中国全球基金艾滋病项目档案管理.ppt

1、六轮安徽项目办档案管理,目的意义 收集范围 管理原则 分类方法 常规资料 项目活动资料 管理方式,档案管理的目的及意义 档案资料的完整性、准确性和系统性，是保障项目工作规范开展的重要保证 在信息分享的过程中要做到：正确、及时、完整 以便于： 1、开展督导评估工作 2、项目工作经验的推广 3、信息查询的方便、快捷,资料收集范围 所有与项目有关的具有保存价值的资料，都属于资料收集的范围 档案资料管理是一项常规的工作，包括资料的收集、整理、分析和存档以及结果的发布等 档案资料管理也是一项长期的工作，所以项目实施单位在活动过程中要及时收集、整理与项目相关的各种资料,档案管理原则 专人负责、规范整理、集

2、中管理 活动结束7天内完成资料（会议、培训、督导等） 收集 整理 存档,档案管理原则 电子版的材料应及时备份、专人管理、层次分明，以便于查询和利用 做好电脑安全工作和档案数据保密工作 对涉密数据文件必须加密码保存，杜绝敏感数据和重要文件的泄漏,档案资料分类方法_常规资料1 1、管理制度 包括： 项目办公室组织管理制度及人员分工 财务管理制度 设备（供应品）及固定资产管理 定期例会制度 档案管理制度 信息管理 督导评估制度等,档案资料分类方法_常规资料2 2、收文、发文 收文和发文都应该有签批、登记 发文可按时间顺序排列，收文可分部门、按时间排列,档案资料分类方法_常规资料3 3、工作计划：按类

3、别和时间排列。 4、工作总结：按类别和时间排列。 5、各类报表：分本级报表和下级报表两种。按照内容和领域进行分类，每类按时间排列。,档案资料分类方法-常规资料4 6、财务管理资料：包括财务报表、财务报告、审计报告等，分类别、按时间顺序排列。 7、设备供应品资料：分类别，按时间排列。 8、工作动态/简报/通讯：可分为国家、省级、本级、其他等四类，每类按照时间排列,档案资料分类方法-常规资料5 9、基线调查资料：根据基线调查要求，可包括方案、计划、原始调查表、访谈记录、数据库、总结、分析报告、地图等。 10、项目协议：包括上级与本级、本级与项目实施单位、项目办与相关项目工作人员签署的项目协议。 1

4、1、常用信息：项目有关人员的联络方式、职责分工、相关表格等。,档案资料分类方法-项目活动 1、培训材料： （1）参加上级培训，主要内容包括：培训通知、日程、参会人员回执原件、通讯录、培训讲义、培训体会/小结（必须包括时间、地点、参与人员、主要内容、产出、体会）等。可按部门、按时间进行排列。 （2）本级举办培训，主要内容包括：培训通知、日程、签到簿、通讯录、培训讲义、总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、培训产出、效果评价）、活动声像资料活动预/决算。,2、会议材料： （1）参加上级会议，主要内容包括：会议通知、日程、通讯录、会议材料、会议体会/小结（时间、地点、参与人员、主要内容、产出、

5、体会）等。 （2）本级举办会议，主要内容包括：会议通知、日程、签到簿、通讯录、会议现场材料、会议记录、会议纪要或总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价）、活动声像资料、预/决算等。,3、宣传活动资料 主要内容包括： 通知、实施方案或工作计划、签到簿、通讯录、宣传相关过程材料、总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价）、声像资料、预/决算等。,4、督导评估资料 主要内容包括： 督导通知、督导方案/计划（包括督导目的、督导对象、督导方法、人员分工、时间安排、评分标准及要求）、现场督导记录和督导报告包括督导时间、地点、人员、督导内容和方法、督导结果（包括上次督导问题的落实情

6、况、工作亮点及经验、存在的问题和解决问题的建议）。,六轮安徽项目活动资料主要内容 项目建议书（原始稿） 评审意见书 项目建议书（修改稿） 协议书 实施过程材料（包括通知、讲稿、人员名单、小结、出台的文件、相应的声像资料、新闻报道及其他佐证材料） 项目进度报告（申请项目超过一个季度的需每季度定期提交项目进度报告，内容包括项目活动在一个季度中组织和实施工作的进展、财务进展等）,现场督导评估材料（具体包括是否按照计划和预算开展工作，档案材料是否整齐、完整，财务执行情况等） 完工总结报告（具体包括项目的组织实施过程、项目产出、预期目标完成情况及财务决算等） 竣工验收报告（由督导单位执行，具体内容包括是

