文书档案整理课件

1、文书档案整理,交流问题,一、概念与范围 二、“案卷”的整理方法 三、“件”的整理方法 四、两种整理方法比较,一、概念与范围,1.文书档案的概念 2.文书档案整理,1.文书档案的概念,文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和管理等活动中形成的具有保存价值的文件。,2.农村文书档案的范围,乡镇文书档案 党群工作类文件、人大工作类文件、行政事务管理类文件、编制人事劳资类文件、社会事业工作类文件、城建土地环保类文件、经济发展财贸类文件、政法保卫类文件 行政村文书档案 党群村务类文件、综合治理类文件、社会保障类文件、农业管理类文件、企业管理类文件,3.文书档案整理,

2、文书档案的整理工作，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。,二、“案卷”的整理方法,（一） “案卷”整理的原则 （二）“案卷”整理方法及其步骤,（一）“案卷”整理的原则,文书档案整理工作的原则： 充分利用原有的整理基础，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。,1.充分利用原有的基础。,一般情况下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷，对于已经整理过的档案，档案部门不必打乱重整。对于不合理之处，只要做一些调整就可以了，以减轻对档案的磨损和节约人力物力。,2.保持文件之间的历史联系,文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形

3、成的内部相互关系。这种关系主要体现在文件的来源、时间、内容和形式等四个方面：,文件在来源方面的联系,文件是一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的，形成文件的单位构成了文件在来源方面不可分割的联系。整理档案时，必须保持文件在来源方面的联系。来源方面的联系在一定程度上是划分保管期限的依据。,文件在时间方面的联系,形成文件的机关、组织或个人进行工作活动，都有一定的时间范畴，这使文件之间历有一定的时间联系，如某一年度。整理档案时，必须保持档案在某一年度上的密切联系。,文件在内容方面的联系,文件是一个单位在行使职权、解决问题的过程中产生的，文件形成者特定的活动，使文件之间在内容上具有密切的联

4、系 。,文件在形式方面的联系,指文件在种类、名称、载体或记录方式等方面的联系。文件的形式在一定程度上反映了文件的来源、时间、和内容性质，构成了文件之间一定的联系。因此，在某些情况下，档案整理也必须保持文件形式方面的联系。,3.便于保管和利用,这是文书档案整理工作的出发点和落脚点。,（二）“案卷”整理方法及其步骤,1.分类 2.组卷 3.卷内文件的排列 4.卷内文件编号 5.填写卷内文件目录 6.填写卷内备考表,7.案卷及卷内文件装订 8.填写案卷封皮及脊背 9.案卷排列 10.填写档号与档号编制 11.编制案卷目录及其他检索工作,1.分类,分类的方法一般有几种：年度分类、问题或机构分类、保管期

5、限分类，问题或机构分类只能任选一种，在企业，一般按问题分类，在机关，一般按机构分类。,年度分类法,按文件材料形成的年度进行分类，每年形成归档的文件材料分别为一类。,注意：a一般按照文件材料的成文日期（落款时间）归类；b有跨年度的几个日期的文件材料，按以下办法归类：成文日期与收文日期跨年度，文件材料归入后一年度，法规性文件的成文日期与批准日期跨年度，归入后一年度，计划、总结、预算决算、统计报表等文件材料，成文日期与其内容针对的日期跨年度，归入内容针对年度，其内容针对两年以上的，计划、预算归入内容针对的第一年，总结、决算、统计报表归入内容针对的末年。,机构或问题分类,按文件材料内容所说明的问题（事

6、由、主题）进行分类。,保管期限分类,即按档案的保管年限进行分类。保管期限，规定的档案保管的年限。 文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）,年度问题保管期限,2008年 党群工作 永久、30年、10年 人大工作 永久、30年、10年 行政事务管理 永久 永久、30年、10年 编制人事劳资 永久、30年、10年 社会事业工作 永久、30年、10年 城建土地环保 永久、30年、10年 经济发展财贸 永久、30年、10年 政法保卫 永久、30年、10年,保管期限年度问题,永久 2008年 党群工作 人大工作 30年 2008年 党群工作 人大工作 10年 2008年 党群工作,（行政村）年

