公文格式和公文种类课件

1、第六章 党政机关公文,【学习目的】 1. 了解党政机关公文的概念、特点和规范格式。 2. 明确党政机关公文15个文种的特征、适用范围和主送方向。 3. 阅读例文，模拟作文，掌握通知、请示、函和会议纪要的基本写法，培养撰写党政机关公文的素养和能力。,党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）第一章第三条： “党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”,什么是党政机关公文,1. 具有法定的作者 2. 具有法定的权威性 3. 具有现实的执

2、行效用 4. 具有规范的体式 5. 具有法定的制发程序,党政机关公文的特点,公文分类,按行文方向分：上行文、平行文、下行文、泛行文 按时限要求分：特急公文、加急公文、常规公文 按秘密程度分：绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文,党政机关公文处理,指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文拟制、公文办理、公文管理三个部分,公文的拟制,（一）党政机关公文的格式 （二）党政机关公文的行文规则 （三）党政机关公文的起草 （四）党政机关公文的审核 （五）党政机关公文的签发,党政机关公文的格式,公文格式总体可分为三大部分：版头、主体、版记。 版头公文首页红色分隔线以上的部分 主体公文

3、首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分 版记公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分,版头,主体,版记,1.份号 2.密级和保密期限 3.紧急程度 4.发文机关标志 5.发文字号 6.签发人 7.版头中的分隔线,1.标题 2.主送机关 3.正文 4.附件说明 5.发文机关署名 6.成文日期 7.印章 8.附注 9.附件,1.版记中的分隔线 2.抄送机关 3.印发机关和印发日期 4.页码,（一）版头部分 1. 份号 2. 密级和保密期限 3. 紧急程度 4. 发文机关标志 5. 发文字号 6. 签发人 7. 版头中的分隔线,公文的格式,版头部分,4.发文机关标志 由

4、发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。联合署名主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。,联合行文公文首页版式1,联合行文公文首页版式2,5.发文字号：指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。 机关代字是一个单位特有的，固定使用。 年份要用全称，并用六角括号括起来。 发文顺序号是文件的编号，不用虚号（即1不编001），前面不加“第”字。 例：湖北民族学院发文字号,湖北民族学院发文字号,（一）涉及全

5、校性整体工作的文件可用鄂民院党发、鄂民院党文、鄂民院发、鄂民院文、鄂民院党办发、鄂民院党办文、鄂民院办发、鄂民院办文、鄂民院党纪要、党委常委纪要、鄂民院纪要、函12种字号。 （二）“鄂民院党发”字号主要用于党委或党政联合行文，印发党政工作要点、工作计划，印发党建工作、思想政治工作、精神文明建设、综合治理等方面的重要文件。 （三）“鄂民院党文”字号主要用于党群工作的请示、报告，批复，印发表彰文明单位建设、综合治理、思想政治工作、党务工作方面先进的文件。 （四）“鄂民院发”字号主要用于印发学校发展规划，印发学校的重大改革方案和措施等文件。 （五）“鄂民院文”字号主要用于行政事务的请示、报告、批复，

6、印发行政方面表彰先进的文件，印发需抄送上级主管部门的行政类文件。 （六）“鄂民院党办发”字号主要用于转发学校党务部门、制定的且需在全校执行的意见、规定、办法、制度，印发重要事项的通知。 （七）“鄂民院党办文”字号主要用于印发成立党务临时性机构、组建党务临时机构领导班子和党务一般性事务通知的文件。 （八）“鄂民院办发”字号主要用于转发学校行政各部门制定的且需在全校执行的意见、规定、办法、制度，印发重要事项的通知。 （九）“鄂民院办文”字号主要用于印发成立行政临时性机构、组建行政临时机构领导班子和行政一般性事务通知的文件。 （十）“鄂民院党纪要”字号主要用于记载和传达党委全委会议情况和议定事项。

7、（十一）“党委常委纪要”字号主要用于记载和传达党委常委会议情况和议定事项。 （十二）“鄂民院纪要”字号主要用于记载和传达院长办公会议情况和议定事项。 （十三）“函”字号主要用于学校向不相隶属的机关（包括上级机关或下级机关）商洽工作、询问和答复问题，还用于答复下级机关的询问或请求批准事项，以及催办下级机关有关事宜。,6.签发人,上行文应当标注签发人姓名。 “签发人”三字用3号仿宋，后加全角冒号，签发人姓名用3号楷体。 签发人姓名居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。 如有多个签发人，则按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名。,信函格式首页版式,命令（令）格

