公文办理中常见错误分析及对策

1、公文处理常见错误分析及对策公文是公务文件的简称，是处理公务和管理工作的一种书面文字工具。其重要特征是文章的标准化、制度化、标准化。以公文形式，国家技术监督局制定国家行政机关公文格式 (GB/t 9704-1999，以下格式)，国务院版权局制定国家行政机关公文处理办法 (2001年1月1日起实施，(办法)中央版权局制定中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)但是，很多单位和部门的请购文件不是严格按照规定要求的，因为每行都有编写文件的任意部分，导致了公文格式的规范化，影响了公文的质量和效能，对集团的行政事务效率要有很大的影响。一、存在的问题(a)生物条文以未列为文种的公文种类作为文种。条例确定的

2、公文种类共有13种14种，即：命令、命令、决定、公告、公告、通知、通知、议案、报告、指示、意见、信件、会议记录。除此之外，不能直接写，但可以写为“附件”。例如办法、关于公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定等，这里的“操作规定”、“说明线”不能用作文种。可以改为关于使用社会保障卡有关问题的说明，关于印发公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知，不能用作文种的“规定”、“规定”、“方法”、“摘要”、“计划”等“准备”、“要点”、“规则”等。门种混用通常有“报告”和“报告”两种文种的长官李代。例如， 关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知、关于批准成立项目经理部的报

3、告。两票清晰。也就是说，要向上级请求解决问题，用“报告”代替“报告”。报告是“向上级汇报工作，反映情况，回答上级的询问”。这种报告只要清楚地反映情况就行了。上级和领导掌握发展情况，掌握工作进度，可以随心所欲，不需要回复。指示“要向上级请示，需要批准，需要答复，两者在使用上有很大的区别。有时“咨询处”和“信”混用。关于元旦文艺联欢会所需经费的报告是：所属单位之间没有互相商量就洽谈业务，询问问题回答问题，请求批准事项，要求批准和答复的是信。但是，有些单位在要求对方(不隶属)时发出指示。(c)门板格式混乱在办法中，对公文的格式明确规定了标准。具体语句中经常出错的是：1.排版不当，有很大的随机性。公文

4、标题在红色长行下面要有2行，小2号标记宋字，正文要有3号仿宋字，一般每页22行，每行28个单词。2.发号标记不规范。主要出现。一个是错误地使用括号。例如，川西(2003)240；第二种是使用虚拟计数。如果为2003005；第三，字体大小非标准。格式用阿拉伯数字表示：发字、3号仿宋字、中间数组、年份和序列号。年份必须显示全名，并用六角括号括起来。序列号不是0 (1不是001编号)，而是不附加“我”。特别是对于大小或字体，有些小于3。一部分是小的标准颂歌，一部分是斜体，一部分是黑体，一部分是五华者。3.标题恶意符号。格式第3章公文格式第10条第6款明确规定：“文件标题中除了规定、规定名称、书名外，

5、一般没有标点符号。”但是在实际运行中滥用符号的例子并不常见。市办法的通知传递信息、建设厅关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知传递信息、上述两种情况都不能使用“关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知”符号，要改为传达市政府关于加强非正规肺炎预防工作责任制的紧急通知的：传达建设厅网络公共工程建设企业不良行为的通知。4.使用结构标高序数不规则。规定了：结构标高序数。第一个级别为“1”，第二个级别为“(1”，第三个级别为“1”，第四个级别为“(1)”。但是现在，一些单位的序数数字仍在使用不规则性。其中，“1”写在“1”下，点编号，“1”和“1”括号外，与日色调没有区别5.引文编号格式无效

6、。办法应该从“:”引文开始，首先引用标题，引起字母号码。”目前，有些单位对这个条款不太了解。如所述，引用“第12号文号办法”的方法不符合规定，正确的引用方法应遵循办法 (2003年12号)。6.制定时间标记不明确。单一机关签发的公文，付款处不注明代理名称，只标明制定时间，用汉字完成年末、月日、日表；“0”写着“0”，右边是4个单词，但实际写作中不同单位的风格各不相同，部分书面日期早于发行日期。7.“抄写”的现象仍然存在。公文中，部分部队向上级机关复印文件时，会原封不动地使用“抄写”一词。行政公文在上、下参考中都使用了“参考”一词。对此，关于的通知中有很多相关的表达，明确行政公文不再使用“抄写”

