外贸函电1课件.ppt

1、外贸英语函电引论，由孙任教于管理与社会科学学院。本课程是国际贸易专业的核心商务课程之一，将英语与外贸业务相结合。本课程介绍了各种英语商务信函、电子邮件、传真等书写格式、商务术语以及在外贸实务过程中的各种表达方式，并介绍了外贸各个方面的具体操作方法，使学生在提高英语水平的同时掌握外贸业务中常用的基本术语和表达技巧，培养和提高他们的外贸业务工作能力。外贸业务的课程介绍、学习目的和标准流程涉及以下几个主要环节：开发新客户、建立贸易关系、从而开拓新市场、如何询价、如何报价和还价、如何灵活运用付款方式、如何履行合同和信守承诺、如何审核信用证、如何不出错。根据具体情况，提出了如何进行货物包装、运输和保险的

2、要求，在索赔和理赔事件中做到合理、有利、有约束。本课程主要通过学习大量外贸实务基本环节中的代表性信函来掌握术语、表达方式和写作技巧。外贸实务的基本环节包括：建立业务关系和信用调查、询价、报价和报价、还价、下单、订单履行、付款、包装和运输、信用证修改和延期、索赔和理赔等。外贸函电是一门实践性很强的课程。正确书写外贸信函是远远不够的。我们必须在外贸实践中学习大量具有一定代表性的字母，深刻理解七个“C”的内涵，熟悉外贸业务各个环节中常用的大量表达方式，包括词汇、短语、句型和习惯表达方式等。然后通过一定的练习练习和使用常用词，从而达到，学习方法，外贸英语函电第一章商务信函写作，讲师：孙程潇管理和社会科

3、学学院，商务信函的版式，1结构1)信头2)号码， 日期(参考和日期)3)内部地址4)注意5)称呼6)主题7)正文8)结束语9)签名10)附件11)抄送至XX 12)附言，1)信笺(信笺)，外贸公司的信笺，通常印有信笺，包括寄信人的姓名，如果需要打印，信笺位于信笺的中间或右上角。 2)参考及日期、参考编号：为便于归档和查阅，您可以为该信写一个参考编号；为避免混淆，最好标记您的ref:我们的ref:打印日期。注：年份应完整填写，不应用(04)代替(2004)。英文名字应该写月，不能用数字代替，但可以缩写。最好用基数来表示日期。3)内部姓名和地址，收件人的姓名和地址通常列在信头的左上方，并沿左边空白

4、处书写。信封里的地址和信封里的地址一样。在信中写上收信人的姓名和地址对工作来说是很方便的。对寄信人来说，有两个方便：第一，寄信时，可以与信封地址进行比较，以避免放入信封时出错；第二，寄信后很容易准确归档，以便以后查找。对于收件人来说，有两个方便：第一，当收件人阅读信件时，如果他发现信封上的姓名和地址与信封上的姓名和地址不匹配，他可以知道在放信封和退回信件时发生了错误；第二，收到信后，如果信封与信分开，原信仍能保持原样，便于查阅。(例如，见教科书)在一般友好的私人信件中，因为地址已经指明了收件人，所以通常没有必要在信中填写地址。4)注意线(经理)，如果你需要指出对方的经理，并希望接收公司将信迅速

5、送达经理，你可以添加注意或注意的例子1理查德托马斯鲍德温有限公司，151高尔街伦敦，SC7 6dy，英国注意：凯夫先生或注意的采购经理，5)称呼(打电话)，这是一种地址的作者给收件人，其位置是两行以下的地址在信封中。目前，外贸信函中常用的称呼语是：亲爱的先生、亲爱的女士、亲爱的先生、亲爱的小姐、先生(不能是单数)，先生、先生早上好，可能与谁有关，通常用逗号或分号，来自美国和加拿大的信函在绅士之后用冒号：6)主题行或标题行。主题写在地址下面的两行，通常在信的中间。主题应该简明扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号等。一般来说，添加RE:或Re:意味着大约，即原因。但这是拉丁文缩写，不能写成尊敬

