如何打造高效会议

1、,高效会议管理术,无效会议,高效会议,你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率,前言,充分的会前准备,明确的会议目的,合理的组织形式,高效的会议跟进,会议4步骤,没必要、无准备，就不开会,第一步 会前准备,5W1H,会议准备,凝聚向心力,中心协调会 部门内部会 建立信赖理解共识团队 促进组织内部交流，强化团队意识,第二步 会议目的,无目的的会议纯粹是浪费时间、扼杀生命,针对不同的会议目的需选择合适的会议组织形式,第三步 会议组织形式,安能适合会议,总经理例会,目的1：决策执行,适合规模,1.少人数（3-30）人,适合形式,3种形式,禁带电子设备 （5-10人）,时间限制（30人以上）,

2、主管离场 （10人以上）,2.多人数（30以上）人,总经理例会适合形式 1,禁带电子设备（30人以下）,优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好,要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外,所需时间：1小时为主、最多不超过4小时,总经理例会适合形式 2,时间限制（30人以上）,要点： 1、设定详细议程，严格控管开始与结束时间 2、适合时间和频率： 一月1-2次，每次1-1.5小时 3、展开方法：搭配各类会议 事先规范会议开始与结束时间，并且设定详细的议程，严格地监控会议的进行 4、成本控制： 包含会议成本、直接会议成本、会议时间成本、效率损失成本 5、注意事项：

3、 1）每次开会，都拿出表来计时，事先准备充分，强制控制时间的进行 2）不要在过短的时间，塞进过长的议程 3）就算时间要结束了，也不能略过“做结论”步骤，即使结论是“择期再开” 4）适合例行报告、工作进度报告等会议,优点：提升工作效率、减少开会次数与长度,讨论议题 产生提案,主管离场 决策者在讨论阶段易主导意见流向,决定提案 实行是否,决策,要点：不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定,总经理例会适合形式 3,主管离场（10人以上）,所需时间：1小时-1天不等、不可超过一天 适合频率：不定，适合已有明确议题、征求（大量）提案并做出决策时,安能适合会议,安能管理委员会 各集运中心跨部门协调会,目的

4、2：解决问题,适合规模,适合形式,3种形式,1.少人数（3-30）人,2.多人数（30以上）人,视觉会议（30人以下）,围桌对话 （12人以上到数千人不等）,小组研讨会 （5-3000人）,掌握7种基本图形含义，视觉会议立即上手,点 代表“看过来！我和别人不一样” 线 代表“连结”与“区隔” 线条粗细代表强弱 三角形 代表 “正在变化”， 多个三角形组成代表爆炸的锐角图 方形 代表 “正规的组成” 最适合代表建筑物或组织功能,空心箭头 代表“活动中的组成”，适合使用来表达项目 螺旋图 代表“动态统一”，将螺旋图圆一点，则有趋近统一的意义；反之混乱的螺旋类似龙卷风，代表更多变动 圆圈 代表“统一

5、”，画圆感觉在集合所有事物，这寓意世界共通,管委会 协调会适合形式 1,视觉会议（30人以下）,所需道具：白板或大海报 适合时机：解说抽象概念或条列式流程 开展方法：在头脑风暴会议中，搭配整合图像与文字，简单 涂鸦，运用以下7种图形或者人物、树木、云朵、手势传达抽象议题,集体分享,三回合讨论后，主持人安排一段“反思时间”，让与会者写出最核心或最深刻的想法,最后的记录公布，再行动规划与讨论议题整合。,优点：透过集体对话，让想法萌芽，凝聚有质量的观点，促成有效行动 所需时间:至少90分钟，2小时更理想 适合频率：不限,管委会 协调会适合形式 2,围桌对话（12人以上到数千人不等）,管委会 协调会适

6、合形式 3,小组研讨会（5-3000人）,所需时间：1-3天不等 适合频率：半年-一年/次,安能适合会议,管理层高层会议 各种探讨会,目的3：创意提案,适合规模,适合形式,3种形式,1.少人数（3-30）人,2.多人数（30以上）人,头脑风暴 （5-10人）,环境引导 （5-10人）,创新激荡 （30人-上万人）,1、鼓励自由奔放，疯狂古怪的构想 2、禁止对提出的点子当场评量、非议 3、不要局限与会者想象力，点子多疯狂都得鼓励,1、理清会议主题 2、请出出席者“会前”15-20分钟“独自”进行头脑风暴,要 点： 集合众人智能，搭乘别人创意的便车、适合激发创新 所需时间：60-90分钟 适合频率

