公文格式标准拟文

重庆市南川区林业局 关于进一步规范公文格式的通知 机关各科室、局属各单位： 为进一步提高区林业局公文质量，保证公文格式的庄重，根 据国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式 （GB/T97041999），参照南川区人民政府公文格式标准，制 定了南川区林业局公文格式标准。现印发给你们，请遵照执行。 今后行文过程中，凡与本标准不符，一律退回各单位。 附件：南川区林业局公文格式标准 二一二年三月二十日 2 重庆市南川区林业局公文格式标准 为进一步提高区林业局公文质量，保证公文格式的庄重， 根据国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式 （GB/T97041999），参照南川区人民政府公文格式标准，制 定了南川区林业局公文格式标准。 一、发文形式及范围 区林业局发文形式依发机关标识不同分为“文件式” 、“信函 式” 、“纪要式 ”。 南川林发 用于区林 业局向局机关各科室、局属各单位等有 关单位普发文件。即部署全局性工作，发布重大的、对全局有普 遍指导意义的文件；施行行政措施；发布重要决定、通告、通报； 下达全局经济社会发展规划；转发上级、同级或不相隶属机关的 公文；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 南川林文 用于区林 业局向上级请求指示、批准事项；汇报 工作，反映情况，答复询问；对重要问题提出见解和处理办法。 南川林函 用于区林 业局向上级有关部门报送材料、请求批 准事项；向兄弟区、县、市林业局或其他不相隶属机关行文。 局长办公会议纪要 用于记载、传达局长办公会议的情况和 议定事项。 一、文件式“公文格式” 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公 3 文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以 下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各 要素统称版记。 （一）眉首 包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急 程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素。 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序 编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。 “绝密” 、“机密” 级公文需标识份数序号。 秘密等级和保密期限 涉及国家秘密的公文应当标明秘密 等级和保密期限。秘密等级分为绝密、机密、秘密三种。如需标 识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 l 行，两 字之间空 l 字；如需同 时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体 字，顶格标识在版心右上角第 l 行。秘密等级和保密期限之间用 “ ”隔开，秘密等级 的两字之间不空 1 字距离。 紧急程度 分为特急、急件两种。如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 l 行，两字之间空 l 字; 如需 同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上 角第 l 行，紧急程度 顶格标识在版心右上角第 2 行。 发文机关标识 包括“ 重庆市南川区林业局文件”、 “重庆市南 川区林业局办公室文件”两种。发文机关 标识上边缘至版心上边 缘为 25mm。对于上 报的公文，发文机关 标识上边缘至版心上边 缘为 80mm。如需标识 公文份数序号、秘密等级和保密期限以及 4 紧急程度，可在发文机关标识上空 2 行向下依次标识。 发文机关标识原则上使用小标宋体字，一般用红色套印。字 号以醒目美观为原则确定，但应小于 22mml5mm(高宽) 。 发文字号 包括发文机关代字、年份和序号，在发文机关标 识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布。年份和序号使用阿拉 伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位 (即 1 不编为 001)，不加 “第” 字。行政机关之间联合行文，只标 明主办机关发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在 前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发 文字号。 同一发文机关代字在同一年份内按顺序编号。 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。 签发人 上报的公文须标识签发人姓名。在发文字号的右 侧平行排列。发文字号居左空 l 字，签发人姓名居右空 1 字；“签 发人” 用 3 号仿宋体字， “签发人”后标全角冒号、冒号后用 3 号楷 体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，或者有的公文按规定还需要标注会签人， 主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起 在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红 色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使 红色反线与之的距离为 4mm。 (二) 主体 包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文 5 日朗、公文生效标识、附注等要素。 公文标题 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一 行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰 当。 标题一般应标明发文机关名称、公文主要内容和公文文种。 标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 主送机关 指公文的主要受理机关。置于标题之下空 1 行， 左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍须顶格；最后一个主送 机关名称后标全角冒号。 标识主送机关应使用主送机关的全称、规范化简称或同类 型机关的统称。所谓同类型机关的统称，如 “各乡镇人民政府” 。 公文正文 主送机关名称下 1 行，每自然段左空 2 字，回行 顶格。用阿拉伯数码标识的数字和年份不能回行。 附件 有附件的公文，应在正文之下空 l 行左空 2 字用 3 号 仿宋体字标识“附件 ”，后用全角冒号和名称，或在正文相关 处用 括注标明“ 见附件” 等字 样。附件如有序号，使用阿拉伯数 码(如 “附件：l.xxxxx”) ；附件名称后不加 标点符号。公文标题中已标明 所批转、转发、印发、报送、转报、公布的文件的，不加附件说明， 也不标注“ 见附件” 等字 样。附件应在用印 页之后另起一页，并尽 可能与正文装订在一起。不能装订在一起的，应在附件首页的左 上角注明主件的发文字号。 6 成文日期 用汉字将年、月、日标全（党内行文用阿拉伯数 字标注）；成文日期的标识位置见“公文生效标识” 的说明。成文日 期以领导同志签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责 人的签发日期为准。 公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式， 包括发文机关印章或签署人姓名(也可用签署人签名章)。 单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机 关名称，只标识成文日期。成文日期右空 4 字；加盖印章应上距 正文 l 行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 联合行文印章。行政机关联合上报的公文，由主办机关加盖 印章即可。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。当联合 行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字；主 办机关印章在前；两个印章均压成文日期。只能采用同种加盖印 章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距 不超过 3mm。