商业项目收费管理日常事务操作知识(PPT 37页).ppt

1、商业项目收费管理日常事务操作知识,重庆新龙湖物业服务有限公司 天街管理处,1,目录,一、目的 二、适用范围 三、商业项目收费管理日常事务操作方法及关注点,2,随着公司快速发展，商业项目也随之增加，根据北城天街及西城天街管理经验，将管理过程中的收费流程、日常事务操作及注意事项进行归纳总结，形成固化的知识模板，实现快速复制目的，降低培训成本。,一、目的：,3,产权为龙湖地产的大型商业项目（如：重庆的北城天街、西城天街、晶郦馆、后期时代天骄；成都的北城天街）,二、适用范围：,4,三、商业项目收费管理日常事务操作方法及关注点,5,商业项目事务操作流程图：,基础 数据 建立,确认商户资料 生成项目及 标

2、准信息,核对商户资料,核对无误导入 系统生成数据,资料 变更,商运公司发送 进撤场信息,进撤场数据 现场确认,核对数据录入 系统,月度 结算,款项 收缴,收款,发送账单,填制报表及 催缴欠费,6,日常事务操作方法及关注点：,（一）基础数据建立： 确认商户资料，并生成项目及收费标准信息： 1.与商运公司对接商户签约信息表； 2.与工程部对接商户水电表信息； 3.与财务部对接物管费收费标准，并将物管费收费标准发送集团； 4.牵头各部门主管制定商业项目特约服务收费标准； 5.联系集团软件维护人员，在系统中建立项目档案及操作人员档案。 关注点： 所有需集团建立的信息资料需比商业项目集中开业时间提前至少

3、 20天发送集团，在信息建立后应仔细核对（项目名称、操作人员登录情况及权限开通情况、标准下发是否正确完整）。,7,日常事务操作方法及关注点：,（一）基础数据建立： 资料核对： 1.核对商户总户数、商户进场时间、合同面积、承租人及经营品牌 关注点： （1）商户进场时间只可能是资料发送的当月或以后月份； （2）承租人联系电话、联系地址不能空，后期需跟踪店铺内的联系电话； （3）与商运公司相关人员确认相同承租人需独立结算的店铺信息。,8,日常事务操作方法及关注点：,（一）基础数据建立： 资料核对： 2.核对店铺安装水电表数量、表号、倍率、起度、有无商户签字确认 关注点： （1）了解大商铺各水电表接入

4、的设备，便于后期核对使用过程中数据是否存在异常； （2）水电表的倍率不会为0，最低为1； （3）确认接入商铺的水电表来源（如：是商业项目的专配还是其他项目的专配）。,9,日常事务操作方法及关注点：,（一）基础数据建立： 资料导入系统并生成数据： 关注点： （1）生成数据前，需将导入系统的合同面积、商户总数、商户编码、水电表总数及起数与发送文件进行核对； （2）商户编码必须与商运公司合同签订的商户编码一致； （3）联系人地址栏需填写经营品牌，承租人及店铺编号，如遇多个店铺编号，只写靠前的店铺编号。,10,日常事务操作方法及关注点：,（一）基础数据建立： 资料导入系统并生成数据： 操作： 1.房屋

5、资料导入操作步骤： （1）将商户编码明细发送财务部，由财务部核对后统一发送集团财务，送软件公司导入系统生成； （2）自行生成的可通过项目管理-房产管理-房屋登记中批量登记生成并保存格式文件，打开保存的格式文件，按格式文件的标题行名称填写相应的内容，内容填写完成后选择“文件另存为”方式保存，再通过“批量导入详情”界面，点击“浏览”按钮，选择文件后点“读取”及确定导入按钮导入生成房屋资料。,11,日常事务操作方法及关注点：,（一）基础数据建立： 资料导入系统并生成数据：,12,房屋资料生成操作中的注意事项： 1、文件名不能修改 2、保存的类型必须选择为“Microsoft office Excel

6、工作表”,3、在点击“确定导入”按钮前，须检查核对此处显示的导入结果，查看是否全部导入成功！,13,日常事务操作方法及关注点：,（一）基础数据建立： 资料导入系统并生成数据： 2.客户资料因条件太多，故不建议由自己导入系统，统一提交软件公司导入系统 关注点： （1）软件公司发送的表格格式不能更改； （2）业主信息及商户信息分表格填写； （3）对软件公司导入系统的资料必须核对商户总数，每个商户是否对应的正确物业编码； （4）不同合同的相同承租方，其账户是否是独立的。 3.水电表初始数据同客户资料一样，提软件公司导入系统 关注点： 核对导入后的房间挂表数量、水电表初始度数、倍率与提交表格是否一致。