7、度保管期限,2008年 永久（党群村务类、综合治理类、社会保障类、农业管理类、企业管理类） 2009年 定期（党群村务类、综合治理类、社会保障类、农业管理类、企业管理类）,2.组卷,在分类的基础上，将各类（属类）范围内的文件材料组成案卷（由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位），案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完整；保持卷内文件材料之间的有机联系；卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用。,卷内文件材料齐全完整,指每篇文件材料的定稿和印件、多种文字稿本，每份文件材料的正件和附件及其页数都应齐全完整。,保持卷内文件材料之间的有机联系,将具有共同特征的若干份文件材料组合成一个案卷。,文件材料之

8、间的联系主要有以下几种,文件材料在内容特征方面的联系 文件材料在责任者特征方面的联系 文件材料在时间特征方面的联系 文件材料在文种特征方面的联系,卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用,若案卷太厚，不便于装订、查阅、复印、保密；若案卷太薄，文件比较零散、同一问题的文件不太集中不便于利用，又浪费卷皮，增加装订工作量。所以，案卷厚薄要适中，一般在20至150页之间为适。,3.卷内文件的排列,根据文件的具体情况和实际工作的需要，卷内文件可按文件形成的时间顺序、作者、重要程度和文件内容所涉及的问题等多种方法排列，视需要还可进行二次排列。具体工作中建议大家先按涉及的问题重要程度进行排列，然后在同一问题

9、内再按文件的重要程度排列，最后按文件形成的时间顺序排列。,密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。,4.卷内文件编号,在有文字的每页文件材料的右上角、背面的左上角编写页号，以固定文件的位置。,5.填写卷内文件目录,登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格。 卷内目录的项目包括：序号、文号、责任者、题名、时间、页号、备注。,序号表示此份文件在本卷内的顺序，从“1”开始编写。需要注意的是：正件与附件、转发文与被转发文、印件与定稿、请示与批复、来文与复文在整理时应视为一件；重要法规性文件

10、的正本、定稿与历次修改稿，正本与定稿视为一件，历次修改稿各为一件。 文号是文件的发文字号，文号由发文单位代字、年度和顺序号三个部分组成，应填写完整，不能简写。没有文号的文件，此栏不填写。 责任者是文件的制发单位，可写全称或规范性简称，不能用“本院”之类的俗称。,题名是文件的标题，不能随意更改和简化（文件标题中含有责任者的可简化责任者），没有题名的应拟定题名，对于不能反映文件内容的题名也应重新拟写（文件题名应包含内容与文种，不能用“通知”、“报告”此类只有文种的题名）。 时间是文件的形成时间，要标注年、月、日，注意年采用四位公元纪年。 页号即此份文件首页的页号，仅卷内最后一份文件标注起止页号。

11、卷内文件目录放在卷首。,6.填写卷内备考表,备考表上包括有关卷内文件材料的情况说明、立卷人及检查人的姓名和时间。 备考表放在卷末，即卷内文件之后。,7.案卷及卷内文件装订,卷内文件在装订前要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，对于装订区域过窄的文件应贴边加宽。案卷采用三孔一线的方法装订。装订时，案卷封皮、卷内目录、备考表和卷内文件一并装订。,8.填写案卷封皮及脊背,案卷封皮上包括全宗名称（即单位名称）、类别、案卷题名、文件起止时期、文件总份数及总页数、保管期限、全宗号（分类号）、目录号（类目号）、案卷号。 案卷题名：它应由“责任者问题文种”三个部分组成。责任者应将卷内文件中责任者

12、罗列，如责任者过多的（三个以上），可罗列二至三个重要的、出现次数多的，然后加上一个“等”字；问题与文种也如此。 案卷脊背上包括全宗号、目录号、年度、保管期限、案卷号。,9.案卷排列,按照不同的保管期限排列 将案卷按照永久、30年、10年分别排列，将同一保管期限的案卷，排在一起 按类别排列 将案卷按分类方案中类别（问题）排列的顺序进行排列。,类别内案卷的排列 首先按照案卷题名所反映的问题排列，即将具有问题特征的各案卷，同一问题的排在一起，不同问题的各组案卷按问题的重要程度排列。 其次按照案卷内容所反映的工作活动的自然顺序、依赖关系排列。 案卷排列完毕后按排列顺序编写案卷号。一般永久一个流水号，3

