明星企业管理信息化战略

1、企业管理信息化战略,郭星明 杭州科技咨询中心 杭州创星计算机网络开发有限公司 2001年2月,一、战略目标与任务,1、目标： 运用计算机技术进行企业的辅助管理与决策 全面提高企业各个层次管理人员的管理素质 把握科学管理精髓，树立现代企业形象 提高劳动生产率，提高管理效率 盘好盘活企业资产，加快企业资金、物流周转 实现无纸化办公，实现管理数据和信息的高效处理与流转，及时为管理者提供决策所需的各类有效信息,一、战略目标与任务,2、任务： 围绕企业自身发展的需要，制订企业管理信息化发展的规划（思路） 根据自身实际，选择好的信息化开发合作伙伴、开发方法，以及开发内容的轻重缓急 转变观念,由传统的纸与笔

2、转换到计算机处理 企业上下同欲,使信息系统开发成为每一个人的自觉行动,变“要我做”为“我要做” 企业领导全程参与,组织协调;部门领导监督落实,经办人员分步实施,技术人员开发实现,一、战略目标与任务,3、信息系统开发的内外部环境和制约因素 企业自身原有的信息化程度 企业内部员工的素质 企业领导的计算机应用意识 企业管理制度的改变和产品结构的调整 上级主管部门对企业的报表要求(格式、指标) 国家或行业性的统计口径、核算制度等要求 计算机技术发展水平和服务水平 时间因素、人员因素 价格因素 民族因素,二、战略布局,1、宏观布局 2、中观布局 3、表及其关系 4、厂长（经理）关心的五大报表,1、宏观布

3、局,建立企业局域网络，将财务、生产、供应、销售、人事、计划、统计等业务部门联成一体化，以财务为核心，实现数据的完全共享 不同的行业在宏观布局的描述上略有不同，如学校管理信息系统的宏观布局可以描述为： 建立学校校园管理网络，将财务、教务、学籍、教材、师资、后勤等业务部门联成一体化，以财务(教务)为核心，实现数据的完全共享,财务,生产,供应,销售,人事,1、宏观布局,请购材料,材料领用,成 品 进 仓,产 品 出 库,工业企业信息化宏观布局简图,1、宏观布局,工业企业信息化宏观布局说明： 生产形成的数据信息反映库存增加，可供销售，反映车间成本核算(材料,包装,工时等)，反映原材料需求 销售形成的单

4、据信息反映库存减少，可安排车间生产，反映应收款增减，反映客户信息 供应形成的数据信息反映原材料增加，可供生产，反映应付款增减，反映供货价格变动 人事形成的信息可反映支付劳务金额的增加 财务在获取各方信息的基础上，进行核算和统计，最终形成企业的各项主要经济指标数值，同时可向产、供、销等部门提供一些核算资料(如价格),也可为领导提供所有管理信息的查询,财务,教材,学籍,后勤,师资,1、宏观布局,学校管理信息化宏观布局简图,教务,集团总部,分公司甲,分公司乙,分公司丙,分公司丁,1、宏观布局,集团公司信息化宏观布局简图,2、中观布局,企业信息化的中观布局是指企业中具有开展业务相对独立性的一个部分（子

5、系统），它通常与企业中的部门业务设置相联系。如营销子系统，供应子系统，生产子系统或财务子系统，等等。,2、中观布局,安排生产计划,库存,营销系统,原料需求,供应系统,配方或 装配单,需求量,生产日报,生产统计,车间核算,技术经济指标 的分析与考核,报表系统,财务系统,生产子系统业务流程图,生产子系统业务流程说明： 根据计划和配方，安排原材料采购和半成品生产 生产日报、工艺配方和工时单录入与查询 按产品、车间、类别进行生产日报、月报和年报统计 核算工时系数、原材料和包装材料的消耗，计算并制作车间成本利润表 根据当月产量和配方，计算原材料的理论消耗定额 进行产品质量分析、能源消耗分析，建立相关台帐

6、 统计全厂产值，完成对内对外报表 可与财务、营销、供应等子系统联网,2、中观布局,2、中观布局,发票或发货单,销售统计,应收款统计,资金到款单,库存管理,库存系统,金税开票系统,营销子系统业务流程图,2、中观布局,营销子系统业务流程说明： 提货单、（增值税）发票、资金（到款）回笼单的录入与查询 提单转开发票的核消和提货核消 按单位、地区，按产品品种、类别进行销售日报、月报、年报统计 建立客户基本情况和合同帐期检索库 建立销售明细帐 对应收帐款进行帐龄分析，自动制作到期催款单 对业务员销售和回款业绩进行跟踪考核 可与金税开票系统、纳税审报系统接口,2、中观布局,营销中的折扣处理 1、按品种设立帐

