行政公文处理 中常见的格式问题分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 行政公文处理中常见的格式问题分 析 行政公文处理中常见的格式问题分 析国家行政机关公文处理办法 、 国 家行政机关公文格式对行政机关的公 文格式规定了十分严格的标准，但在我 们黄委系统的公文处理实际工作中，仍 然存在着许多不规范的现象和问题。主 要表现在以下几个方面：1. 公文格式组 成部分中常见的问题 1.1 眉首部分 1.1.1.发 文机关标志。黄委系统所有单位的发文 机关标识字号应小于黄委，各市河务局 应小于省局。但有的单位字号比黄委、 省局都大，略小于 xx 发文机关标识字 号，应予以纠正。1.1.2.发文字号。上行 文的发文字号居左排列，左空一字，但 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 这一点往往被忽略，左空不是多就是少； 括年份应使用六角括号“ ”,而经常用 方括号“”，如“某黄办 21 号”；便函的发 文字号置于武文线下 1 行版心右边缘顶 格标识，可是有的将发文字号置于武文 线上，有的标识时没有右顶格到边缘。 1.1.3.签发人。有的公文将“签发人” 标识 为“签发”，有的将签发人姓名居前，如 “签发：某某 ”、如“某某：签发”；还有 的签发人姓名字体不是楷体。规范的标 识应为：“签发人 ”用 3 号仿宋字体标识， 后用全角冒号，冒号后用 3 号楷体标识 签发人姓名。1.1.4.红色反线。党的文件 红色反线中间为一红色五角星，可是有 的单位党政不分，行政公文也使用中间 有红色五角星的反线，这是不对的。1.2 主体部分 1.2.1 标题。常见的问题一是 字体字号不规范，有用黑体的，有用宋 体加黑的；有用二号字的，也有用小二 号字的，不一而足。 格式规定公文 标题用 2 号小标宋体字。二是标题中滥 用书名号等标点符号， 办法规定除 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 法规、规章名称加书名号外，标题中一 般不加书名号；有的单位报送年度工作 总结也用书名号括起来，有的标题中还 有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。 1.2.2.正文小标题。 办法规定公文正 文内容结构层次为“ 一、 ”、 “”、 “1.”、 “”。 格式规定小标题使用 3 号小标宋体 字或黑体字，但对四个层次的标题字体 没有区别，建议一级标题用黑体，二级 用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。 1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行 标识，常见的问题是没有与正文空开一 行。附件名称后不加标点，但是有的公 文经常在名称后加句号。还有就是没有 在附件左上角标明“ 附件”或者“附件” 字样。1.2.4.成文日期。纵向与正文的距 离依印章的大小而定，其标准为印章盖 在成文日期上，上距正文不到 1 行的空 白。如空白过大，就容易被加入其他内 容。但在实际操作中，成文日期往往与 正文拉的距离过大。另一个常见的问题 是将“零”写作“o” ，如“ 二 oo 三年二月一 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 日”，正确的写法应为 “二 三年二月一 日”。1.2.5.印章。印章要端正、清晰地 盖在成文日期的上方，并做到上不压正 文，下压成文日期的年、月。常见的问 题是盖章不清晰，不居中，不端正，或 上下压文等,还有将印章盖到成文日期以 外。1.2.6.附注。公文如有需要说明的事 项要标识附注,如请示需标识联系人、联 系电话等。常见的问题是请示没有标识 附注，或者是附注标识的位置不规范。 1.3. 版记部分 1.3.1.主题词。常见的问 题是主题词、词目均用黑体标引，且词 目之间空格不均。规范的标识“主题词” 三字用黑体，词目用小标宋体 3 号字体， 词目间空一字。此外，还有表外词不用 “”括起来的现象， 黄河水利委员会公 文主题词表规定表外词用“”括起。 1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的公文 还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一 为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶 行，而不是与冒号后的抄送机关对齐； 再有就是最后一个抄送机关经常不标句 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 号。1.3.3.印发机关和印发时间。印发机 关和印发日期在抄送机关之下，印发机 关左空一字，印发日期右空一字。但有 的单位公文经常将二者左右顶格。2.公 文组成部分标识规则中常见的问题 2.1. 排版装订。公文用纸应采用国标标准 a4 型，一般每个页面排 22 行，每行 28 个 字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。 目前存有页面排版不整齐，行数和每行 字数不一、左侧明订、坏订、订位不正 等问题。2.2 页码。置于版心下边缘之 一行，左右各一条 4 号一字线，单页码 居左空一字，双页码居右空一字，目的 是方便阅读。但有很多公文的页码一律 居中，还有的页码两侧没有一字线。