7、否按照计划开展工作，是否按照预算支出，进度报告是否及时提交以及档案资料是否整齐、完整等）。,六轮安徽项目活动主要的目标人群 暗娼和嫖客 男男性行为者 校外青少年 艾滋病感染者/艾滋病人及其家庭 受艾滋病影响的儿童 针对以上目标人群，六轮安徽项目活动分为四个领域：MSM干预领域、暗娼和嫖客干预领域、校外青少年干预领域、艾滋病人及儿童关怀领域。,六轮安徽项目活动资料收集 （1）发放宣传资料及安全套：发放记录表、现场活动声像资料 （2）咨询检测：咨询记录、检测单、检测结果 （3）转介服务：转介单及转介回执,六轮安徽项目活动资料收集2,（4）干预、外展服务：现场活动记录、活动照片 、活动小结 （5）招

8、募志愿者/同伴教育员 ：签订协议书，明确工作任务 （6）同伴教育：现场活动照片、工作记录,六轮安徽项目活动资料收集3,（7）培训：通知、日程、签到、预/决算、讲义、照片、小结 （8）会议：通知、日程、签到、预/决算、会议记录、照片、小结；如是例会，可仅作会议记录、并留有影像资料等佐证材料。,六轮安徽项目活动资料收集4,（9）有奖竞赛：活动方案、物品发放记录、活动小结、现场照片 （10）举办晚会 ：节目单、照片、晚会小结 （11）兴趣小组活动：现场活动照片、签到、活动记录、活动小结,六轮安徽项目活动资料收集5,（12）聘请专业技术人员：聘书/合同 （13）编印培训教材：编印小组成员名单、教材。

9、（14）技术指导/培训：技术小组成员名单、指导/培训内容、满意度调查、受益者签名、现场照片、小结。 （15） 产品推介会：通知、议程、会议记录、签到、现场照片、预/结算、小结,六轮安徽项目活动资料收集6,（16）基线调查：调查方案、调查表、现场照片、基线分析报告、调查小结 （17）调查评估：调查方案、调查表、调查报告/小结、活动照片 （18）终期评估：调查问卷、访谈记录、活动照片、调查报告/总结,六轮安徽项目活动资料收集7,（19）对HIV病人随访/检测：随访表/记录、检测单、现场照片、 （20）心理咨询：咨询记录 （21）家访：家访记录表、被访者签名、照片、总结 （22）项目区考察：考察日程

10、、人员名单、活动照片、交流材料、考察报告,五、项目资料管理方式,项目资料保存形式包括纸质档案、电子文件档案、声像资料档案、年度资料汇编和上墙信息等。各类形式档案资料应分别保存，每类形式资料应参照上述方法分类保存，且分类方法要保持一致。,五、项目资料管理方式,1.纸质档案：分类、装订成册，以档案盒（袋）的形式保存。 2.电子文件档案：包括所有电子版的文档和声像资料，各类资料可以根据不同的载体形式分别保存，并定期进行备份。,五、项目资料管理方式,3.声像资料档案：指与项目有关的声音、图像和影像资料，各类资料可以根据不同的载体形式分别保存。 4.上墙信息：包括全球基金项目管理机构示意图、项目办公室职责和分工、各种制度等相关信息。 5.年度资料汇编：对于定期产出的资料可以考虑在一个项目年度结束后，分别进行统一装订，形成年度资料汇编。,五、项目资料管理方式,针对不同保存形式的资料，应分别建立资料档案信息一览表，详细说明存档资料的内容，包括分类信息（包括档案盒/袋编号、类别、序号等）和资料信息（名称、数量、提供者、存档时间、保管人等），上述信息应在资料存档时由保管人及时填写。 各类档案盒（袋）编号必须是唯一的，可采用多级编码的形式，便于增加类目。,五、