公司重要文件管理制度

公司重要文件管理制度篇一：公司文件管理制度公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 文件编制、审批、发布的权责 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。 财务部负责制定公司财务管理制度文件。客服部负责制定公司客服管理制度文件。 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品 BOM、检验标准、规范测试）等文件。 工厂负责制定产品 BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责） 。 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依质量手册和文件控制程序的规定执行。 4.定义 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件， 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等） 5.工作程序 文件的分类 文件属性分类 （1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 （2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。 （3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。 （4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。 （5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。 文件阶层分类 （1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。 （2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。 （3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。 （4) 四阶文件：各记录表单、报表等。 文件密级分类（1） 绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。 （2） 机密文件： a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。 b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。 c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。 d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。 e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。 f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。 （3）秘密文件 a、 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。 b、 公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。 c、 公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。 d、 供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。 e、 客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。 f、 产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。g、 各类印章（含印模）和重要证件。 （4）无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/通告、一般性决定和决议等。 文件可以呈任何媒体形式，如文本、照片、硬盘贝和电子媒体等。 文件标识与编号 文件标识 （1）受控的质量体系、管理性文件，其封面和正文页面均加盖红色“受控”文件专用印章（正本原稿除外） ，并标明分发号。 （2）正式发布的行政性文件，应加盖红色公司或部门印章。 （3）质量体系文件、管理性文件发布时，应在文件封面及正文页脚处标明版本/修订状态标识。版本状态用A、B、C 顺延表示；修订状态用 0、1、2、3 顺延表示。 （4）技术类文件的受控标识及版本/修订状态标识，依技术文件管理制度的相关规定执行。 （5）有保密要求的文件在文件封面和正文页右上角加盖“绝密” 、 “机密”或“秘密”标识。 （6）无红色印章标识的文件不得在公司内作为正式的工作依据使用，一经发现，予以没收并按作废文件的规定进行处置。 （7）失效或作废文件需要留作参考时，文件持有人应到原发文部门办理作废登记，并在文件上加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章。 文件编号规则 篇二：公司文件资料归档管理制度公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实 现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写文件接收登记表和文件移交登记表 。 2、发放的文件填写文件发放登记表和文件移交登记表 。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、 “一案一号” 、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为 FNB;总公司财务部发来的文件编号为 SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1 行政 类; 2 经营业务类; 3 人事关类; 4 政府类；5 财务类; 6 音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级” “机密级” 。以“A”代表一般级,“B” 代表重要级,“C” 代表机密级。 “A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。 “B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。 “C”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。 5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+（受密级） 。 例如: 将总公司办公室公开发布的通知归档为 XX 年5 月 3 日第一份档案，其编号为: JZB1XX050301(A)。 四、档案的保管、调阅与归还 1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成文件档案,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。 2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记表,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请表 。一般级公司文档,须填写文档调阅申请表方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。 4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 ，不得复制或带走。5、档案归还时间为文档调阅申请表上填写的时间内，归还时必须填 写文档归还登记表 。五、归档保存期限 1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。 4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 六、档案的销毁 1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请表,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表 。 七、附表的管理 本制度暂定 8 个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理(来自: 小龙 文档 网:公司重要文件管理制度)每个附表，便于填写和查阅。 附表的编号为：启用时的年月日+十位。 八、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。本制度自签发人签字日起生效执行。 另附：附表 1文件接收登记表 附表 2文件移交登记表 附表 3文件发放登记表附表 4文档管理登记表 附表 5文档调阅申请表 附表 6文档归还登记表 附表 7文档销毁申请表 附表 8文档销毁登记表 湖南长燃清洁能源有限公司 XX 年 7 月 1 日 篇三：公司文件管理制度公司文件管理制度 1 总则 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 3 收文的管理 31 公文的签收 311 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 312 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 32 公文的编号保管 321 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。 322 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。33 公文的阅批与分转 331 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。 332 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉 及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。333 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过 2 天（特殊情况例外） 。 34 文件的传阅与催办 341 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 342 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过 2 天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示” 、 “拟办意见” ，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 343 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 344 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。 345 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 346 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。 信封 文件 文号 编号 批 示 签 名 4 发文的管理 41 发文的规定 411 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。412 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司字发文。 413 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。 42 发文的范围 421 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 422 公司下发文件主要用于： 公布公司规章制度； 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； 公布公司体制机构变动或干部任免事项； 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 发布有关奖惩决定和通报； 其他有关公司的重大事项。 423 公司上行文、外发文主要用于： 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。 424 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。 425 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议纪要。 426 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查） ，不用公司名义发文。 5文件的