Word 基础培训 实用技巧.ppt

1、,Word XP 基础培训,目录,创建和编辑Word文档 格式化文档 设置文字格式 设置段落格式 应用样式和模板 高级排版和应用 分栏排版、自动目录的创建 图形编辑及编排表格 自动更正、拼写语法检查 Word文档的安全性设置,一、创建和编辑Word文档,选择不连续文本 Word XP新增了选择多个不连续的几段文本的功能。 方法：先选择第1个区域，然后按住Ctrl键，再选择所需的其他区域。,如下图所示：,一、创建和编辑Word文档,复制与粘贴文本 在XP的“编辑”菜单下有一个“office剪贴板”的选项 选中这个选项，就会在文档右边出现一个“剪贴板”任务窗格（见右图），在这里面可以看到你最近复制

2、的所有内容，并且可以很方便地在窗格中选择要粘贴的内容，单击完成粘贴操作。,一、创建和编辑Word文档,选择性粘贴 在复制粘贴完成之后，还可以对粘贴的部分进行格式上的整理。粘贴的文本后会有一个形如 的按钮，单击它会出现下图所示的菜单。,二、格式化文档-设置文字格式,设置字体、字号、字形和文字颜色 单击菜单【格式】|【字体】命令或在文本处单击鼠标右键，选择【字体】，弹出【字 体】对话框，如左图所示：,同时还可以利用工具栏中的相应工 具按钮，如下图所示，利用它们可 以更快捷地完成上述操作。,二、格式化文档-设置文字格式,设置字间距 根据排版的需要，有时不同地方的文字要求不同的间距。 单击菜单【格式】

3、|【字体】命令或在文本处单击鼠标右键，选择【字体】，弹出【字体】对话框，单击对话框中【字符间距】标签，如左图所示： 在此对话框中就可根据需要对方字间距进行相关设置。,二、格式化文档-设置段落格式,段落缩进设置 为了使段落层次分明，需要在某些部分采用段落缩进。设置段落缩进方式： 在菜单下单击【格式】| 【段落】，在弹出对话框中的【缩进】选项组中进行设置，如下图：,使用鼠标进行段落缩进 在窗口的水平标心上有3个缩进滑块：【首行缩进】滑块 、【左缩进】滑块 、【右缩进】滑块 。通过它们可以完成对各种段落的设置。,二、格式化文档-设置段落格式,改变行间距 方法： 通过在菜单下单击【格式】| 【段落】，

4、在弹出对话框中的【行距】下拉列表中进行选择设置。 通过工具栏中的【行距】 按钮进行设置。 通过键盘进行设置： Ctrl+1 设置为单倍行距；Ctrl+2设置为双倍行距；Ctrl+5设置为1.5倍行距。,二、格式化文档-应用样式和模板,应用样式 在编辑文档时，使用样式可以省去一些设置格式的不必要的重复性操作。 可以利用工具栏上的【样式】下拉列表，选择所需样式，见右上图； 也可利用【样式和格式】 任务窗格将样式应用于文本，见右下图。,二、格式化文档-应用样式和模板,创建样式 通过【样式和格式】任务窗格可创建、查看或重新应用样式，所应用的格式也保存在该窗格中，因此可以快速地重复使用。 方法：在【样式

5、和格式】任务窗格中，单击【新样式】按钮，弹出【新建样式】对话框，如下图所示：,在该对话框中输入样式名称，进行相应的格式设置，保存后就可应用于文档中。,点击【格式】按钮，还可对段落、框、快捷键等选项进行设置,二、格式化文档-应用样式和模板,创建模板 使用模板可以方便地进行排版、录入工作，我们可以根据工作需要专门制定相应的模板。 创建模板步骤： 编辑一个工作文档，并对其中的样式进行设置，确认这时的文档已具有所需的各种样式。 单击【文件】|【另存为】命令，弹出【另存为】对话框。 在【保存类型】下拉列表中，选择【文档模板】选项。,二、格式化文档-应用样式和模板,选用模板 对于一个已有的文档，用户可以选

6、用其他的模板来替换当前正在使用的模板，这样可以免除许多定制样式和格式的操作。 操作步骤： 单击【工具】| 【模板和加载项】命令，弹出【模板和加载项】对话框。 选中【自动更新文档样式】复选框，如下图所示： 单击【选用】按钮，在弹出的【选用模板】对话框中，选中要选用的模板。选用模板中的样式格式就会代替文档原来的样式格式,二、格式化文档-应用样式和模板,使用格式刷复制格式 格式刷可用来复制选定对象或文本的格式，并应用于目标对象或文本中。 具体使用方法如下： 选择要复制的对象或文本。 单击工具栏中的【格式刷】按钮 ，激活格式刷。 拖动鼠标选中要应用格式的段落，即可应用此样式。,小技巧：双击【格式刷】按