7、期 有些品种好销，有些品种难销，好销品种应设立较短帐期，难销品种可设立较长帐期 应收款收回之日，按先款先清核算其实际还款周期，若短于该品种帐期，则可享受较高的折扣，否则，则不享受折扣 所享受的折扣数可以在新开发票中逐次以销售折扣与折让的形式冲抵 为此，需建立销售折扣明细帐，此帐除按产品明细登记销售帐之外，还需根据回款和折扣情况及时核算折扣余额，以便利结算,2、中观布局,营销中的折扣处理 2、按回款周期设立帐期 为加快资金周转，无论何种品种，一概以回款周期长短设立折扣扣率 应收款收回之日，按先款先清核算其实际还款周期，若短于所设帐期，则可享受较高的折扣，否则，则不享受折扣 所享受的折扣数可以在开

8、正式发票时冲抵，或在开票后返还 此种折扣方式适宜在先开提货单，后开正式发票结算的企业中实行，因为一旦正式发票开具后，折扣数很难在原发票中冲抵,2、中观布局,营销中的折扣处理 3、按季节设立帐期 企业的产销按季节出现旺滞销情况，一般而言，旺季时应设立较短帐期，淡季时可设立较长帐期，帐期按天设置利率 销售实现之日，按销售额和帐期、利率计提返还折扣，然后，按应收款余额实际所欠日期逐日计扣利息，直至货款回笼 凡计提、计扣的利息数在月底或年底予以兑现 本方法优点在于将销售业绩和回笼业绩捆绑考核，既利于扩大销售，也利于促进回笼 本方法较适合对业务员进行考核，具有明显的内部管理特征（当然也可把业务员理解为对

9、方单位） 繁琐的计算必须要使用计算机进行辅助管理,2、中观布局,营销中的折扣处理 4、按销售量设立帐期和扣率 销量大的大客户，回笼情况佳的老客户，应该享有较高的扣率 按单位统计年度累计销售量和货款回笼情况（余额、回笼量），销量大的单位享受较短帐期和较高扣率，资信情况好的单位享受较长帐期和较高扣率 所享受的折扣数可以在年底汇总计算，以货或款返还 也可通过订货量的大小确定帐期长短和扣率高低 所确定的帐期和扣率形成销售合同清单，在新的一年中执行 确定的帐期可作为到期催款的依据,2、中观布局,营销中的折扣处理 5、催款单的基本样式1 样式2,某客户： 至上月底上，贵方在我帐面应收余额为XXXXX元，本

10、月新发生如下款项： 日期 发票号 金额 XX XXX XXXXX XX XXX XXXXX 本月回笼XXXXX元，本月底帐面余额XXXXX元，按合同约定，贵方到期应付我方款项为XXXXX元，望在X月X日之前汇达我帐。谨颂商祺！ 某公司财务部,某客户： 至本月底上，贵方在我帐面发生应收款如下（已按先款先结结清以前款项）： 日期 发票号 金额 余额 帐期 XX XXX XXXX XXXX XX XX XXX XXXX XXXX XX 本月底帐面余额XXXXX元，按合同约定，贵方到期应付我方款项为XXXXX元，望在X月X日之前汇达我帐。谨颂商祺！ 某公司财务部,2、中观布局,营销中的折扣处理 6、催

11、款单样式说明 样式1较简洁，逐月对帐，对方可留底稿备查，适合发生笔数较多，难以一一列尽的单位 样式2较全面，随时可以对帐，但发生笔数多时，催款单的打印量较大,2、中观布局,收料单,价格管理和 供应方管理,应付款统计,汇款单,库存管理,库存系统,供应子系统业务流程图,领料单,2、中观布局,供应子系统业务流程说明： 到货通知单、收料单、领料单、汇款通知单的录入与查询 按品种核算全年平均价、最高价、最低价 建立供应方基本情况和合同帐期检索库 建立采购明细帐 对应付帐款进行帐龄分析，自动制作到期付款单 由收、领料单汇总建立库存明细帐，设立库存警戒线，对超界库存实施报警，对不足库存制作订购清单 关税、增

