电算会计的反记账实现方法研究 毕业论文.docx

江西工业职业技术学院2013届会计电算化专业毕 业 论 文题 目：电算会计的反记账实现方法研究 姓 名： 学 号：20102132班 级：10级会电（6）班系 别：经济管理系指导教师： 目录1 电算化会计的反记账作用分析-22 电算会计的反记账功能操作-32.1电算会计反记账的操作者-32.1电算会计反记账的操作时间-33 电算会计的反记账实现方式研究-44 电算化反记账的利弊分析-54.1电算化反记账的利端分析-54.2电算化反记账的弊端-65 电算化反记账在实务中着手的方向-7电算会计的反记账实现方法研究李霞（江西工业职业技术学院，江西南昌330039）【摘 要】：无论在手工 会计 系统还是在 计算 机会计系统中，都要根据已审核的记账凭证登记账簿，称之为记账。而反记账是将已经登记入账的会计数据予以取消，使之恢复到记账前的状态。它是记账的逆操作，也是计算机会计系统独有的一个概念。会计软件中要不要设反记账功能，一直存在激烈的争论。笔者认为，反记账是计算机会计系统在处理 经济 业务数据发生错误时予以更正的理想方式，不过在设计时必须充分考虑到反记账功能的不足之处，对其使用设置严格的限制条件。【关键词】：会计软件反记账分析【引言】无论在手工会计系统还是在计算机会计系统中，都要根据已审核的记账凭证登记账簿，称之为记账。而反记账是将已经登记入账的会计数据予以取消，使之恢复到记账前的状态。它是记账的逆操作，也是计算机会计系统独有的一个概念。会计软件中要不要设反记账功能，一直存在激烈的争论。笔者认为，反记账是计算机会计系统在处理经济业务数据发生错误时予以更正的理想方式，不过在设计时必须充分考虑到反记账功能的不足之处，对其使用设置严格的限制条件。1电算化会计的反记账作用分析反记账在下述三种情况下有着无可替代的作用。1.1大量的错误凭证被登记入账这种情况在计算机会计系统投入使用初期（尤其在试运行期间）非常容易发生。如果没有反记账功能，则只能编制大量的错账更正凭证予以更正，从而导致账簿中存在大量的冗余信息，影响会计信息的使用。从审计的角度来看，当审计人员查到一笔又一笔的错账时，这些错账也许在后续的凭证中进行了更，但仍会使审计人员对错误产生麻痹思想，影响审计工作效率。如果有反记账功能就可以先取消记账，把错误凭证全部更正后再重新记账，账簿中的冗余信息就可以大大减少，账簿信息就会简洁明了，便于利用。1.2账证不符在电脑会计信息系统中，记账实质上是将记账凭证库的有关数据转入账簿数据库中，而且正式过账前要先对记账凭证进行平衡校验，以保证其正确性，所以账证一般是相符的。但是当计算机会计系统遭受电脑病毒的侵袭，或者存放会计账簿数据的电脑硬盘扇区遭受物理损害，或者账簿数据库在没有启动电脑会计软件的情况下被人为非法篡改时，就完全可能导致账证不符。如果是凭证有误，则不管账簿记录是否正确，均应先取消账簿记录数据，再对错误凭证进行更正，审核无误后重新登记入账。1.3记账过程意外中断在手工会计中，记账人员只需接下去登记就可以了。但在计算机会计系统中，记账是由电脑自动进行的，当意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记账过程意外中断时，财会人员无法了解电脑到底已经登记了多少张凭证，因而也就无法在系统恢复正常后继续登账。也许从理论上说，精通电脑和会计软件的人能通过查询账簿数据库记录等方法获知记账过程中断时已登记的凭证数，但对普通的会计人员来说，这是不现实的。况且即使获知记账过程意外中断时已登记的凭证数，会计软件也不允许接着记账，唯一的办法就是设置反记账功能。对此，会计核算软件基本功能规范也规定，会计软件“应当具有在电脑发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能”。显然，要恢复到“最近状态”就需对最后一次记账进行反记账。 2电算会计的反记账功能操作反记账功能显然不是一个常用的功能，它只有在前述三种特殊情况下才能使用。如果滥用反记账功能，则不但影响会计处理的严肃性，也会大大增加工作量。许多人就是以此为由反对在会计软件中设计反记账功能。因此，对反记账功能的使用必须严格限制。其限制条件至少必须包括：2.1操作者必须是得到系统管理员授权的原记账人。在计算机会计系统中，记账人员应对账簿的正确性负完全责任，谁记账有误就只能由谁负责更正。设置反记账功能的目的，就是取消部分甚至全部的错误账簿记录后重新按正确数据记账，从本质上讲，这是对错账的一种更正行为。为了保证记账操作的严肃性，避免滥用反记账功能，操作者必须得到系统管理员授权后才能进行反记账。 2.2只能在结账前进行。