关于公文处理规范化的几个问题.ppt

1、,关于公文处理规范化的几个问题,XXX,XX出入境检验检疫局办公室,一、公文处理很重要,二、公文格式要规范,三、文种使用要正确,四、行文规则要遵循,五、公文内容要合法,六、文字表述要规范,七、其他需要注意的事项,关于公文处理规范化的几个问题,一、公文处理很重要,一、公文处理很重要,国家行政机关的公文是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,一、公文处理很重要,南朝梁 刘勰 文心雕龙章表： “章表奏议，经国之枢机。”,一、公文处理很重要,国家行政机关公文

2、处理办法(国发200023号): “公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”,一、公文处理很重要,鲜明的政策性、法定的权威性、执行的强制性、较强的时效性。,一、公文处理很重要,公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,公文作为依法行政和进行公务活动的重要工具，代表着一个单位的形象，更体现出一个机关的工作水平。,一、公文处理很重要,公文处理要求规范化、制度化、科学化。,一、公文处理很重要,一、公文处理很重要,二、公文格式要规范,三、文种使用要正确,四、行文规则要遵循,五、公文内容要合法,六、文

3、字表述要规范,七、其他需要注意的事项,关于公文处理规范化的几个问题,二、公文格式要规范,一、公文处理很重要,二、公文格式要规范,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章（公文生效标识）、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。,二、公文格式要规范,主体,眉首,版记,公文的结构,置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。,二、公文格式要规范,眉首,眉首,二、公文格式要规范,眉首6要素,公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度,发文机关标识 发文字号 签发人,眉首,1.涉及国家秘密的公文应当标明密级

4、和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。,对于保密期限，如没有标明，一般秘密10年，机密20年，绝密30年。,二、公文格式要规范,2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。,眉首,二、公文格式要规范,3.发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。,上行文和下行文的文件头格式区别就在于所留空白的大小。上行文留的大，是为了领导批示方便。,眉首,二、公文格式要规范,4.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。,眉首,二、公文格式要规范,5

5、.上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名用3号楷体，右空1字与发文字号平行标识。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,眉首,二、公文格式要规范,主体,主体要素是指公文首页红色反线以下至公文末页主题词以上的各个要素。,二、公文格式要规范,主体,二、公文格式要规范,主体7要素,公文标题 主送机关 公文正文 附件,成文时间 公文生效标识 附注,主体,6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。,可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,除法律法规外，一般不使用标点符号，尽量避免使用字母词，但特殊情况也使用。,二、公

6、文格式要规范,7.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。,二、公文格式要规范,主体,8.公文正文。,二、公文格式要规范,主体,9.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 “附件：1.”,二、公文格式要规范,主体,10.公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。,二、公文格式要规范,主体,11.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。,成文时间用汉字将年、月、日标全；“”不得写为“零”。,二、公文格式要规范,主体,12.公文如

7、有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行，如“（此件不公开报道）”等。,二、公文格式要规范,主体,版记,公文版面最后一面，主题词以下的各个要素称为版记要素。,二、公文格式要规范,版记,二、公文格式要规范,版记5要素,主题词 抄送 印发机关和印发时间,版记中的反线 版记的位置,版记,13.公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。除类别词外，主题词最多不超过5个。,二、公文格式要规范,14、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。,动检处、植检处 安阳局、信阳局，本局食品处、卫

8、检处,二、公文格式要规范,版记,一、公文处理很重要,二、公文格式要规范,三、文种使用要正确,四、行文规则要遵循,五、公文内容要合法,六、文字表述要规范,七、其他需要注意的事项,关于公文处理规范化的几个问题,二、公文格式要规范,三、文种使用要正确,三、文种使用要正确,国家行政机关公文处理办法规定了13个文种，命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,（一）不自造文种,三、文种使用要正确,把法定文种和非法定文种混用： 关于的请示报告 关于的请示函 关于的请示函 关于同志任职批复的通知,三、文种使用要正确,1.请示用于“向上级机关请求指示、批准”，报告用于“向

9、上级机关汇报工作，反馈情况，答复上级机关的询问”。 请示是要求答复的，报告不要求回复，也不能要求批示、回复。,（二）正确使用文种,三、文种使用要正确,国家质检总局办公厅关于加强和改进公文办理工作有关事项的通知（质检办2009711号）明确指出： 正确使用“请示”和“报告”两个文种。各单位向总局请求指示、批准、批复时，使用“请示”；向总局汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复总局的询问时，使用“报告”。,（二）正确使用文种,三、文种使用要正确,（二）正确使用文种,国家质检总局办公厅关于加强和改进公文办理工作有关事项的通知（质检办2009711号）明确指出： 请示必须一文一事，要明确提出需要解决

10、的有关问题；报告中不得夹带请示事项。对一文多事、报告中夹带请示事项的公文，除特殊紧急情况外，退来文单位重新上报。,三、文种使用要正确,如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决: 一是将“报告”和 “请示”分开，形成两份公文分别上报； 二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示充分理由。,（二）正确使用文种,三、文种使用要正确,请示对上级机关，函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”和 “请示”容易混淆的主要在“请求批准和答复审批事项”这一适用规定上。,（二）正确使用文种,2.请示和函

11、的区别,三、文种使用要正确,“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”的主送机关则是不相隶属的机关，可以是上级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项，只能用“函”，而不能用“请示”。,（二）正确使用文种,2.请示和函的区别,三、文种使用要正确,3.意见这一文种，可以用于上行文、下行文和平行文。,（二）正确使用文种,三、文种使用要正确,（三）表述要符合文种,一、公文处理很重要,二、公文格式要规范,三、文种使用要正确,四、行文规则要遵循,五、公文内容要合法,六、文字表述要规范,七、其他需要注意的事项,关于公文处理规范化的