12、值税、运费和汇率的核算和分摊 材料的暂估和在途处理，月底时到货通知单自动转换暂估收料单，月底自动冲回库存,2、中观布局,收料单 进仓单,库存管理,仓库子系统业务流程图,领料单 发货单,生产系统,财务系统,营销系统,供应系统,2、中观布局,仓库子系统业务流程说明： 仓库子系统可以从营销系统、供应系统中游离出来，单独成为一个子系统 对于成品仓库而言，进仓单使库存增加，发货单（发票）使库存减少 对于材料仓库而言，收料单使库存增加，领料单使库存减少 按货物明细建立库存明细帐和分类帐 对货物收发存作日报、月报和年报统计 货物试用、赔偿、报废、损失和暂估处理 货物帐存、实存平衡表的分析 多仓库之间的货物移

13、库管理 成品月报表,2、中观布局,记帐凭证,财务自动核算,财务子系统业务流程图,生产系统,人事系统,营销系统,供应系统,自动制作凭证,明细帐处理,试算平衡,总帐,自动核算部分根据原始凭证登帐,手工录入部分根据记帐凭证登帐,各类内外报表处理,2、中观布局,财务子系统业务流程说明： 财务的核算部分可以和企业内各个子系统联网，根据各业务原始凭证（数据库）实现自动核算，自动制作记帐凭证，如： 销售收入转帐凭证（依据营销系统中的发票） 材料采购转帐凭证（依据供应系统中的收料单） 应付工资转帐凭证（依据人事系统中的工资汇总单） 应付工资银付凭证（依据人事系统中的工资汇总单） 应付帐款银付凭证（依据供应系统

14、中的汇款通知单） 销售成本转帐凭证（依据仓库系统中的成品月报表） 车间成本(制造费用、生产成本)转帐凭证（依据供应系统中的领料单） 价格核算（依据生产系统中的配方） .,2、中观布局,财务子系统业务流程说明： 由于核算工作量大，所制作的记帐凭证分录只能作归并和简约处理，因此，一个好的财务系统在登记明细帐时仍然要根据原始凭证自动登记，以保留清楚的原始单证面貌，如： 销售明细帐（依据营销系统中的发票） 材料采购明细帐（依据供应系统中的收料单） 销售成本明细帐（依据仓库系统中的成品月报表） 库存材料明细帐（依据供应系统中的收入单和领料单） 固定资产原值和折旧明细帐（依据固定资产变动清单） 由于一部分

15、明细帐的登帐来源源自原始凭证，因此，用于控制总帐和明细帐平衡的试算平衡表显得尤为重要，不平衡的应当予以提示,2、中观布局,财务子系统业务流程说明： 会计科目符合国家规定，可设置多级明细科目 记帐凭证、总帐、明细帐的格式可按用户要求设计，帐本有三栏式，多栏式，数量金额式，外币式及其它特定格式，这些格式均应符合有关的会计规定 制作科目汇总表，登记总帐和明细帐，计算试算平衡表，检查借贷方是否平衡，总帐和明细帐是否平衡 在试算平衡以后，自动制作内、外部报表，内部报表可根据企业需要自由设置，外部报表有： 损益表，负债表，应交增值税明细表，现金流量表等 根据财税审报的要求，可与IC卡相联，自动转换增值税，

16、损益表，负债表等所报报表,2、中观布局,财务子系统业务流程说明： 资金管理 资金管理的目的应当对资金的实际来源和去向作跟踪的分析，它以资金实际发生为线索，也就是所谓的收付实现制 资金管理不能仅限于现金帐和银行帐，而应当根据管理的要求作出合适的归集，制作清楚明了的资金情况表 直接打印开具银行汇票和支票，格式要规范准确 与银行联网，根据银行对帐单（磁盘）自动制作银行余额调节表 材料核算 一般的材料核算 材料成本差异核算 汇率、关税和年度计划价格的调整 材料收发存动态表（与仓库和车间核对无误），部门领用存分配表,2、中观布局,财务子系统业务流程说明： 销售核算 一般的销售核算 核算每一个产品规格销售