13、0年一个流水号，10年一个流水号。,10.填写档号与档号编制,档号是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文件的排列顺序的一组符号，通常，一个立档单位在制定分类方案时也就制定了档号编制方案。文书档案的档号是文书档案实体管理编号的总称，包括全宗号、目录号、案卷号、页（张）号构成。,全宗号：由县级档案馆指定。 目录号：永久为1目录，30年为2目录，10年为3目录。 案卷号：每一个目录号下从“1”开始编制流水号。 在文书档案案卷排列次序确定后，应将档号分别在卷皮（盒）表面、脊背标识清楚。,11.编制案卷目录及其他检索工具,档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指引、依据的各种文字材

14、料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引目录等。文书档案在整理结束后，要编制案卷目录、全引目录。,案卷目录,案卷目录的编制方法 按照不同保管期限编制，即按永久、30年、10年三种保管期限分别编制案卷目录。行政村，按永久、定期两种保管期限分别编制案卷目录。 案卷目录的项目 案卷号：即案卷排列的顺序编号，档案室编的填入左边栏内。 题名：照抄案卷封面上的题名，必须抄写一致。 年度：即案卷所属的年度。 页数：卷内文件的总页数。 保管期限：案卷封面上注明的保管期限。,按“卷”整理文书档案的注意事项,1.文书整理的11个步骤中,最关键步骤的是组卷，掌握组卷技巧的关键是灵活运用文件的几个特征。 2.制

15、定的归档范围、保管期限表一定要符合本单位实际，并细化到文件。 3.注意文件的齐全完整。 4.注意卷内文件、案卷排列前后要一致。,三、“件”的整理方法,（一）整理的原则 （二）整理单位 （三）“件”的整理方法与步骤,（一）“件”整理的原则,遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 “遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”是指在操作时，将归档文件按照不同年度、不同问题（机构）等文件形成过程中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系；在最低一级类目内排列文件时，按“事由原则”将同一事由形成的文件集中排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。,“区分不

16、同价值”是指依照机关档案归档和不归档范围和文书档案保管期限表的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。对于保存价值大、保管期限长的文件重点整理和保管；对保存价值小保管期限短的文件，根据条件区别对待；对无保存价值不须归档的文件，则予以销毁。,（二）归档文件的整理单位,整理单位：件 对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理的单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每份文件为一件。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。”,会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 会议记录：以会议各类各为一件。如党组会议记录、行政会议记录等。 调查处理事项：一文一

17、件。 信息简报：每期为一件。 请示与批复：一般为一件，分开时各为一件。 文件正本与不同稿本：一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件如法律法规、重要标准、规范等须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。,正文与附件：附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字、正文批准或发布的法规性文件等。一般来说，正文与附件为一件；如附件数量较多或不厚装订时，也可各为一件。 原件与复制件 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏传真件、铅笔圆珠笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应

18、复制后归档。复制件应与原件作为一件。,转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。 报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。,来文与复文 来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括去文与复文，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。根据检索需要的不同，此类文件可以作为一件，也可分别作为一件。,正文与文件处理单 文书处理较规范的单位，文件在运转过程中一

19、般都附有文件处理单。文件处理单真实地记录了文件的办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。（说明：信息化程度高的单位，短期保管的发文建议不再走纸文书审签批程序）,（三）“件”的整理方法与步骤,1.分类 装订 3.排列 4.盖归档章 5.编号 6.编目 7.装盒,1.分类,包括年度分类法、问题（机构）分类法、保管期限分类法。 年度分类：按照文件材料形成的年度进行分类，每年形成的归档文件材料分为一类。,注意：一般按照文件材料的成文日期（落款时间）归类。 跨年度的几个日期的文件材料，按照以下办法归类：成文日期与收文日期跨年度，文件材料归入后一年度；法规性文件的成文日期与批准日期跨