2.3.表 格。公文正文中如有表格，需要将其从 中抽出作为公文的附件单独表述。正文 中穿插表格，往往隔断公文前后意思的 联系而造成阅读上的不便。但有的公文 中经常穿插一些表格。3.公文格式中常 见的其他问题 3.1.数字。一般情况下， 在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 数量、长度、高度、面积、体积、重量 和百分比等。词、词组、成语、惯用语、 缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素 使用的数字应用汉字。3.2.名称。公文 中第一次出现人名、地名、组织机构名 均应全称，使用简称必须是约定俗成的 规范化简称。为方便行文，如名称较长， 可在第一次使用时说明“ 以下简称为 ”，再次使用时用简称。3.3.时间。 尽量避免使用一些交待不够清楚的时间 概念，如“去年 ”、 “前天”等，而应写明具 体的年、月、日。公文中如出现历史朝 代年号时，同时加注公历年份。3.4.标 点符号。有将间隔号“”写为点号 “.” 的，如“ 96 8 洪水”写为“ 96 .8 洪水” ， “山东省志黄河志” 写为“山东省志 . 黄 河志”。还有的连接号使用不规范，如“ xx 年 2 月 2-6 日” ，使用连接号，应 占一字的位置，并上下居中。4.规范公 文格式，提高公文质量的措施 4.1.提高 认识，加强领导规范公文格式，防止格 式的随意性，维护其规范的体式，对于 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 进一步提高公文的处理效率，推动机关 正常工作的开展，有着十分重要的意义。 各级领导和机关工作人员都要从这个高 度去认识规范公文格式的重要意义。各 级要加强对公文处理工作的领导，不仅 明确分管领导分管，安排业务精、责任 心强的文秘人员专职从事公文的审核， 而且各级领导还要带头学习公文处理知 识并模范遵守。4.2.加强文秘队伍建设 适应新形势下公文处理工作的需要，必 须建设一支思想素质好、工作业务硬、 勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强 文秘人员的政治理论学习，不断提高他 们的 理论和政策水平，使之认识到 文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、 精益求精的工作作风，增强干好工作的 自觉性。加强文秘人员的业务培训，积 极创造条件，支持文秘人员参加业务知 识的培训学习，尽快提高业务素质。4.3.健 全制度，规范程序各级各单位应根据 办法和上级的实施意见，相应制定 本单位公文处理的实施细则，建立健全 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 有关的公文处理制度，严格发文处理中 的拟稿、审核、校对、印制等每一道程 序，做到有章可依，照章办事，形成公 文处理规范化的运行机制。坚持公文处 理由办公室统一把关办理的原则，防止 “政出多门”。对某些格式问题，要做出 统一规定，保证规范的公文格式落到实 处。悉，因此需要全面提高公文处理人 员的整体素质。 三、规范公文格式的对策 1加强领导，提高思想认识。 各级领导和机关工作人员要加强对公文 处理工作的领导，不仅明确分管领导， 安排业务精、责任心强的文秘人员专职 从事公文的审核，加强对审核人员的培 养和使 用并保持人员的相对稳定。各级 领导还要带头学习公文处理知识并模范 遵守，提高认识，增强做好公文格式规 范化工作的自觉性。 2健全制度，规范公文办理程 序。在公文处理的各个环节都要把好关， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 从公文的拟稿、审核、签发、编号、校 对、印刷等都必须建立严格的制度和规 范，明确各环节的权限和责任。要有严 格的公文处理流程，实现公文处理工作 的规范化、制度化和科学化。 3加强学习，提高公文处理人 员素质。要加强公文处理人员的建设， 注重理论学习，刻苦钻研，掌握必要的 基础知识、精深的专业知识，熟悉公文 处理方面的知识。培养熟悉公文处理规 定，有理论素养、有文字功底的公文处 理人员，保持公文处理人员的相对稳定 性。办公室要设立公文处理和公文审核 的专门岗位或专职人员，并有专门负责 公文审核把关的人员。 4加强督查，保证公文质量。 上级机关要加强对下级机关和单位公文 处理工作的指导和监督检查。制定严格 的公文处理程序，在公文处理中做到多 级审核，层层把关。加强对公文格式规 范化的管理和指导，维护公文的严肃性 和权威性。定期组织业务培训和学习交 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 流，学习并借鉴好的经验和做法，开展 研讨交流活动，提高公文处理人员的思 想素质和业务水平。定期组织公文处理 质量检查，并设立考核考评和定期通报 制度，不断提高公文质量。 标题是行政公文的重要组成部分， 它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、 格式规范，是拟写案卷标题和编制档案 检索工具的唯一依据。据此，须精心制 作。但是，有相当一部分公文标题存在 病句，最常见的有两大类：一是语句不 合语法规范；二是请示、函、报告三者 混淆使用。结合具体病例分析如下：一、 语句不合语法规范例 1、*部、*部、 *部、*部优先提高有突出贡献的中 青年科学技术管理专家生活待遇的通知。 