用Word制作标准商务文档

1、第4章 用Word制作标准商务文档前面几章向大家介绍了制作各种效果的文档，既有企业中应用的产品说明或宣传单页，也有个人使用的简历或求职信，但是这些文档大多是单页或是2、3页之内的较短文档。本章将向大家介绍如何制作一份企业应用的标准商务文档，商务文档的特点就是专业、正式。一份较正式和专业的商务文档通常需要具备三要素，即：文档封面、正确的页码以及专业的文档目录。本章要介绍的这个实例是制作一个供业界内部使用的商务会议稿文档，如图4.1所示。图4.1 内部商务会议文档4.1 案例分析企业应用的标准商务文档应用同样十分广泛，包含商务会议文档、商务洽谈文档、企业行为规范文档、员工手册文档等。标准商务文档应

2、该具备如下几个特点：1文档风格简单明了；2文档格式正规、专业；3文档结构清楚。其中，文档风格简单明了是指在书写商务文档时，应尽量避免不必要的修辞和描写，文档内容直截了当，让观众可以很快地将文档要表达的意思阅读清楚。文档格式正规、专业是指在对商务文档做格式美化时，不用做太多比较夸张的修饰。但是为了使得文档更具专业性，通常要对文档制作“封面”、“目录”以及“页眉和页脚”等设置，而且在封面、页眉或页脚中要有公司的名称或图片LOGO，以强化企业形象。文档结构清楚是指为了读者或观众阅读方便，应尽量使文档结构合理与清晰，必要时可设置文档间的超链接跳转。下面我们来分析一下这篇商务会议文档的特点：1为了突出会

3、议的主题和会议结构，所以特地在文档的第1页制作了文档封面，在文档的第2页制作了文档目录，如图4.2所示。图4.2 文档封面页和目录页2从第3页的正文开始分别设置了不同格式效果的“页眉和页脚”内容。奇数“页眉”与偶数“页眉”的内容不同，在“页脚”中插入了文档的页码。3正文文档中，为了突出公司和会议的保密性，分别在“奇数”和“偶数”页中插入了不同效果的“图片”水印和“文字”水印效果，如图4.3所示。图4.3 “奇数页”和“偶数页”不同页眉及水印效果要想在Word文档中制作出这几种效果，需要用到很多Word功能和技巧，包括：1“分页符”和“分节符”的使用；2分节与“页眉和页脚”的配合设置；3“页眉和

4、页脚”的“奇偶不同”效果设置；4为文档的标题设置级别样式；5制作带有超链接效果的文档目录；6制作“图片型”水印和“文字型”水印。4.2 案例实现完成这个实例，首先还是应该先将所有的文字进行输入，在输入文字时可以不必考虑字符格式及段落格式。尤其是文档中的各个标题，不用做格式美化，因为文档标题的格式是最后通过“样式”直接定义的。4.2.1 用分节来制作专业的文档封面文档中的文字输入完成后，首先来制作文档的封面。由于文档正文前有2页，分别是封面和目录，所以可以把整篇文档分成2节，第1节为文档的封面和目录页，第2节为文档正文。“节”在文档中起到了一部分的作用，在对文档进行排版时，“节”的功能非常强。有

5、了分节后就可以单独设置文档中的一部分，如：单独设置某一节的页码；单独设置某一节的“页面设置”等等。为文档分节并制作封面的操作如下：1打开输入完成的文字的文档。2将光标定在整篇文档最开始处（可以使用快捷键【Ctrl】+【Home】），然后单击【插入】菜单【分隔符】命令，打开【分隔符】对话框，选择“分节符类型”中的“下一页”选项，如图4.4所示。图4.4 选择“下一页”分节符选项3单击【确定】按钮后，返回Word文档，会在正文文档前多出一个空白页面，这个页面就是利用文档分节实现的，它是文档第1节，后面的所有正文页是文档的第2节，如图4.5所示。图4.5 利用 “下一页”分节将文档分成2部分提示：光

