酒店会议服务流程-(精) PPT课件

1、1,会议服务流程,1,2,培训目标与任务,提高服务质量 操作更加规范化 增进部门之间的了解,2,3,会 议 室 简 介,会议室共有14个会议厅，分别为： 一号楼三层会议室共8个，1301-1308 一号楼一层报告厅会议室和多功能会议室 九号楼六层9601会议室 网球场大会议室 综合厅2010会议室和三号楼二层3220会议室,4,5,会议服务工作流程,会前准备 会中服务 会后收尾,3,6,会前准备,了解会议基本情况 会议桌的要求 物品摆放 场地布置,4,7,了解会议基本情况,所需要的会议器材和必需品 （白板、白板笔、水及茶等）,会议室的预订情况，做好会议场桌型及 卫生等。,检查所需品是否到位,会

2、议名称、会议时间及课程情况,5,8,6,了解会议基本情况,1、会议的人数，会议类型，名称，时间，主办部门，会议的特殊要求，付款方式和收费金额等。 2、了解会议的举办单位，出席人数，会议时间，会场要求。 按市场、教学或教务等部门下发会议通知书，摆放会议桌和座椅，所需要用的文具用品、席位卡等。 3、 检查会场：电子屏、签到台、投影仪、幕布，音响、灯光、调等设施设备确保在完好的状态。 4、 协助会务组工作人员布置会议室和派发资料。,9,7,会议桌的要求,1.服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议室的具体情况安排会场布局，台型要比例协调、美观。 2.会议用桌要结实平稳，桌与桌之间距离合适；台昵平整

3、无污垢，无破损、无皱褶；椅子要干净整洁，椅子前后左右距离合适，桌椅各成直线。 3.同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品，搞好会议室内外的卫生，保证无异味，无异物。,10,8,会议桌的类型,1.教室型(Classroom Style)（即课桌式） 教室型主要适用于授课等需要用笔记录的会议。 通常用会议长条桌（长183CMX宽45CMX高76CM）进行摆放，后面再放一排宴会椅。,11,会议桌的类型,9,2 剧院型(Theater Style)一般用于人数较多，不需作记录的会议，如报告会（如为报告会，主席台一般会就坐领导，需做VIP的招待），一些大型会议，新闻发布会，新品发布会或观看表演等。一般

4、由主席台和宴会椅组成。根据客人需要可在第一排位置处放上一排桌子，要注意留出通道。,12,会议桌的类型,10,3. U 型台（U Shape Style）U型台一般为需要使用幕布，投影等的说明会或项目说明会等。此种台型也是有IBM、台裙和宴会椅组成，空位处可放绿色植物进行装饰。,13,会议桌的类型,11,4. 回型或董事会型（Boardroom Style）回型或董事会型主要是针对公司内部研讨会，董事会或座谈会等。通常回型由IBM 、围裙和宴会椅组成。如客人需要可将会议桌两头加上两个半圆形，使桌面更美观。董事会型是在回型的基础上中间再加上宴会桌进行填充，桌子上可放小型花进行装饰。,14,12,场

5、地布置,主席台 听众席,15,主席台,13,舞台裙:舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 条幅及背景： 根据客人要求缓流协助客人人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破坏墙面。 投影幕及投影仪：会前1小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试完毕。 会议主题或欢迎词： 根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求： 色泽醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。,16,听众席,14,会议桌的摆放 椅子 台昵 音响及电线

6、,17,15,物品准备,准备会议需用物品，按规定摆放。 一般会议摆台只需茶水及桌签。 高规格的会议要配毛巾，毛巾碟，茶水，矿水，杯垫，铅笔，桌签等。（烟缸备在一边，有需要时及时送上）高规格的会议会要求禁烟，我们将跟据现场的工作人员要求做好配合工作。） 确保物品干净整洁，无破损。特殊会议如（签字仪式）等应询问是否需要准备香槟等及时做好准备,18,16,会议桌的摆放,课桌式会议先将桌子定位，根据场地人数计划桌子张数，第一排桌子距离主席台之间的通道应宽敞点（一般大于 2 米）。用23 张桌子拼在一起成一直线，前后排桌子之间相距1米；竖排桌子中间至少留出3 条主要通道，每条通道宽度应在1.52 米之间

