《行政部工作流程》PPT课件.ppt

1、行政部工作流程,行政部门职责,行政部工作职责,具体工作流程,1,2,目录,01,02,03,行政部门职责,办公设备、公共设施的日常管理和维护,办公用品及日常用品的采购、发放管理,固定资产及低值易耗品的管理,秘书事务、行政日常事务、档案的归档管理,04,05,06,各种费用的控制交纳,后勤管理、执行上级交办事务等,行政部门职责,一、办公用品及日用品的采购、发放管理,具体工作流程,部门申请,查看库房,购物清单,主管审批,物品采购,检查验收,出入登记,月末盘存,定期询价议价,帐物相符,监督检查,对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月27日进行盘点，办公室会根据各部门

2、盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作固定资产、低耗品清单报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。,二、固定资产及低值易耗品的管理,二、固定资产及低值易耗品的管理,具体工作流程,资产分类,台账清单,每月盘点,核对账物,三、各部门基础设备、设施维修管理,综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。 所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；

3、对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。,三、各部门基础设备、设施维修管理,维修申请,安排维修,维修结束,检查验收,记录备案,根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。 各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。,四、文件档案的归档管理,四、文件档案的归档管理,文件资料收集,分类整理编号,立卷归档,装订成册存放,使用.传阅控制,五、文件资料收发、传真管理,各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相

4、关部门。,五、文件资料收发、传真管理,准确记录,上传下达,传真往来,行政审阅,文件资料的收发,费 用 支 付,费 用 控 制,统计所需费用,申请审批资金,部门主管审批,归类登记管理,支付各项费用,领导审批签字,六、各种费用的支付、控制,按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：车辆养路费、车船税等；并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。,七、对外关系建立维护,建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，综合办公室门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有

5、政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。,1 关系 建立,2 沟通协调,3 档案,6 合理调整,5 情况汇报,4 经常维护,八、执行处理突发事件,公司各种突发事件出现后，综合办公室在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。,突 发 事 件 出 现,主要情况收集,及时汇报领导,妥善解决处理,减少不利影响,处理结果汇报,九、后勤服务保障,综合

6、办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。,拟定制度,加强检查,收集建议,提高质量,员工满意,安抚员工,反馈,十、日常事务处理,综合办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及