《秘书学》作业答案000

秘书学第一次作业 一、名词解释（每题 5 分，共 25 分） 1.秘书活动 P2 所谓秘书活动，就是秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行为。 2.秘书（狭义） P50 狭义的秘书，通常是指文字秘书、领导者的机要秘书和个人秘书，以及经常参与 政务活动的秘书。 3.秘书工作 P60 秘书人员为完成辅助领导工作的任务而在一定业务范围内的劳动。 4.秘书方法 P4 秘书方法是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事 务时所采用的途径、方式、手段和程序等的总称。 5.秘书机构（广义） P77 指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务 的办事部门。 二、简答题（每题 10 分，共 30 分） 1.秘书活动的重要特征有哪些？ P7 受辅助性的规定，秘书活动还具有以下重要特征： 1、文牍性 2、秘密性 3、事务性 4、受动性 5、随机性 6、补偿性 7、潜隐性 2.秘书工作的原则有哪些？ P71 答：一、准确原则。对秘书工作的质量要求 二、及时原则。对秘书工作的效率要求 三、严谨原则。对秘书工作的作风要求 四、同步原则。对秘书工作的态势要求 五、保密原则。对秘书工作的纪律要求 3、我国古代秘书活动的基本特点有哪些？ P29 （一）秘书活动历史悠久 （二）秘书机构变动频繁 （三）秘书人员选拨较严 （四）秘书制度比较完备 三、不定项选择题（每题 3 分，共 15 分） ） 1.我国古代秘书活动产生的条件是：（B、D） P23 A.国家的出现 B.社会管理组织的出现 C.社会分工的形成 D.文字和公文的出现 2.我国最早的秘书机构产生于：（A） P26 A.商朝 B.战国 C.秦朝 D.汉朝 3.秘书学科的特征：（BC ） P18 2 A.知识的单一性 B.理论的应用性 C.学科的群体性 D.理论的专一性 4.秘书工作的作用：（ABD ） P62 A.参谋助手作用 B.沟通协调作用 C.领导决策作用 D.督促检查作用 5.贴黄是（C）首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然 后改正。 P31 A.商朝 B. 秦朝 C. 唐朝 D.汉朝 五、案例分析题（30 分） 杨修之死是大家熟悉的故事。他本来是曹操的主簿（各级主官属下掌管文书的官 吏） ，曹操对他非常器重。后来发生了这样几件事：一是曹操将由汉中撤军，但犹 豫不决，而杨修由曹操的教令“鸡肋”一词，便猜知曹操心事，使曹操大为恼恨。二 是杨修为曹操的儿子曹植预作答记，曹植很满意，被曹操发现了，更加忌恨。三 是塞北送来一合酥，曹操在盒上写了“一合酥” 三个字，杨修见了，便叫人把整盒酥 吃了。曹操问他为何这样做，他答：“盒上写明 一人一口酥，丞相之命岂敢违反？ ”曹操虽嬉笑，而心恶之。四是曹操担心别人暗害自己，睡觉时错杀侍从，被杨修 说出实情。后来曹操终于杀死了才华出众的杨修。联系秘书的职业道德规范的理 论分析杨修被杀的原因。 P94 定位原则、保密原则 要点： 杨修被杀的原因： 1、杨修没有清醒地意识到自己所处的配角位置，其辅助的角色意识太差。 2、杨修自以为是，自作主张，傲视曹操。 3、杨修在群僚中高估自己，轻视别人，出风头，遭到了他人的忌恨。 4、对曹操不够忠诚，数次为曹丕和曹植出主意，站到了曹操的对立面上，成了政 治斗争的牺牲品。 5、对秘书工作的辅助性认识不足，妄加指挥，越权越位，惹来了杀身之祸。因为 辅助决策不等于决策，秘书只能做参谋，做助手，决不能以领导者自居，更不能 在工作上，态度上，礼仪上有越位的表现。 以上 5 个要不得点，若能紧密结合案例分析，每个要点 6 分。未结合案例者给一 半分。 从 秘 书 学 的 角 度 看 ， 杨 修 根 本 不 了 解 秘 书 工 作 的 性 质 ， 虽 才 华 出 众 ， 却 不 具 备 领 导 人 秘 书 的 素 质 ， 因 此 难 免 遭 杀 身 之 祸 。 对于杨修的死可说是一个必然，虽说，杨修本人聪明，智慧但其所在的那个环境 所处时代背景再加上曹操本人的多疑等性格对于向杨修那样的刚直性格出现被杀 而结束自己的命运是很正常的，而相对于今天作为一个秘书的工作事务的他出现 此样的结局不得不给我们今天在从事秘书工作人员或是将要从事此项工作的人们 一个血的教训，他告诉今天的我们在今后的工作之中不仅仅要掌握好作为一个秘 书工作人员应当具有的素质修养还要识别好所处的秘书职能环境，积极提高秘书 工作的各项能力如表达，办事，管理，应变，社交，操作能力等，还要注意要对 待不同工作所应当实用的处理工作方法，要注意到分工与配合，重点与全面，个 体与群体，节奏与随机等的关系。在做好秘书基本职能如参谋咨询，辅佐决策， 沟通协调，管理事务，检察督办职能的同时也要注意做好秘书工作的保密工作。 等等要注意的工作，只有这样才能让像杨修一样或是类似的情景少出现或是不出 现。总之，为了使我们今后的秘书工作能做好，做到一个较好的叫人满意的，称 3 心尽职的秘书，那样我们就要多多在此方面下功夫为我们的秘书工作做到尽职， 尽善，尽美 按 照 现 代 对 秘 书 职 业 的 要 求 ， 秘 书 人 员 当 然 还 必 须 具 备 其 他 多 种 素 质 ， 如 认 真 、 细 致 、 周 到 以 及 谦 虚 谨 慎 、 清 正 廉 洁 、 克 己 奉 公 等 等 。 