怎样写效能监察发现、建议、决定与报告

怎样写效能监察发现、建议、决定与报告 作者：樊光中 6.1 本文目的 效能监察的工作结果包括效能监察发现、建议、决定与报告， 是监察部门督促监察对象改进的重要依据，本文目的告诉我们在效 能监察实施过程中怎样形成效能监察发现、建议、决定与报告。 6.2 本文概述 效能监察对象实施现场检查，对其中的关键过程、环节进行穿 行测试，对其内部控制的充分性、符合性、有效性、适宜性进行测 试验证后，要将收集到的监察活动证据与监察要求、相关法律法规、 内部规章制度进行对比分析评价，形成效能监察发现。在此基础上 提出效能监察建议、决定，并最终形成效能监察报告。 但效能监察发现如何提出，效能监察发现报告由谁提出、编写、 有哪些要求？效能监察建议与决定内容有哪些，要经过什么过程和 程序，应该注意哪些问题？效能监察报告的内容有哪些，报告的编 写有什么要求？这些都将在本章中得到阐述，以期能规范和指导效 能监察发现报告的编写、效能监察建议与决定的过程和提出、效能 监察报告的编写。 6.3 效能监察发现 6.3.1 效能监察发现分类 效能监察发现就是将收集到的监察证据对照监察要求和相关法 律法规、内部规章制度进行评价的结果。根据这一定义，我们可以 2 将效能监察发现分为三大类：符合、不符合、待定项。 1、符合 所谓符合，就是效能监察实际的内部控制体系、行为实施过程 和结果都满足内部控制充分性、符合性、有效性、适宜性的情形。 也就是说其现存的内部控制体系覆盖了效能监察对象业务循环活动 的整个过程、目标，完全满足内部控制预期的要求，行为的实施过 程完全按照内部体系文件和监督部门的要求运行，实施的结果完全 达到了内部控制预期的目标，现存的内部控制体系的运行成本实现 了内部控制预期的经济性目标要求。 2、不符合 所谓不符合，就是效能监察对象实际的内部控制体系，行为实 施过程和结果没有满足内部控制充分性、符合性、有效性、适宜性 的情形。也就是说其现存的内部控制体系没有完全覆盖效能监察对 象业务循环活动的整个过程、目标，没有完全满足内部控制预期的 要求，行为的实施过程没有完全按照内部控制体系文件和监察部门 的要求运行，实施的结果没有完全达到内部控制预期的目标，运行 成本没有实现内部控制预期的经济性目标要求。 为了更好地理解和把握这种“不符合”的情况，在实际运用中能够 区别不同情况具体实施，我们将“不符合”又分为三种类型，即体系 性不符合、循环性不符合、效果性不符合。 （1）体系性不符合。就是指效能监察单位/ 部门的内部控制制 度、控制措施、岗位人员设置、岗位职责划分，与企业内部控制要 求和监察要求（准则）相比，其制度存在缺陷，关键过程不受控制 或不够充分，内部控制实际业务流程繁琐，不符合效率原则。 3 （2）遵循性不符合。指受效能监察单位/部门实际业务活动过 程不符合其自身内部控制文件规定和监督要求。 （3）效果性不符合。指的是实际业务活动实施的结果没有达到 预期的目标，甚至损害了企业利益。 3、待定项 所谓待定项，就是指在效能监察活动现场实施过程中，由于效 能监察对象的人员变动、资料遗失等原因导致证据不足，已有的证 据不能确定其内部控制体系、行为实施过程与结果是否满足内部控 制充分性、符合性、有效性、适宜性要求，这时就只能作为效能监 察待定项。 待定项作为一种效能监察发现，一般不在效能监察发现报告中 提出，而是在效能监察报告起草完成之前，效能监察执行小组人员 提出待定项确认截止日期，由效能监察对象在截止日期之前将未获 得的证据材料提供给效能监察执行组长确认，逾期或提供的证据仍 不能证明是否符合的，视为不符合，并追加效能监察发现报告，在 后面的建议、决定和效能监察报告中体现。 