结账就是在本期经济业务全部处理完毕并确认无误后予以封账。进行结账操作就意味着本期已经没有经济业务需要处理，因而不但不允许输入本期的记账凭证，也不允许对本期经济业务进行记账和反记账。.3只能按凭证号或日期逆序连续进行操作。记账是按日期和凭证号顺序进行的，只有逆序地连续取消账簿数据库的记录，才能保证重新记账的正常进行。这就意味着，反记账时应该以账簿数据库的最后一条记录（或者说是最后一张已记账的凭证）为起点，依逆序前溯定位，确定出反记账的记录数，而不能从账簿数据库中任意抽取几条记录（不管是否连续）作为反记账的范围。3电算会计的反记账实现方式研究反记账是记账的逆操作，即将账簿数据文件中的最后一条或多条记录转回到未记账凭证文件中去，应该转回的记录就是反记账的范围。一般来说，这个范围应该由反记账执行人员根据需要确定。但是在记账过程意外中断而需恢复到记账前状态的情况下，会计软件应该提供自动定位的功能。现有会计软件的解决方案是在每次正式记账前先将账簿数据内容备份到硬盘的某一固定文件中去，如记账过程意外中断，则以备份文件恢复账簿数据文件。由于每次备份到硬盘的文件名是固定、唯一的，所以只能针对最后一次记账数据进行恢复，且只能进行一次。而且这种备份和恢复是对月内账簿数据的完全备份和完全恢复，如果一个单位的 经济 业务量较大，在月末进行记账和反记账就会耗费较长的时间。为了提高效率，设想采用如下两种方法加以解决：3.1在未记账凭证文件中保留已记账凭证记录。记账时，将记账范围内的凭证追加到账簿数据文件中，但不删除未记账凭证文件中的相应记录，只是作已记账标识，使其在编辑、查询未记账凭证时能自动被过滤掉，同时每一次记账后都在该未记账凭证文件上作截止标识。这样反记账时既可以直接按凭证日期、编号等指定范围，也可以根据每次记账后所作的截止标识恢复到最后一次或最后几次记账前的状态。反记账的实现也不再是将账簿数据文件记录转移到未记账凭证文件中，而是删除账簿数据文件的有关记录，同时去掉未记账凭证文件中相应记录的已记账标识和截止标识。在这种方式下，虽然未记账凭证文件的记录增加了硬盘占用空间，但省却了每次正式记账前的数据备份时间和备份文件占用的硬盘空间。与现行方法相比，这种方法效率更高，占用空间更少，使用起来更灵活方便。3.2将未记账凭证文件与账簿数据文件合而为一，只设置一个记账凭证文件。这个记账凭证文件用于存放全部未记账凭证和已记账凭证，其结构包括上述未记账凭证文件与账簿数据文件中的所有字段，即除了未记账凭证填制时涉及的各个字段外，还要加上已记账标识、记账人姓名等。同第一种方法一样，为了能恢复到最后一次或最后几次记账前的状态，还要加上一个截止标识字段，以记录每次记账的范围。当需要增加、编辑或查询未记账凭证时，就将打上已记账标识的记录过滤掉；当需要进行账簿查询或打印时，就把没有已记账标识的记录过滤掉。每次记账时，在记账范围内的凭证记录中加上已记账标识和记账人姓名，并将记账范围内的最末一条记录打上截止标识就可以了。这种方法下反记账的实现更加简单，只 要将反记账范围内记录中的已记账标识、记账人姓名以及截止标识去掉即可。4电算化反记账的利弊分析“反记账”是指将已经记账的凭证通过记账的反向处理，恢复到记账前的状态。在计算机特定的工作环境中，笔者认为这些做法有一定的可行性。 4.1电算化反记账的利端分析第一，实际工作中如果存在错误的记账凭证，不施行“反记账”的话则将导致账簿中存在大量无用的冗余信息，影响对会计信息的使用。从复核的角度来看，虽然错账也许在后续的凭证中进行了更正，但当复核人员浏览到一笔又一笔的错账时，并不能忽略跳过，还是会影响工作效率。如果有“反记账”功能就可以先取消记账，把错误凭证全部更正后再重新记账，账簿中的冗余信息就可以大大减少，账簿信息就会简洁明了，便于利用。 那么，要做到这一点在结账前后要分情况处理。结账前如果发现错误凭证需要“反记账”时，直接进行即可。结账后此会计期间已经封账，就必须先进行“反结账”激活本期间账簿处理功能，接着才能顺利进行“反记账”。也就是说从清除数据库中冗余信息，保证账簿数据准确、明了的层面上来看，“反记账、反结账”功能的作用不可忽视。 第二，在电算化会计信息系统中当存放会计账簿数据的计算机硬盘扇区遭受物理损害，或者账簿数据库在没有启动计算机会计软件的情况下被人为非法篡改时，就完全可能导致账证数据信息混乱、不符。无论是账簿错误还是凭证错误，或者账簿、凭证都有错误，都无法像手工会计那样采用划线更正法、补充登记法或红字冲销法来更正，因为此时的错误属于由非正常情况导致，最好的办法就是施行“反记账”。因为，对于不甚精通计算机的会计工作人员来说，意外情况下为了保证会计数据的完整和准确，最好的方法就是干脆恢复到最初状态。