8、式首页版式,版头使用中的常见错误,1、版头混用。将下行文版头用于上行文；使用“文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。 2、使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。 3、使用没有版头的白纸印发文件。,公文格式（二） 主体部分 1.标题 2.主送机关 3.正文 公文的主体，用来表述公文的内容。,1.标题 由发文机关名称、事由、文种组成。有的时候也可省略发文机关或事由。事由常用介词“关于”引出。 公文标题位于红线下方空两

9、行，一般用2号小标宋体字，一行或多行居中排列，多行标题排列为梯形或菱形，回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。多个发文机关名称之间用空格分开。 标题中除书名号外一般不使用标点。,公文标题中的常见错误,1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。如“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。 2、用发文字号代替文件名称。如：“关于字2001号文的批复”。 3、文字累赘。 4、滥用标点符号除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如关于认真贯彻决定的通知,公文标题中的常见错误,5、缺少文种。如市人民政府批转市教委关于建

10、立高等院校学习基地的报告，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。 6、发文机关简称不规范。如：市计委二年工作计划，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。,公文标题小练习,修改下面的标题，并说明理由： 1. 某食品公司对产品检验工作做了几条规定，其发文标题为公司关于提高产品质量，造福人类，加强成品检验工作的通知。 文字累赘，重点不突出。应改为公司关于加强成品检验工作的通知 2. 某化工有限公司为本公司机构调整问题向上级请示，题为关于化工有限公司机构调整问题的请示报告。 发文单位位置不当，文种

11、名称不对。应改为化工有限公司关于机构调整问题的请示 3.办公厅严格控制会议费规定的通知 事由缺少介词“关于”，写“规定”多此一举，应删除。可改为办公厅关于严格控制会议经费的通知,公文写作小练习,4. 某市商业局为贯彻上级指示，制止商品流通过程中的不正之风而发通知，题为市商业局制止不正之风的通知。 事由不具体。应改为市商业局关于制止商品流通过程中不正之风的通知 5. 中国电子器件工业公司关于表彰声控工程开发部的嘉奖令 文种使用不当。应改为中国电子器件工业公司关于表彰声控工程开发部的决定，或中国电子器件工业公司关于表彰声控工程开发部的通报 6. 省人民政府办公厅关于转发省林业厅等部门关于切实加强林

12、地保护工作的报告的通知 为精炼，第一个“关于”可省略。改为：陕西省人民政府办公厅转发陕西省林业厅等部门关于切实加强林地保护工作的报告的通知,指公文的主要受理机关，即发文机关要求其主办、答复或知晓文中事项的机关，主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。 如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例依次排列。 请示、报告、批复、函的主送机关一般是一个。一些行文方向不定的公布性公文，如决议、决定、公告、通告等，则不写主送机关。,2.公文的主送机关,主送机关：公文受理机关，三号仿宋体,主送机关中的常见错误,1、缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但会议纪要等文种，主送机关一般放在文

13、尾末页下端。 2、主送机关表述不规范。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称。 3、多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。 4、主送个人公文不得主送领导者个人。 5、越级主送。一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。,3.正文,公文首页必须显示正文。 3号仿宋体字。 位于主送机关名称下一行。 文中层次序数依次用“一、（一）1.（1）”标注。第一层用黑体字，第二层用楷体字，第

14、三层、第四层用仿宋字体，“一黑二楷三四仿宋”,依据,目的,文种承启语,事项,要求,公文制作的背景、根据,公文制发的目的,承上启下的句子,围绕主旨 展开的内容、叙述的情况、分析的问题、提出的措施,针对事项提出的希望、强调的问题、作出的指示；或用惯用语作结。,正文,正文中的常见错误,1、错别字。主要表现：（1）因粗心大意（2）因辨析不准。 2、标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用等等。 3、数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”。