6、标在哪一节，Word下方的“状态栏”中会显示当前的“节”数。4由于第1节有两页，分别是封面和目录，所以下面再来制作一个空白页。将光标定在第1节空白页内，然后再次选择【插入】菜单【分隔符】命令，打开【分隔符】对话框，选择“分页符”选项，单击【确定】按钮。5返回Word文档后，文档第1节中出现了两张空白页，从第3页开始是文档的第2节正文部分，如图4.6所示。图4.6 分别利用“分节”和“分页”实现的效果6将光标定在第1节的第1页中，鼠标双击需要输入文字的地方，在其中输入整篇文档的标题，并对其进行格式美化。7将光标定在第1节的第2页中，然后在上方输入“目录”两个字，并对其进行格式美化设置，“目录”的

7、标题下暂时先空着，待后面设置了段落“样式”后可自动将目录插入。设置完成的封面页和目录页效果如图4.7所示。图4.7 设置完成的“封面页”和“目录页”效果提示：为文档分节制作封面和目录页的主要目的是为了能更灵活地设置“页眉和页脚”，若文档不需要复杂的页眉和页脚效果，也可以不使用“分节符”而只使用“分页符”来制作封面效果。4.2.2 设置文档的页眉和页脚文档的封面页和目录页设置完成后，下面就来设置这篇商务文档的“页眉和页脚”。“页眉”是页面上方（上边距内）的信息，可以输入的文字信息，通常可在其中输入公司名称、制作人姓名、部门、文档名称或页码等，也可以插入公司的LOGO图标等对象；“页脚”是页面下方

8、（下边距内）的信息，通常可在其中输入文档页码、总页数、作者或日期时间等内容。本例由于在文档中有分节设置，所以应该从前往后依次设置，才能准确、快捷地将页眉和页脚设置成功。设置封面页和目录页的页眉和页脚操作如下：1首先将光标定在文档的首页空白页中，然后选择【视图】菜单【页眉和页脚】命令，会立即进入到【页眉和页脚】视图。提示：在【页眉和页脚】视图不能对正文中的文字进行更改设置，所以正文部分是灰色的，当退出【页眉和页脚】视图回到正常的【页面视图】后，“页眉和页脚”中的文字也会变成灰色的。2由于对文档进行过分节，因此现在第1页和第2页（第1节）的“页眉”中显示的是“页眉 -第1节-”，在“页脚”中显示的

9、是“页脚 -第1节-”信息，如图4.8所示。图4.8 分节后“页眉和页脚”中显示的提示信息3为了将封面页、目录页和正文页的“页眉和页脚”内容设置成不同的效果，所以选择【页眉和页脚】工具栏中的【页面设置】按钮 ，打开【页面设置】对话框的“版式”选项卡，选择其中的“首页不同”和“奇偶不同”选项，如图4.9所示。图4.9 选择“首页不同”选项4单击【确定】按钮后返回文档后，“封面页”的页眉和页脚区分别显示了“首页页眉 -第1节-”和“首页页脚 -第1节-”；而“目录页”的页眉和页脚区则显示为“偶数页页眉-第1节-”和“偶数页页脚-第1节-”。提示：由于第1节只有2页，所以第1节没有“奇数页页眉和页脚

10、”。5下面为“封面页”添加LOGO图标，可通过【绘图】工具栏中的【插入图片】按钮 ，将事先准备好的LOGO图片文件插入到首页的页眉中。6刚插入“页眉和页脚”中的图片是“嵌入型”，可以将【图片】工具栏调出，然后选择“文字环绕方式”中的“浮于文字上方”选项，将其转变成容易调整位置的图片对象形式，如图4.10所示。图4.10 将页眉中的图片更改环绕方式7然后将图片的位置进行调整，由于首页是封面，所以在“首页页脚”中不要进行任何设置，保持其为空白。8将光标定在“偶数页页眉 -第1节-”（目录页）之中，用键盘输入“目录”文字，并将对齐方式设置为“右对齐”。由于目录就一页，所以也不用在其“页脚”中插入页码

