网络信息时代秘书工作.ppt

1、网络信息时代秘书工作若干问题的探究,目录,研究背景,网络信息时代及与秘书工作的互动关系,2,秘书工作的转变,3,秘书工作的挑战,4,对策分析,5,研究背景,21世纪是网络信息时代，极大地改变着人们的生产、生活和工作方式，也深刻地影响着现代秘书工作。网络信息时代开放性、虚拟性等其独具的特点，给秘书工作带来了新的机遇，更提出了新的要求。在网络信息时代的背景下，秘书工作如何取得新的突破显得尤其重要。,网络信息时代及与秘书工作的互动关系,1、网络信息时代,区别于传统的工业社会，指的是在社会生活的各个方面，互联网技术、计算机技术、信息技术得到了充分而且广泛的应用，社会经济的发展以物质与能量为经济结构的重

2、心转变为以信息与知识为经济结构的重心。,2、网络信息时代的特点,（1）开放性 （2）虚拟性（3）高时效性（4）技术性（5）互联、互动性,3、网络信息环境与秘书工作间的互动关系,秘书工作是一个开放的系统，必然要与它所处的环境进行交换。秘书工作不仅可以被动地适应环境，还可以主动地变革自身，能动地反作用于网络信息环境。秘书工作可以利用网络信息技术，取得信息、任务的输入，同时可以对输入内容进行消化、加工，进而转化为新的信息并向外输出，丰富网络信息时代的信息内容。,网络信息时代秘书工作的转变,1、秘书观念的转变,传统时代的公务文书的单向传递演变为互动式信息交流，信息的瞬间传播大大加快了秘书活动节奏与步伐

3、，对秘书工作的效率与效果提出了更多、更高的要求。,2、无纸化写作与办公,传统时代的秘书写作一张纸、一支笔的写作与办公方式逐渐被淘汰，使用电脑无纸化写作与办公逐渐占据了主流。这种改变不仅可以减少重复性的工作，更是改变了人们的写作方式与办公习惯，也极大地提高了公文写作速度与办公效率。,网络信息时代秘书工作的转变,3、办公手段的改变,使用数字化手段办公是网络信息时代的新兴办公方式， 秘书要与时俱进，学会网络时代一系列的新兴办公方式。这些新兴的办公方式比如学会电脑操作及各种文档处理软件、收发电子邮件、使用传真机等，这是是网络时代秘书应当掌握的技能。,4、信息传送的高效化,传统时代的信息传达一般都是需要

4、秘书与领导面对面的进行，而网络时代的秘书工作直接通过网络就可以进行，典型的譬如电子邮件、视频会议、聊天工具的在线传输等方式，大大的提高了信息传达的时效性。,网络信息时代秘书工作的转变,5、管理的电子化,网络技术、计算机技术、信息技术在管理中应用可以大大的提高管理的效率，提高管理的科学化水平，增加绩效。针对企业来说，有决策支持系统、物资调配系统、人事管理系统等。而对政府而言，就是现在仍正在大力推行的电子政务。,6、信息检索的网络化,一是通过网络搜索引擎，来直接面对网络世界中丰富的信息资源库。如google、百度、搜搜等。二是通过网络上特定的网站和资源库来寻找需求的定向信息。如中国知网、EI检索等

5、。三是通过特定主题的光盘资料库来检索定向信息。,网络信息时代秘书工作面临的新的挑战,(一)信息搜集、筛选工作复杂化,我们处于一个信息爆炸的时代，信息的数量呈几何数增长，信息来源渠道多样化。在给秘书工作带来便利的同时，由于虚假信息泛滥、信息失真等现象严重，获取真实有效的信息并非易事，需要投入大量的精力进行搜集与加工，充斥的信息还会麻痹人的神经，降低人们对信息的敏感度。信息处理工作的效率也会受到严重的损害。,信息安全保密的技术手段与设备仍存在漏洞，信息泄漏事件时有发生。计算机网络的管理相对滞后，保密制度不健全，如对公用网、国际互联网入网信息是否涉密为进行严格审查。电子资料易于复制与拷贝等。,（二）

6、秘书工作的保密性降低,网络信息时代秘书工作面临的新的挑战,（三）信息载体的损害会造成信息的丢失,由于环境、载体本身的变化，信息介质可能会损坏，失去可读性，导致信息内容的丢失、损坏。比如电脑中毒、死机、硬盘损害都有可能造成巨量数据的损失，进而造成巨大的经济损失与恶劣的社会影响。,。,（四）网络信息技术也对秘书的工作作风产生了不良的影响,随着网络时代的到来，原来的由人工完成的信息处理完全由计算机代替完成，这虽然减轻了人们的工作负担，但在一定程度上助长了浮躁、懒惰的工作作风。同时以往需要亲身调查实践的事情现在更多的在网上完成，没有到实地进行考察，缺乏实地调研的精神。网络信息技术、计算机技术的应用也减

7、少了同事之间沟通的机会，造成心理紧张与不良情绪。,网络信息时代下推进秘书工作的对策分析,1、更新思想观念，增强对新事物的敏感性和快速反应能力，充分认识到应用先进技术的必要性，自觉转变思维方式和工作方式，要有危机感、紧迫感，要着眼于未来，以先进的技术武装大脑武装自身。 2、积极学习、认真储备网络知识，提高网络信息处理能力，同时应密切关注科技发展并熟练运用各种办公设备与软件。秘书工作者不仅要随时随地丰富更新自己的网络知识，以适应不断变化的网络信息环境。除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应及时、准确、全面地从外部网络上获取所需的信息。,2008.10,网络信息时代下推进秘书工作的对策分析,

8、3、提升信息创新水平。在网络信息时代，信息和知识对秘书来说固然重要，但比知识和信息更重要的是智慧。秘书工作的本质在于信息的接受、处理和利用，网络时代的秘书可以从网上获得信息，但如何运用、处理这些信息则需要智慧。将各方面的信息进行积累、归纳、综合、研究, 从已有的信息中进一步找出新关系, 寻求新答案, 使之成为具有更高价值的新信息。 4、提高办公自动化水平，提高办公效率。利用网络技术，走办公自动化道路，最终实现无纸办公。掌握 OA 办公自动化软件。,2008.10,网络信息时代下推进秘书工作的对策分析 5、传统与现代信息工作手段相结合，确保信息畅通与安全。在收集信息和筛选时，一要坚持网络搜索与文献查阅相结合，二要对有效的网络信息进行严格的审查、核实；在传递信息时，要注意区分情况, 一般性、事务性的信息可通过网络手段如电子邮件、QQ、M SN 等传递，重要的、保密性强的信息内容应以传统的信息传递手段为主 。 6、应用先进的技术设备与获取外部支持。应用“网络秘书”软件，安装在单机上进行网络信息收集、处理与管理，实时监测用户感兴趣网站内容的变化，可以争取在最短的时间帮助用户获