幼儿园档案管理(西工大罗嗣仟)

PAGEPAGE5谈如何做好幼儿园档案管理工作由古到今，档案的作用历来被人们所重视。特别是近年来，各级政府部门相继颁布了有关档案的法规制度。如1988年1月1日国务院颁布了《中华人民共和国档案法》；2009年5月27日陕西省第十一届人民代表大会常务委员会第八次会议修订通过了《陕西省档案条例》。2008年11月11日，西安市教育局颁布了《西安市幼儿园文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定（试行）》，这使幼儿园的档案管理工作有法可依，有章可循，更加科学化、规范化管理，更好地服务于幼儿园的各项工作。第一部分幼儿园档案工作的意义一、档案的定义档案是人类社会发展到一定阶段的产物，它是随着社会的发展、文字记录的出现而产生的。幼儿园档案是指各类幼儿园在党政、园务管理、教育教学、卫生保健以及其他各项活动中形成的各种门类和载体的历史记录。档案既是一种信息资源，更是一种无形资产。二、档案的特性档案的特性有：原始性、客观真实性、唯一性、信息性、机密性、多样性，知识存储性等。档案是历史的原始记录，是在各项社会实践中直接形成的文件转化而来的，不是事后编写的。原始性是档案的本质属性。这决定了档案和普通图书、文件、资料的本质区别，判断一份材料是不是档案关键要看它是不是具有原始性。三、档案的作用档案是幼儿园信息资源的一部分；档案管理是幼儿园科学管理的重要组成。与其它方面的管理有所不同，它不只是局限于某一方面的管理活动，也不仅仅是档案管理人员的事情，而是需要幼儿园中所有人员共同参与下，才能取得一定成交的事。近几年，各单位对档案工作越来越重视，以前“材料放在自己身边最安全最方便”的观念也逐渐被“集中统一管理”所取代。集中存放在幼儿园档案室的所有资料，都适时地为园领导决策提供着依据，为教师进行教学改革提供着信息交流，为幼儿园进一步实行高水平的科学管理发挥着作用。从政治的高度，历史文化的厚度，幼教事业协设发展的深度，三维立体地看档案。概括地讲，档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面：1、档案是单位各项活动的历史积累和真实记忆。2、档案是维护自身权益的重要工具。3、档案是单位整体管理体系的组成部分。4、档案是单位保持可持继发展的重要保障。5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于建立园所文化有不可替代的作用。6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。四、幼儿园档案管理工作的意义档案工作是党和国家建设的重要组成部分，是经济建设和社会发展的基础工作之一，是维护党和国家历史的重要事业；是提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史真貌的一项重要工作，在新形势下做好档案工作更加重要。幼儿园档案是幼儿园各项活动和历史的真实记录，是幼儿园生命的年轮，镌刻着幼儿园成长的足迹，是幼儿园教育评估的依据材料，它在幼儿园工作中起着承前启后的作用，是幼儿园进行教育改革，提高教学质量和办园效益的可靠依据，是幼儿园管理工作的重要组成部分。幼儿园档案反映了幼儿园深厚的文化底蕴，是园风、园貌等隐性文化氛围的体现。用文书档案举例来说：在日常管理工作中，幼儿园内部有许多自行产生的文件、资料，记录着幼儿园在发展过程中所取得的成绩，还有上级有关部门下发的关于教育教学政策性问题的文件，经档案室集中分类保存后，可随时为园领导提供依据，为学校的日常工作加速运转起了润滑作用。现今新世纪的幼儿园必须具有相当的知名度，成不同程度的损失。档案工作也是一项服务性很强、繁琐、细致的工作，这种繁琐细致无不体现在整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案的咨询等各个环节。