新能源企业合同签署与追踪流程

新能源企业合同签署与追踪流程一、制定目的及范围为推动新能源企业的健康发展，确保合同签署与后续追踪的高效性和规范性，特制定本流程。该流程适用于所有与外部供应商、合作伙伴及客户之间的合同签署与管理工作，涵盖合同的起草、审核、签署、履行及追踪等环节，以提升合同管理的透明度和效率，降低法律风险。二、合同管理原则1.合同签署必须遵循“合法、公平、自愿”的原则，确保合同条款的合理性与可执行性。2.所有合同均需经合法授权的人员审核与签署，不得擅自签署。3.合同履行过程中，各方应严格按照约定条款执行，保障权益，避免纠纷。三、合同签署流程1.合同起草合同起草由涉及的业务部门负责，需根据合作内容及要求制定初步合同文本。起草时，应参考公司标准合同模板，确保条款的完整性和合规性。2.内部审核合同初稿完成后，需提交法律合规部门进行审核。审核内容包括法律风险评估、条款合理性及合规性。审核意见应在五个工作日内反馈，必要时可进行多轮修订。3.合同签署在审核通过后，合同需提交公司授权签字人进行签署。签署前，需确保所有涉及方均已确认合同条款，无异议。签署后，合同应进行编号及归档，确保可追溯性。4.合同交付合同签署完成后，需将合同文本交付所有相关方。交付方式可为电子邮件、快递或当面交付，具体依据实际情况而定。四、合同履行与追踪流程1.履行准备合同生效后，相关部门需根据合同约定制定履行计划，包括时间节点、责任人及具体执行步骤。履行计划应在合同生效后两周内完成。2.履行过程监控合同履行过程中，相关人员需定期检查进展情况，记录履行过程中出现的问题。每月应进行一次进度汇报，确保合同履行按计划推进。3.问题处理遇到履行中的问题，需及时与对方沟通并记录沟通内容。若问题无法解决，需及时提升至管理层进行协调。4.履行评价合同履行结束后，相关部门需对合同履行情况进行评估，包括对方履约情况、项目成果及合同执行效果。评估结果应形成书面报告，并归入合同档案。五、合同变更与解除流程1.变更申请合同一方如需变更合同条款，需提交变更申请，说明变更理由。变更申请需经过法律合规部门审核，并征得对方同意。2.变更协议签署在双方达成一致后，需签署变更协议，作为原合同的补充文件。变更协议应与原合同一起存档，确保信息完整性。3.解除合同合同解除需遵循约定条款，任何一方如需解除合同，需提前向对方发出解除通知。解除通知需进行书面确认，并遵循合同约定的解除条件。六、合同档案管理1.档案归档所有合同及其变更协议、相关文件需进行归档，确保信息完整性。档案应按照合同类型、签署时间等进行分类存放，便于查阅。2.档案保密合同档案涉及商业秘密及敏感信息，需采取必要措施确保档案安全，不得随意泄露。3.定期审核每年应进行一次合同档案的定期审核，检查合同履行情况及档案完整性。审核结果应形成报告，提交管理层参考。七、反馈与改进机制1.反馈收集合同履行结束后，相关部门应定期收集对合同管理流程的反馈意见，包括合同条款的合理性、流程的顺畅度等。2.流程优化针对收集到的反馈，需定期召开内部会议进行分析，提出优化建议，必要时进行流程修订。修订后的流程应及时更新并通知相关人员。3.培训与宣传针对优化后的流程，需定期组织培训，提高员工对合同管理流程的认识与执行力，确保流