7、,14,日常事务操作方法及关注点：,（一）基础数据建立： 资料导入系统并生成数据： 4.批量绑定客户标准：物管费标准、水电费标准、合同约定按月结算的特约服务标准； 关注点： 1.如存在多种标准，为快速配置可先做收费类型的设置（详见软件用户手册指导）； 2.标准配置时，如计费周期不一样（存在按季交费、按月交费情况）可对特殊计费周期进行单户标准的绑定操作，具体操作见第二部分资料变更指导； 3.如费用由租户承担须在“出租时自动转给租户”中选择“是”；,15,日常事务操作方法及关注点：,（一）基础数据建立： 资料导入系统并生成数据： 操作： （1）通过收费管理-收费设置-客户标准设置界面，选择费用项目

8、、收费标准、计费周期及指定费用承担人等，将与所选标准对应的房屋信息指定到绑定框中，点击“设置”按钮后即完成标准配置；,16,注意事项： 1. 计费周期不能选择为无固定周期，须根据结算期配置：如按月结算的选择按每1月，按季结算的选择按每3月等,2.商业项目费用承担人为租赁户，故此处必须选择为“是”,3.批量配置标准，每次只能配置50户，为保证标准全部配置成功，在配置完成后须再次检查核对标准配置情况,17,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 商运公司发放进、撤场信息： 关注点： 1.商家进、撤场信息无固定时间，以商运公司招商部通过QQ方式发送的商家签约信息明细表及商家撤场信息明细为准；

9、2.如发生商家延期进场情况（物管费起计时间是以商家实际进场时间为准），需保存好商运公司发送的文件，并随时关注商家进、撤场情况，做好记录； 3.做进、撤场信息变更时须商家签约信息、 商家撤场信息结合商运公司传真的商铺交付及收回记录表进行系统操作； 4.月度结算前须与商运公司核对总的变更情况，以保证数据无遗漏，提高正确性； 5.将所有变更信息及文件存档保管，以备后期查验。,18,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 商家进、撤场信息现场确认： 关注点： 1.提醒工程现场确认须检查店铺内基础设施、消防设施、空调是否完好； 2.抄水表电时应注意表号、交付起数、退场止数及倍率有无异常； 3.检查

10、完成后须在现场完成租户、商运公司客户专员、物业工程部经办人的确认手续。,19,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 核对商家进、撤场信息完成系统操作： 商家进、撤场变更的系统操作总结归纳为“进六退一法”（即：商家进场六步，商家撤场一步），具体操作如下： 1.新增进场商家： （1）进入房屋管理-房屋登记-单户登记界面，点击“房屋登记”按钮，再出现的界面中点击最右边的“新增”按钮，进入 房屋信息维护界面，根据商运公司发送信息维护商户编码、经营品牌、合同面积等；（软件具体操作见操作手册，此处只讲解操作中必须注意的事项，见图解）,20,4.面积类型必须选择合同面积而非产权面积,5.因商业项目一

11、般以按套内面积收取，故收费面积录入到套内面积中,7.因商业项目为自留经营产业，故产权性质选择“自有产权”，而非“业主产权”,6.组团区域须与商运公司签订合同一致,8.因产业为租赁性质，故使用状态必须选择为产权人出租,2.房屋名称处须录入商家经营品牌,3.为保证数据正常生成，楼宇必须选择对应的楼层号,21,提醒注意： 1.屋编号必须与商运公司合房同签订编码一致,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 核对商家进、撤场信息完成系统操作： 商家进、撤场变更的系统操作总结归纳为“八进六出法”，具体操作如下： 1.新增进场商家： （2）进入房屋管理-房屋状态界面，通过查询功能找到要设置状态的房屋，

12、点击对应房屋信息最右边的编辑按钮，进入房屋状态维护界面设置新增房屋的房屋状态；（操作注意事项见图解）,22,注意事项： 1、商业项目不管是否租赁，均按全额收取物管 费，故房屋状态必须选择为“已装修（100%）” 2、因房屋状态更改后次月才能生效，故月结后新增房屋状态的，本月费用须单独增加,23,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 核对商家进、撤场信息完成系统操作： 1.新增进场商家： （3）进入客户管理-客户登记界面，点击“单户登记”按钮，在出现的业主信息界面中选择要绑定的业主，点击选择业主信息的最右边“编辑”按钮，进入 业主基本信息维护界面，对新增房屋绑定业主；,24,注意事项：

