知识管理背景下的企业档案管理模式

知识管理背景下的企业档案管理模式知识管理背景下的企业档案管理模式 摘要：企业档案工作作为企业的一项基础性工作，能为公司 各项综合业务的开展创造必要条件，但传统的企业档案管理 模式已经无法适应新环境的发展要求。本文从信息化与企业 档案管理的角度，深入剖析了传统企业档案管理模式面临的 挑战，并根据知识管理与企业档案管理的辩证关系，分析了 建立“档案知识管理模式”的现实意义，最后对知识管理背景 下的企业档案管理的构建模式提出了建议。 在信息化飞速发展的今天，档案作为重要的信息资源， 对企业的发展越来越重要，然而传统的企业档案管理模式已 经无法适应新环境的发展要求，当前企业档案工作面临着严 峻的现实挑战和改革要求。 一、一、传统传统企企业业档案管理模式面档案管理模式面临临的挑的挑战战 1、企、企业业档案工作改革步伐档案工作改革步伐迟缓迟缓 在市场经济多元化的今天，传统的企业档案管理体制已 被打破。与此同时，新的企业档案管理体制还没有完全形成， 这就制约了档案工作的发展。在新旧交替时期，较多企业档 案改革步伐迟缓，滞后于企业的发展需求。 2、企、企业业档案档案观观念落后念落后 企业中大部分员工，甚至中高级管理员，对档案的认识 还停留在档案发展的初级阶段，没有充分意识到档案是企业 的重要信息、知识资源。不少企业档案机构进行档案信息化 建设是盲目的，缺乏先进的思想理念作为指导，重视档案管 理系统的建设而忽视信息资源的开发利用，导致档案信息化 建设的低效率。 3、企、企业业档案管理滞后于信息化档案管理滞后于信息化发发展展 现在，多数企业认识到了信息化的意义和价值，并通过 办公自动化、管理信息、客户关系管理等应用系统的不断建 立，来加快信息化进程，由此企业在各项活动过程产生数字 化的信息也越来越多，但传统的档案实体管理模式却难以适 应这种发展。另外由于企业信息化进程的急速发展，企业档 案人员的整体素质难以跟上这种发展，导致电子档案管理不 当，因此企业档案处于“游离”状况。 4、企、企业业档案信息缺乏系档案信息缺乏系统统管理管理 目前，一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、 机构之间。没有实现企业范围内所有档案的集中统一管理。 档案信息也没有实现与其它信息的资源共享，没有进行有效 整合，缺乏统一的科学规划和管理。 面对这些严峻的现实挑战，如果企业档案部门不进行根 本性的变革，就难以适应现代企业发展的要求。因此只有以 知识管理思想为指导，构建新型企业档案管理模，才能适应 市场经济和现代企业制度的发展要求。 二、知二、知识识管理与企管理与企业业档案管理档案管理 知识管理是对企业产生的知识进行管理通过获取、存储、 学习、传播、共享，使每个员工都能接触并有效的运用企业 的知识，可以方便的随时随地的找到最需要的知识，增强工 作和学习的能力，提高工作的质量和效率；在企业已有经验 和知识的基础上，避免重复犯错误，最终实现成本最小，而 收益最大。 知识管理通过现代信息技术对知识进行积累、组织、传 递和应用、创新，以实现知识的价值。作为知识经济时代的 管理模式，知识管理为档案工作在内的企业各项管理活动提 供创新的思路和视角，其对企业档案工作创新的意义有以下 几方面。 第一，知识管理的出发点是知识是企业的战略资源。它 可以促使人们重新认识企业档案的价值：企业档案不仅是简 单的历史记录、资料，而且是企业展望未来的窗口，是一种 重要的知识载体和重要的战略资源。 第二，知识管理的根本目是实现知识的价值、提升企业 的核心竞争力。它可以促使人们重新定义档案管理的目的： 档案管理应重视开发利用企业的档案，而不单是收集、整理 和保管企业的档案；档案管理更是为了积累、利用知识，而不 能只是为了保存历史、再现历史。 第三，知识管理的基本活动是知识的积累组织、传递和 应用、创新。它可以促使人们重新思考企业档案管理的基本 活动：档案管理应该关注对档案所存储的信息和知识的管理； 在档案收集过程中，应加强隐性知识的记录与收集，加强非 正式文件外部信息的收集，将档案收集活动拓展为知识积累 活动。 第四，知识管理的技术支撑是现代信息技术。它可以促 使人们重新考察企业档案管理的技术方法：企业档案管理必 须从传统手工操作方式走出来，采用先进的信息技术。 三、知三、知识识管理背景下企管理背景下企业业档案管理模式的构建档案管理模式的构建 1、企、企业业档案档案实实施知施知识识管理的必要性管理的必要性 科技的发展把世界经济从工业经济时代推进到了知识 经济时代，目前知识经济正以信息化为先导在全球范围内迅 速发展。知识经济时代的档案管理必将成为知识管理，所有 的工作环节都将成为知识管理的必要程序。面对机遇和挑战， 档案工作只有主动去适应知识经济的发展，才能促进档案事 业的快速发展。 2、构建档案知、构建档案知识资识资源管理模式的目源管理模式的目标标 （1）使档案知识资源化、信息化 这要求把档案，无论是数据型、还是信息型、或者知识 型档案，都应按照知识管理的标准进行资源化、信息化，真 正成为企业经营工作的重要资源。将以前的信息型档案资料 看成知识型文档，按知识资源结构进行归类与共享应用；对 将来的信息型文档，设立网上专家委托处理流程系统，快速 将信息型文档转化成知识型文档，按知识资源结构进行管理。 （2）实现知识资源支持领导决策 首先要充分了解分析领导或管理决策的事项及过程，对 其形成规范化认识，明确其决策的环节或形式。然后，按决 策环节排列，构建相应分类的关联知识资源库。最后，设计、 设立订阅机制，让领导根据决策工作内容或依据决策环节排 列的知识资源分类文件进行订阅。 （3）知识资源支持员工学习与工作 这要求把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入 学习结合起来，提供随时随地地学习的渠道与空间。同时， 把知识资源与员工的实际工作结合起来，让知识资源在工作 的不同环节、不同程序上很容易获取，很及时提供。 3、档案知、档案知识资识资源管理模式的构建源管理模式的构建 （1）强化知识观念，创建共享的企业文化 建立知识库，提倡组织学习知识经济时代，知识的更新 与员工技能的老化并存。因此，需要加大对知识型员工的培 训与开发，提供再教育和再学习的机会。当员工感觉在企业 里会有很好的发展前景，其高效的职业满足度也就会持续下 去。 （2）建立知识资源管理平台 信息技术，特别是群件技术、搜索引擎、局域网、专家系 统等，为知识在不同个体不同组织之间的交流提供了技术支 撑，使知识在内部的广泛交流共享成为可能。企业一旦拥有 良好的以信息技术为基础的知识管理系统，知识型员工就可 以不受失控限制获取知识库中共享知识，并且可以联系到有 关部门和领域的专门知识专家，协助解决问题。 （3）制度建设方案 为了档案知识资源管理的概念、方法、组织、过程在制