17、成本，分摊销售费用、销售税金到每一个产品规格的每一笔交易中，直接测算销售利润，控制不良销售 固定资产核算 建立固定资产卡片，建立固定资产新购、报废、移动等变动清单 汇总计算折旧计提清单，自制制作折旧转帐凭证和结转生产成本转帐凭证（汇总） 按每一个固定资产设备建立原值和累计折旧明细帐，登记原值变动情况和累计折旧情况 根据审计、评估等的要求，灵活制作和生成相应的固定资产清册,2、中观布局,财务子系统业务流程说明： 往来款核算 一般的销售（应收）核算和材料（应付）核算 帐龄分析，可按月分析，按季分析，或按相关合同帐期分析 制作到期催款单和到期付款清单 价格核算 根据产品配方和材料的计划价（或实际价）

18、，测算产品的原材料成本价格 可根据化工、机械等一些行业的特点，逐层分解半成品，直至分解到最终原材料，分解层次不受限制 根据工时系数，包装费用，产品毛利率，核算产品出厂价格 形成产品计划价格表 在上游产品市场价格波动较大时，及时测算调整出厂产品价格,2、中观布局,财务子系统业务流程说明： 成本费用核算 按先进先出法（也可采用其他方法）自动核算销售成本（依据仓库的成品月报表） 结转和按产量分摊车间的生产成本、制造费用和工资，制作车间成本利润表 结转应付工资，固定资产折旧 建立管理费用、销售费用、制造费用和财务费用四项费用台帐，进行费用增减幅度的走势分析 自动结转本年利润,3、信息系统表及其关系,企

19、业管理信息化的微观布局是最千姿百态的，最难以作统一的、确切的描述的 另一方面，企业信息化的宏、中观布局又必须通过其微观布局实现，无法绕开微观布局，一张表的格式，某个栏目的顺序，都可能会影响整个企业的信息化进程 “听听感动，想想激动，回去一动不动”,不是不想动,而是无法动,动不了 正视现实,剖析现实,从中归纳出共性,然后根据企业的实际情况进行及时、正确的演绎，是我们解决企业管理信息化的一个重要战略思想,3、信息系统表及其关系,表格是一个重要的、使用广泛的信息载体，是管理信息系统处理的核心对象，其他信息载体（音、像）可以与表格实现互换 表格可以是帐页，会计报表，统计报表， 表格也可以是单据,凭证,

20、发票, 表格由某些栏目(列),某些行组成,有时还会存在某些页(如发票)的概念,3、信息系统表及其关系,表格的处理分为: 确定表格制作任务 设计表格栏目等格式 填制(输入)表格内容 计算表格数据 设计调整输出格式,打印输出表格(对于计算机来说,由于受屏幕限制,有时要分别设计输入格式和输出格式) 将表格的格式、数据等存储,3、信息系统表及其关系,一张表格中一旦涉及到处理，就会在表格的栏目（列，行，页）之间，表与表之间，形成一系列的关系，这些关系有： 普通的四则（函数）运算关系 取数关系 代码转换关系 排序关系 求和关系 核对、校验、平衡关系 发送与接收,3、信息系统表及其关系,任何一个管理信息系统

21、，从功能组成来说，都是由许多的表及其表内、表间关系组成的，可简洁地表达成： 表关系信息系统 信息系统的行业和业务特征是通过表格内容和关系描述来体现的 如果一个信息系统能够在极短的时间内，从无到有地根据企业实际需要建立起相应的表格以及这些表格之间的关系，那么企业信息化建设就有了一个可靠而又可行的开发工具 一个成功的信息系统既要符合一般的规范，又要参照他人先进的管理理念和技术方法，但更要突出自己的特色，并且还要考虑到时间推移所可能造成的信息系统功能退化 要找到一个完全满意的，现成的而又价格低廉的管理信息系统几乎是不可能的，完全满意后面往往包含了几百万元的开发代价，并且它开发成功后的生命周期究竟有多

22、长，维护怎么样，都是一个不能不考虑的因素,4、厂长(经理)关心的五大报表,成本利润经营情况表 销售业绩表 资金情况表 往来款帐龄分析表 资产负债表,4、厂长(经理)关心的五大报表,成本利润经营情况表参考样式,4、厂长(经理)关心的五大报表,销售业绩表参考样式,4、厂长(经理)关心的五大报表,资金情况表参考样式(按资金实际发生计算,期初期末资金应与银行存款,现金相同),4、厂长(经理)关心的五大报表,往来款帐龄分析表参考样式,4、厂长(经理)关心的五大报表,负债表反映的是企业期末时点上的状态,它的格式是和外部报表一样的 前述各表可以按月制作,也可以按日制作,还可以按年累计制作 厂长(经理)利用上