7、。,19,17,椅子,课桌式会场椅子在桌后面摆成一条直线，椅子前端与台呢下垂部分相切，间距相等前后成直线，椅套平整干净无皱。剧院式会场：每排椅子前后间距合适。,20,18,台昵,每张桌用台昵铺好，台昵四台平挺无皱褶，台面无污物。,21,19,音响及电线,电源线应顺墙走线，不打卷多余电线应放置于不明显处，如果必须要走会场中的要用胶条粘好，壁免绊倒客人。 音响设备：整齐摆放在墙角处，提前调试好音量及效果。音箱放在会场靠边适当位置或墙角处。,22,举 例,20,1 使用矿泉水的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹相应的

8、位置。水杯距皮夹两厘米，水杯中线与皮夹上边缘线成水平位子，矿泉水距水杯两厘米，并成30度角。,23,21,绿台布,带有酒店标识的皮垫,带有酒店标识的纸张,铅笔,矿泉水,带有杯垫及杯盖的水杯,24,22,2 使用中式茶的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹相应的位置。茶杯的底部边缘与皮夹上边缘线成水平位子,25,23,26,24,会中服务,迎宾服务 打开相关设备设施 会议开始 会中服务细节 会议中间休息 茶歇服务,27,25,迎宾服务,如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间迎接客人

9、。服务员要在会议开始前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接宾客。仪容仪表要合格。,28,26,打开相关设备设施,会场主要灯光要在会议开始前半小时打开，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设备设施是否正常。,29,27,会议开始,客人到场服务 1，客人进场时，服务员要将手机调至振动状态并放入工作间，禁止带入会议室。 2，留意客人进场情况，对可疑人员要暗记必要时可上前询问或通知保安部跟进。 3，客人进场后，引领客人入座，并为客人倒好茶水。,30,28,会中服务细节,A参会人员落座时，

10、为演讲人或前排就座的贵宾倒矿泉水或茶水。 会议开始后，服务员要站在会场的后面或侧面注意观察全场及时提供服务。如果宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要。如果有事需要离开，必须找人替岗，保证会议有人值班。 B会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求，不能交头接耳，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调。,31,C若有茶水服务，茶头应在会议开始前5分钟泡好。准备足量热水瓶，热水瓶应干净光亮无水印。会议进行中间30到40分钟应续水一次。倒主席台茶水时，应在宾客的右后方进行，动作要轻稳，不能在宾客头上或背部上方倒水，茶水以八分满为宜。主席台下面的客人倒水没

11、有特殊要求在桌子前面进行，特殊情况可按客人要求服务。 D会议期间，服务员要勤观察，若出现工程噪音或停电等突发事件，及时处理上报，保证会议正常进行。,29,32,E会议期间，我们只承诺我们所能提供的服务，自己做不到的不能随口就答应客人要求，在想好后在说。 F会中随时和音响师保持联系确保音响设备正常使用。 G会议期间做好保洁工作，保持警觉性，防灾、防盗、防杂物等。,30,33,会 议 间 服 务,注意事项 1，关注会议室的温度，根据现场情况做好合适的温度调整。 2，给主席台添加茶水时要从客人的身后右侧进行。如主席台发言人有跟换，要及时的调换茶水和矿水毛巾。 3，注意观察客人喝茶水的动作，判断客人杯

12、内的茶水量以便及时添加。,34,4，用矿泉水的会议，要及时给喝完的客人补充新的矿水 5，有茶歇的会议，要关注茶歇桌上所放的茶叶、咖啡、矿泉水的用量，是否要添加。 6，在会议过程中如有电话寻找会场的客人，服务员应该和会场的工作人员联系，小声的询问，不要打扰客人会议。,35,31,会议中间休息,1）当演讲人宣布休息时，将会场的门打开，如有带班老师要求放音乐的，通知音响师播放轻柔、欢快的音乐，音量适中。 2）如有茶歇台的，在会议休息时尽快整理补充和更换各种用品，保持台面整洁，热水瓶确保有热水。 3 ) 为客人指示洗手间和吸烟区的方向。 4）会议开始前1分钟通知音响师停播音乐。参会人员进场后将门关闭。,36,32,茶歇服务,1）会议休息开始前至少5分钟，将各种饮品、茶品、用具准备齐全，人员做好服务准备。 2) 礼貌询问宾客所需饮品，并迅速为其服务，保证餐台及周围的卫生整洁，及时补充饮品及用具。 3）茶歇结束时整理餐台，恢复原貌，撤走并送洗餐具。,37,33,会后收尾,会议结束，应将所有门打开，礼貌送客。送别宾客时及时为宾客叫电梯。 宾客全部离场后，要检查会场有无客人遗留物品。如发现遗留物品要及时归还，不能及时归还的要及时上报上交。 检查各种物品