7、：每天或视需求与目的不定期举行,1、脑力写作，写下观点放在桌子中间 2、拿起别人的构成，补充设想，补强别人构想，展开构想接龙,高层会议 探讨会适合形式 1,头脑风暴（5-10人）,DOs,DONTs 1、放音乐是协调与会者转换心境的仪式，不宜太久 2、不宜久坐，偶尔走动或者互换位置都能帮助思考,1、调整好温度、提供点心，不要让寒热和饥饿打断思绪 2、会议室家具摆设尽量简单，为创意提供空间,“拥有白色墙壁和普通桌椅的会议室”和“有着橘色墙壁、铺着缤纷地毯时髦会议室”中，同样的时间后者环境产出的点子远比普通会议室多出44%,原则,适合范围：任何企业根据会议需要,高层会议 探讨会适合形式 2,舒适环

8、境（5-8人）,DOS,1.精准设定题目、搜集多元意见 2.在多元前提下，可试着邀请非公司员工的人进入 ，加强广度从最大量的原创观点，找出最有价值的创新提案 3.讨论的题目务必要跟每个人相关，引发深层想象,先从“多元”和“频率”两个节点思考“创意”生成的本质,同一个主题，试着汇集大量人的意见 获得许多不同面向、不同层次的看法，角度尽不相同的意见,延展可实行且有价值的计划,要点：从最大量的原则观点，找出最有价值的创新提案,高层会议 探讨会适合形式 3,创新突破（30人-上万人）,安能适合会议,各种恳谈会 交流会 讨论会,目的4：凝聚向心力,适合规模,适合形式,2种形式,1.少人数（3-30）人,

9、2.多人数（30以上）人,午餐会议 （3-20人）,移地会议 （3-100人）,所需时间频率：1-1.5个小时，一个月2次 适合任何企业凝聚力会议 组织形式步骤： 1、事先订好餐厅包厢，约好一起开会或者外带餐点回办公室，在茶水间或会议室举行 2、用餐前前半段可以闲话家常，或稍微提示重点，等用餐进入 中后段时再切入主题 3、“多任务”易分心，设定主题应以分享为主，经验或信息分享，只要能够提升与会者友好人际关系和个人工作技能即可 3、会毕即使是各自付款，结账时也应该先由主办人负责经费，之后再向与会者收取,优点：一边吃饭一边开会，节省时间、提升效率,适合形式 1,午餐会议（3-20人）,要点：走出办

10、公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题,适合形式 2,移地会议（3-100人）,案例1：日产汽车Value First会议流程,要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献,会议3-4周前，确认议题,分析问题时，主持人尽一切可能广纳与会者意见,跨部门选出与会者,选定会议主持人，进行方式与道具,最高主管说明会议目的、与会者扮演的角色,主持人说明会议时程规划,主持人宣布发言2规则,不可对外泄露谁说了什么,讨论中不可使用职权压力、不问上下关系,将每种提案的成本效益、优缺点列出,筛选、归纳各种可能方案,列出每个议题的解决方案,方案须明确写下谁、在何时、应完成什么,尽可能

11、取得各提案的正、反意见,主管进场后、须当下裁决,选项只有3个：做、不做符合某条件才做,法当下决定的议题，只给24小时考虑,案例2：三星目标指向型会议,337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）和7条规定（7Rules）,思考会议的必要性,思考如何最大限度地减少会议,思考是否有能够与其他会议合并或委托的方法,确定不召开会议的工作日,将会议时间定为1小时。最多不超过1个半小时,严格遵守时间,写明投入会议的经费,尽可能缩小会议规模,将会议记录整理成一张纸,明确会议目的,事先分发会议资料,让所有参加者发言，并且尊重彼此所发表的意见,

12、会议记录仅写入决定了的事项,曽供职于三星的金咏韩在开会就要学三星书中，将三星的成功归结于其会议文化：三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动,速度优先，具体简洁 正确记载，利于正确追踪检讨，完美结束会议 对会中的决定事项进行明确分工：将各问题按区域分类、确定完成时间、执行责任人，以便更好的执行 纪要分发给与会者：按主次整理好，通过邮件或者其他形式，确保会议记录的准确性和透明管理，避免沟通漏洞,会议纪要,你心里想的100%,嘴上说的80%,别人听到60%,别人听懂40%,别人行动20%,第四步 会议跟进,关键点一：做好会议纪要,制定会议跟进表将每次会议提出的方案、反馈的内容，按时间区域分类汇总 联系项目负责人，每周六下午对会议提出项目总体跟进，分别列出完成、未完成、完成修改项，周一统一发至各与会人员邮箱通报 针对超时未完成的项目负责人定责 对会中提出的策略方案执行情况跟进落实。将执行进展、遇到