文件的分类.ppt

1、四、文件的分类,分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 我区统一采用“年度保管期限”的分类方法。若有的条线规定与我们的规定不一致时，凡档案需进馆单位必须按我们的规定执行；若档案不进馆单位可自行决定。,1、按年度归档：,（1）一般文件归入文件签发年度。如表彰性文件。 （2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等； （3）跨年度的会议材料放在会议的开幕年。 （4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。,2、按保管期限归档：,文书档案分为三种保

2、管期限即永久、长期和短期。 保管期限划分标准： （1）属永久保管的文件材料有：凡反映本单位机构、领导人员、编制、职能、行政区域变化，综合性、年度性总结、会议材料，本单位制定的各种规章制度、业务标准或规定等。,（2）属长期保管的文件材料有：凡反映本单位主要职能活动的文件材料，本单位一般性的人员变动、工资调整材料，本单位编印的简报，受表彰的文件，基层上报的年度性、综合性重要文件，上级条线部门下发的法规性、政策性文件等。,（3 ）属短期保管的文件材料有：凡上级部门、同级兄弟部门分发的一般普发性文件材料、简报，本单位形成的一般性、过程性文件材料等。 凡本区各部、委、办、局印发的非专指性且不属于本单位主

3、要职能范围，但也需贯彻执行的普发文件一律作短期保管。,五、“件”的排列,排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。 事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。,“年度保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按文件形成或收到的先后顺序进行排列，实行随办随归。 具体情况处理： 1、来文与复文虽作为两件，但排列时应排在一起，复文在前、来文在后； 2、归档结束后交来的零散文件材料，可排在同一保管期限归档文件的后面，而不必插入其中；但这种情况应在备考表中加以说明，在实际整理中应尽量避

4、免。,3、一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档； 上述排列方法可做到文件随办随归，减轻档案人员年终工作量。且方法简单易行，但若文件数量较多不易手工检索。 鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限内按组织机构（或问题）集中排列的方法。这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。,六、编制归档号,归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。,归档章的编制：,暂不填写,1、盖章要求：,（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一； （2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；

5、 （3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。,2、归档章具体栏目的填写：,（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。有全宗号的可照实填写，如“3-8”写成“0308”；没有全宗号的暂空不填。 （2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2005”，不必加“年”。 （3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永、长、短，不可用“1、2、3”等代码表示。,（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制室编件号，若统一采用“年度-保管期限”分类方法，则一个单位每年永久、长期和短期三个流水号，每年

6、都是从“1”开始编。馆编件号进馆时按标填写，现暂空不填。实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。 （5）机构或问题栏：若统一采用“年度-保管期限”分类方法，此栏不必填写。,（6）（总）页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。若这份文件有页码的则不必重新编页码；若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码；若此件归档文件是由几份文件组成的，且每份文件本身有页码的，则不必重编页码，只要将每份文件的页数相加；若无页码，则需通编页码。 若档案人员实行随办随归，大多数文件此环节可在文件收发时一并完成。,七、编制归档文件目录,编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，

7、以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。 此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管理模式，此工作在文件收发时可一并完成。归档文件目录可作为盒内目录放置于每个档案盒内最前面。,归 档 文 件 目 录,填写归档文件目录的要求：,1、件号：填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。 2、 责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称或全称，注意不要用“本部、本局、本镇”等。若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。,3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。如武

8、档发200515号。没有文号的空着不填，不得填写诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。 4、 题名：即文件标题。一般应如实填写。 （1）没有题名或题名不规范的可自拟标题，外加“”号；如干部任免、表彰先进等文件； （2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，以便二次检索。如一组介绍信作一件。,5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“20050224”，若文件无日期，可用“0000” 代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。 6、页数：填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。 7、备注：注释文件需说明的情况。 归档文件目录可一年

9、装订一本或按保管期限分装数本。并在首页用规范的归档文件目录封面装订。（封面下图所示）用永乐文档一体化管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。,八、装盒,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题： 1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒； 2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。 4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒应厚度相对统一。,盒签例图：,全宗号 0308,年度 2005,保管期限 永久,机构（问题）

10、,起 止 件 号,盒号 2,室,馆,5 18,用铅笔填写,档案盒封面的填写：,填写全宗名称,备考表的填写：,备 考 表,盒内文件情况说明,整理人：,检查人：,年 月 日,无情况一般不填,九、档案排架,1、排架方法：从左至右、从上至下。 2、编制盒号：用铅笔分保管期限编制年度 流水号。,第三章 今年归档工作的要求*,一、切实加强文件材料的收集，确保应归档材料齐全完整。各单位要认真做好文件材料的收集归档工作，确保应归档文件材料的齐全、完整和内容真实。各单位在开展收集工作时，应注意部门业务材料、声像、电子等特殊载体材料及相关资料的收集整理。,二、认真做好归档文件的整理，确保归档质量。今年的归档整理工作在具体整理过程中要注意以下几个问题： 1、保管期限确定要准确，应尽量避免“以长带短”现象； 2、档案整理完毕装盒后，应在每个档案盒内放置盒内文件目录（盒内文件目录用归档文件目录代替放于盒内最前面）； 3、目录输入时应尽量细化，以便检索。尤其是涉及干部任免、先进表彰、项目审批和介绍信（存根）等内容的文件应进一步加以标识； 4、归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，前面放置