oa系统管理制度

OA 系统管理制度 编制: 审核: 批准: 日期: 日期: 日期: 2017-4-28 发 布 2017-5-1 生 效 金谷（集团）有限公司 发 布 金谷（集团）有限公司 1 公司 OA 系统使用管理制度 1、总则 为提高公司的整体运行工作效率，保障信息传递的流畅性、准确性和高效性，同时结合公 司的实际，特制定本制度。 2、组织职责 OA 系统运行中，公司各部门各负其责，协同配合。各职能部门职责如下： 其它职能部门 主要职责如下： 1】各职能部门有 OA 账户的每日上班须第一时间打开 OA 系统，进行文件审阅、批复工作； 2】各职能部门有 OA 账户的若出现出公差的情况，必须用手机下载 OA 客户端，OA 文件批 复效果必须是跟在公司时效性一致； 3】各职能部门根据实际情况需要更改 OA 流程的，需按照 OA 流程更改流程报批后交由行 政部统一更改。 3、OA 文件及流程管理要求 1】公司各部门发出、报送的各类 OA 文件（含通知、申请、报告、报表等信息）原则上统 一采用公司 OA 系统发出，发出部门必须负责督促整个 OA 流程及时实现闭环，时效性必须符合 以下条款。 序号 流程类型 批复时效 管控办法 考核对象 1 部门内未涉及分管领导 8 小时 超出负激励 50 元 未批复者 2 部门内涉及分管领导 24 小时内 超出负激励 30 元 未批复者 3 发出文件涉及总经理 48 小时内 超出负激励 10 元 未批复者 4 文件指令督办部门 批复结束 24小时内 主观原因超出负激励 100 元 指令未执行者或 部门 5 文件指令督办部门 批复结束 24小时内 客观原因超出执行者或部门必 须予以邮件回复 累计不得超出 3 次，反正负激励 20 元 6 OA 指令执行异常通报 异常发生点 由文件发出部门提报绩效考核 发现有舞弊现象， 2 主管处按制度处理，监管由质 检部负责不定期抽查 舞弊部门负激励 100 元 2】遇特殊情况或紧急事件（来不急走 OA 流程）的如销售接待费用等，有 OA 流程发起部 门负责人以电话、短信方式报领导审批后补 OA 流程，并将手机短信截图作为附件一并传送； 3】电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部 门申请报批后由行政部提取正式文件； 4】在 OA 上发布的文件各相关部门会签结束后，由文件发起部门。 四、登陆规范 1】系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥， 并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停 OA 办公需及时注销或退出 OA 系统，以免他人介入 工作环境； 2】登陆 OA 系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获 取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。 五、安全保密 1】OA 系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得冒用他人账号， 不得干扰其他用户和破坏系统服务。 2】未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看 OA 系统中的内 容，更不许下载受控的内容； 3】发生泄密的情况，将按制度及保密规定追究相关人员责任且处罚权归属公司行政部。 八、不良记录 为强化 OA 系统的健康运行，发挥其有效作用，实施