这些特点就要求：档案管理人员必须是政治可靠，能严守机密；工作态度认真负责，严谨细致，乐于奉献，勤恳工作；拥有较强的专业素养，有收集和处理大量信息的能力；创新意识强，用新的思维来对待新问题，用新的对策和思路来解决出现的问题，把档案的管理工作提高一个层次。在西安市颁布的有关规定中要求，幼儿园档案室应配备一名专（兼）职档案人员，具有中专以上文化程度、政治可靠，原则性强的中共党员；热爱档案事业、忠于职守、具备档案专业知识；同时掌握使用计算机基本技能。四、及时收集材料，规范档案整理档案工作始于资料的收集，这是档案工作的第一步。档案的收集就是档案室按照有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其它地方的档案，有组织、有计划地集中保存的工作。收集的要求：1、对于管理类档案，要求归档文件材料齐全完整，精炼准确，符合长期保管的质量要求，能反映单位的业务活动。2、对于科技档案，要求认真贯彻集中统一管理，遵循科技档案的自然形成规律，保证科技档案的完整、准确。幼儿园的档案材料大多自保教一线，人人树立“为国家积累史料是每个公民应尽的义务”的意识，自觉主动地收集日常工作中产生的材料，确保原始的真实的第一手资料齐全完整。但并不是所有的资料都要一一收集，而是要选择有价值的，能反映幼儿园历史发展情况材料。各项资料的收集有专人负责，比如幼儿园开展教科研活动或者各类亲子活动、毕业典礼的时候，有老师从活动的筹备、开展到结束进行资料的整理，由电教部门负责每次活动的影像资料，由专人保管好相关资料，确保资料的完整性和真实性。移交归档时，文书档案应于次年6月底，保教档案等应于次年9月底半整理好的档案，连同教育教学大事记及相关的特色编研材料移交档案部门统一管理。资料收集后关键是整理和归档，这样资料才能升级为档案。因此必须对档案资料进行科学规范的整理分类，才能使其具有保存价值和参考价值。将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起，并按时间顺序排列，同时将档案的目录输入电脑，方便以后的检索。五、按照标准，合理分类档案分类的原则：统一分类，相对稳定，可扩充。分类的方法：年度分类法，机构（问题）分类法，保管期限分类法，复式分类法。制订分类方案：三级分类方案（保管期限——年度——机构）二级分类方案（保管期限——年度）归档文件的排列原则：同一事由的相关文件应当排列在一起，可按文件形成的时间先后顺序或按文件重要程度排列；不同事由的文件可按形成时间先后顺序、事由重要程度或共同属性分别集中排列。幼儿园的档案一般分为：文书档案、保教档案、保健档案、教师业务档案、科技档案、声像档案、实物档案、特色专题档案等，幼儿园可根据本园情况略做增减。1、文书档案是幼儿园党、政、工、团等部门和个人在幼儿园各项活动中形成的，对幼儿园和社会有保存价值的文字、图表、簿册、声像、实物等教学文件材料。整理好的文书档案按三级分类方案（或二级分类方案）装入文书档案盒内。形成的部门有：党支部、工会、团支部、民主党派、办公室、后勤等。（1）归档范围A、反映本园主要职能活动和基本历史面貌的，对本园工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；B、本园工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；C、本园需要贯彻执行的上级主管部门的重要文件材料；D、其他对本园工作具有查考价值的文件材料。凡归档的文件材料，必须符合国家公文格式标准，做到字迹工整、清晰，严禁用铅笔和圆珠笔书写。（2）不归档的范围，即“三不归”A、上级主管部门的文件材料中，普发性不需本园办理的文件材料、任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；B、本园文件材料中的重份文件财贸查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，本园负责人兼任外单位职务形成的与本园无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；C、不需贯彻执行的文件材料及供参阅的简报、情况反映。