当联合行文需加盖 3 个及以上印章时，为防止出现 空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列 在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前， 协办机关印章按照发文机关标识的顺序依次排布，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心，每排印章的中心线应对齐;最后一 排如余一个或两个印章，应居中排布；印章之间互不相交或相切; 在最后一排印章之下右空 2 字标识成文日期。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调 7 整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得 采取标识“此页无正文 ”的方法解决。具体的 调整方法是：当正文 之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到 下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时， 可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。 附注 一般是 对公文的发放范围、使用时需注意的事项加 以说明，如“ 此件发 至县团级” 、“此件可见报”等，不是对公文的内 容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采 取句内括号或句外括号的方式解决。公文如有附注，用 3 号仿宋 体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文日期下 1 行。 “请 示 ”，作 为上行文的 “意见”、 “函”应当在附注处注明联系人 的姓名和电话，用圆括号括入。 (三) 版记 包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、 反线等要素。 主题词 置于文件末页左下端、抄送栏之上，按类别词、类 属词、文种的顺序排列，除类别词外，词目数量不超过 5 个。 “主题 词” 用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标 全角冒号；词目用 3 号小 标宋体字；词目之间空 l 字。 抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下 1 行；左右各空 1 字，用 3 号仿宋体字标识“抄送” ，后标 全角冒号；抄送机关间用 逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机 关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 8 置于文件末页下端、印发机关栏之上。抄送机关名称应用规范化 简称。按照党委、人大、政府、政协、法院、检察院、人武部、人民 团体、有关部门、有关单位的顺序排列。 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下(无抄送机关在主 题词之下) 占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印 发日期右空 1 字。印发机关统称“重庆 市南川区人民政府办公室” 。 印发日期一般为公文付印的日期。用阿拉伯数码标识。对翻印文 件，印发机关统称为“ 重庆市南川区人民政府办公室翻印” 。 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同 版心。 版记的位置 版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后 一个要素置于最后一行。确定版记的位置在实际操作中会遇到 以下情况： (1)公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标 识版记，此时版记要放在最后一面。 (2)公文的篇幅如果在一个折页( 即有四面)以上，这时公文的 页数一般应是 4 的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不 管前面的空白有多少(一般不会超过 3 面)， (3)公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页 又正是 4 的倍数。此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的 浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，则删除 该版记，只标识转发文件自己的版记。 9 (4)转发或翻印文件，不标识被转发或翻印文件的版记，只标 识翻印文件的版记。 (四) 页码。用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边 缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边 缘 7mm。单页码居右空 I 字，双页码居左空 1 字。页码只标识到 公文主体部分结束的那页，空白页和空白页以后的页不标识页 码。 (五) 公文中的表格。公文如需附表，对横排 A4 纸型表格，应 将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表 的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公 文如需附 A3 纸型表格，且当最后一页为 A3 纸型表格时，封三、 封四( 可放分送，不放页码)应为空白，将 A3 纸型贴在封三前，不 应贴在文件最后一页(封四)上。 二、 “信函式”公文格式 发文机关标识为“重 庆市南川区林业局” 、“重庆市南川区林业 局办公室” 。发文机关上 边缘距上页边 的距离为 30mm，一般用小 标宋体字。发文机关全称下 4mm 处为 一条武文线(上粗下细 )，距 下 页 边 20mm 处 为 一 条 文 武 线 (上 细 下 粗 )，两 条 线 长 均 为 170mm。 每 行 居 中 排 28 个 字 。首 页 不 显 示 页 码 。发 文 机 关 名 称 及 双 线 均 印 红 色 。发 文 字 号 置 于 武 文 线 下 1 行 版 心 右 边 缘 顶 格 标 识 。发 文 字 号 下 空 1 行 标 识 公 文 标 题 。如 需 标 识 公 文 份 数 序 号 、秘 密 等 级 、紧 急 程 度 ，可 置 于 武 文 线 下 1 行 版 心 左 边 缘 顶 格 标 识 。两 线 之 间 其 他 要 10 素 的 标 识 方 法 从 “文 件 式 ”公 文 格 式 标 准 相 应 要 素 说 明 。 三、 “纪要式”公文格式 林业局常用的会议纪要发文机关标识包括“区林业局局长办 公会会议纪要”、 “林业局党委会会议纪 要” 等形式。发文机关标 识上边缘至版心上边缘为 25mm，用红 色小标宋体字。发文机关 标识下空 1 行居中标识发文字号，由年份、序号组成，中间用“ ”连 接，如“” ，均用阿拉伯数码标识，序号后不加“号” 字; 发文字号之下占 l 行位置标识印发机关和印发日期，印发机关统 一为“ 重庆 市南川区林 业局办公室” ，居左 顶格标识，印发日期居 右顶格标识;印发机关和印发日期之下 4mm 处印一条红色反线； 红色反线下空 2 行居中标识标题，标题由内容、文种组成，不标 发文机关名称。会议纪要不分“主送” 、“抄送”，而用“ 分送”这一特 定形式，在版记中主题词之下标识，标识方法同“文件式” 公文中 的“ 抄送 ”。会 议纪要不加盖印章。会 议纪 要其他要素从“文件式” 公文格式标准相关要素说明。 排版规格与印制装订要求 (一) 排版规格 公文文字从左至右横排，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 公文标题用 2 号小标宋体字，正文用 3 号仿宋体字，文中如 有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字。按语、批语在文前的， 用 3 号楷体字。 11 除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略 语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文 中的数字应使用阿拉伯数码。 (二) 制版要求。版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标 准，版心不斜，误差不超过 lmm。 (三) 印刷要求。双面印刷; 页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色 谱所标 BL100%，红色油墨应达到色谱 所标 Y80%，M80%。印品着墨实、均匀 ;字面不花、不白、无断划。 (四) 装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面 与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订 的订位为两钉钉锯 外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差4mm。