11、等其他字符了，保持其为空白即可。9设置完成第1节的“页眉和页脚”后，效果如图4.11所示。图4.11 设置完成封面页和目录页的页眉和页脚效果设置完第1节的页眉和页脚后，下面来设置第2节也就是正文页的“页眉和页脚”。设置正文页的页眉和页脚由于第1节设置了“奇偶不同”的选项，所以第2节也会自动将所有页眉和页脚分成“奇数页页眉和页脚”与“偶数页页眉和页脚”两种效果。操作如下：1将光标定位在第2节的第1页（整篇文档的第3页）“奇数页页眉”中，会发现当前页眉中的内容和第1节页眉中的内容一样，都显示了刚才输入的“目录”文字。更重要的一点是在页眉中有一行提示的文字“与上一节相同”。2为了实现与第1节不同的设

12、置，所以在【页眉和页脚】工具栏中单击【链接到前一个】按钮 ，使按钮弹起呈不选中状态，如图4.12所示。图4.12 去掉“与上一节相同”功能3去掉该选项后，“页眉”上方的“与上一节相同”文字消失，此时只需将“页眉”中的“目录”文字删除，再添加一个“图片LOGO”和“内部会议稿”字符即可。4切换至当前页的页脚，同样利用【页眉和页脚】工具栏去掉【链接到前一个】选项，然后再单击【页眉和页脚】工具栏中的【页码】按钮 ，在页脚中添加了当前的页码“3”，如图4.13所示。图4.13 在“奇数页页脚 第2节-”中插入页码5之所以插入的页码为“3”，是因为Word默认从封面为第1页开始计算的。为了将正文页码设置

13、成从页码“1”起始，所以要单击【页眉和页脚】工具栏中的【设置页码格式】按钮 ，在弹出的【页码格式】对话框中，选择下方的“页码编排”中的“起始页码”选项，然后在后面的文本框中输入“1”，如图4.14所示。图4.14 选择文档第2节的起始页码为“1”提示：Word默认的“页码格式”选项为“续前节”，所以无论文档分为多少节，默认情况下页码添加时总会从文档的第1页算起。6单击【确定】按钮，返回“页眉和页脚”视图后，插入的页码会自动更改成“1”，然后将页码的对齐设置成“居中”对齐，将第2节的“奇数页页眉和页脚”设置完成后，效果如图4.15所示。图4.15 设置完成的第2节“奇数页页眉和页脚”设置完成了第

14、2节的“奇数页页眉和页脚”，下面继续设置第2节的“偶数页页眉和页脚”。7将光标定在“偶数页页眉 -第2节-”中，单击【页眉和页脚】工具栏中单击【链接到前一个】按钮 ，去掉“与上一节相同”功能，然后在其中输入文字“菊园科技集团”后将其设定为“居中”对齐方式。8再将光标定在“偶数页页脚 -第2节-”中，同样去掉“与上一节相同”的功能，然后再利用工具栏插入“页码”，插入的“页码”显示为“2”，也设置其为“居中”对齐方式。9正文所在第2节的“奇数页”和“偶数页”页眉和页脚都设置完成后，单击工具栏中的【关闭】按钮 ，退出【页眉和页脚】视图并返回到Word【页面视图】。至此，第1节（封面页和目录页）与第2

15、节（正文的奇数页和偶数页）的“页眉和页脚”设置完成，如图4.16所示。图4.16 第1节与第2节的“页眉和页脚”全部设置完成提示：由于目录页的内容较少，只有一页内容，所以目录页可不加页码；若目录页较多，则可插入不同于正文页码格式的页码，如：罗马数字、带圈字符等。4.2.3 样式的应用文档的“页眉和页脚”设置完成后，下面就要考虑给文档添加目录了。商务文档的目录非常重要，它起了明确文档结构和查看时超链接跳转的作用。要想在文档中制作出真正地能进行链接跳转的目录，就必须使用Word中的“样式”功能。常用的“样式”通常分成“字符”样式和“段落”样式，是事先制作完成的一组“格式”集合，每个样式都有不同的名

16、称，只要将这些样式应用到指定的文字之中，便可以一下将“样式”中所有的格式都加载进来。要制作文档目录，就必须在文档标题中应用“段落”样式，因为只有段落样式才带有不同的级别，当段落样式应用到文档标题后，才能自动将目录插入到文档之中。定义样式时可以利用Word自带的样式进行修改，也可以新建自定义样式。为了方便，本例我们就对Word自带的“标题”样式进行修改来应用。下面是具体的操作：1首先先来对现有的段落标题样式进行修改，选择【格式】菜单【样式和格式】命令，会在Word窗口右侧打开【样式和格式】窗格。2在【样式和格式】窗格中显示了“标题1”、“标题2”等几个当前Word自带或文档中已经应用的样式（“正

