会议服务协议

第页会议服务协议会议服务协议会议服务协议甲方（委托方）：法定代表人：住所地：联系电话：乙方（受托方）：法定代表人：住所地：联系电话：鉴于甲方计划举办一场重要会议，特委托乙方负责会议的组织安排工作，乙方应具备相应的会议服务能力，双方经充分协商，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，达成如下协议：一、会议基本信息1、会议名称：2、会议时间：3、会议地点：4、参会人数：预计【】人二、服务内容（一）会议安排1、会议设备配置：乙方应在会议开始前1日完成音响、麦克风、投影仪、幕布、电脑等设备的安装与调试，确保设备运行稳定，图像清晰，声音洪亮，满足会议的听觉与视觉要求。2、会议资料准备：乙方负责会议资料的印刷装订工作，确保资料的装订质量，做到整齐、牢固、美观，无错页、漏页现象。在会议开始前将资料整齐摆放于每个参会座位上，方便参会人员随时取用。3、会议流程执行：乙方需安排专人负责会议现场的流程引导，确保会议按照既定的议程顺利进行，严格把控每个环节的时间节点，及时提醒与会人员，避免出现时间拖延或流程混乱的情况。（二）交通安排1、车辆调度：乙方根据参会人数和会议需求，安排【】等不同类型车辆，确保车辆按时到达指定地点，满足参会人员的接送需求。2、交通引导：乙方需在会议场地周边安排交通引导人员，负责指挥车辆的停靠和疏散，确保会议期间场地周边的交通秩序井然，避免出现交通混乱或堵塞的情况，为参会人员提供便捷的交通环境。（三）住宿安排1、酒店预订：乙方需提前向会议场地周边的【】级别的的酒店预订合适的房间。费用应在甲方预算范围内。2、住宿信息通知：乙方应在参会人员抵达酒店前，将详细的住宿信息（包括酒店名称、地址、联系电话、房间号等）以短信或邮件的形式发送给每位参会人员，方便他们顺利办理入住手续。具体信息如下：酒店抵店日期离店日期房型挂牌房价元/间/晚优惠房价元/间/晚预

订房

数

注：酒店每房免费提供不超过2份早餐。住宿费用预计共：【】元，最终费用多退少补。（四）用餐安排1、在用餐当天，乙方要安排工作人员在餐厅门口引导参会人员有序进入餐厅，并协助餐厅服务人员安排座位，确保用餐过程的顺畅。同时，乙方工作人员要密切关注用餐情况，及时处理可能出现的任何问题，如菜品质量不符、上菜速度慢等，确保参会人员能够有一个愉快的用餐体验。2、具体用餐信息如下：用餐地点日期时间形式预订量餐标费用

三、服务费用及支付方式1、服务费用：本次会议服务的总费用为人民币【】元，该费用已包含乙方为履行本协议所产生的一切成本和开支，包括但不限于场地租赁费、设备采购及调试费、交通费用、住宿费用、餐饮费用、工作人员酬金等。2、支付方式：（1）甲方在本协议签订后的十个工作日内，向乙方支付总费用的50%作为预付款，即人民币【】元；（2）在会议结束后十个工作日内，乙方应向甲方提交完整的费用结算报告及正规发票，经甲方审核无误后，甲方支付剩余的尾款。四、双方的权利和义务（一）甲方的权利和义务1、甲方有权对乙方的服务过程进行监督、检查，提出意见和建议，要求乙方按照本协议的约定和甲方的要求及时整改；2、在乙方未按协议约定履行义务时，甲方有权拒绝支付相应的服务费用，并要求乙方承担违约责任；3、对会议的策划方案、流程安排等拥有最终的决策权，乙方应严格按照甲方确定的方案执行。4、甲方应按照本协议约定及时、足额地向乙方支付服务费用；5、甲方应向乙方提供会议所需的必要信息和资料，包括但不限于会议主题、议程、参会人员名单等，并保证信息的真实性和准确性；6、协助乙方与会议相关的其他第三方（如场地所有方、供应商等）进行沟通与协调，为乙方履行本协议提供必要的便利条件。7、在甲方人员入住酒店2天之前，甲方须提供给乙方一份完整的分房名单。之后如甲方临时更改，乙方有权视酒店的入住情况决定是否更改。8、甲方人员应妥善保管贵重物品，随身携带，对易碎物品和贵重物品乙方不予不予运送。9、甲方应遵守会场秩序，合理使用乙方设备，甲方在举办活动期间所造成的任何设备及设施的破损、毁坏或遗失应承担赔偿责任。（二）乙方的权利和义务1、乙方有权有权要求甲方按照本协议约定支付服务费用；2、在甲方未按协议约定支付费用或提供必要协助时，有权暂停或终止履行本协议，但需提前书面通知甲方，并采取合理措施减少双方的损失。3、按照本协议约定的服务内容、标准和时间，认真履行各项服务义务，确保会议的顺利进行；4、在服务过程中，应遵守法律法规、行业规范和职业道德，不得从事任何损害甲方合法权益的行为；5、对在服务过程中知悉的甲方商业秘密、个人隐私等信息负有保密义务，未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。五、知识产权归属1、在会议服务过程中产生的所有成果，包括但不限于会议资料、照片、视频、音频等，其知识产权归甲方所有。乙方不得擅自使用或许可第三方使用上述成果。2、乙方为履行本协议使用的所有软件、技术、设计等，应保证其具有合法的使用权或授权，不得侵犯任何第三方的知识产权。若因乙方使用侵权物品导致甲方遭受任何损失或纠纷，乙方应承担全部赔偿责任。六、违约责任1、若甲方未按照本协议约定支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的万分之三向乙方支付违约金；逾期超过30日的，乙方有权解除本协议，并要求甲方承担因此给乙方造成的全部损失。2、若乙方未按照本协议约定履行服务义务，导致会议无法正常进行或服务质量严重不符的，甲方有权要求乙方立即采取补救措施，涉及额外费用的乙方自行承担；如乙方未能在甲方要求的合理期限内采取有效补救措施，甲方有权解除本协议，并要求乙方退还已支付的全部费用，同时承担因此给甲方造成的全部损失。3、乙方应保证提供的住宿环境、会议服务、餐饮的安全与卫生，如因乙方原因造成甲方在乙方场地用餐时发生食品安全事故或其他人身损害，则由乙方承担全部的经济赔偿及法律责任。4、甲方在会议举办前20天内（含节假日）提出全部或部分取消预定内容的，乙方应免费予以取消；甲方在会议举办前10-20天内（含节假日）提出全部或部分取消预定内容的，乙方有权收取取消部分金额的10％作为违约金。甲方在会议举办前5-10天内（含节假日）提出全部或部分取消预定内容的，乙方有权收取全部费用的20％作为违约金。七、争议解决在本协议履行过程中，若双方发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向原告所在地人民法院提起诉讼。八、协议生效及其他1、本协议自双方签字或盖章之日起生效，一式两份，甲乙双方