6.3.2 效能监察发现报告 1、效能监察发现的提出 前面我们讲了效能监察的发现分三种，符合、不符合、待定项。 对效能监察发现为“符合”的效能监察发现报告的提出，是针对其业 务循环提出，即在其业务循环整个业务过程与结果都符合内部控制 要求与预期目标时提出，一般不在具体的整个效能监察点上提出。 因为具体的某一个点，不能完全反映其业务循环整个过程与结果， 此时不能以点代面，以偏概全。 4 对效能监察发现为“不符合”的效能监察发现报告的提出既可以针 对业务循环，也可以针对效能监察点，即在业务循环整个业务过程 措施不适宜，或业务循环的某个关键过程、环节的实施及结果不符 合内部控制要求与预期目标时均可以提出。 对于“待定项” ，前面已经讲了，一般不在效能监察发现报告中提 出。 2、效能监察发现报告的编写 由于效能监察发现是效能监察小组成员在现场实施过程中的发 现事项，因而效能监察发现报告一般由效能监察员编写，更能反映 出检查中全面的、真实的情况。 效能监察发现报告一般预先设计为表格形式。表格内栏目内容 应主要包括：本次效能监察的对象，受监察的单位部门及其负责人 是谁，效能监察员有哪些，开展此项效能监察的依据有哪些，效能 监察发现事实的描述及相关证据材料，发现中的不符合项的具体分 类，采取什么措施，产生不符合项的原因分析。也可以增设整改措 施完成情况，整改措施复查与验证的情况。整改措施完成情况由受 监察单位/部门负责人在实施效能监察复查与验证前填写并签名，整 改措施复查与验证情况由实施验证的效能监察人员填写并签名。 编制填写效能监察发现报告应当注意：事实描述要客观、全面， 事实发生的时间、地点、何人执行、何人复核、何人审批，产生了 什么结果及相关细节，如编号、文件、记录、名称、数量、金额等 均应写入；对事实与内部控制体系文件要求、监督部门要求、预期 目标等是符合、不符合、还是待定项，进行恰当定性，对不符合要 区分是哪种不符合；监察依据具体是效能监察体系文件、法律法规、 5 内部控制文件以及监察部门的监督要求中的哪一种或几种；不符合 事实的原因分析要透彻，真正能抓住本质，弄清哪是主要原因，哪 是次要原因；效能监察发现的证据要具体、明确，能说明效能监察 发现的事实，一般作为效能监察发现报告的附件，在提交效能监察 发现报告时一并提交给效能监察执行组长。 6.3.3 效能监察发现汇总分析 在效能监察员提交效能监察发现报告后，效能监察小组要召开 小组成员会议，通报效监察发现情况，把所有发现做成汇总表，并 进行分析，指出效能监察对象整体内部控制情况、优缺点，并作出 效能监察对象的实施过程和结果总体上是好，基本上好，还是问题 较多，有待切实改进等结论性意见。 效能监察小组内部会议仅限小组成员参加，在小组会上，集中 效能监察发现的信息，尤其是各种不符合信息。由小组成员汇报效 能监察发现并对关键的信息进行确认。对提出的各项不符合进行逐 项评审，看事实是否清楚、准确？不符合项是否明确？不符合的描 述是否容易理解，对于有疑点的不符合进一步处理方法。如果没有 客观证据和共同认可，不要轻易提出不符合。 小组发现汇总分析会议一般要达成以下意见： a)根据效能监察实施过程中的所有效能监察发现形成汇总表， 不符合发现应编写效能监察发现报告，讨论并形成效能监察建议与 决定。 b)内控潜在风险评估。从发现的不符合事实汇总情况分析效能 监察对象整体上内部控制的薄弱环节； 6 c)从上次效能监察发现来比较内部控制体系改进、进步或倒退 情况，做出分析、评价。 d)在汇总分析并讨论基础上，作出效能监察对象的过程和结果 总体评价：总体较好、总体基本符合、存在问题、有待改进等结论 性意见。 