会计档案收集整理实施细则

会计档案收集整理实施细则 一、会计档案的归档范围。会计档案的归档范围，主要包括 本单位形成的会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材 料及银行存款余额调节表、银行对帐单。 本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度，财 务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档 范围。 会计档案移交清册，会计档案销毁清册，会计档案案卷目录， 归入全宗卷。 二、会计档案的分类。会计档案共分为四类，即： 1、会计凭证类; 2、会计帐簿类; 3、财务报告类; 4、其他类（主要包括银行存款余额调节表、银行对帐单，以 及其他应当保存的会计核算专业材料） 三、会计档案的保管期限。会计档案的保管期限分为永久、 定期（525）两种。 永久保管的会计档案主要有，本单位形成的财务决算报告、 税收年报（决算）、财政总预算。 除上述外，其余会计凭证、会计帐簿、财务报告等均属定期 保管。详见财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保 管期限表（附件 1）。 已实现会计电算化采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等介质 存储会计帐簿、报表的，除以打印在纸质上的帐簿、报表为主要 会计档案保存外，保存在其它介质上的会计凭证、帐簿、报表也 应作会计档案。其保管期限与纸质的同类档案相同。对于因升级 换版、新购而停止使用的会计核算软件系统，应作为会计档案永 久保存。 四、会计档案的整理 （一）会计凭证的整理。凭证按月、按记帐分类和编号顺序进 行整理。折叠整齐，加具凭证封面，装订成卷（每卷厚度不超过 2.5 厘米）。 （二）会计帐簿整理。按照帐簿种类整理立卷。具体方法是： 1、订本帐在原装订本正面贴上“会计帐簿封面” （见附件 2）； 2、活页或卡片帐页，先去掉空白页，并依次编定页号，再装 订并贴上“ 会计帐簿封面 ”； 3、帐页较少，可先将保管期限相同的几种帐依次排列，并统 编页号，再用卷内目录写明每种帐的名称、页号，最后装订并贴 上“ 会 计帐 簿封面” 。 4、封面项目及填写要求：封面设置单位名称、题名、保管期 限、年度、案卷号。 （1）单位名称填写全称或规范简称，如：云阳县 XX 局；（ 2）题名按组 卷不同，分别填写： 现金出纳帐、银行存款帐、 总帐、明细帐、日记帐；（3）保管期限填写 15 年或 25 年；（4）年度 和案卷号均填写阿拉伯数字。 （三）财务报告的整理。对财务报告的整理，应分不同保管期 限，分别立卷。其步骤为： 1、按文书立卷的方法填写卷内目录，写明每种财务报告的名 称、页号，并按要求填写备考表。只有一种可不写目录。 2、装订。装订的顺序为：卷内目录卷内文件备考表。 3、加制财务报告封面（见附件 3）。封面设置单位名称、题名、 保管期限、年度、案卷号、件数、页数等项目。 （1）单位名称填写全 称或规范简称；（2）题名填写财务决算或会计月、季、旬报表；（3） 保管期限填写永久或 10 年或 5 年；（4）年度、案卷号、件数、页数 均用阿拉伯数字填写。 （四）会计其他类的整理：类似财务报告的整理（略）。 五、会计档案的装盒 （一）凭证。用凭证盒装（式样见附件 5），每盒装一卷。凭证盒 背脊设置有全宗号、目录号、年度、月份、案卷号、保管期限等项 目，均采用阿拉伯数字填写。全宗号、目录号没有设定的可不填 写。 （二）帐簿、财务报告、其他类。用专用会计档案盒装（式样见 附件 6、附件 7），每盒装一卷。档案盒正面第一栏空白处填写单 位名称。正面、背脊均设置全宗号、目录号、类别、年度、案卷号、 保管期限。 1、全宗号、目录号采用阿拉伯数字填写；没有设定的可不填 写。 2、“类别 ”栏 分别填写 “帐簿”、 “财务报告”、 “其他类” 等大类名称 下的小类名称。即大类“帐簿” 所包含的 现金帐、存款帐、总帐、明 细帐、日记帐；大类“财务报告” 所包含的 财务决算、财务月（季、旬） 报；大类“其他 类” 所包含的存款余 额表、 对帐单、会核材料。如果 档案数量不多，也可直接填写大类名称。但一个单位前后应基本 保持一致。背脊处的书写位置较窄，可写小点，要与盒上的“类别” 二字一样横写，不能竖排，3 个字及其以下的书写成一排，4 个字 及其以上的书写成两排,字体要求为正楷。 3、年度、案卷号、保管期限与各自封面填写相同。 六、会计档案的排列。根据立档单位性质和会计档案不同类 型，分别按下列方式排列。 1、单一会计类型的立档单位，会计档案的排列方式。 永久保管的财务报告，按年度顺序依次排。 保管 25 年、15 年的帐簿与保管 10 年的报表（行政事业单位 不存在保管 10 年的报表）一起按年度顺序依次排列。即将保管期 限 25 年的会计帐簿、15 年的会计帐簿合并排列（例如某单位的会 计帐簿排列为：2005 年 25 年的会计帐簿、15 年的会计帐簿依次 排完后，再排 2006 年 25 年的会计帐簿、15 年的会计帐簿,依次类 推）。 定期保管的凭证按年度顺序依次排列。 保管期限为 5 年的会计档案，可不系统排列。 2、有两种以上会计类型或财会部门的立档单位，会计档案的 排列方式：对每一会计类型或财会部门的会计档案都各自按照单 一会计类型的立档单位会计档案的排列方式排列。 