（3）永久保管的文书档案A、本园制定的工作制度、办法等文件材料；B、本园召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；C、本园职能活动中形成的重要业务文件材料；D、本园关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结等；E、本园机构演变、人事任免、综合统计报表等文件材料；F、本园房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料，G、上级主管部门制发的属于本幼儿园主管业务的重要文件材料。（4）定期保管的文书档案A、本园职能活动中形成的一般性业务文件材料；B、本园召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；C、本园人事管理工作形成的一般性文件材料；D、本园一般性事务管理文件材料；E、本园关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；F、上级主管部门制发的属于本园业务的一般性文件材料；G、上级主管部门制发的非本园主管业务但要贯彻执行的文件材料。（5）幼儿园文书档案的保管期限定为永久、30年、10年。（6）文书档案整理的一般程序：收集——分类——整理——装订——排序——编号——盖归档章——打印目录——盖合面章、合脊章——备考表——装盒——数据备份2、教学档案是幼儿园保教管理和保教实践活动中形成的，具有保存价值的，并按一定归档制度集中保管起来的文字、图表、簿册、声像、实物等教学文件材料。整理好的教学档案按卷装订，一般以一类材料为一卷。形成的部门主要是保教室。教学档案分为教学管理、教研成果、教师业务。教研成果包括教研材料，即教研活动计划、实施方案、总结、教研活动情况等。也可以将科研材料归入此档案（科研档案也可以列入科技档案中）。科研材料归档范围主要包括：第一、研究准备阶段：科研课题审批立项书或文件，任务书，委托书，开题报告，可行性研究报告，调研和考察报告，方案论证，专家评议书，项目审批文件，经费申请报告及批件以及协议书，合同等文件。第二、研究实验阶段：实验阶段的各种载体和重要原始记录，实验报告，计算材料，各种分析数据，专利申请的有关文件材料以及各种图表等。第三、总结鉴定阶段：结题申请书，科研报告，论文、专著，参加人员名单，科研成果鉴定申请书，科研成果鉴定证书，专家鉴定小组名单，专家评审意见，科研经费决算材料科技成果登记表等。第四、成果申报阶段：科学技术奖励申报书，获奖通知、奖状、证书，成果应用证明材料，专利申请书及授权证书等。（成果包括：专题论文、研究报告、专著、丛书、软件、量表、典型教育教学案例、教育叙事、优秀活动设计等地）第五、应用转化阶段：推广应用方案，成果转让合同或协议，应用转化方案及实施材料，国内外同行评价及用户反馈意见，学术交流、培训材料，成果宣传报道材料等。3、保健档案是幼儿园办公厅保健管理和办公厅保健工作中形成的，具有保存价值的，并按一定归档制度集中保管起来的文字、图表、簿册、声像、实物等文件材料。形成的部门主要是保健室、保教室。4、教师业务档案是教师个人在幼儿园内外从事教学、教学研究、教学改革等项产生的，能够反映教师本人教学业务水平、教学工作能力和教学劳动成果的文件材料。分为教学经历类、业务工作类、业务考评类、业务成果类和其他。整理好的教师业务档案装盒，一人一盒一号。5、声像档案是幼儿园采用电视、录像、照相、录音、幻灯以及电子计算机等现代化方式和手段进行教学、教研以及开展各项工作形成的不同形式的档案、不同载体的文件材料。主要包括：照片、光盘、录音带、录相带、幻灯片、胶片等形成的部门是：幼儿园各部门6、实物档案是幼儿园在各项活动中形成的，不能用纪录它的信息记录完全取代的，以不同表现形式反映信息情况的一个个具体物品，不同载体的实物材料。