7、钮，再单击每个要进行格式设置的段落可以将格式复制并重复应用到多个段落。设置完成后，可按ESC键结束。,二、格式化文档-修改版面,页面设置 选择菜单【文件】|【页面设置】命令，在弹出的对话框中，除了可对页边距、纸型等进行设置，还可对文档的版式、文档网格等进行设置：,设置页面边框,设置行编号,可设置不同的页眉页脚,二、格式化文档-修改版面,插入分页符 单击【插入】|【分隔符】命令，弹出【分隔符】对话框： 在此对话框中，可以插入分页符、分节符等，为文档进行人工分页。,三、高级排版和应用-分栏排版,创建分栏 操作步骤： 选中要进行分栏设置的文本。 单击【格式】|【分栏】命令，弹出【分栏】对话框。 单击

8、【预设】选项组中的【两栏】选项，被选中的文本被编排成两栏。 在该对话框中还可增加栏间分隔线，调整栏宽和栏间距。,三、高级排版和应用-创建自动目录,创建自动目录 单击【插入】|【引用】|【索引和目录】|命令，在弹出的对话框中切换到“目录”选项。见下图：,设置好目录样式，单击“确定”按钮即可自动生成目录。按住Ctrl键，在目录中某个标题上单击，就可将光标迅速定位到文章中相应的位置。,三、高级排版和应用-使用图形,插入剪贴画 Office XP中提供了许多剪贴画，可插入这些图片来装饰文档，插入方法：单击【插入】|【图片】|【剪贴画】命令，弹出【插入剪贴画】任务窗格，可利用此任务窗格搜索所需图片。 插

9、入图片文件 方法：单击【插入】|【图片】命令，然后单击【来自文件】命令，在弹出的对话框中确定图片路径，单击【确定】按钮即可。,三、高级排版和应用-使用图形,插入文本框 使用文本框，可以在一页上放置数个文本块，或将文字按与文档中其他文字不同的方向排列。 方法： 单击【插入】|【文本框】命令，在【文本框】子菜单中有横排和竖排两种排列方式。 选中文本框，点击鼠标右键，选择【设置文本框格式】，可以对文本框的颜色、线型、版式等进行相应的设置。,三、高级排版和应用-使用图形,插入艺术字 艺术字是一种用于增加文本效果的文字，这种文字可以设置阴影、弯曲、旋转等特殊效果。,在【绘图】工具栏上单击【插入艺术字按钮

10、】 ，出现【“艺 术字”库】对话框,选择所需的艺术字效果，输入所需文字，设置字体、字形,插入后的艺术字可以修改其格式、重新选择艺术字形、设置 文字环线方式等,三、高级排版和应用-编排表格,编辑表格 在文本中插入表格后，还可以对表格进行相应的编辑设置。 选中表格后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中单击【表格属性】命令，弹出【表格属性】对话框。在该对话框中可对表格、行、列及单元格分别进行设置。,三、高级排版和应用-编排表格,绘制斜线表头 在表格中加入斜线的操作如下： 选中要加入斜线表头的单元格，单击【表格】|【绘制斜线表头】命令，弹出如下图所示的对话框； 在【表头样式】下拉列表中选择表头的样式，在【

11、行标题】和【列标题】文本框中输入标题名称。,三、高级排版和应用-编排表格,拆分表格 有时需要调整表格的结构，例如，一个表格要分为两个独立的表格。利用表格的拆分功能即可达到此目的，用法如下： 单击要成为第2个表格的首行中的任意单元格。 单击【表格】|【拆分表格】命令即可。此时原有的一个表格已经从分割点处断开成为两个表格。,三、高级排版和应用-自动更正,自动更正 自动更正功能主要用于更正一些常见的输入错误，或者按事先的约定自动进行转换。 设置方法： 单击【工具】|【自动更正选项】命令，在弹出的对话框中（如右图），分别输入需要替换的内容。,三、高级排版和应用-拼写和语法检查,拼写和语法检查 在输入文本时难免会有拼写错误。Word中的拼写和语法检查功能能在你输入时提醒输入的错误，并提出修改意见。 Word文档中，有的文字下面会有一些红色和绿色的曲线，这些就是Word认为有问题的地方。我