分公司行政经理职责及权限

关于分公司行政经理的职责权限及要求 1.成立销售中心 为提高工作效率，加速企业的集团化进程；为实现真正意义上的 资源共享，使资源配置更加合理化、共享化；因此经公司领导研 究决定，以原有分公司为基础正式成立各个区域销售中心，销售 中心下设行政经理，负责销售中心的各项后勤保障工作。 2.职能变更 2.1.1 分公司成立销售服务中心，施行经理负责制；行政经理要与 销售总监、分公司经理、大区经理密切配合做好销售中心各 项业务； 2.1.2 集团行政部负责招聘、培训、考核、任命销售中心行政经理 （销售中心行政经理配行政内勤，该行政内勤主要负责分公 司车辆管理及协助行政经理处理分公司后勤事宜） ； 2.1.3 将分公司经理原有的后勤保障管理职能划分给该销售中心的 行政经理，相关人员管理权限划归行政经理，由行政经理处 理分公司日常琐事； 2.1.4 销售中心行政经理对该区域销售中心负责，向集团行政汇报； 施行直辖式管理模式即销售中心行政经理由集团行政部统一 管理； 3.销售中心行政经理具体职责 3.1 销售中心固定资产及办公用品的管理； 3.1.1 加强对销售中心固定资产的管理。如：办公楼及附属设施、 办公家具、电脑、打印机、传真机及其办公用品； 3.1.2 配合集团总部对销售中心上述物品进行采购（授权范围内的） 、核销、保管、发放；对自然损坏的物品进行维修保养； 3.1.3 对办公用低值易耗品（纸、笔等办公用品）的定期采购、管 理、定期发放（严格按照集团财务部下发的标准去合理配置） ，并合理控制其费用； 3.1.4 对办公楼及其附属设施进行定期检查，对自然损坏的要进行 维修，维修金额小于 1000 元的自行处理并于每月末列表上 报集团行政部，如涉及维修金额较大（1000 元以上的）需 第一时间上报集团行政部处理； 3.1.5 对该销售中心的固定资产每季度（季度末后 5 天）进行盘点， 登记入账，并报与集团行政部备案； 3.1.6 对该销售中心报废的办公设施及用品要拿处理意见，说明情 况，报送集团行政部处理；（以工作联系函的方式） 3.2 该销售中心备用金的管理及各项费用的申请和报销； 3.2.1 财务系统打到各地销售中心的备用金，其中用于后勤保障的 备用金由销售中心行政经理管理与支配，各子公司备用金由 各子公司当地负责人负责支配； 3.2.2 如需要销售中心当地采购的，单次采购在 500 元以下的可自 行采购不用上报申请；单次采购价格在 500 以上的（含 500 元）必须要以工作联系函方式说明花销原因传真至集团行政 部审批（行政后勤部分） 3.2.3 销售中心行政经理每周六向集团行政部经理上报一周花销明 细（行政后勤部分） 。 3.2.4 涉及到集团审批的费用在报销时，该区域行政经理签字确认， 并附有之前审批的联系函和发票等票据，于每月月末 25 日 以前邮寄至集团行政部，由行政部确认后与财务部对接报销 事宜； 3.2.5 处理日常该区域销售中心的水费、电费、网络费、煤气费、 食宿费等相关费用的缴纳及报销； 3.3 该区域销售中心车辆管理； 3.3.1 销售中心行政经理对该区域的服务车辆、私车公用车辆有审 核、监督和检查权限，管理权和使用权归各个子公司，对该 部的行政相关车辆有管理和使用权； 3.3.2 每辆公司名头的车辆必须要建立档案（车辆状况、每天该车 的驾驶人、车辆的各项手续何时到期、保险情况、随车工具 等）以月为单位进行管理，集团行政部随时抽查； 3.3.3 销售中心行政部负责公司车辆的加油和报销工作，每次集团 公司、子公司车辆加油都需要有销售中心行政部负责记录， 并核对里程； 3.3.4 严格执行公司下发的关于车补油补的文件，必须严格执行车 辆管理的相关规定及要求；车辆保险报销、车补、油补的要 