(普通)差旅费、交通费、招待费管理规定

差旅费、交通费、招待费管理规定 第一部分、差旅费 一、出差申请 1、出差申请：员工出差，须填写出差工作时间计划表 、 出差行程预算 ，报上级批准， 因紧急事务而无法事先报批的应先征得主管的口头同意，并在出差结束后 24 小时内补办出 差审批手续；否则，不予报销任何差旅费用。 出差行程预算包括出差人员交通费、住宿 费、出差补助等费用总计，如有需要对方（比如客户等）承担费用的，必须注明公司和对 方各自承担多少费用。 2、出差人到达目的地后，必须及时告知公司联系电话和地址，手机保持 24 小时开通，并 随时与直属上司保持联系，出差过程中，将事情办理的进程和结果，必须随时与直属上司 保持良好沟通，以便公司随时调整出差计划。 3、出差的审核决定权限如下： 二天内由部门经理核准。三天（含三天）以上由总经理批准（可以由副总代理签字） ，部门 经理以上人员一律由总经理批准（总经理在外可以由副总代签） 。 4、审批流程：填好的出差申请表经审批同意后，方可办理订票、借款等相关出差手续。 出差工作时间计划表 、 出差行程预算原则上要提前四个工作日审批完成，财务部门 有权在审核、审批“出差时间” “费用预算”和“同行人数”等问题上作出相应调整。 5、出差不得报加班费，但周日和法定节假日出差可给予调休。 6、出差途中除因病或遭意外灾害，或因实际工作需要电话联系，请示直属上级批准延时外， 不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，超出部分以旷工论处。 7、出差费用包括交通费、住宿费、招待费（经理级以上） 、办公费等。 二、差旅管理流程 1、出差人员如实填写出差工作时间计划表两份， 出差行程预算一份交部门经理核 准。 2、部门经理批准后，交公司领导审批。 3、持审批后的出差工作时间计划表和出差行程预算 ，到财务部门办理借款事宜。 4、另一份出差工作时间计划表交由人力资源部登记、考勤依据，在行政部完善的情况 下，由行政部安排买票。 5、出差人员执行出差任务。 6、出差人员做出差总结 ，整理报销单据。 出差总结复印一份附报销单后。 7、部门经理审核报销单据，总经理核准。 8、出差人员回公司 3 日内到财务部办理报销手续。 三、出差的借款 1、填写借款单 ，附出差工作时间计划表 、 出差行程预算 ； 2、 出差工作时间计划表二份，人事考勤用一份，财务处借款用一份； 一天及以内的出差审批：出差人部门经理 超出一天至三天内的出差审批：出差人部门经理副总 三天及以上，部门经理及以上职务的出差审批：出差人部门经理副总总经理 3、 出差行程预算一份，财务处借款用； 出差人部门经理财务审核 4、 借款单的审批： 出差人部门经理副总总经理 四、差旅费标准 住宿费 适用员工 城市 交通费 一级城市 其他城市 市内 交通费 办公费 出差补助 （不含省内） 董事长总 经理 实报实销 实报实销 实报实销 实报实销 实报实销 无 经理、主 管办事处 经理 实报实销 180 元 130 元 实报实销 （的士除 外） 实报实销 30 元/天 其他员工 实报实销 150 元 110 元 实报实销 （的士除 外） 实报实销 20 元/天 五、费用项目说明 1、岗位级别说明： 经理级别包括：大区经理、财务经理、商品部经理、主设计师、行政经理、厂长等； 主管级别包括：部门主管、区域主管、设计师； 普通员工包括：区域助理、督导、 统计、采购、跟单等（如客户需要公司派督导的， 费用则按合同规定执行，公司自愿派督导下店去巡场的，费用则按公司规定标准执行） ； 2、省市内出差当天返回者，不享受以上补助，车票实报实销； 3、一级城市：直辖市、省会城市、特区城市、沿海开发区城市 be21d2429505ae74eba60f5020cd556c.pdf 第 3 页 共 7 页 普通城市：除以上城市外的其它城市。 4、城市交通费：原则上只能乘坐火车（硬卧）或汽车（硬座） ，如需乘坐飞机，须经总经 理批准。 5、市内交通费：总监以上实报实销； 其他人员的市内交通，一般乘坐公交车，不得乘坐出租车。报销出租车费时，应说明其原 因，并在票据背面注明日期及特殊原因、起止地点。 6、住宿费： 住宿费标准根据出差城市的等级而定，实际费用超过标准经特批后方可报销，否则超额 部分自行负责。 有带队的集体出差， （如集体参加培训、会议或团队性的开支） ，住宿由带队人员统一安 排，采用实报实销的方式，由带队人员统一报销；在外地常驻的人员到异地出差时，按正 常驻外出差管理；公司有办事处的地方，一律住宿在办事处。 