word2007技巧大全(办公室文员助理有用)

为 WORD 文本加注解 如果你想为 WORD 的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想 让注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现： 先选中需要注释的文本，用“插入批注”命令，打开“批注” 窗口，在其中输入注释文字后 关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则 显示在该文本的上方； 将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入脚注或尾注 ”命令，打开“脚注或尾注” 对话 框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现 一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方， 并能打印出来）； 如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中 （非 WORD 格式也行），然后建立一个链接：选中要加注释的文本，用“插入超级链接” 命令， 打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键 入文件名称或 Web 页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也 可以用“浏览” 按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不 影响文档的打印），点击该文本（在 WORD XP 中需要按住 Ctrl 键），则可直接打开注释文本 所在的文件。 - 快速输入特定的短语 我们在用 WORD2000/XP 进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在 一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、 速度慢，而且容易出错，同时也很难每次输入文本的一致性。我利用 WORD2000/XP 的“ 剪贴 板”功能，实现了特定短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。 启动 WORD2000，打开“剪贴板”工具栏。 选将特定的短语（如“中华人民共和国建筑法”、“建设工程质量管理条例” 、“建设工 程质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用 “复制”命令将他们逐条加到“ 剪贴 板”中。 在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。 如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短 语时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在 WORD XP 中，“剪贴板”上直 接会显示出短语的内容）。 - 特殊符号的输入 在 WORD2000/XP 中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“ ”为例，看看如何输入 特殊符号： 软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘” ），选“特殊符号” 选 项，直接点击符号“”所在的字母键即可； 自动更正法。用“工具自动更正”命令，打开“自动更正” 对话框，在“替换” 框中输入“mh”， 在“替换为” 框中输入“ ”，先后按“ 添加”和“确定”按钮。以后你在文档中输入“mh” 及后面的文字 时，系统会自动将其更正为“”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！），你可以 先输入“mha”及后面的文字，再将“a”删除即可； 自造词法。右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词” 选项，打开“手 工造词”对话框，在“词语” 框中输入 “” ，在“外码”框中输入“mh”，先后按“添加” 和“关闭” 按钮， 以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“”； 用“插入符号”命令，打开“符号”对话框，在“ 广义标点” 子集中会找到“” ，双击它即可 输入。 - 使用通配符进行模糊替换 如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实 现： 用“编辑替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级” 按钮，再选中“使用 通配符”选项； 在“查找内容”框中填入：“*”后（*号代表任意字符，？号代表 1 个字符），点击“ 替换为” 框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“ 查找字体” 对话框将字体设置为黑体后 确定； 按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。 - Word 文档与 RTF 文档的互换问题 Word 允许用户输入和输出一种 RTF 特殊格式的文件，只需选择 “另存为”命令，在“ 保存类 型”中选择“RTF 格式”即可。 RTF 是 Rich Text Format 的缩写，并将它作为该格式文件的扩展名。RTF 文件格式是由 Microsoft 创建的。它是为在不同程序间传递数据而设计的。其优点之一就是文件的格式信息不 会丢失或破坏。例如，用户可以利用 RTF 格式将文档在 Word 与老版本的 Word、PageMaker 以及其它几种流行的软件（包括 Word for the Mac）之间传送。 - 如何将 Word 文档转换成为幻灯片 我们经常需要制作内容相同的 Word 文档和 PowerPoint 文档，同时又不想重新进行输入和 制作，这个时候就需要用到 Word 的文档转换功能。 其实，Office 本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把 另外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将 Word 文档转换成 PowerPoint 文档时，启动 PowerPoint，单击“文件” 菜单栏，选择“打开” 命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为 “所有文件” ，然后选择已经编辑好的 Word 文档，单击“确定 ”即可实现不同文档格式的自动转换。 - 使用 Word 字体隐藏功能制作模板 在 Word 的使用中，有时候我们需要制作打印用的专用模板，比如在下面的表格中我们可 以看到粗体的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表” 空 白样表内，因为这些黑色文字是要经常变化的，所以不能把它们都作为模板内容，只能空下来 不填，但是每次输入要打印内容的时候，会因为不知道哪个空白单元格，应该填写哪个相应内 容，这样我们会觉得无所侍从，经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦，如何使 这些文字只显示，而不让它们打印出来呢？