件初审要由该区域的行政经理完成并签字确认给出意见，然 后传真至集团行政部审核； 3.3.5 车辆的正常保养无需上报申请但必须做记录以备查（记录上 注明车牌号、公里数、保养日期、保养经手人、审批人） ， 车辆维修、部件更换必须由该区域的行政经理上报集团行政 部确认后方可执行； 3.3.6 销售中心行政经理配行政内勤，该内勤主要负责每日统计销 售中心车辆各项明细（车况、里程、行驶路线、加油情况、 车辆各项备品等）及该部行政经理安排的其他事项，具体车 辆关系流程如下： 3.3.6.1 公司的服务人员需要出车的 必须填写出车单据 由 服务人员所属子公司经理或服务主管签字批准（如果上述管 理人员无法及时签字，可以电话通知并代签） 到该部 行政内勤审核出车单据是否填写齐全 由该内勤出去验 车（车况详细查看、记录公里数） 该内勤认真填写该 车相关信息 确认完毕在出车单上签字 内勤将该车 钥匙交与司机 司机方可驾车出行；（如果遇到服务车 辆本身在外面服务后接到新的服务任务，则服务人员需要电 话通知销售中心行政内勤具体行程，由行政内勤做记录，并 在维修服务回来后将单子补上。 ） 3.3.6.2 服务车辆到分公司后 司机必须与该内勤联系 行 政内勤出来验车 认真填写车辆相关信息（车况详细查 看、车辆行驶登记本内容检查、记录公里数、目的地客户签 字等） 内勤收回该车钥匙保管；（如遇到节假日或者 夜间归来，需要在第二天早上同行政内勤做上述交接工作； 如果遇到第二天一大早出车的，需要在前一天下班前同公司 内勤做好车辆交接工作。 ） 3.3.6.3 每台服务车都要随车配车辆行驶登记本，每次出车，车辆 驾驶员都要认真填写（起驶地、目的地、起驶地到目的地的 公里数、行车时间、维修时间、客户签字） ，行政内勤每次 车辆归来后都要对车辆行驶登记本内容进行详细审核，对于 在里程等内容上明显有问题的出车登记要及时查询该车行驶 GPS 并与行政经理沟通，行政经理要同车辆使用人沟通确认 具体情况； 3.3.6.4 行政内勤每周末要对公司车辆进行 GPS 路线查询并与当周 该车辆登记本内容相核对，如果发现有出入的地方要及时同 行政经理和车辆驾驶人沟通，明确具体情况后上报集团行政 部； 3.3.6.5 以上各项条款行政经理及行政内勤必须每天认真填写，并 以每台车为单位建立档案。不许漏项、不许胡报瞒报，如缺 项或胡报瞒报的集团行政部一经核实每次给予该内勤 50 元 罚款，行政经理每次 100 元罚款； 3.4 该区域销售中心手机、网络、电话管理 3.4.1 严格按照公司下发的关于电信手机管理制度执行； 3.4.2 对于公司配发的手机要有权利监管、监督不正常操作； 3.4.3 保障该区域分公司网络的正常办公，定期随时检查网络系统， 遇到问题或存在潜在问题要及时解决；以免影响正常办公； 3.4.4 坚决杜绝利用公司网络资源下载电影等与工作无关的事情， 此事要严查，每发现一次处罚当事人 30 元人民币； 3.4.5 对该区域分公司固定电话加强管理，电话费查询交付及报销， 线路及时勘察，不留隐患及时维修； 3.5 销售中心员工的日常管理及考核； 3.5.1 加强销售中心人员的精神文明建设，提高员工的整体素质， 使用文明用语，接人待客要礼貌当先； 3.5.2 坚决执行集团关于员工着装的要求，佩戴胸卡；销售中心员 工要穿戴整齐，干净大方；无怪异发型； 3.5.4 加强对该区域销售中心员工的日常考核及考勤；拿出具体考 核方案传至集团行政部审批； 3.6 销售中心各种礼品的申请、管理、发放； 3.6.1 该区域礼品的申请要针对对接部门，要由该区域分公司经理 提出申请抄送该区域的行政经理，由销售中心行政经理负责 向集团市场部申请； 3.6.2 下发到该区域的各项礼品必须由该区域的行政经理负责保管， 统计接收数量并记账。