第一章进出口交易磋商.ppt

1、第一章进出口交易磋商,Copyright Business School, Jiujiang University,本章教学目标,教学目标： 了解并熟悉商务信函写作的原则 。 掌握商务信函的基本布局 。 掌握建交函的写作方法和技巧 。 熟练的撰写商务信函 。 重难点： 商务信函的写作方法和技巧 。 建交函的写作方法和技巧 。 建交函的写作方法、技巧以及注意事项 。,Copyright Business School, Jiujiang University,一、商务信函写作的原则,基本要求： 清楚(clearness) 简洁(conciseness) 正确(correctness) 具体(co

2、ncreteness) 完整(completeness) 尊重(consideration) 礼貌(courtesy),第一讲 建立业务关系,Copyright Business School, Jiujiang University,（一）、清楚(Clearness),清楚地表达出自己的意图，对相关细节的描述要做到逻辑明确、条理清楚。 如：多义词的使用 We are glad to inform you that we have placed the sum to your credit.（帐户） Our usual terms of payment is by letter of cred

3、it.（信用证）,Copyright Business School, Jiujiang University,（二）、简要 （Conciseness）,去除陈词滥调 尽量采用短句 简单的词和清楚的表达方式 如： Please be advised that our new address is - Our new address is Under separate cover - separately,Copyright Business School, Jiujiang University,（三）、礼貌(courtesy),1采用对方立场(you attitude) 对方立场是指在写信时

4、要从对方的立场来分析和考虑问题,了解对方的处境,始终以客户为中心,关心客户的利益。如: 我方立场: We allow 2% discount for cash payment. 对方立场: You earn 2% discount for cash payment.,Copyright Business School, Jiujiang University,（三）、礼貌(courtesy),2运用积极肯定的语气 试比较: 1）. We feel sure that you will be entirely satisfied at the prices we quoted previousl

5、y. 2）. We do not believe you will have any cause for dissatisfaction at the prices we quoted previously. 前一个句子因为采用了积极肯定的语气,无形中增加了客户对你的信任,而且在一定程度上兼顾了“简洁明了”这一原则。,Copyright Business School, Jiujiang University,（三）、礼貌(courtesy),当我们不能满足客户的某种要求时，采用正面的语气还可能缓解客户的失望情绪,并给客户留下好的影响,这将有利于今后业务的发展。如: 1）. Perhaps n

6、ext time we can send you what you required. 2）. We can not serve you this time.,Copyright Business School, Jiujiang University,（三）、礼貌(courtesy),在有些情况下,简洁和礼貌会发生冲突。比如,在提出希望或要求时,通常采用“We would appreciate it if ”而不是“Pls ”直接提出问题。另外,采用“We are not in a position to ”又比“We can not ”在语气上更加缓和。为此,作者建议应该遵循礼貌优先原则,

7、但是也不能为了礼貌去采用一些过于陈腐的表达。,Copyright Business School, Jiujiang University,二、商务信函的布局,七个主要组成部分： 信头 日期 信内名称和地址 称呼 信的正文 表示敬意的结束 写信人的职位和签名,Copyright Business School, Jiujiang University,（一）信头,内容包括： 写信人的公司名称 地址 电话 传真,Copyright Business School, Jiujiang University,（二）日期,日期按照日、月、年的顺序缮制。如： 1st March 2006，或1 Marc

8、h 2006 也可以表示为：March 1st，2006，或March 1，2006 用数字表示日期（例如12/10/2006）是不得体的，容易引起误解。因为在英国这个日期是指2006年10月12日；美国以及某些国家则是指2006年12月10日。,Copyright Business School, Jiujiang University,（三）信内名称和地址,英文信函的地址一般有以下几个部分： 1、公司名称； 2、门牌号和街道名； 3、城市名； 4、州、县名和邮政编码； 5、国家名。 如果知道对方是某部门的主管人员，就用他的头衔把信写给他。如： The Sales Manager The E

9、agle Press Co.,Ltd. 24 South Bank Brimingham Alabama U.S.A. (美国的阿拉巴马州北部有个城市叫Brimingham，英格兰中部也有个城市叫Brimingham)。,Copyright Business School, Jiujiang University,（四）称呼,业务信函惯用的表示敬意的词是Dear Sir/Dear Sirs/Gentlemen。 如果不能确定阅读信件的是男士还是女士的话，一般用Dear Madam or Sir。,Copyright Business School, Jiujiang University,（五

10、）信的正文,应该用浅显易懂的语言来写信，因此： 1、书信要简要、清楚、礼貌，符合语法规则，并有针对性； 2、分段要正确，每段仅限一个主题； 3、避免使用难懂的商业行话。,Copyright Business School, Jiujiang University,（六）表示敬意的结束,一般有： Yours faithfully Yours sincerely Yours truly,Copyright Business School, Jiujiang University,(七) 写信人的职位和签名,签名是写信人的签名或是他所代表的公司的名称。签名要用墨水笔写在表示敬语的结尾下面。一般不用橡

11、皮图章。,Copyright Business School, Jiujiang University,三、建交信函的构成,三部分构成： 开头部分 介绍部分 结尾部分,Copyright Business School, Jiujiang University,（一）开头部分,包括说明如何取得对方的资料、说明去信的目的。 获取对方信息的渠道很多：驻外商务参赞、商会、银行、同业行会、广告、互联网、交易会等。如： We learned from XXXX that you are interested in XXXX. We are writing to you to establish busi

12、ness relations with you.,Copyright Business School, Jiujiang University,（二）介绍部分,介绍自己的公司基本情况、产品，以引起对方的兴趣。如： We specialize in producing textiles.,Copyright Business School, Jiujiang University,（三）结尾部分,包括期盼对方回音、下单或告知意见并表示敬意的语句。如： Looking forward to receiving your early reply. Hope to hear from you soon

13、. We shall be highly appreciated if you can assist us in this respect.,Copyright Business School, Jiujiang University,四、分析信函范例,1、We learned from XXXX that you are interested in XXXX. We knew/obtained your name and address from XXX. Through the introduction of XXX, we know your name and address. 2、be in the market for: 对有需求 3、fall into ones business scope: 在经营范围之内 4、enter into business relations: establish,Copyright Business School, Jiujiang University,四、分析信函范例,5、deal in: 经营 specialize in: 专营 6、meet ones interest: 符合某人的利益/要求 7、We are looking forward to receiving your ea