为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法： 高级管理人员联络表 编号 00102549 网址： EMAIL: 网名： 水木清华 隐藏文字的方法：选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表 ”，然后，单击“格式 字体效果”，将隐藏”复选框打上钩，然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上 述方法执行即可，或者使用格式刷来刷一下就可以了！ 隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢？方法如下：单击“工具 选项视图非打印字符” ， 选中“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了！ - 在没有安装 Word 的计算机上查看文档 有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装 Word 的计算机上使用，如果时间来不及的 话，可以不安装 Office，采用以下方法。 在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为 Web 页”命令，输出的网页文件自然可以拿 到其它计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。另外，也可以用写 字板来打开 Word 文件。 - 换页时不再频繁敲回车键 在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页 面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版 面，所以用户应当使用下面的方法： 当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成 了换页的工作。 - Word“分节” 的妙用 在 Word 中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需 要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新 的页面设置选项。除非插入分节符，否则 Microsoft Word 会将整个文档视为一个节。分节符是 为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页的方向、页眉 和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符 ”字样的双虚线。 插入分节符的方法如下： 1.单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符” 命令，出现一个名为 “分隔符” 的对话框。 2.在“分节符类型”下，单击描述了所需新分节符开始位置的选项。分节符类型共有 4 种： “下一页” 、“ 连续 ”、“奇数页”和 “偶数页”。 下面的示例显示了可插入的分节符类型。 - 为部分文档创建不同的页眉或页脚 创建页眉或页脚时，Word 自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建 不同于其他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚 间的连接。 如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符； 单击要为其创建不同页眉或页脚的节； 单击“视图” 菜单中的“ 页眉和页脚 ”命令。出现“ 页眉和页脚” 工具窗口； 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮； 修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。Word 会自动对后续各节中的页眉 或页脚进行同样的修改。 要为下一节创建不同的页眉或页脚，重复步骤 1 到步骤 5。 - Word 文档转换为 HTML 文档后的变化 当我们将 Word 文档存为 Web 页面时，Word 会关闭文档，然后用超文本标记语言 （HTML）格式保存，但是因为 HTML 不支持某些 Word 功能，转换时 Word 会更改或取消内 容，因此应先用 Word 格式保存文档。特别是当文档还要当作 Word 文档使用时。下面将 Word 文档转换成 HTML 时发生的变化列出如下： 字号：字号会映射成最接近的有效 HTML 字号，范围从 1 号到 7 号，这些字号并不是磅值， 但浏览器用它们作为字号的指令。Word 字号是从 9 号到 36 号； 批注：用“插入“ 菜单中的“批注“命令插入的批注会被删除。不过，在将文档保存为 HTML 格式后，可以输入批注并显示“批注“样式。浏览器在显示 WEB 页时，不会显示批注； 动态文字：动态文字效果会丢失，但文字保留下来。在 Web 页创作中，会在页中给动态 文字插入滚动文字； 图形：图片和剪贴画等图形会转换成 GIF 格式，除非，图形已经是 JPEG 格式。文字框和 形状等图形对象无法转换，线条会转换为横线； 制表符：制表符会转换成 HTML 制表字符。制表符在某些 Word 浏览器中会显示为空格， 所以可以改用表格或缩进。 域：域结果会转换成文字，系统会删除域代码。例如，用户插入的是 DATA 域，日期文字 会转换过来，但日期将无法更新。 目录和索引：信息转换过来，但目录和索引、图表目录在转换后无法转换自动更新，因为 它们以域代码为基础。目录会在页码处显?quot;*“，这些“*“ 是超级链接，用户单击该链接即可 在即可在 Web 页中漫游。用户可以将星号替换为希望超级链接显示的文字。 首字下沉：首字下沉会被删除，在 Web 创建环境中也可增大一个字号。 图形对象：图形对象无法保留，用户可以插入“ Word 图片“对象，在 Web 页创作中使用绘 图工具。对象转折换为 GIF 格式。 公式、图表和其他 OLE 对象：这些项目转换为 GIF 格式。外观会保留下来，但用户无法 更新这些项目。 表格：表格宽度。尽管 Web 页不支持的设置会丢失，但表格会转换过来。彩色的、可变 换宽度的边框不会保留。 突出显示：突出显示会丢失。 修订标记：用修订功能所作的修改会保留下来，但系统会删除该修订标记。 页码：由于 HTML 文档是单独的 Web 页，因此不管有多长，都会删除该文档的页码。 页面边框：没有边框的 HTML 对应内容，用户可以用格式菜单中的“ 北景“命令来添加背景， 使页面更具吸引力，用户还可以在表格周围设置边框，并且可以用横线来帮助强调或分隔 Web 页的部分。 页面边框：HTML 中没有页眉和页脚的对应内容。 脚注和尾注：HTML 中没有脚注的对应内容。 - 修改 Word2000 标尺 打开 Word2000，窗口默认标尺为 2、4、638 ，这一数字表示什么单位呢？是厘米？ 是英寸？都不是；原来它是以字符为单位，在宋体五号字的格式下，每行约可输入 38 个中文 字符。不过这样的设置，用起来很不方便，尤其在制表、作图时，很不直观，有必要修改成以 厘米为单位标尺。 从工具菜单中，打开“选项”对话框，选取“常规”卡片，其中有一“度量单位“ 选择条，注意： 不要被巳填好的“厘米“ 蒙骗而无所作为，其实在它的下面有一个打的“使用字符单位” 的选择项， 现在把这个小方框中的去掉，加以确定。回到 Word2000 界面一看，原来标尺上的 2、4、638 ，变成了以厘米为单位的 1、2、314 数字了。（湖南 柳嵩高） - 微调各