商业礼仪规范会议礼仪.ppt

1、,第五单元 会议礼仪,会议准备礼仪,安排会议场所,布置会议现场,准备会议文件,制作会议证件,通知与会人员,模块一会议准备礼仪,一、安排会议场所,安排会议场所需要考虑哪些因素,地点,使用时间,噪音,照明、空调设备,停车场、住宿处,租用费,会场等级,其它设备,模块一会议准备礼仪,安排会议场所可以使用要素平衡法， 即要综合考虑成本、方便、设施、安全、 影响等多种要素，要力求在各种要素之间 求得一种平衡。,提示,模块一会议准备礼仪,二、布置会议现场,会场装饰,会场装饰的要求,会场装饰的要素,庄重,隆重,艺术,会标,会徽,标语,花卉,灯光,模块一会议准备礼仪,座席配置,你能为以下的会议风格选择合适的座席

2、配置吗？,模块一会议准备礼仪,有利于交换意见,适用于较多人数的会议,适用于在会议上放映 幻灯片,适用于以传达、报告 为目的,模块一会议准备礼仪,座次排列,座次排列礼仪要求,主席台座位安排礼仪,以下的座次安排正确吗？,模块一会议准备礼仪,三、准备会议文件,会议文件的种类,指导性文件,主题内容文件,进程文件,参考文件,提案文件,会议成果文件,会议管理文件,领导讲话稿,专题报告,日程安排表,调查报告,提案,会议纪要,会议签到表,模块一会议准备礼仪,准备会议文件的程序,准备会议文件的程序,备齐会议审议的文件材料,将文件分送与会人员审阅,模块一会议准备礼仪,会议审议的文件材料应于会前数日备齐。 将文件分

3、送与会人员审阅，并请他们准备 意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的 会议，这一环节很重要，会直接影响会议.,提示,模块一会议准备礼仪,四、制作会议证件,会议证件的种类包括：,证卡类,证书类,佩条类,其他类,模块一会议准备礼仪,提示,设计会议证件应从会议组织管理的需要出发，兼顾会议安全和工作方便两个方面。 在证件设计和色彩运用上，既要做到易于区别各种不同证件，又要体现会议特点。 会议证件内容上，要包括会议名称、与会人员姓名、称呼、身份、组织和企业的名称、证件号码和发证日期等。 重大会议证件上要贴上与会人员的相片，并加盖钢印，以防伪造。 主席台等必要的地方应放置台签式姓名卡片。 会议证件的管理

4、。发放必须有严格的规则,模块一会议准备礼仪,五、通知与会人员,会议通知的内容,会议通知的种类,会议通知的方式,会议通知的发送形式,发送会议通知的程序,名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求,书信式和柬帖式,正式通知和非正式通知,书面、口头、传真、墙报,拟好通知 及时送达,模块一会议准备礼仪,假如你是该班的同学，请你根据所学内容，为本次会议做好以下准备工作。 1、会议的场所设在哪里？ 2、会场要进行哪些装饰？座席采用哪种配置形式？需要进行座次安排吗？ 3、事先要做好哪些会议资料的准备？ 4、需要制作哪些会议证件？ 5、请列出与会人员的名单，并采取最合适的方式通知与会人员。,材料介绍 计算机2班

5、的同学将于下周星期五组织一个座谈会，主要邀请本市三家知名度较高的计算机公司的经理、部分员工来校给大家介绍本市IT行业发展的动态，行业用人需求状况及对毕业生的要求等。同时，该班同学也邀请了学校教务处、招就办、本专业部的领导和老师参加会议。,体验活动,模块一会议准备礼仪,会议服务礼仪,接站,报到与签到,引导礼仪,会间服务礼仪,模块二会议服务礼仪,一、接站,接站的程序,确定接站规格,掌握抵达情况,竖立接待标志,热情介绍，主动握手,陪车,模块二会议服务礼仪,提示,无论与会者有多少，接站的负责人都应亲自接站，不可让人有被怠慢的感觉。 如对方职务较高，而领导不能亲自接站，接站的人员要代替领导接站，并向对方