6、。7)信的主体(body 1)，它是信的主体，表达发送者的意见。在信的开头，有一个开篇句子，这是一个独立的部分。习惯上用礼貌的语言来全面描述对方来信的日期、号码或电话号码、主题和简单的内容，以便对方一眼就能看出这封信回复的是哪封信。如果是第一次交流，你也可以用开场白介绍自己。如果信件的正文很长，需要打印在一页以上，收件人的姓名、日期和页数应在页面顶部注明，以避免发送信件时放错位置。7)信的正文(body 2)通常在信的末尾有结束语，通常用来总结本文所讨论的问题，并提示收件人的要求，如通过信函或电报订购、回答询问或作必要的陈述等。开始另一段。例如，我们希望早日收到你的回复。如果你能尽早回复，我将

7、不胜感激(例如，见教科书P5)，8)全面结束(结束语)，结束语是一种礼貌的语言，它应该与前面的讲话相呼应，后跟一个逗号。在结论的底部，公司编号的名称应该用大写字母输入，并且必须由负责人签名。9)签名是让对方知道签名人的姓名和位置，签名人的姓名和位置可以打出来并注明。例如，在教科书P6中，所有的外国信件都必须由负责人签名，橡皮图章表明这封信不是我自己读的，而是一封被忽略的通知信。微软公司，_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _比尔盖茨总裁，10)附件。如果信中有附件，请附上。或Enc应标记在签名下。如果有一个以上的附件，应标记2个附件或3个附件。或详细如下：附件： 2发票

8、附件3360 1b/L1照片1证书，11)复件说明，如果信函应抄送给其他相关单位，另一方也应知道其已抄送给其他单位。你可以在信的左下角标明“抄送XXX”或“抄送XXX”。12)附言。写完信后，如果你觉得有急事要说，你可以在信的末尾加上附言，引出一个补充，然后寄件人会在我的短签名首字母(我名字的第一个字母，如：)上签名。十. C)。2.商务信函的写作原则，7“c”1)礼貌礼貌语言应该是礼貌和谦虚的，及时回复也是一种礼貌表达。2)考虑周全。写信时，你应该从对方的角度考虑你的需求，而不是从你自己开始，在语气上更加尊重对方。完整性完整的商业信函应总结所有必要的事项，如邀请函应说明时间和地点等。禁止发送

9、模棱两可的信件。4)清晰度清楚意思表达明确，要注意： (一（避免用词错误（二（注意词语所放的位置（三（注意句子的结构，5)简洁简洁（一（避免废话连篇（二（避免不必要的重复（三（短句、单词的运用6)具体性具体7)正确性正确3 .4种不同形式的商业信函，1)整份表格完全平头式：凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起，2)修改的块形式改良平头式：这种格式，除日期，结尾礼词和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白看齐，3)带有缩进样式的修改块形式混合式：封内地址及其他需要分行的部分，采用平头式，而第一段开始一行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之

10、为混合式，4)简化形式简单式：与平头式相仿，但省略部分内容，如称呼、结尾礼词等美国德克萨斯州达拉斯市主街1377号威尔逊公司，邮编：75226，1999年2月5日，日本国际贸易有限公司，日本第三大贸易公司，日本第三大贸易公司，正在向您发送我们最新的价目表，我们期待着您的回复。真正属于您的，威廉罗伯森威尔逊公司，WR/ea总裁，日本国际贸易公司，日本东京104号，1919年年2月15日-美国德克萨斯州达拉斯主街1377号威尔逊公司，邮编：75226，邮编：罗伯逊，日本国际贸易公司，日本东京104号，19年2月15日-威尔逊公司，美国得克萨斯州达拉斯主街1377号，邮编75226，地址：罗伯逊先生，4个地址信封，回信地址，邮票，地址，备注，詹姆斯威尔金森先生，威尔逊公司，美国得克萨斯州达拉斯主街1377号，地址信封，日本国际贸易有限公司，日本国际贸易公司，3号，日本私人的私人信2.机密的机密信3.注册的挂号邮件4.表达快递邮件5.平信平信6.立即（紧急(急件7.印刷品印刷品8.样品样品，以适当的形式安排以下内容，因为它们应该在一封名为：中国化工进出口有限公司的信函中列出Exp .公司发件人地址：中国北京西郊日期： 2001年8月18日收件人姓名j .布朗公司收件