我国中小企业内部控制相关问题浅析

1、我国中小企业内部控制相关问题浅析摘要：随着我国社会主义市场经济的不断发展，中小企业在繁荣我国经济、促进就业等方面发挥着越来越重要的影响和作用，但由于企业规模小、制度不完善以及认识不足等原因，我国中小企业在内部控制中面临着诸多问题。本文仅以中小企业在采购、销售两方面存在的内部控制问题进行了一些浅显的探讨和分析，希望可以给管理者提供一些有益的帮助，以提高我国中小企业的内部控制水平和质量。关键词：中小企业内部控制采购销售一、企业内部控制简略内部控制是指企业为了防范和应对风险，保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业发展战略而由企业董事会、监事会、经

2、理层和全体员工在充分考虑内、外部环境的基础上，通过建立组织机制、运用管理方法、实施操作程序与控制措施的一系列的体系，是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同执行的、旨在完成控制目标的过程。企业在实施内部控制时应遵循全面性、重要性、适应性、制衡性和成本效益五个原则。二、当前我国中小企业内部控制中存在的问题采购是中小企业的基础，是运营中最重要而控制又最薄弱的环节之一。由于自身的一些缺陷，内部控制意识淡薄，导致采购成本高、采购质量差、采购舞弊等问题严重，给中小企业的生存和发展带来巨大的危机。销售是中小企业的命脉，销售计划或策略不当、客户管理不足、合同内容存在重大疏漏或欺诈、未经授权发货或发货不符

3、合合同约定，往往会给中小企业带来颠覆性的风险。当前我国中小企业在上述二个方面内部控制中普遍存在以下问题：（一）采购业务管理不严格一是采购成本高。中小企业由于生产规模小，资金有限，通常进行的是小批量分散采购，在和供应商的价格谈判中常处于不利地位，缺乏大企业大批量集中采购的优势，采购价格压低的空间小，致使采购成本较高。二是采购流程不合理。中小企业管理层次较少，有些企业采购工作是由销售人员兼任，企业往往根据顾客订单进行产品设计，组织原材料采购和生产，受企业规模、销售额、资金的限制，企业采购较为谨慎，采购方式比较原始、零散，无法获得规模采购带来的效益。三是采购流程中没有设置验收步骤，使得采购与库存之间

4、存在舞弊可能。验货时无验收单，会计只根据厂家提供的供货单进行记录，这样无法检查供货、验货与入库商品是否一致；四是会计对应付账款的重视不够，使得应付账款的管理混乱，无法提供应付账款时间管理，应付账款的拖付，又严重影响了公司的商业信誉，为日后的赊销设下了障碍。（二）销售业务管理不规范一是销售计划定制不合理、销售手段不成熟、市场把握不准确，没有将销售目标放在优化企业资源、准确把握市场机会上，而是靠拉关系、拍脑袋。如某供应铁路机车零部件的中小企业，因自身规模小，要获得大客户的订单很难，为维系和中国南车一家公司的合作，在没有签订正式合同的情况下，按照该公司的口头承诺囤积了大量存货，由于国家政策调整等原因

5、，该客户的生产计划没有实施，导致该中小企业积压了大量的库存，资金周转不灵，面临经营困难。二是客户信用管理不严谨、付款方式选择不当、账款无法有效回收，使得企业面临销售款项不能收回或欺诈的损失。2011年，某提供油气回收设备的中小企业，与南方一家客户签订了年度框架合同，约定货到票到30天后付款，该企业按照客户的订单要求，把所需设备都发到了客户指定地点，并开具了销售发票，总额高达800万元，然后等着客户付款。但过了30天，客户没有任何付款的迹象，企业派销售人员跟对方沟通后，才付了200万元，截止2012年底仍有600万货款未收回。三是合同内容严密或有欺诈嫌疑，未经授权对外订立销售合同，导致企业合法权