6、表示歉意。,模块二会议服务礼仪,二、报到与签到,报到,报到,查验证件,登记信息,接收材料,分发文件,安排食宿,报告情况,图报到的流程,模块二会议服务礼仪,提示,大型会议一般提前一天在驻地设立报到处，安排专人接待。 在报到这一过程中，接待人员应注意礼节，使用礼貌用语，正确使用手势，提供微笑服务。,模块二会议服务礼仪,签到,签到的方法,簿式签到,证书签到,座次表签到,秘书人员代为签到,电脑签到,模块二会议服务礼仪,三、引导礼仪,示范 引导礼仪要领 礼仪人员走在与会者的左前方1米左右，按正确的手势要求示路，面带微笑，同时伴随有礼貌用语，如“请往这边走”，“小心路滑”，“您请进”，“您请坐”等。,模块

7、二会议服务礼仪,四、会间服务,会间服务项目,为与会者添水,更换烟灰缸,发放会议资料,传递材料,模块二会议服务礼仪,请你给小华讲解一下接站报到工作的主要步骤。,材料1 某公司准备召开新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。小华负责安排接站报到工作，但因为她缺乏一定的经验，致使部分与会人员没能找到接站处，影响了按时报到，因而损害了公司良好形象。,体验活动,模块二会议服务礼仪,为了更好地完成学校交给的任务，班委会决定先进行模拟训练。请同学们分成三个小组，即报到签到组，礼仪引导组，会件服务组进实操练习。,材料2 一年一度的学生技能展示会又要召开了，经学校领导讨论决定，今

8、年展示会的会议接待工作和会间服务工作由你们班完成。,体验活动,模块二会议服务礼仪,会议结束礼仪,做好会后服务的准备,安排与会人员返程,清退、整理会议文件,结算会议费用,模块三会议结束礼仪,一、做好会后服务的准备,会后还有哪些服务工作呢？,会后摄影的准备,会后用车的安排,模块三会议结束礼仪,提示,会议人员应诚恳地向与会者征求接待工作地意见，并询问其要求。 应提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用地各种物品。 应提醒与会者及时同会务组结清各种帐目，并开具发票收据。 应帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘物品。 准备一些辅助性物品，如塑料袋和绳子等，以备急需。,模块三会议结束礼仪,二、安排与会人

9、员返程,安排与会人员返程,预定返程票,送别,模块三会议结束礼仪,三、清退、整理会议文件,清理会议文件的要求,1、根据保密原则，回收有关文件资料。,2、整理会议纪要。,3、进行新闻报道。,4、主卷归档。,5、会议总结。,模块三会议结束礼仪,提示,应统一制发清退文件的目录。 应尽力避免只要求部分与会者退回文件而造成不必要的误会。 会议文件收集整理过程中要注意保密。 会议文件有缺件、缺页、缺损的情况，应尽快及时采取补救措施。,模块三会议结束礼仪,四、结算会议经费,列清每项开支,多退少补,开具正式发票,模块三会议结束礼仪,1.请找出并纠正李丽在安排与会人员返程工作中失误。 2.假如你是李丽，你将如何安排与会人员的返程工作？,材料介绍 某公司邀请全国的客户到昆明参加该公司新产品的开发洽谈会。公关部李丽负责安排与会人员的返程工作，李丽想先解决容易预定的近处与会者的车票，再慢慢解决北京等远处难以解决的车票预定，而且她认为只要为客户尽可能地预定火车硬卧票就行了。结果，部分客户不能及时拿到返程地车票、机票，而对该公司十分不满，使得洽谈会的工作效果大打折扣。,体验活动,模块三会议结束礼仪,参加会议礼仪,做好参加会议前的准备,准时到会或略有提前,带全开会时的必需材料,果断地进入会场,遵守会场礼仪,模块四参