15、正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。,正文中的常见错误,4、随意简称。如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。 5、引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你校校字1997第号文件（关于的请示）收悉。” 6、随意使用字体字号。正确的是使用3号仿宋体。 7、随意设定字距行距。正确每行28个字、每页22行。行间距设为28或28.95，也可以根据实际需要稍加调整。 如果落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关之上

16、没有正文内容了，这种情况无须注明“此页无正文”。,主体部分 4.附件说明 5.发文机关署名 6.成文日期 7.印章 8.附注 9.附件,4.附件说明：公文附件的顺序号和名称。附件必须写明所附内容的标题或名称。 附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：”）。 附件名称后不加标点符号。 “附件”写在正文下空一行，左空两字，加冒号。,附件说明页版式,错误的附件说明示例,强调：附件标题与“附件”之间空2行,正确的附件说明示例,附件说明中的错误,1、有附件不标注。 2、附件名未标全称。 3、标注不规范。“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二

17、字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。 4、内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。,发文机关署名、成文日期,5.发文机关署名 署发文机关全称或规范化简称。居右空二字。 6.成文日期 表示该份文件发生效力的时间。要用阿拉伯数字写明具体的年、月、日，不编虚位。一般居右空四字。,发文机关标识中的错误,1、未标发文机关名称，用印章代替。 2、发文机关未用全称或规范化简称。 3、位置不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直

18、中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。,成文日期标识中的常见错误,1、将拟稿日期作为成文日期。 2、将打印日期作为成文日期。 3、汉字和阿拉伯数字乱用。在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，在版记内标识时用汉字标识。 4、标识不全。只署月日不署年份，只署月日不署年份。 5、位置不当或与落款不协调。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机

19、关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。 6、将月日写成“分子式”。,印章与附注,7.印章（单一机关行文、联合行文） 印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期，俗称“骑年盖月”。印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。 有特定发文机关标志的普法性公文和电报可以不加盖印章。 8.附注 公文印发传达范围等需要说明的事项。 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,印章使用中的常见错误,1、当用不用。如干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。 2、不当用却用了。印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印

20、。 3、位置不当。用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。 4、模糊不清未及时清洗印章，使印记模糊不清。,不加盖印章的公文,联合行文公文的末页版式,联合行文公文末页版式,9.附件 公文正文的说明、补充或者参考资料。 在附件正文左上角顶格标注“附件”（三号黑体字），有序号时应加序号。 附件在文尾之前，与正文一起装订。 附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间要空2行。 凡印发的方案、意见、条例，批转的文件，其中的方案、意见、条例等是正文的一部分，不属于附件。,带附件公文末页版式,公文格式 （三）版记部分 1.分隔线 2.抄送机关 3.印发机关 4.印发日期 5.页码

21、,1.版记中的分隔线 与版心等宽，首条分隔线与末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm，中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。 首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。,2.抄送机关 除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称、规范化简称，或同类型机关统称。 一般用4号仿宋，在印发机关和日期之上一行，左右各空一字编排。 “抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如果主送机关在首页显示不下时，应当移至版记。 如果既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间

22、不用加分隔线。,抄送机关中的常见错误,1.使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”。 2.抄送个人。公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。 3.抄送主送机关。既然是主送机关就不必再抄送了。 4.滥抄滥送。将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。 5、标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。,3.印发机关和印发日期 4号仿宋，位于末条分隔线之上，左右各空一字，日期用用阿拉伯数字将年月日标齐，后加“印发”二字。 4.页码 4号宋体，奇偶数排列不同，位于页脚外侧。数字左右各加一条横线。奇数页页码右缩进2字符，偶数页页码左缩

23、进2字符。,版头,主体,版记,1.份号 2.密级和保密期限 3.紧急程度 4.发文机关标志 5.发文字号 6.签发人 7.版头中的分隔线,1.标题 2.主送机关 3.正文 4.附件说明 5.发文机关署名 6.成文日期 7.印章 8.附注 9.附件,1.版记中的分隔线 2.抄送机关 3.印发机关和印发日期 4.页码,（1）一般情况下，公文的成文日期以 的日期为准；联合行文以 日期为准；电报以 日期为准； 经会议讨论通过的公文以 日期为准；法规性公文以 日期为准。 （2）公文的秘密等级，有 三种。 （3）位于发文单位标识下的发文字号（又称“文号”）是由 组成。 （4）公文标题应当准确简要地概括公文

