关于档案及文字材料的格式要求

关于档案及文字材料的格式要求 各部门、单位： 为迎接 2008 年教育部对我校本科教学工作水平的评估，对照教育 部普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行） （教高厅 2004 21 号）文件精神，学校制定了河北北方学院院（系）级本科教学工作 水平评估方案（试行） 、 河北北方学院本科教学工作水平评估指标体系 评建任务分解表和河北北方学院 2004 2007 年“迎评促建”工 作方案 。为保证学校迎评促建工作有序、高效地进行，现将评估档案材 料收集与整理工作的有关规范通知如下，请遵照执行。 一、材料准备与分类 1.各责任部门和单位应根据所负责的各项材料，属本部门本单位收 集整理的材料，落实具体的材料收集人员完成。 2.属本部门本单位为其它责任部门和单位提供的材料，根据其它部 门和单位的材料征集要求，认真完成材料的报送工作。 3.属本部门本单位负责汇总，其它单位配合完成的材料，对其它部 门和单位提出具体的材料征集要求，并限期完成。 4.评估档案材料分为四种：一种是原始的档案材料，不得改动，可 复制和放大或者缩小；第二种是原有材料丢失或者保存不全，应尽量补 充完整；第三种是新建材料；第四种是评估过程中形成的档案材料，如 各种学习宣传材料、评估工作计划等。 二、材料的目录设置 迎评材料目录共分六级： 一级目录：普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行） 中的一级指标。 二级目录：普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行） 中的二级指标。 三级目录：普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行） 中的主要观测点。 四级目录：为说明 “ 主要观测点 “ 的重要内容所需要的支撑材料 目录。 五级目录：为说明 “ 四级目录 “ 所需要的具体支撑材料。 六级目录：如果五级目录下面的内容较多时，根据需要可在五级目 录下设置六级目录，即为说明 “ 五级目录 “ 所需要的具体支撑材料。 三、材料的目录格式 1.各级目录的字号、字体和编号 一级目录：小 3 号字，黑体；编号为 1 、 2 、 3 、等。 二级目录：4 号字，黑体；编号为 1.1 、 1.2 、 2.1 ， 2.2 、等。 三级目录：小 4 号字，黑体；编号为 1.1.1 、 1.1.2 、； 1.2.1 、 1.2.2 ； 2.1.1 、 2.1.2 ； 等。 四级目录：小 4 号字，黑体；编号为 01 、 02 、 03 、等。 五级目录：小 4 号字，宋体；编号为 (1) 、 (2) 、 (3) 、等。 六级目录：小 4 号字，宋体；编号为 、 、 、等。 2.文字资料采用 Word 格式（纯表格类统计材料使用 Excel 格式， 财务统计使用专用格式） ， A4 纸且激光打印或复印，正文字体大小建 议采用小 4 号仿宋 -GB2312 ；页边距：上、下、左、右留空 2.2 厘 米 ； 1.25 倍行间距。 四、材料的建档说明 1.按照教育部评估指标体系中的一级指标、二级指标及主要观测点 的顺序逐级建档。 2.档案盒大小全部为 A4 ，部门和单位内颜色和质地统一。 3.档案盒标号为 N1.1 学院（系）定位（ 1 ） N7.6 教学效 果（ X ） ,X 表示档案盒的总序号，表明共有 X 个档案盒。 4.在每一个档案盒中的第一个文件存放本档案盒中所有支撑材料的 目录（目录样式附后） 。其后是按目录次序排列的相应档案材料（此类档 案材料可根据具体情况用透明塑料文件夹分类或编号） 。 5.每一个档案盒中的材料排序，可依照支撑材料的重要性和其对观 测点的支撑程度从大到小排列，或按照说明问题的层面排列。 6.各单位可根据具体情况设几个总文件盒（序号为 1-1 、 1-2 等） ， 用于存放所有档案材料的总目录、学院（系）自评报告以及能突出体现 学院（系）办学特色的关键性材料等。 五、其他要求 1.重要的纸质档案材料要有原件，原件扫描后刻录光盘，要求使用 不可改写的质量较好的光盘。 2.对所交照片 ( 要含底片 ) 简明扼要注明：时间、地点、人物、内 容、摄影者。 3.证书、奖状、字画、聘书、礼品等注明形成时间、内容 ( 名称 ) 、作者及单位；礼品、字画要求是党政领导人、国际友人、名人、专家、 知名学者及校友赠送；奖状要求校级以上；证书及聘书要求校级以上。 4.录音、录像材料要注明内容、录音 ( 像 ) 时间、录音 ( 像 ) 人、 带长 ( 分钟 ) ，有条件的最好转制为光盘。 5.各单位所交材料要列清单（清单样式附后） 。 6.各单位提交的统计数据必须准确一致，数据的统计应有出处和来 源，标明统计的日期、统计人员的姓名。所有的数据必须有支撑材料说 明，支撑材料要齐全、准确，要经得起专家的检查。 7.各单位收集的每一项材料应尽可能包括下列内容：收集学校的有 关文件；各项工作实施过程的原始材料；工作计划及总结；综述材料等。 8.各单位档案要规范、整洁、齐全，分类清楚，装订成册，排列有 序，便于查找利用。提供给校级文档的所有文件材料及数据（附电子文 档）各单位均应有备份留存。 9.指标体系中，要求以自然年度为计算单位的，迎评档案材料从 2005 年开始整理；要求以学年度为计算单位的指标，迎评档案材料从 20042005 学年度开始整理。 附： 1. 档案盒内目录样式 2. 本科教学工作水平评估上交材料清单 河北北方学院评估办 2007 年 5 月 30 日 1.档案盒内目录样式 N1.1 学院（系）定位（ 1 ） N 1.1.1 学院 （系）的 定位与规 划 1. 关于学院（系）的定位与规划综述 2. 学院（系）各年度工作计划 （ 1 ） 2004-2005 学年度工作计划 （ 2 ） 2005-2006 学年度工作计划 （ 3 ） 2006-2007 学年度工作计划 3. 学院（系）各年度工作总结 （ 1 ） 2004-2005 学年度工作总结 （ 2 ） 2005-20