但 仅 从 以 上 五 点 分 析 来 看 ， 作 为 领 导 人 秘 书 的 杨 修 ， 在 素 质 上 确 实 存 在 不 少 缺 陷 ， 他 的 死 ， 确 实 可 以 使 我 们 吸 取 很 多 经 验 教 训 ， 并 以 此 作 为 借 鉴 。 秘书学第二次作业 一、名词解释（每题 5 分，共 20 分） 1.秘书职能 P91 秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。 2.（秘书学中的）辅助决策 P92 就是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决 策所采取的各项辅助行为。它包含决策前的秘书工作、决策中的秘书工作和决策 后的秘书工作，即决策过程中的各项辅助行为。 3. 国家秘密 P123 我国保密法的第二章第二条，对国家秘书的定义作了明确的规定：“国家秘 书是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的 人员知悉的事项。 4. （秘书学中的）挡驾 P169 指对领导者不必要参与和处理的事务性活动由秘书出面阻挡或谢绝。二、简答题 （每题 8 分，共 40 分） 1. 简述辅助决策的原则 P94 （一）定位原则 （二）超前原则 （三）系统原则 （四）信息原则 （五）谏诤原则 2. 简述沟通信息的特征有哪些？ P107 1、双向性（做好信息的发出和接收、反馈） 2、中介性（起好中介作用） 3、保真性（保证信息的真实性） 4、时效性（保证信息沟通的及时有效） 5、连续性（不断提供最新的、有价值的信息） 3.请简述协调工作的程序 P118 （一）受托：秘书机构接受他人委托的协调任务。 （二）审理：对受托事项进行审议 （三）核查：对已受理的协调事项进行调查、核实和研究，以便统一认识和行动。 （四）协商：将处理问题的方案同协调各方见面，并通过商量以取得一致的意见。 （五）处理：在充分协商的基础上，对协调各方一致接受的处理意见作出决定并 付诸实施。 4 4.简述秘书应具备的基本能力 P140 （一）表达能力 1、文字表达能力 2、口头表达能力 （二）调研能力（调查研究，领导工作的基础，也是秘书的一项经常性工作。 ） 1、调查能力（全面、准确、迅速获取材料，为领导提供有价值的信息） 2、研究能力（获取了材料、信息之后，要对材料进行分析研究，得出正确的调研 结论） （三）管理能力 1、辅助计划能力 2、组织实施能力 3、沟通协调能力 （四）办事能力 1、熟悉办事渠道 2、掌握办事程序 3、提高交往能力 4、善于应变和变通 （五）操作能力 主要包括对下列办公设备的运用： 1、文字处理机具 2、声像信息机具 3、通讯机具 4、计算机具 5、简述秘书应如何接受和领会领导意图 P165 （一）从把握领导工作的热点上领会领导意图 （二）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图 （三）从不同角度捕捉和领会领导意图 （四）从把握领导个性特点中领会领导意图 （五）从把握领导意图的实质上领会领导意图 三、多项选择题（每小题 2 分，共 10 分） 1.秘书的基本职能是（BD ） 。 P91 A.辅助决策 B.辅助政务 C.协助管理 D.处理事务 2.指出下列秘书沟通信息的原则中错误的说法：（D ） P108 A.求实 B.迅速 C.简明 D.保密 3.保密的特点是：（ABCD）P122 A.封闭性 B.排他性 C.利益性 D.相对性 4. 保密工作的原则是：（ACD ）P124 A. 保密 B. 安全 C. 准确 D. 迅速 5. 秘书的基本工作方法有：（ABC ）P156 A. 调查方法 B. 研究方法 C. 参谋方法 D. 挡驾方法 四、论述题(30 分) 某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。A 秘书接受任务后，为了 抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到 打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见” 全部作废， 耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。A 秘书造成失误的原因何在？这一 案例对于秘书从业人员有何启示？ 5 答： 1、A 秘书造成失误的原因何在？ 一是他有可能是不清楚公文处理程序，不清楚谁是此文的签发人他以为业务 部门负责人审核就可以发文，所以他违反了基本操作流程：工作意见作为政府公 文，应该由主管部门的主管领导审签，会议上审定的内容都需要主管领导签发。 二是他有可能是自作主张他以为领导把意见说得很明白了，自己也已领会得 很明白了，业务部门负责人也审核了，应不会有事了，于是就自作主张。违反了 多汇报多请示的原则：汇报请示既是工作的要求，也是领导权威的体现。 三是他不明白事情再急也要按程序按制度办的道理。 