7、这个词。8.附件标记不符合规定。附件是公文的有机组成部分，关于通知对附件有明确的要求，但是一些公文中存在附件和正文之间的间距或大或小尺寸、附件顶部网格id、附件序号中使用中文数字id、附件文件名后标点符号等问题。特别是附件和附注没有区别，发布文档时附件或备注都被视为附件，从而导致关系确认错误。9.印章未标准化。印章是公文请求机关负责公文生效的证明书，必须按照规定正确使用。但是，批准案现象经常出现在一些文件中，印章歪斜、不明确、不整齐的情况下；张力相交或相切3mm以上。合议庭单位印章顺序混乱，或每行超过3个。二、问题的原因(a)宣传努力不足办法实施后，很多部门和部门不知道办法的内容，例行、经验地

8、执行，甚至不知道办法的存在，不遵守办法的要求，有效地管理、指导、监督本机关和下级机关的文件处理工作，对新的公文规定进行学习、宣传和执行。(b)对新公文法规的强调不足有些公文处理者没有充分认识到公文格式的重要性，甚至错误地认为公文格式只是一种形式。内容正确，形式不规范并不重要。此外，部分单位对新公文法规没有组织学习，没有广泛宣传，在处理公文时经常使用错误的公文格式，对公文格式的标准化过程产生了很大影响。(c)必须提高官方文件处理者的素质一些公文处理人员缺乏与时代相适应的献身精神和责任意识，工作上情绪差，几乎没有系统地研究工作知识，自愿提高自己的工作水平，使计划经济时代的知识赶不上知识经济时代的发

9、展，成为“金砖汉巴”。这是公文数量多，质量不高，不能遵守形式规范的主要原因。(d)公文审查不严格实际上，一些文件制作者在起草文件时自由发挥，不遵守规则。监查人员原则性不强，妨碍正面，忙于事务，经常忽略公文形式的审查和监督，有些公文制作程序不规范，要等领导签发后才进行审查，因此，不能避免公文出现很多规范化问题。三、规范正式文件格式的对策(a)提高认识，提高官方文件格式标准化工作的认识另一方面，各部门不仅要在思想上重视公文处理工作，还要在实践过程中模范地遵守格式，指导和检查本机关的公文处理工作，保持公文的严肃性和权威。另一方面，具体从事公文处理的人员要具有高度的责任感和卓越的精神，认真做好公文格式

10、的标准化工作。要通过各种有效的形式，广泛、深入地学习，宣传办法，掌握公文写作的形式，正确地处理公文。(二)加强自身建设，提高公文处理者的工作水平提高文件处理者的整体素质是规范文件格式的基础工作。古人说，德国可以战胜该职位，可以写该文章，并阐明其意义。首先要加强思想道德结构，树立正确的世界观、人生观、价值观，对企业、事业有高度的责任感，一行一行地热爱，一行地钻研，竭尽全力，在思想上重视公文格式的规范化工作。第二，要加强工作建设。所谓“铁肩膀负道义，有好手腕的文章”。21世纪是知识经济时代。公文处理者必须掌握必要的基础知识、深厚的专业知识和广泛的辅助知识，才能有效地提高公文处理的质量和效率。(三)严格要求，加强公文格式的标准化管理和指导第一，要建立有效的规章制度。从文件编写到审计，审批要建立严格的制度和规范，明确每个环节的权限和责任，严格制作程序。各级办公室要定期对本机关和下级机关进行审查评价，改变过去只重视公文的内容，无视语言，无视公文格式的惯例，评价公文格式是否是审查的重要内容，评价是否是审查的重要方面。二是在正式文件处理过程中加强审计链接“加强审计”在办公室收到需要申报的公文后，秘书部门要进行审计。监查的重点是“使用文种，公文格式是否符合规格”等。第三，要定期组织正式文件业务培训和讨论