整理好的实物档案装入实物档案盒内。主要包括：牌匾、奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册、印章、字画、纪念品、题词、工艺品。实物档案易虫蛀、易锈蚀，要做好防虫、防锈的技术保护，并应专柜保管，注意不能外借，可提供照片使用。7、基建档案是指建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的科学技术档案。主要包括基建工程的前期工作文件、设计文件、施工文件和竣工验收文件等，是工程建设的记录。一般在工程完工3个月时将整理好的档案材料移交档案室。基建档案存放在基建档案盒内。8、特色专题档案幼儿园特色档案的数量和质量体现着本园档案管理水平和办园层次。幼儿园可根据本园的教育教学特点建立特色专题档案，编研相关的专集，丰富库存，使教育档案更加多样化和特色化。如：幼儿美术作品集，新年联欢方案集，教师获奖论文集锦，家长表扬信集锦等。这里，以“幼儿成长档案”为例进行讲解。从幼儿进入幼儿园的第一天起，为其建立“成长档案”。由幼儿园对幼儿成长档案统一进行科学的设计与整理，设计出新颖独特的栏目，再由三方（教师、家长和幼儿）共同参与档案资料的搜集和积累。内容有文字、照片、作品、表格等，全面而真实反映幼儿的成长历程。如：教师可以把幼儿每天在园的表现、进步情况以及对孩子鼓励的话语等写在成长档案里；家长可以将幼儿在家的情况，爱好、特长、喜欢吃的食物、不喜欢吃的食物、过敏的食物等记录在案；这样幼儿成长档案加强了教师与家长之间的联系，家园携手共同关注幼儿的每一天，使幼儿健康、快乐地成长。为幼儿建立成长档案的优点：一是，全面了解幼儿发展现状。它不仅只是教师建立的幼儿档案，也不仅只是教师对活动的观察记录，更不再只是家园联系手册，它还包括了幼儿艺术活动作品、幼儿操作能力记录及操作成果、幼儿生长发育记录、幼儿日常活动照片等，全面展现了幼儿成长的足迹。二是，促进幼儿的个性化发展。在教师的帮助下幼儿将自己收集的各种有关资料呈现在成长档案之中，幼儿参与成长档案的记载；“幼儿成长档案”为幼儿提供了自我认识与评价的空间，教师有计划地引导幼儿主动参与各类活动，唤起幼儿对幼儿园美好生活的幸福回忆，培养幼儿正确对待生活的态度，提高幼儿自我评价与自我认识的能力，促进幼儿个性化发展。三是，给予教师充足的自主空间，教师可依据幼儿个性、能力、特点设计凸显个人的成长档案。四是，成长档案为科学、公正的评价幼儿提供可靠的依据，更为幼儿个性化的教育指明了方向，极大提高了教师的工作热情。9、大事记的编写大事记是按照时间顺序简要地记载各单位在一定时内发生的涉及范围较广、影响较大、在事后仍有一定参考意义的大事、要事的一种参考材料。大事记，一般采用编年体编写，以尊重史实、客观记述、简明扼要的原则，大事突出，要事不漏，小事不要，取舍得当。每一条大事记用一个自然段，交待清楚时间、地点、人物、事件、原因、结果等基本要素。否则，记述不完整，事实不准确，削弱了其使用功能。大事记与全宗介绍、组织沿革、档案制度汇编、基础数字汇编、利用效果汇编属于档案的六大编研材料。六、充分利用档案，主动提供服务档案利用是档案工作的出发点和根本目的，档案只有利用起来，才能体现它的价值。档案人员应树立强烈的利用意识。本着“谁产生、谁整理、谁归档、谁利用”的基本原则，积极主动的开展档案利用工作。使大家能及时地获取信息，并从信息中获取、提炼、开发出有参考价值的东西。如幼儿园开展的教师示范观摩课、课件玩教具的制作及亲子活动、运动会等，都积累了丰富的资料，有书面资料、图片资料、影像资料等，这些逐年累积后都变成了非常有价值的参考档案资料。档案利用一般须经主管领导批准，在相关人员陪同在档案查阅室查阅，不得携至室外。利用档案时不得折叠、标记、污损、涂改、撕扯等。档案室应配备借阅登记本。在借阅时要进行登记，包括借阅人姓名、借阅时间、案卷名称，并规定归还日期，逾期不还的要及时催要。在办理借阅手续时，档案员应主动找到借阅者所需文件