6、益受到侵害；不按照企业销售政策制定收款期限、销售价格等，给企业带来经济损失。四是未经授权发货或发货不按照合同规定，导致货物损失或客户与企业的销售争议，阻碍销售款项的顺利收回。三、中小企业内部控制风险防范对策与措施针对我国中小企业内部控制中存在的上述问题，为有效控制风险，提升公司管理水平，规范企业运营，保障企业健康发展，建议在交易授权、职责划分、凭证与记录控制使用等方面建立有效的控制程序，梳理采购业务、销售业务流程，找准关键控制点，采取相应的风险防范措施。（一）采购业务方面建立健全的采购业务制度，明确规定采购业务的流程，对采购计划做出统一安排，明确审批权限，定期检查和评价，确保物资采购满足企业经

7、营需要。一是建立采购申请制度，根据采购物品或接受劳务的种类，授予相应的采购申请权利，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。采购业务要遵循集中处理原则，避免多次、多头和分散采购，以实现低成本、高效采购，提高管理效率。企业要对采购部门人员实行定期岗位轮换。针对技术性比较强、比较重要的采购业务，应组织采购论证会议，实行集体决策和审批。除零散小额物资和服务外，企业不能将采购业务全过程交由同一机构处理。二是建立严格的采购验收制度，明确规定不同物资使用的检验方式，建立专门的验收机构，委派专业的验收人员进行验收，如果验收过程中发现不正常情况，验收负责机构或人员要及时如实上报，追查异常原因，做出合理处

8、理。三是加强采购付款的管理，明确规定采购不同物资的不同付款流程，委派专门的付款审核人对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等进行严格审核，无误后按照合同规定及时进行付款操作。要注意严格审查采购发票的真伪、是否合法和有效。如果出现发票虚假的情况，要在查明原因后，及时上报并处理。企业要对付款的整个过程实行跟踪和控制，如有异常情况，采取拒付款项的做法维护企业资金和信用。（二）销售业务方面一是定制合理的销售计划。在明确企业基本情况的基础上，对当前市场形势进行客观分析，制定出明确的销售目标、回款目标、和其他定性、定量目标；根据目标编制预算和预算分配方案；落实具体执行人员、职责和时间。企业管理层要给销售

9、部门定制客观合理的年度、季度甚至月度销售指标，采用绩效和奖励挂钩的方式，激发整个销售部门的积极性。销售经理要严格执行下达的销售指标，将销售任务合理分配给销售部门的各个员工，并对员工的工作进行动态、全过程监督，保证销售任务的高质量完成。二是定制合理的销售价格。企业管理层和销售部门经理要综合企业产品特点、所处市场环境、市场竞争力等因素，合理制定报价和组织研发等生产活动，定制出促进产品发展、确保企业经济效益的产品价格。三是建立严格的应收账款管理制度，建立客户信用动态档案并进行实时更新，对客户整个付款过程实行动态、持续监控，作出划分、调整客户信用等级计划。依据企业信用政策和不同的客户信用情况，拟定客户

10、赊销限额和时限。企业要明确应收款项管理条例，将责任与考核奖惩相结合并落实到位。应收款性催收时，销售部门要将催收（包括往来函电）等记录归档；资金结算时，财会部门要对款项收回进行严格的监督。如遇长久拖欠账款的问题，要采取合适的法律手段保护企业利益。四是订立销售合同。第一，订立销售合同前，要委派专门人员对客户信用状况作出调查评估，可以采用和客户进行谈判、磋商或业务洽谈的方式，对销售定价、结算方式、权利与义务条款等进行关注。如果有重大的销售业务，在谈判时，企业还要委派法律、财会等专业参与，并对整个谈判过程进行相近的记录。第二，企业要明确规定销售合同订立及审批过程。销售合同中应该对协议双方的权利和义务作出详细规定，合同审批人员要严格审核合同草案。重要的销售合同，要组织企业的业务、财会、技术部门等相关人员进行共同评审。第三，审核通过销售合同草案后，通过企业的正式授权的人员才能与客户正式签订合同。内部管控的好坏直接影响企业运营的效率，对于中小企业来说需要在制度建设、权责划分、流程管理等方面