12、几个问题,三、文种使用要正确,四、行文规则要遵循,（一）,四、行文规则要遵循,坚持行文原则，提高行文效用。,1.精简文件问题。,2.发文升级问题。,3.上级的公文，如需贯彻执行的，一律将原件翻印下发，一般不转发。确需本级、本部门发文的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。,四、行文规则要遵循,同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。,（二）,四、行文规则要遵循,行政机关联合行文，主办机关排列在前、首先签署意见，协办机关依次会签

13、；使用主办机关发文字号。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列；发文字号可协商确定。,（三）,四、行文规则要遵循,“请示”应当一文一事。,（四）,一、公文处理很重要,二、公文格式要规范,三、文种使用要正确,四、行文规则要遵循,五、公文内容要合法,六、文字表述要规范,七、其他需要注意的事项,关于公文处理规范化的几个问题,四、行文规则要遵循,五、公文内容要合法,五、公文内容要合法,办法明确指出“公文是依法行政和进行公务活动的重要工具”，所以在内容上首先要符合法令。公文审核的重要一关就是法律关。要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法

14、律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定。,五、公文内容要合法,另一方面，有些单位片面追求部门利益，随意扩大部门的权限，出现“纵向越权”、“横向越权”，甚至违法制定了限制和剥夺公民基本权利的公文，出现了“政府权力部门化，部门权力利益化”的不良倾向，远离了依法行政的目标。,（一）不违背法律法规,一方面法律有变化的过程，公文与之难免会有所冲突，这就需要及时清理。,五、公文内容要合法,依法行政的一个重要条件就是政令统一。但在实际中，对同一问题，上下级机关之间、部门与部门之间等制发的公文相互抵触，造成政出多门、相互矛盾、文件“打架”等现象。,（一）不违背法律法规,一、公文处理很重要,二、公文格式要规范,

15、三、文种使用要正确,四、行文规则要遵循,五、公文内容要合法,六、文字表述要规范,七、其他需要注意的事项,关于公文处理规范化的几个问题,五、公文内容要合法,六、文字表述要规范,六、文字表述要规范,文字表述要准确。就是要恰如其分地遣词造句，在语言上符合语法规范，注意表达的针对性和分寸感，做到不夸张、不修饰、不虚构，直述不曲。,六、文字表述要规范,一是要坚决杜绝错别字、多字、漏字。 “撼祖国强盛，卫京都泰安”之“捍”写成了“撼”。,（一）表述要准确,六、文字表述要规范,二是数字和标点符号使用要正确。 “河南人口9800多一万人” “指导查处合同欺诈等行为”误为“指导、查处合同欺诈等行为”,（一）表述

16、要准确,六、文字表述要规范,三是提法要规范。 “城市反哺农业”，其实应为“城市反哺农村，工业反哺农业”。,（一）表述要准确,六、文字表述要规范,四是前后要对应。,（一）表述要准确,六、文字表述要规范,（1）缺主语。 “城市综合防御能力和广大农村防震亟待加强”，,（二）语句要合语法,六、文字表述要规范,(2) 缺宾语。 “建立健全了制度，不断增强自我约束”。 “建立健全了制度，不断增强自我约束能力”。,（二）语句要合语法,“重点抑制某些行业投资规模过大，加大结构调整力度”。 “重点抑制某些行业投资规模过大的势头，加大结构调整力度”。,六、文字表述要规范,（3）主谓搭配不当。 “诊疗条件和服务质量

17、有所改善” “诊疗条件和服务质量有所改善和提高”。,（二）语句要合语法,六、文字表述要规范,（4）动宾搭配不当。 “在2005年年底前，对现有石灰法制浆工艺、年制浆能力3.4万吨以下化学制浆生产线，由县级以上地方人民政府责令关闭”。（“工艺”应改为“生产线”）,（二）语句要合语法,六、文字表述要规范,（5）缺介词或介词不当。 “进一步发挥群测群防的作用，力求把地质灾害防范于未然”， “进一步发挥群测群防的作用，对地质灾害力求防范于未然”，,（二）语句要合语法,六、文字表述要规范,表述要逻辑清晰不混乱。公文的语言表述常常在逻辑方面出现问题，一定要切实加以注意。,（三）表述要合逻辑,六、文字表述要

18、规范,（1）事理不通。 “何厚铧先生继续担任第二任行政长官，有利于保持澳门的繁荣稳定”。 “何厚铧先生担任第二任行政长官，有利于保持澳门的繁荣稳定”。,（三）表述要合逻辑,“被告用两只手掐着被害人的脖子，同时用另外一只手猛击被害人的太阳穴致死。”,六、文字表述要规范,（2）前后矛盾。 “乡镇生活垃圾中转站是农村重要的市政基础设施”。,“2009年上半年前”,（三）表述要合逻辑,六、文字表述要规范,（3）偷换概念。 “高原病发病率得到控制，继续保持了高原病零死亡和鼠疫疫情零传播”。,（三）表述要合逻辑,六、文字表述要规范,（4）概念混淆。 “故宫、敦煌、大昭寺、苏州园林等都是全国重点文物保护单位”。,（三）表述要合逻辑,六、文字表述要规范,（5）交叉并列。 驻京办的三定规定：“加强与北京市和华北地区的联系”。,（三）表述要合逻辑,六、文字表述要规范,（四）以事实为依据,一、公文处理很重要,二、公文格式要规范,三、文种使用要正确,四、行文规