例 2、*高校关于进一步搞活校产办集 体企业有关政策的试行办法。例 3、* 高校关于加快发展本院彩色印刷品生产 若干措施的通知。例 4、*省教育厅关 于加快和深化普通高校教育体制改革若 干问题的试行意见。例 5、*高校关于 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 认真做好一九九四年表彰优秀教师和教 育工作者的通知。病例分析：例 1 的介 词“关于”应用未用。以标题中四个机关 联合发文，其办文意图应是面向全国各 单位的，但也可理解为只是面向本系统， 易产生歧义，其原因是在发文机关与理 由之间缺少了介词“ 关于”，应补上。例 2 的动宾搭配不当。此标题中心词为“试 行办法”，其限定部分为 ”关于”引导的 介词词组， “进一步搞活校产办集体企业 有关政策”， “搞活”的宾语应是“企业”而 不能是“有关政策 ”， “有关政策”紧接宾语 之后，则需要另有一个动词与之搭配， 因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是 “试行”， “试行”的只能是“办法” 而不能是 “政策”。例 3 的动宾搭配失当，文种使 用不当。此标题“ 加快发展 ”的宾语应是 “彩色印刷品 ”而不能是“若干措施”，阅 文件内容有“ 决定采取以下措施 ”等语， 应使用“决定 ”、 “规定”。若使用“措施” 等 是非规定文种，应另拟发文通知，并随 通知附发。例 4 的标题有多项错误： -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 1、动宾搭配不当，标题限定部分“加快 和发展”的宾语应是 “普通高校教育体制 改革”而不能是 “若干问题 ”。 “若干问题” 需另外用一个动词与之搭配，2、在没 有适配动词与之搭配的情况下， “若干问 题”被迫充当限定部分的中心词，而“ 若 干问题”不能限定 “试行意见 ”；3、 “意见” 本属于导向性和参考性文书，不具强制 性，在“意见 ”之前再加上 “试行”实属多 余。例 5 缺宾语。此标题动词是“做好” 后面缺少宾语“ 工作” 应补上。二、请示、 函、报告三者混淆例 6、*关于申请解 决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。 例 7、*关于申请 1995 年公费医疗补 助费的报告。例 8、*关于元旦文艺联 欢会所需经费的报告。病例分析：例 6 的标题内容十分明确，就是要求解决问 题，关键词是“ 请示” ， “请示”的标题可直 接准确概括出“ 请示” 的内容，使人一目 了然。正确的作法应是将“报告” 两字替 换为“请示”。例 7 的标题内容是某高校 请求某市批准“ 医疗补助费问题 ”，他们 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 之间不属于隶属关系，是属于平行关系。 国家行政机关公文处理办法中明确 指出“相互商洽工作、询问和答复问题， 向有关主管部门请求批准等应用”函”。 该文件是属于请求批准“ 函 ”性公文，理 应删除“报告 ”，将“报告”两字改为“函” 。 例 8 的标题显然是学院下属单位向上级 主管部门请求解决经费的问题。 办法 中规定，向上级机关请求指示和批准应 该用“请示”。此文是属于请示性公文， “报告”两字应改为“请示”。来源：文秘 家园 公文标题中常见病例分析 标题是行政公文的重要组成部分， 它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、 格式规范，是拟写案卷标题和编制档案 检索工具的唯一依据。据此，须精心制 作。但是，有相当一部分公文标题存在 病句，最常见的有两大类：一是语句不 合语法规范；二是请示、函、报告三者 混淆使用。结合具体病例分析如下： 一、语句不合语法规范 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 例 1、*部、*部、*部、 *部优先提高有突出贡献的中青年科 学技术管理专家生活待遇的通知。 例 2、*高校关于进一步搞活校 产办集体企业有关政策的试行办法。 例 3、*高校关于加快发展本院 彩色印刷品生产若干措施的通知。 例 4、*省教育厅关于加快和深 化普通高校教育体制改革若干问题的试 行意见。 例 5、*高校关于认真做好一九 九四年表彰优秀教师和教育工作者的通 知。 病例分析： 例 1 的介词“ 关于”应用未用。以 标题中四个机关联合发文，其办文意图 应是面向全国各单位的，但也可理解为 只是面向本系统，易产生歧义，其原因 是在发文机关与理由之间缺少了介词 “关于”，应补上。 例 2 的动宾搭配不当。此标题中 心词为“试行办法 ”，其限定部分为 “关 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 15 于”引导的介词词组， “进一步搞活校产 办集体企业有关政策” ， “搞活 ”的宾语应 是“企业”而不能是“有关政策”， “有关政 策”紧接宾语之后，则需要另有一个动 词与之搭配，因为“ 政策”只能是贯彻执 行，而不能是“ 试行” ， “试行”的只能是 “办法”而不能是“政策”。 例 3 的动宾搭配失当，文种使用 不当。此标题“ 加快发展”的宾语应是 “彩色印刷品 ”而不能是“若干措施”，阅 文件内容有“ 决定采取以下措施 ”等语， 应使用“决定 ”、 “规定”。若使用“措施” 等 是非规定文种，应另拟发文通知，并随 通知附发。 例 4 的标题有多项错误：1、动 宾搭配不当，标题限定部分“加快和发 展