一个人出差时选择入住单人间，两个人（同性别）必须入住一间标准房，以减低费用， 不同级别的人入住一间房时，按级别高的标准报销，出差期间，如不报销住宿费，按每人 每天标准住宿费的一半补给个人，报销时财务部门应严格根据标准报销。对于超标者，如 无法给出合理解释并未获经理同意者，将从出差补贴中扣除超额部分。报销招待费时应注 明招待对象及时间。 7、办公费：出差期间工作需要发生的办公费用（含传真、打印等）采用实报实销的方式， 要有收银清单，报销时应注明详细用途。 8、天数的核准：出差天数：以“在途期限”计出差天数，出差当天回来的按一天论，在几 个城市之间连续出差，当天到当天就走的情况，出差天数为在出差城市实际停留的天数。 出差人员在差旅过程中，在保证出差任务顺利完成的前提下，应本着节俭的原则控制开支， 争取以尽量少的投入换取最大的回报。 六、差旅费的报销 1、员工出差返回后，应在 2 天内呈交出差总结报告给上级，并给副总留档。总结内容包括 出差业务完成情况，收获、体会等，并在 3 天内到财务部办理报销手续。 出差费用报销必须出具正规的票据，收据及白条票据或发票遗失，个人承担 5%税金。 2、出差费的报销： 填写差旅费报销单 ，附出差总结 、差旅费发票收据、如途中有变化，要补填出 差工作时间计划表二份，报销一份、人事一份，送礼或请客招待的另外填写报销； 差旅费报销单的审批： 出差人部门经理财务审核副总总经理 第二部分、交通费 一、外出申请 1、市内办事，办事人要经过部门经理同意，出发时必须在前台登记，回来要向部门负责人 汇报。部门经理外出要向副总口头请示，以便掌握外出情况。 2、如跟公司车外出，也同样履行上述手续。 3、外出办事要目标与实际相符，如有借外出事由而办私事的，公司将扣减外出考勤工资。 二、交通费的报销 1、总监及以上可以报销出租车费用，其他职位的只能报销公交车费、地铁费、如果边远地 区报销摩托车费，如有特殊情况，需要乘坐出租车的，要说明理由报销。 2、填写报销单时，后面要写清楚，包括时间，地点，出行路线，事由，办事经过，联 络人员等。 3、 报销单的审批： 办事人部门经理财务审核副总总经理 4、财务审核时，要严格对照前台登记表，经常外出的办事人员（如设计师、跟单员、采购、 销售人员等）可以两个星期报销一次。 第三部分、送礼和业务招待管理 一、业务申请及借款 1、因工作和业务需要安排膳食招待或送礼的，之前必须先履行审批手续，填写招待申请 表 ，报送副总经理审批，由副总报总经理，程序为： 填写申请表 报副总经理审批 总经理借款按标准招待 借款参照出差程序。 2、如有特殊情况或出差在外必须发生的合理招待费用或送礼，必须先电话向副总经理提出 申请，同意后，方可履行；但事后必须补办手续，报销费用时，报销单必须附有招待申 请表 ，手续不齐全者，财务有权拒绝报销。 二、招待标准 1、外地客户一般性工作餐，如果是 1-2 人的，则每人控制在 25 以内；如果是超过 2 人 （不含 2 人）以上的，每多一人则按 15 元/人的标准增加； 2、公司重大客户礼节性招待，如果是 1-2 人的，则每人控制在 50 元以内;如果是超过 2 人 （不含 2 人）以上的，每多一人则按 30 元/人的标准增加。 3、如有特殊情况招待，必须经副总经理批准，如有违反费用自理。 出差工作时间计划表 be21d2429505ae74eba60f5020cd556c.pdf 第 5 页 共 7 页 预计出差 时间 （ ）月（ ）日（ ）月（ ）日 天数 出差地点 交通工具 1、 2、 3、 4、 出 差 事 由 5、 总经理审批 部门负责人 出差人 出差行程预算 日期： 年 月 日 姓名 部门 人数 出差事由 起止日期 地点 交通工具及金额 住宿地及金额 备注及金额 （ ）月（ ）日 （ ）月（ ）日 （ ）月（ ）日 （ ）月（ ）日 （ ）月（ ）日 （ ）月（ ）日 （ ）月（ ）日 （ ）月（ ）日 总计金额： 总经理 审核人 部门负责人 申请人 出 差 总 结 出差总结人： 填写日期： 年 月 日 计划工作 落实结果 完成率% 计划出差时间（ ）天 实际出差时间（ ）天 1、 2、 3、 4、 5、 工 作 总 结 及建议 启发 与 观察 审批 意见 总经理 部门总监 部门经理 出 厂 条 填单日期： 年 月 日 调度车辆： 部 门 外 出 人 姓 名 办事地点及 单位名称 主 要 事 项 行程和经过 地 点 外