13、1、商业项目因为留存自营性产业，故客户资料均为地产公司，绑定房屋资料时不需再新客户，只需查找到地产客户资料，进入编辑绑定即可。,25,2、本框所列房屋编码均为已绑定的房屋，新增绑定要进入上面 “房屋登记”勾选框选择。,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 核对商家进、撤场信息完成系统操作： 1.新增进场商家： （4）进入租售管理-房屋租赁办理界面，点击“输入方式”按钮，再点击最右边“新增”按钮，进入 业主信息及租户信息指定界面，做房屋租赁绑定；,26,注意事项： 为减少系统中垃圾资料及后期收费正确性，所有租赁户资料应先在已有客户资料查询，查询没有后再通过“新增”按钮新增客户资料。,日常

14、事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 核对商家进、撤场信息完成系统操作： 1.新增进场商家： （5）进入抄表管理-表计设置-房屋表设置界面，点击“单户设置”按钮，选择要配置水电表的房屋编码，点击右上角“新增”按钮，进入表计信息设置界面对房屋进行水电表绑定；,27,注意事项： 1.表计序号须选择对应计算的表号,2.为便于后期查询，表计名称最好对应为店铺名称,4. 初始读数不为0时，须与工程部核实情况,3.倍率必须录入,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 核对商家进、撤场信息完成系统操作： 1.新增进场商家： （6）进入收费管理-收费设置-客户标准配置界面，点击“单户设置”按钮，选择

15、要配置标准的客户名称或房屋编码，再选择费用项目，点击 “新增”按钮，进入标准设置界面对指定的客户房屋进行标准绑定；,28,注意事项： 1.如月结后再入场的商家，须将计费开始日期调整为当月，再单户月结生成当月应收费用,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 核对商家进、撤场信息完成系统操作： 2.已有商家撤场、变更： （1）进入租售管理-房屋租赁办理界面，选择要撤场的商户，点选择商户最右边的“退租”按钮，进入退租办理界面，对撤场商户做退租处理；,29,注意：如撤场客户有欠费，做退租后，其资料进入历史租户中，客户交费时在历史租房资料中查找收取。,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更：

16、核对商家进、撤场信息完成系统操作： 2.已有商家撤场、变更： （2）旧商家退租后，新商家进入时需要在房屋管理-房屋登记中将房屋名称中旧商家品牌更改为新商家品牌； 关注点： 1.所有资料完成后，需检查商家品牌、经营类型是否维护； 2.房屋状态必须在当月维护为“已装修”； 3.商家撤场时水电费须于撤场当天录入； 4.新增商铺编码前需查询确认系统中无此编码； 5.非整月进场的商家其物管费需按实际天数计算，因系统计算基数为30天计算，故需在结算后做账目调整处理；,30,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 核对商家进、撤场信息完成系统操作： 关注点： 6.检查同一商户不同租约是否已分别建档；

17、7.检查水电表“表计”编号是否为需设置的水电表号； 8.月结后进场的商家在增加当月费用后还需要增加下月物管费； 9.新增商铺编码前需查询确认系统中无此编码； 10.如原商铺编码分为两个或多个时，商运公司签订合同中编码无变化时可直接在系统中做拆分处理，如不一致时，需根据商运公司资料新增商铺编码（原编码如无业务数据可将其撤除，撤销后其资料进入历史查询中）；,31,日常事务操作方法及关注点：,（二）资料变更： 核对商家进、撤场信息完成系统操作： 关注点： 11.商家撤场操作前，必须先将撤场商家的水电费及派工费全部生成应收数据（因退租操作完成后，撤场商家账户已关闭，只能对欠费进行收取，但不能再生成应收

18、数据）； 12.同一商家换铺，其费用生成应在原店铺名下，不能修改在新店铺下； 13.撤场时，商家水电必须抄表录数，不能以“收回代垫水电费”方式处理，如商家未缴纳上月水电费，只需直接选中未交纳的水电数据进行止数编辑（如新增的水电费，在结算后会自动覆盖此费用）； 14.对商家未撤场前又有新商家进入时，先建立临时客户进行费用收取，待旧商家撤场后，再将临时客户转为正式租赁户，其前期交纳的管理费必指定冲抵费项及费用期间。,32,日常事务操作方法及关注点：,（三）月度结算： 操作方法同住宅类的月度结算，此处不做赘述 关注点： 1.月度结算前需再次与商运公司核实撤场商家信息，确保已撤场商家在月结前全部处理完成； 2.如出现商铺变大，而物管费无变化时需与商运公司落实清楚原因，并确认增加面积物管费的承担人； 3.核对月结成功条数是否与应月结数据相符（如物管费、水电费总数），核对工程抄表统计数与系统中抄表数据及月结后的应收