20、年度，归入后一年度；计划、总结、预算决算、统计报表等文件材料，成文日期与其内容针对的日期跨年度，归入文件形成年度；几份文件合为一件时，以装订时排列在前的文件时间为准。,机构（或问题）分类法。按照文件形成的部门（或文件材料内容所说明的问题（事由、主题）进行归类。 保管期限分类法。按照归档文件的保管年限进行分类。保管期限，就是规定的档案保管的年限。 在实际工作中，往往需要将二种或三种分类法组合成复式分类法才能保证分类工作的意义。,规则规定：年度分类法和保管期限分类法是复式分类法的必选项，问题（机构）分类法是选择项。因此，归档文件的分类方法实际上包括年度问题（机构）保管期限分类法、保管期限年度问题（

21、机构）分类法、问题（机构）年度保管期限分类法、年度保管期限分类法、保管期限年度分类法等五种。建议：在发文多的机关或乡镇采用年度问题（机构）保管期限分类法，这是因为：使用这种分类方法，不用将永、定期三种保管期限的档案分别单独排列，节约档案库空间。对于发文数量少的单位和行政村，可将这一方案简化为年度保管期限两级分类，节约盒具和档案存储空间。,注意：同一层次不能出现两个分类标准。 上位类应包含下位类，同类之间是平行关系（按照问题分类后，就应该再有机构分类，按照机构分类后，就不应该出现问题分类）。 关于零散文件：将零散文件放入相应类别归档文件的最后，并在备注栏中说明，或将零散文件与所属事由中相关文件装

22、订为一件，在归档文件目录备注栏中说明,装订,装订的顺序：主要是指每一份文件的顺序 正本在前，定稿在后。 正文在前，附件在后。 原件在前，复制件在后。 转发文在前，被转发文在后。 复文在前，来文在后。 汉文本在前，少数民族文字在后。 中文本在前，外文本在后。,装订质量要求,装订前，应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。采用左侧装订的，应将左侧、下端对齐。 具有永久和30年保存价值的文件要去掉金属物，文件页数少的（10张以下）按要求用乳胶或固体胶在文件的左上角粘贴；文件页数多的（10张以上）采用三孔一线在文件的左侧装订；或使用不锈钢订书钉装订。 10年保管的文件可不拆除金属物；已经成

23、册的图册、出版物可保持原册封。,3.排列,排列的原则事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。通过界定“事由”使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间的有机联系，方便检索利用。排列的原则：事,排列方法 同一事由内的归档文件按时间先后或文件的重要程度排列。 不同事由的归档文件排列，可采取按不同事由文件形成时间的先后顺序、事由的重要程度进行排列。 排列的顺序要相应稳定。,4.盖归档章,归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位；如果领导批示占用

24、上述位置时，可将归档章盖在首页的其它空白位置，但以上端为宜。如果文件首页确无盖章位置或因材质无从盖章或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章；硬抄会议记录本可用不干胶盖章后贴于记录本正面上方或用白纸盖章并经裁剪（比归档章略大）后再贴于记录本正面上方。,归档章式样,5.编号,编号的项目 规则规定归档文件的编号项目包括：全宗号、年度、保管期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号。也就是归档章上的内容。 全宗号 档案馆给予的一组数码。 年度 指归档文件的形成年度。填写时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，不得简写。 保管期限 按照现行的国家档案局关于机关档案保管期限的规定分为永久

25、、30年、10年三种。 行政村为永久、定期。,问题（机构） 按照本乡镇分类方案中的类目名（机构或问题）填写，如机构名称过长时，可使用本单位内部规范简称。 室编件号 指归档文件在分类方案的最低一级类目（保管期限）内的排列顺序号。如某乡镇2009年党群工作永久 即将永久类的文件按文件排列顺序从“1”开始标注。也就是说，如果在一个乡镇内设有8个内设机构（或分为8个问题），那么在一个年度内就应该有24个流水号。 编号（即填写归档章内容）时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水，也可使用打号机打号。,6.编目,归档文件应根据分类方案和室编件号编制归档文件目录。即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地提示归档文件的全貌。编目应以“件”为单位进行，一件档案在目录中只体现为一个条目。 归档文件目录的项目 归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注项。,件号：指室编件号。 责任者：制发文件单位全称或规范简称（有的采用文件签发人，是错误的） 文号：文件字号。 题名：文件名称。题名过于笼统或无文件 的，要重新拟写。 日期：即文