3、企业会计档案的分类排列办法仍按国家档案局 1991 年印 发的工业企业档案分类试行规则（国档发1991 20 号）执行。 七、会计档案的编号、编目。一个单位的会计档案主要分三 个部分排列，编三个通号。永久的财务报告跨年拉通编号。会计 凭证跨年拉通编号。保管期限 25 年的会计帐簿、15 年的会计帐 簿，原则上应合并排列后，跨年拉通编号。原 25 年的会计帐簿、 15 年的会计帐簿已整理并分别编号的，以后整理会计帐簿的编号 方法是：接保管期限 25 年的会计帐簿的案卷号续编，保管期限 15 年的会计帐簿的案卷号自行终止。保管期限为 5 年的会计档案可 不编号。每一部分编制一本案卷目录，可给定一个目录号。一本 目录内的案卷号最多不超过三位数，凡超过三位数，重新从“1”开 始编。永久保管的案卷编制一式三份案卷目录，定期保管的案卷 编制一式两份案卷目录。 会计档案案卷目录（凭证） 年度 案 卷 号 案卷标题 张 数 保 管 期 限 会 计 经 办 人 备 注 1991 1 1 月份会计凭证(1-5 号) 100 15 陈 XX 2005 100 1 月份会计凭证(7-12 号) 80 15 李 XX 八、会计档案的鉴定。对保管期满的会计档案，本单位档案 部门应及时会同财会部门，根据会计档案保管期限的规定和会计 档案的实际价值，对保管期满的会计档案的保管期限进行重新认 定。鉴定会计档案采取直接鉴定法，即逐卷（册）、逐件、逐页鉴定。 对保管期满应予销毁的会计档案，报请县档案部门和财务部门进 行终审鉴定，提出鉴定销毁意见，双方都认为确无保存价值的， 才能作出销毁结论，认定意见不一致时，应当缓销。 对其中尚未了结的债权债务，以及对历史遗留问题有重要参 考价值的原始凭证，如工资花名册，干部、职工离（退）休、退职方 面的有关凭据，涉及土地征用、房屋维修、固定资产等财产买卖 单据，涉外事务和对私改造的凭证，罚没赃款、赃物，产权赔偿和 重大经济案的原始凭证，均应抽出，另行立卷，由本单位档案部 门保管到确无继续保存必要时，再予以销毁。 九、会计档案的移交。会计档案由本单位财务部门整理规范 后，隔年向本单位综合档案室移交。单位因撤销、解散、破产或者 其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计 档案，应由会计档案形成单位负责整理规范后移交。属全民所有 制单位的，由终止单位交同级档案馆管理；其他单位，交业务主管 部门或财产所有者代管；无业务主管部门或业务主管部门、财产 所有者不便代管的，交有关档案馆代管。 附件 1 财 政 总 预 算 、 行 政 单 位 、 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 表 保管期限序 号 档案名称 财政总预算 行政单位事业单位 税收会计 备注 一 会计凭证类 1 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 10 年 10 年 2 各收入机关编送的报表 10 年 3 行政单位和事业单位的各种会计凭证 15 年 包括：原始凭证、记帐凭证和传票汇总表。 4 各种完税凭证和缴、退库凭证 15 年 缴款书存根联在销号后保管 2 年。 5 财政总预算拨款凭证及其他会计凭证 15 年 包括：拨款凭证和其他会计凭证 6 农牧业税结算凭证 15 年 二 会计帐簿类 7 日记帐 15 年 15 年 8 总帐 15 年 15 年 15 年 9 税收日记帐（总帐）和税收票证分类出纳帐 25 年 10 明细分类、分户帐或登记簿 15 年 15 年 15 年 11 现金出纳帐、银行存款帐 25 年 25 年 12 行政单位和事业单位固定资 产明细帐（卡片） 行政单位和事业单位 固定资产报废清理后 保管年。 三 财务报告类 13 财政总预算 永久 保管期限 备注序 号 档案名称 财政 总预算 行政单位 事业单位 税收 会计 14 行政单位和事业单位决算 10 年 永久 15 税收年报（决算） 10 年 永久 16 国家金库年报（决算） 10 年 17 基本建设拨、贷款年报（决算） 10 年 18 财政总预算会计旬报 3 年 所属单位报送的保管2 年。 19 财政总预算会计月、季度报表 5 年 所属单位报送的保管2 年。 20 行政单位和事业单位会计月、季度报表 5 年 所属单位报送的保管2 年。 21 税收会计报表（包括票证报表） 10 年 电报保管 1 年，所属税 务机关报送的保管 3 年。 四 其他类 22 会计移交清册 15 年 15 年 15 年 23 会计档案保管清册 永久 永久 永久 24 会计档案销毁清册 永久 永久 永久 注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管 期限规定办理。 附件 2（以“明细帐”为填写实例） 图 1 附件 3（以“财务决算 ”为填写实例） 会 计帐 簿封面 单位名称： 云阳县 XX 局 题 名： 明细帐 保管期限： 15 年 年度： 2005 案卷号 财务报告封面 单位名称： 云阳县 XX 局 题 名： 财务决算 保管期限： 永 久 年度： 2005 案卷号： 共 件 页 会计其他类封面 单位名称： 题 名： 保管期限： 年度： 案卷号： 附件 4 附件 5（实例） 全宗号 目录号 案卷号 120 年 度 2005 月 份 9 凭证号 2035 会 计 档 案 （凭 证） 立档单位： 时间 年 月 日至 年 月 日 本月共 册 本盒是第 册 凭证自 号至 号共 张 保管期限 财