17、文”也是一种样式），下面我们逐一对现有的标题样式进行修改。提示：Word自带的标题样式都带有各自的级别，如“标题1”样式就是1级，“标题2”样式就是2级，依次类推。3由于本文档中的封面标题就一处，所以可以不设定“标题1”样式，文档中各部分的标题可以从“标题2”这个级别开始设定，因此可以从修改“标题2”开始设定到“标题4”即可。鼠标单击“标题2”样式右侧的箭头，会下拉出命令，选择“修改”命令，如图4.17所示。图4.17 选择修改“标题1”样式的命令4打开【修改样式】对话框后，可以看到在对话框下方记录了当前“标题2”样式的所有格式。5可以直接在对话框中选择需要的“字体”、“字号”以及“段落”对齐

18、方式，也可以单击对话框左下角的【格式】按钮，会弹出更多地修改格式的命令，如图4.18所示。图4.18 选择【格式】按钮，可进行更多格式修改提示：本例只更改了原“标题2”的字符格式，从原来默认的“黑体”更改成了“华文琥珀”体。6把“标题2”样式的格式设定完成后，为了能更快地对文档中的标题进行应用，所以可以设定“样式”的快捷键。单击【格式】按钮后，在弹出的菜单中选择“快捷键”命令。7会打开【自定义键盘】对话框，根据需要定义一个快捷键，本例为了便于记忆就是用键盘的【F2】键。当按下【F2】键后，在对话框中“请按新快捷键”文档框中会出现“F2”字符，单击左下角的【指定】按钮，“F2”就进入到了对话框的

19、“当前快捷键”之中，如图4.19所示。图4.19 定义“标题2”的键盘快捷键8单击对话框右下方的【关闭】按钮，返回【修改样式】对话框。此时，【修改样式】对话框中显示了修改后的“标题2”样式效果，如图4.20所示。图4.20 修改后的“标题2”样式效果9单击【确定】按钮后，返回Word文档窗口，自定义的新“标题2”样式效果会出现在“样式和格式”窗格中，如图4.21所示。图4.21 自定义“标题2”样式在窗格中显示10用同样的方法将“标题3”进行修改，更改“标题3”的字符字体为“姚体”，定义的快捷键是“F3”；对“标题4”进行修改，更改“标题4”的字符字体时“华文新魏”体，定义的快捷键是“F4”，

20、都定义完成后，返回Word“样式和格式”窗格，如图4.22所示。图4.22 将标题样式定义完成11将样式全部定义和修改完成后，下面就可以通过快捷键来对文档的标题进行样式应用了。由于定义标题样式是使用快捷键，所以可以将“样式和格式”窗格关闭。12首先将光标定位在正文页第一个标题“研讨会主题”文字之中，然后单击键盘的快捷键【F2】，光标所在的标题文字会立即套用“标题2”样式中的所有格式，并在【格式】工具栏中的【样式】框中显示“标题2”的样式名，如图4.23所示。图4.23 将标题文字应用了样式后13应用此方法，把正文中所有的标题根据它们各自的段落级别，将“标题2”、“标题3”和“标题4”分别通过快捷键进行定义，样式定义完成后的文档标题前会自动多出“黑点”（只有编辑时有，打印时不会显示），样式应用完成后的效果，如图4.24所示。图4.24 将所有文档标题按照级别分别应用“标题”样式提示：正文文档中共有四个大标题，应用“标题2”样式；在第2个大标题和第3个大标题下又分别分成了2个和4个小标题，应用“标题3”样式；在第3个大标题下第1个、第2个小标题中又分出了2个更小级别的标题，应用“标题4”样式。14将所有标题的样式按照级别定义完成后，下面就来插入目录。将光标定在文档前面的目录页，然后单击【插入】菜单【引用】命令【索引和目录】命令，会弹出【索引和目录】对话框，在对话框中可以调整