24、的 并标明公文 ，除上行文外，一般应当标明 。 （5）正文是公文的 ，用来表述公文的 。,写作练习,（6）印章，又称印信，是公文制发机关对公文生效负责的凭证，要端正地盖在 的上方，并做到上不压 ，下压 。 （7）公文的办理程序包括 、 、 三个部分。 （8）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用 。 （9）主送单位指公文的主要受理单位，位于 ，下行文可写 以上的主送单位，上行文只能写 。 （10）紧急程度是对公文送达时限的要求，有 两种。,写作练习,课堂小练习,2. 阅读党政机关公文处理工作条例第二章的有关内容，根据公文的行文关系、发文去向，画一张公文种类表。,补充：党政机关公文处理工

25、作条例（以下简称条例）第八条规定，公文共有15个种类。这里所称“公文”是狭义的公文，而不是广义泛指的包括总结、计划、简报、方案等在内的所有公务文书。条例是法规性文件，因此通常也可以把条例规定的15个种类的公文称之为法定文种；其他如总结、计划、简报、方案等15个文种之外的，称为非法定文种。,公文种类表,3. 阅读党政机关公文处理工作条例第五章和第六章的有关内容，画出公文办理的流程图。,写作练习,公文办理流程图,公文拟制：起草审核审批签发 发文办理：复核登记印制核发归档 收文办理 ：签收登记初审承办传阅催办答复 整理归档,4. 2010年3月10日，北京市人民政府发了一个通知，印发北京市促进软件和

26、信息服务业发展指导意见，发文对象是各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构，希望他们认真贯彻执行。请根据上述材料，拟写该公文的标题。,写作练习,关于印发北京市促进软件和 信息服务发展指导意见的通知,北京市各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构： 现将北京市促进软件和信息服务业发展指导意见印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。 北京市人民政府 2010年3月10日,第二节 公文种类,学习目标： 1.15种主要文种的具体运用 2.几种常用文种的区别 3.如何正确选用文种,法定公文：15种,党政机关公文处理工作条例（2012）第八条规定，公文共有15个种类。 这里所称“公文”是狭义

27、的公文，而不是广义泛指的包括总结、计划、简报、方案等在内的所有公务文书。 条例是法规性文件，因此通常也可以把条例规定的15个种类的公文称之为法定文种；其他如总结、计划、简报、方案等15个文种之外的，称为非法定文种。,公文种类的新旧对比,（一）减少了3个文种 原18种“指示”（去掉）、“条例”“规定”（改“通知”）=现15种 （二）改变了1个文种的名称 原“会议纪要”文种简化为“纪要”，但使用方面没有实质性的变化。 （三）对部分文种的适用范围进行了调整 略有差别，适当调整，总体沿用。,15种法定公文种类,（一）决议、决定、命令（令） （二）公报、公告、通告 （三）意见 （四）通知、通报 （五）报

28、告、请示、批复 （六）议案 （七）函 （八）纪要,10个党政机关通用 党的机关一般不用“命令”、“公告”、“通告”、“议案” 行政机关一般不用“决议”,公文种类辨析,15个文种的具体应用,（一）决议、决定、命令（令）,1.决议,一般以党的会议名义发布，行政机关一般不使用该文种,2.决定,对重要事项作出决策和部署 县级以下机关类似于决策部署和奖惩的事项可用“通报”“通知”，慎用“决定”文种,3.命令,包括公布令、行政令、嘉奖令等。 党的机关一般不用。 县级以上人民政府可用。,（二）公报、公告、通告,4.公报,会议公报：发布主体为党的全国代表大会及其委员会,联合公报：发布主体为政党和国家,统计公报：发布主体为国家或省、区、市职能部门,5、公告,发文主体为国家权力机关、行政机关及被授予的部门 不适用于地方。 市级党政机关一般不使用，应用“通告”等文种。,6.通告,公开，不重大 各级行政机关、人民团体、企事业单位应用广泛 党的机关一般不使用该文种,（三）意见,7.意见,（四）通知、通报,8.通知,（1）发布传达通知： 发布、传达要求下级机关执行和