及时反馈给总部相应的对接部门与其 核对数量； 3.7 销售中心整体形象、宿舍、卫生、安保、就餐等管理； 3.7.1 销售中心整体形象要干净卫生，各种宣传资料、宣传图片要 合理摆放，保持丰满，品种齐全；分公司楼外的广告标语及 广告牌要定期检查，保证完好无破损无褪色；如破损褪色要 及时与集团行政部联系，及时上报并及时更换； 3.7.2 宿舍要布局合理，干净卫生；安排宿舍长统一管理宿舍（包 括分公司区域外租的房屋）要每周进行检查，包括：卫生、 统计住宿人员、宿舍内附属设施是否安全完好等；建立管理 档案，集团行政部要不定期抽查； 3.7.3 具备住宿条件的销售中心，该区域的行政经理必须妥善安排 好预留客房，必须保持整洁卫生，达到或接近宾馆标准； 3.7.4 销售中心保洁人员务必每天打扫指定外来人员住宿房间，保 证被褥用过后马上清洗，集团行政部进行抽查回访，如发现 有反馈未清洗或环境脏乱无法住宿者，处罚保洁员 30 元/次， 行政经理 50 元/次； 3.7.5 如果裕华员工出差到该区域，该区域当天不能提供住宿，需 要该区域行政经理出具签字确认的外出住宿确认单，集团财 务部见到该确认单后方可报销相关的住宿费用；能提供住宿 的必须要在销售中心住宿，否则不予报销其相关费用；（特 殊情况除外） 3.7.6 销售中心行政经理必须对该区域的卫生情况严格管理，对于 乱摆、乱扔、乱排、乱放的给予相应处罚；做到各角落卫生 达标； 3.7.7 严格加强保安及更夫的管理和培训并建立档案，穿戴整洁卫 生，要求值班期间不允许脱岗、漏岗、睡觉、喝酒、赌博等 不良行为；集团行政部将进行突击检查，如果发现上诉行为， 将给予该区域行政经理 100 元每次处罚，保安或更夫开除或 50 元罚款每次； 3.7.8 保证各种监控设备完好正常工作，每月要进行整体检查，出 现问题或隐患的要及时上报集团行政部并修复； 3.7.9 保证食堂卫生，饭菜搭配得当；就餐空间、时间及就餐秩序 合理；严格按照集团财务部制定的就餐费用标准执行； 3.8 负责销售中心办公资源的合理分配； 3.8.1 销售中心经理要根据不同子公司人员规模合理安排办公区域， 合理配置样车停放场地，销售中心中可以开动样车的服务 人员必须要服从销售中心行政经理的安排。 3.8.2 每个销售中心在条件允许的情况下要为各个子公司设立分公 司经理室（该区域总监及分公司经理一个房间） 、产品经理 室( 所有产品经理在一个房间)接待室、洽谈室（所有销售 人员公用） 、业务员办公室、服务人员休息室； 3.9 销售中心离职人员手续的办理； 3.9.1 该区域普通人员离职必须要由该区域的分公司经理和销售中 心行政经理签字确认；分公司经理离职的要由该区域主管总 监及销售中心行政经理签字确认； 上述人员离职必须第一 时间通知集团人力资源部； 3.9.2 该区域的行政经理要将离职人员的交接物品（电脑是否完好、 手机话费及部件是否完好、是否有借款、工装回收及交接工 作完成以后方可签字确认离职并报送集团人力资源部履行相 应离职手续； 3.9.3 如果涉及到特殊原因特殊人员离职，处理不了的。要及时上 报集团行政部予以解决； 3.10 销售中心外来人员及集团下访人员的接待工作； 3.10.1 要妥善安排其吃、住、行； 3.10.2 要严格按照公司的招待标准，坚决杜绝铺张浪费； 3.10.3 要搞好与市政及地方政府的关系； 3.10.4 对于去该部的重要客人要认真对待，要热情，要有简单的 欢 迎仪式；要体现出该部的正规性、重视性；树立企业的 良好形象； 3.11 销售中心行政经理权限及奖惩标准规定； 3.11.1 销售中心行政经理有权对该区域违反公司规定及破