计算机应用基础第四章excel(数据管理).ppt

1、第4章 Excel电子表格,教学内容：Excel的数据管理功能 学习重点：数据库表的结构和特点、高级筛选、分类汇总、数据库统计函数 学习方法：看书、上机操作、课后练习 授课时数：2 学时,数据库介绍,分类汇总,数据排序,Excel数据管理,数据筛选,本周实验,数据库统计函数,数据库介绍,数据库介绍 Excel的数据管理功能介绍 数据清单介绍 创建数据清单 记录单方式管理数据 记录的查询,数据库介绍,计算机是一个数据处理机！ 数据处理的过程无非是收集，记载，分类，排序，储存，计算。 今天，研究用电子计算机进行数据处理的方法已成为电子计算机科学技术中的主要课题 。 DBMS,Excel的数据管理功

2、能介绍,Excel不但具有一般电子表格的功能，而且可以输入数据清单，对数据清单进行各种数据管理和统计：排序、筛选、分类汇总等。 什么是数据清单？ 和一般数据的区别？,数据清单介绍,数据清单：也称数据列表、工作表数据库，它是包含相似数据组的带标题的一组工作表数据行。 数据清单由若干列组成，每列有一个标题，相当于数据库的字段名，列就相当于字段；数据清单中的行相当于数据库的记录，记录中不同类型的数据相当于各个字段在该记录中的字段值。 数据清单举例：,创建数据清单,数据清单表结构纯数据。 创建数据清单就是输入表结构和纯数据，应注意： 避免在一个工作表中建立多个数据清单 列标题不能重复，同列数据类型相同

3、 数据清单中应避免有空行或空列 数据清单中的数据前不要输入空格 管理数据清单：直接编辑、记录单,记录单方式管理数据,“数据” “记录单”菜单命令 记录的浏览 记录的增加 记录的删除 记录的修改 公式数据如何处理？ 记录的查询,记录的查询,按“条件”按钮，在输入框输入条件并确定， 显示第一条满足条件的记录。 单击“下一条”或“上一条”按钮查看其它记录。 条件说明： 查询条件为数字：如：350 查询条件为文字：（通配符：“*”、“？”） 模糊比较：李，李* 精确比较：条件前加上“=”号,数据排序介绍,排序主要有两种：升序排序和降序排序 升序排序的默认排序次序： 数字：数字从小到大 文字，按字母先后

4、顺序排序：az 汉字（汉语拼音） 逻辑值 FALSE 、 TRUE 错误值 优先级相同 空格 始终排在最后,排序方法介绍,简单排序： 单击需要排序的列的任一单元格 “常用”工具栏的“升序”和“降序”命令按钮： 例：按考试总成绩降序排序 复杂排序： 单击需排序的数据清单任一单元格 使用“数据”菜单的“排序”命令 设置关键字 例：按考试总成绩从大到小，相同则按数学从大到小、年龄从小到大,数据筛选,数据筛选介绍 自动筛选 高级筛选介绍 高级筛选条件 高级筛选操作步骤 高级筛选例题,数据筛选介绍,数据筛选：在数据清单中将满足指定查询条件的数据记录显示出来，而不满足条件的数据记录暂时隐藏起来。 数据筛选

5、方法： 自动筛选 高级筛选,自动筛选,简单自动筛选： 单击数据清单任一单元格 选择“数据 / 筛选 / 自动筛选”菜单命令 单击需要输入筛选条件的筛选箭头，选择某一字段值 例：筛选出所有录取学校为“杭州大学”的考生记录 复杂自动筛选： 单击筛选箭头下拉列表中的“自定义” 例：筛选出所有总成绩大于350分的考生记录 例：筛选出所有总成绩大于350且录取学校为“杭州大学”的考试记录。,高级筛选介绍,用户根据条件区域定义的条件进行筛选，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域。 在使用高级筛选命令之前，应先在工作表适当的位置建立条件区域。 条件区域和数据清单之间要隔开至少一行或一列 条件区域的第一行为

6、条件字段标题（从数据清单中复制），第二行开始是条件行。,高级筛选条件,条件在同一行表示逻辑“与”（AND）的关系 如：筛选基本工资大于1800的男职工记录。,条件在不同行表示逻辑“或”（OR）的关系 如：找出所有的男教授和女讲师,同一字段名可出现多次、字段名无顺序,高级筛选操作步骤,建立条件区域。 鼠标单击数据清单任一单元格。 执行“数据/筛选/高级筛选”命令，设置“高级筛选”对话框 筛选结果处理方式 数据清单 条件区域,高级筛选例题,找出所有男职工； 找出年龄大于50岁的男副教授； 找出年龄大于50岁的男副教授和年龄小于40岁的女讲师,分类汇总,分类汇总介绍 创建分类汇总 分级显示数据 数据

7、透视表,分类汇总介绍,分类汇总：对记录按某一字段（称为关键字段）分类，把该字段值相同的连续记录作为一类，然后对每一类做统计操作，包括求和、求平均、求最大值、求最小值、计数等。 分类汇总后，可对清单进行分级显示。 关键：先排序后汇总,创建分类汇总,例：统计不同职称人数。 按职称排序 选择“数据/分类汇总”菜单命令，设置对话框 分类字段：与排序字段相同 汇总方式：汇总时要进行操作（汇总函数，如求和、计数等） 选定汇总项：汇总函数进行计算的对象 注意：要将多次汇总结果做在同一汇总表上，要取消“替换当前分类汇总”复选框。,分级显示数据,在进行分类汇总之后，excel会自动对列表中的数据进行分级显示。

8、在默认情况下，数据分三级显示。如下图在工作表列号左侧显示的“ 1 ”、“ 2 ”、“ 3 ”数字按钮称为分级显示按钮 选择“ 1 ”时只显示表头和总计一行，选择“ 2 ”时显示表头、电子汇总行、计算机汇总行、自控汇总行和总计行，选择“ 3 ”时全部显示。,思考,如何对多个字段进行分类汇总 例如：如何求不同职称不同性别的人数？,数据透视表,分类汇总仅适合于每次按一个字段分类，且形成的信息是静态的；数据透视表则可按多个字段分类，结果是一个动态的、二维的表格。 例:统计出不同职称的男女职工人数？ 创建数据透视表： 鼠标单击数据清单任一单元格 选择“数据/数据透视表和数据透视图”菜单命令，根据向导设置

9、。,数据库统计函数,数据库统计函数介绍 DCOUNT（）函数 公式复制时三大地址的使用 DSUM（）函数 DMAX（）函数,数据库统计函数介绍,功能：用于统计分析数据库中的数据。 格式：Dfunction(database,field,criteria) Database 数据清单 Field 指定函数所统计的数据列 Criteria 条件区域,DCOUNT（）函数,功能：返回数据清单的列中满足指定条件并且包含数字的单元格个数。 例：统计不同职称人数 先统计一类职称的人数，如副教授职称 =DCOUNT(A1:L21,G1,M1:M2),公式复制,利用公式复制得到其他职称的人数 建立条件 在M3输入公式： =DCOUNT($A$1:$L$21, $G$1,M1:M2) 使用填充句柄复制到N3:T3,DCOUNTA（）函数,COUNT函数与COUNTA函数的区别？,DSUM（）函数,功能：返回数据清单的列中满足指定条件的数字之和。 例：统计不同职称的基本工资