某房地产公司行政管理部物资管理流程.doc

工作流程文件编号：页 码：第 6 页 共1页物资管理流程修改状态：a/01. 目的为加强公司物资的管理，提高物资使用效率，减少损失和浪费。2. 适用范围适用于公司各部门、各项目部物资的管理。3. 职责3.1集团办公室及各项目部办公室为物资管理的主管部门。4. 工作程序4.1物资采购4.1.1各部门根据需要填报购物申请表，并制订出大致预算，交办公室签署意见，报总经理批准后，由办公室统一购买。办公室负责对购入的固定资产、办公用品等进行造册登记，固定资产、低值易耗品需要落实具体保管部门和人员，办公用品、礼品有专人负责，每月进行一次盘查。4.1.2各部门凡购买物资，须在每月月末最后一个工作日之前填写购物申请表，交办公室审核，报总经理批准同意购买或领用的，由办公室指定人员进行采购和发放。4.1.3采购物资原则上应该有2人一同去采购，特殊情况下急需采购物品经办公室经理批准后，允许一人采购。4.1.4采购或领用的物资须经保管人员验收，并在购货发票上签字证明。4.1.5采购人员持已验收、证明的发票，填制报销单，经部门负责人及分管领导签字，交财务部审核后，报总经理批准，财务方可给予报销。4.2办公设备管理4.2.1登记办公设备用具的购买、配置、领用、维修与保管等管理过程，办公室均须用台帐形式进行记录和登记4.2.2 编号办公室对配置的办公设备一律实行编号，在设备用具上标明使用部门（使用人）名称、编号以及购置日期等4.2.3维修办公设备用具因破损、污染后需要维修或清洗的，由使用部门（使用人）与办公室联系，由采购管理员负责办理各项维修与清洗事宜4.2.4报废经专业部门检验，确认办公设备用品已经没有维修必要时，由使用部门申请，经办公室主任审核，总经理审批后，予以报废处理。办公用品管理员负责办理有关报废手续。属固定资产的办公设备用具，按照固定资产管理规定办理4.2.5盘点办公室每年十一月份，会同财务管理中心对公司所属办公设备用具进行一次清产核资工作，并制作清查明细表上报分管领导及存档4.3办公文具用品管理4.3.1办公文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠水笔、橡皮擦、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机等。办公用品保管员要分别设置个人和部门的领用登记簿；4.3.2各部门（使用人）需领用办公文具用品时，应到办公用品保管员处办理领用手续，并在办公文具用品领用登记簿上签字；4.3.2办公用品自第二次领用起，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购；4.3.3人员离职时，将剩余办公文具用品移交办公室；4.3.4办公文具用品仓库一年盘点两次（6月与12月），盘点工作由办公室主任负责4.4 固定资产管理4.4.1固定资产增加1、各部门根据实际工作需要，出具固定资产申购报告，报送办公室。2、办公室了解购买部门对固定资产的需要程度、有无必要购买，结合公司现有总资产情况判断是否可以调剂，如需购买，由办公室专人负责购置。3、购置固定资产后，由办公室验收，并负责领用手续及登记固定资产台帐后，有关资产的使用说明等资料应由办公室保管，使用人留复印件。4办公室在购置固定资产后，填制费用支付申请表，并附申请报告、发票，在三个工作日内办理报销手续。4.4.2固定资产的登记及清查1、填制固定资产卡片固定资产卡片由办公室的固定资产管理人员按一物一卡填制。卡片一式三份，一份交财务管理部进行明细核算，一份由办公室固定资产管理人员留存，一份交使用保管部门保管。2、由专人（专职或兼职）登记管理资产卡片，保证卡片记录正确无误，并根据固定资产变动情况及时调整卡片记录；同时，办公室根据固定资产不同类别和卡片编号在实物上设置标识，标注名称、购买日期、编号、责任项目部和责任人。3、对无利用价值、闲置的固定资产，公司办公室负责整理、填具闲置固定资产明细表，提出意见呈报分管领导批复后处理。4、每年12月份，公司全面开展清产核资。各部门对所属的固定资产进行一次清查、盘点，并将清查结果及一年来固定资产增减情况分别填具固定资产盘存表，报公司办公室与财务部。办公室应会同财务管理部对帐、卡、物不符合情况及时查明原因，予以更正，将结果报公司总经理。4.4.3固定资产的报废当使用的固定资产出现主要部件陈旧、损坏严重，经技术部门鉴定再予大修也不能符合使用要求，或虽能修复但费用太大，修复后可使用的年限不长，效率不高，或按国家规定必须报废的情况时，使用保管部门可填具固定资产报废单申请报废。1、由使用保管项目部提出报废申请，或由办公室根据实际情况通知使用保管项目部填具固定资产报废单，交相关部门鉴定，固定资产报废的审批程序、审批权限与购置时相同。2、固定资产使用保管项目部在报废申请批准后，将固定资产卡片撤出并设置固定资产清理登记簿予以登记。经批准报废的固定资产统一由办公室门处理。4.4.4固定资产的盘亏 盘亏的固定资产由使用保管项目部查明情况，填具固定资产盘存表分别报办公室、财务管理中心，办公室报分管领导批准后作相应处理。4.4.5固定资产的出租 出租的固定资产应由出租部门固定资产管理人员根据实际情况填制固定资产租赁单，报办公室审核，经总经理批准后作相应处理。4.4.6固定资产的调出 公司与所属子公司之间固定资产的调拨，由调出方的固定资产管理人员根据公司领导批复的文件或合同，填制固定资产调拨单交办公室，由办公室报分管领导审核，经总经理批准后作调拨处理，通知财务管理部作帐务处理。4.4.7 固定资产维修与保养1、固定资产的日常清洁保养工作由各使用部门负责。发生故障，则由使用部门提出修理申请，由办公室安排维修；办公室严格控制维修费用，充分利用公司内部技术力量，在公司内部无法解决时，安排外项目部修理，使用部门参与验收。需要支付费用的，须经分管经理同意，方可联系安排修理。 2、维修验收后，经办人将维修清单附于发票后交办公室签署意见，分管领导审核，总经理审批。4.5 车辆管理4.5.1车辆购置需购置车辆的部门填写购置车辆申请表，经审批后报至总公司办公室，总公司办公室审核后报行政总监及总经理审批。申请表中应注明选配车辆型号、排量及精确价格，购置车辆后，将购置车辆申请表附于购车发票后报董事局主席签字报销。4.5.2 派车因工作需要使用公司公务车的，用车人须填写用车申请单，由部门负责人签字后，办公室统一调度，并及时填写派车单； 4.5.3车辆的保养与维修1、凡车辆需进行保养维修的，均需由办公室填写汽车保养维修报修单，经分管领导审批后，凭报修单到指定修理厂家进行保养维修。在维修过程中，如确需调换零件的，报修人员应将调换下的旧零件拿回公司作统一处理。2、车辆因公外出，遇车辆故障在非指定地点维修的，须经分管经理同意。维修完毕车辆返回