取班次和计算考勤。关于实时刷迟到早退不计考勤异常勾选此项如果是迟到或早退的情况系统不会标记异常，否则标记为异常浮动班次不刷卡记旷工如果班次段有勾选浮动，则此段时间如果没有上班，此项又有勾选，系统统计为旷工。有关浮动班次请参阅班次管理中有关浮动的说明上下班刷卡不全记旷工勾选此项，如果只刷了上班卡或只刷了下班卡系统会记为旷工旷职时数按时间点计算勾选此项，表示旷工按整段时间的时数计算，如有班次08：00-12：00，如果刷卡在10：00下班，但下班的早退范围在30分钟之内，因不在指定范围内刷卡，所以系统为计为旷工，如果沟选此项，系统统计为旷工2小时，按实际缺勤的时数2小时计算，否则按整