23、述报表,可以对企业资金,营销,欠款,成本等有一个全面的了解,便利决策和管理 这些报表的制作要综合大量基础数据,必须在基础工作开发完成后才能自动生成,三、战略实施,1、战略保障 2、开发主体 3、开发方法 4、开发工具（平台） 5、开发步骤,1、战略保障,系统的观点 用户的观点 领导参与、全员配合的观点 自顶向下的观点 总体规划分步实施的观点 动态的观点 维护的观点,2、开发主体,自行开发 满意度高、费用高 委托开发 满意度中等、费用中等 购买商品化的软件 满意度低、费用低 推荐 如能找到一个满意的、廉价的商品化软件，则应采用“购买商品化软件”策略 如不能,则进行合作开发,即“自行开发”和“委托

24、开发”相结合 合作开发的要旨在于运行维护,即由委托开发逐步地过渡到自行开发,自行维护;或者长期合作,由开发方负责整个系统运行期间的所有维护工作 合作伙伴应该富有管理信息系统开发经验，熟悉管理业务，善于组织协调,3、开发方法,结构化开发方法 系统分析 系统设计 系统调试 系统运行 系统维护,原型化开发方法 选择开发方法，原型？结构化？ 识别基本需求，建立初始模型 开发工作模型，36周内完成 模型验证 修正和改进 判定原型完成 严格说明细部 整理文档,3、开发方法,3、开发方法,推荐：结构原型开发方法 在系统设计上采用结构化方法，高屋建瓴地划定系统的目标、功能、模块、业务需求等 在系统开发上采用原

25、型化方法，快速建立原型（初始系统），逐步加以完善，构建整个企业信息系统 选择一个面向对象的好的原型开发工具，不仅要求能方便地定义界面，更要求能方便地定义过程 很多表格处理关系的描述是一个过程描述，而不是一个状态描述，因此事实上只能使用伪代码精确描述，而无法用图形描述。一个好的伪代码系统能够大大降低开发费用,4、开发工具（平台）,目前流行的开发工具： POWERBUILDER（PB） DELPHI VB VC 目前流行的数据库 SYBASE ORACLE VFP,4、开发工具（平台）,4、开发工具（平台）,推荐： 选择一个好的开发工具应该考虑以下因素： 开发商建议 易维护 价格 使用方便 功能实

26、现灵活,5、开发步骤,项目立项 初步调查，提出方案与可行性报告 确定系统目标，子系统划分，软硬件选型、安装 建立原型模型（初始模型） 录入数据，提出业务与功能要求 调试与修改模型直至用户满意 人员培训 系统转换与试运行 编写系统使用说明 系统评价,四、全通用信息处理系统 “管理明星”介绍,管理明星是一个工具型的、面向对象的管理信息系统开发工具，它主要用于开发各行各业各类信息系统，如财务，统计，计划，人事，销售，供应等信息系统，也可开发全企业的大型网络信息系统 管理明星采用了业务和功能相分离的“结构原型“开发方法，管理信息系统中的功能部分用结构化开发方法，而业务内容采用原型化开发方法，这种方法经

27、多年运用，证明有“全通用“特性 管理明星的最大特点是灵活方便，二次开发投入少，见效快，效果好 管理明星所开发的原型模型是演进型而不是抛弃型的，因此可节省许多开发成本，提高开发效率,四、全通用信息处理系统 “管理明星”介绍,管理明星迄今已开发有：（主要部分） 杭华油墨公司全厂信息系统网络 杭州油漆厂全厂信息系统网络 浙江海外旅游公司财务会计核算与旅游报价系统 杭州市经委全市统计网络系统（全市约400余家联网） 杭州市教委成人职高、高中考务网络系统(100余家联网) 杭州科技咨询中心财务会计核算与业务合同管理系统 杭州化工控股集团公司统计网络系统(广域网) 浙江日报社、华贸鞋城物业管理系统 浙江移动通信电话监控与诊断系统 浙江河口海岸研究所课题合同管理系统 杭州德裕拉链厂生产管理网络系统 杭州农药厂供应、销售系统 杭州福达航空公司货物托运和客机机票管理系统 建德新安江设备管理、综合统计与档案管理信息系统 杭州佳齐羽绒公司生产管理系统 杭州巨圣氟化学有限公司销售管理系统,四、全通用信息处理系统 “管理明星”介绍,管理明星主要研制者先后