同时，对各监察发现包括符合项与不符合项在充分性、符合项、 有效性和适宜性四个方面的归类汇总，统计符合项与不符合项在四 个方面的分布数据，得出监察对象在这四个方面的内部控制情况与 管理效能情况，形成整体特征评价，并且根据其内部控制与管理效 能整体特征，可能提出系统的监察建议与决定。 6.3.4 效能监察发现确认 效能监察发现事实在召开效能监察末次会议时，要经过该事实 责任人的确认，在效能监察发现报告上签名认可。特别是不符合事 实的确认，既要有证据材料，又要保持足够的耐心，讲究工作技巧， 使事实责任人能顺利接受并认可。 6.4 效能监察建议与决定 6.4.1 效能监察建议与决定的提出 在效能监察发现报告编写完后，进行效能监察发现汇总分析， 效能监察员要针对发现的情况，提出监察建议或决定，以期让好的 经验和做法得以推广，让存在的缺陷、不足或错误得到纠正和追究。 在发现为符合时，效能监察员要对其中的创新、典型经验和做 法提出总结和推广的监察建议。 7 在发现为不符合时，要分是体系性不符合、遵循性不符合、还 是效果性不符合，才能确定是提监察建议，还是提监察决定。在发 现为体系性不符合时，应提出采取预防措施的监察建议。如果内部 控制制度存在严重缺陷或程序严重不适宜，严重违背上级内部控制 要求的，也可以提出采取纠正措施的监察决定。在发现为遵循性不 符合时，应提出按已有的内部控制制度执行的监察建议或决定；违 纪违规的，必须提出按法律法规、党纪条规等执行的监察决定。在 发现为效果性不符合时，对可以避免或挽救的事项，提出限期整改 并采取纠正措施的监察决定，同时按相关规定转入责任追究工作程 序；对不可避免或挽救的事项，提出采取纠正措施的监察决定，同 时按相关规定转入责任追究工作程序。 6.4.2 效能监察建议与决定的内容 效能监察建议与效能监察决定虽然在概念和强制执行的程度上 有一定区别，但包含的内容基本一致，均包括效能监察对象，受效 能监察的单位/部门，整改责任人，效能监察建议或决定的具体事项， 落实效能监察建议或决定的时间期限等内容。一般由效能监察员提 出草案。 6.4.3 效能监察建议与决定的生效 在提出效能监察建议或决定的草案后，效能监察小组要进行讨 论，并与受监察部门/单位就建议或决定的可操作性、适宜性进行沟 通，然后确认，再报效能监察执行小组组长复核，最后报请效能监 察领导小组组长审核与企业总结理审批后，才能正式生效，由受监 察的部门/单位去执行。 6.4.4 效能监察建议与决定的落实 8 效能监察建议落实的时间期限，由效能监察员与受监察部门/单 位负责人根据建议事项能够完成的合理周期商议确定，可以分为立 即整改实施（如 2-3 天内） ，短期整改实施（如 15 天内） ，较长期限 整改实施（如 30 天内） ，其他期限整改实施（如 60 天内） 。 效能监察决定落实的时间期限，由效能监察员根据决定事项的 情况直接合理提出。 效能监察建议与决定落实过程中应建立反馈机制，对相关事宜 双方应及时反馈，确保按期完成。如确因客观条件限制，导致建议 或决定不能按期实施完毕，责任单位/部门可以申请延期，但效能监 察决定一般不允许延期，应在最短期限内执行完毕。 效能监察建议与决定的落实如涉及多个业务部门，应明确一名 企业领导负责协调落实。 效能监察建议与决定落实过程中的原始证据资料应妥善保存， 供复查与验证时核对。 6.5 效能监察报告 6.5.1 效能监察报告的形成 效能监察报告是在效能监察建议与决定审批生效后，在全面了 解掌握效能监察实施过程，效能监察发现事实、结论的基础上，客 观、公正、实事求是地对该效能监察进行的一个综合性总结报告。 效能监察报告的起草编写一般由效能监察执行小组长完成，或 是在其指导下，由效能监察组其他成员完成，再送其复核、签名。 效能监察报告编写完成之后，要经过效能监察领导小组组长审 核，