如果凭证数据正确，仅仅是账簿记录有误，取消错误的账簿记录后将正确的凭证数据转入即可；如果是凭证有误，则不管账簿记录是否正确，均应先取消账簿记录数据，再对错误凭证一一进行更正，审核无误后重新登记入账。 另外，当计算机意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记账或结账过程意外中断时，会计人员更是无从下手。操作者无法确定在出现意外的刹那间计算机后台数据处理的进度，为防止数据丢失，最保守的做法就是进行“反记账”或者“反结账”，恢复到可控制阶段。 以上的这些做法在相关法规中也得到认可。会计核算软件基本功能规范中规定，会计软件“应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能”。显然，要恢复到“最近状态”就需对不确定的数据处理进行“反记账”或是“反结账”。 第三，现今阶段为满足会计电算化的岗位需求，在职人员必须进行电算化培训，在校生必须进行专业学习。在培训和教学中，“反记账”功能从实验练习的角度上讲必不可少。学员在教学练习中不可避免会出现大量的错误操作，导致形成大量的错误数据信息，而在电算化信息系统中一旦进行了记账或者结账，所有的数据都会转为后台存储，前台只能浏览不可修改，这给教学辅导带来很大障碍。要想准确找到操作过程中的错误所在，让教师“对症下药”，进行指导和更正，就必须利用“反记账”或“反结账”功能再现学员的错误操作。 同时，目前市面上绝大多数教学软件为企业财务软件的演示版，也就是说学员在课堂上学习和练习的软件还是具有相对的真实性的，这就要求教师要重视细节演示，提高考核标准，这样学员在学习完毕后才能做到以最短的时间符合岗位要求。那么，在课堂上需要重复演示或练习相关操作步骤，这其中凭证、账簿是重点，因此，“反记账”功能给教学带来很大便利，它们的施行让操作过程可以逆转，便于学员进行提高熟练程度的练习。因此，综上所述，无论是从电算化实务工作的角度，还是从教学实验的角度来说，“反记账”功能都有一定的可取性。 但是，我们在此也不能就肯定地说“反记账”功能有百利而无一害，事实上它们还是存在很多不客观和不完善的地方。4.2电算化反记账的弊端 第一，“反记账”功能与现行法规相违背。会计基础工作规范中规定：“账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写”。 “反记账”功能可以进行反向记账处理，这些做法相当于在数据库中完全擦去原来结账或记账的痕迹，恢复到结账前或记账前状态。这实际上是对账簿进行了典型的“刮擦、涂改或重新抄写”。同时，“反记账”给做假账提供了技术支持，便于某些会计人员要进行舞弊。结账之后可以轻松取消结账，进行相关的处理；记账之后利用“反记账”功能可以在以后的任意时间简单、方便、无痕迹地直接修改凭证的相关数据，这无疑都使财务会计系统的安全性大打折扣，给作弊人员提供了可乘之机，增加了内部控制和会计监督的风险。 另外，会计核算软件基本功能规范中虽然要求会计软件具有数据恢复的功能，但是也同时进行了限制规定：“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正；记账凭证输入时，红字可用-号或者其他标记表示。”而“反记账”功能的存在使这一制度在实务操作中很难得到落实，很少有人如此更改错误，而大都倾向于直接“反记账”进行彻底无痕迹修改。 第二，“反记账”功能在实际操作过程中不是绝对安全的。目前大多数核算型的财务软件产品，记账时都要涉及许多辅助核算数据，如往来核算数据、数量核算数据、外币核算数据等，记账后这些数据在相关的功能模块中将被进一步处理，当需要数据恢复时，纵然能够顺利“反结账”，这些数据在记账的反向处理中也难以全面、准确恢复。同时，由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解的偏差，如果操作有误，很可能产生系统数据错误、财务混乱，甚至导致整个账务系统的瘫痪，造成不应有的损失。 因此，滥用“反记账”功能，不但影响会计处理的严肃性，也会大大增加会计信息系统的风险。 至此，我们不难看出，“反记账”功能具有很强的两面性，我们既不能完全否定其作用，但是也需要正视其弊端。因此，有人认为对“反记账”功能的使用如果进行严格、合理的规定，在一定程度上就既可以发挥其长处，又能够限制其危害。5 电算化反记账在实务中着手的方向1.使用者如果确定需要“反记账”功能，则在购买和选取软件时应由专业软件人员对此功能反复进行可行性和易操作性测试，确保反向记账时各方面数据能够完整、准确地恢复到记账前状态，并且尽可能少地给会计人员带来技术障碍，确保数据恢复和存储的方便