对于秘书从业人员的启示 1、对于文件等法律性资料，必须慎重决策，反复修改，谨慎行事。 2、一是要对自己有准确定位，明确自己只是领导身边一个身份比较特殊的工作 人员，不能代替领导，不能自作主张，不要以为领会领导意图就可以超越程序办 事。 3、秘书要学会维护领导权威，同时规避自己的业务风险。 4、二是要加强业务识的学习，清楚办事程序，秘书不要要学会办文、办会，还 要学会办事。 5、是业务部门的负责人要认真负责，就此案例来说，如业务部门的负责人在文 件处理单上签上“请呈某某领导签发”，就不会出现上述情况了。 秘书学第三次作业 一、名词解释 1.会议 ：P186 现代意义上的会议，是指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。 2. 会议预案 P189 会议预案就是会议的筹备方案。 3 谈判议程 P204 就是谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。 4 信访工作 P213 信访工作是各级领导机关的一项重要的经常性的工作，它是领导机关同人民群众 保持信息沟通的有效途径，也是维护人民群众的民主权利、为人民群众排忧解难 的重要手段。 5. 会间调度 P193 会间调度是指会议进行期间对会议程序、内容以及会场服务等所作的调整和安排。 二、选择题（每小题有 1-2 个正确答案，请将正确答案的序号填在括号内 ） 1.会议的功能（ AC） P188 A.决策功能 B.领导功能 C.协调功能 D.支配功能 2.按会议的内容划分，会议可划分为（AD ）P187 A.综合性会议 B.工作会议 C.大型会议 D.专题性会议 3.商务谈判按谈判的正规程度划分，谈判可分为（BC ）P200 A.双边谈判 B.非正式谈判 C.正式谈判 D.公开谈判 4.商务谈判准备阶段中的主要秘书工作（AD ）P203 A.广泛收集资料 B.深入调查研究 C.多方试探 D.拟定谈判方案 6 5 信访工作的要素（BD ） A.联系群众 B.信访人 C.广开言路 D.信访方式 三、简答题 1.良好的会议组织工作可以实现哪些功能? P188 答：良好的会议组织工作，可以实现以下具体的功能： 1、决策功能；2 、执行功能； 3、沟通功能；4、协调功能；5 、监督功能 2.秘书人员应如何拟定接待方案？ P230 答：接待方案的主要内容有：接待方针、接待规格、接待日程、接待形式、接待 经费、生活安排等。 3、信访工作的原则是什么？ P216 答：受理人民来信来访，要遵循以下原则： （一）调查研究、实事求是的原则 （二）按政策、法规办事的原则 （三） 思想疏导的原则 （四）分级负责、归口办理的原则 （五）及时、就地依法解决问题的原则 四，案例分析 办公室主任老宋把会议一切准备工作都作了安排，但到了开会的前一天，突 然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答 应。 大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时， 扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋 一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿” 指挥 与会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。请你谈谈你对此事 的看法。P193 答：会议的组织对秘书人员的要求很高。会议的顺利进行不仅依赖充分、细致的 会前准备工作，还需要严谨、周密的会间组织工作；不仅要有健全的会议工作机 构、缜密的会议议程与日程，还要做好各项具体的会务工作，明确分工，责任到 人，安排得力，运转有序，形成一个结构周严、操纵自如的会议工作系统。 秘书会务工作中，会前、会间的工作服务都是紧密相连的，必须相互衔接，整体 推进，避免出现差错。这样，才能保证会议质量。任何一个环节，任何一项具体 事务上出现差错和疏漏，都可能会影响会议的效果。 会间调度是指会议进行期间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。 老宋较好地对会场上临时出现的意外情况进行了处理，及时的解决了问题，在遇 到问题时能够沉着冷静、灵活应变，做好临时的调度工作，从而确保了会议的顺 利进行。 7 秘书学第四次作业 一、名词解释 1.值班 P243 值班是指在固定的时间、岗位和场所从事的日常事务工作，是秘书事务处理的重 要方式之一，也是一个较大组织不可缺少的经常性工作。 2.会谈 P267 会谈是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。 3.庆典仪式 P269 庆典仪式是庆祝典礼和各种组织仪式的合称，是社会组织开展公共关系活动的一 种重要形式。 4. 秘书职业 P328 所谓秘书职业，是指秘书人员能够稳定从事的，并赖以生活的工作。 5.私人秘书 P317 私人秘书，是指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的 社会职业人员。二、多项