资料外包单位管理制度

资料外包单位管理制度一、总则（一）目的为加强对资料外包单位的管理，规范外包业务流程，确保外包资料的质量、进度和安全，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于与公司签订资料外包合同的所有外包单位及其工作人员。（三）基本原则1.合法合规原则：外包业务应符合国家法律法规及相关政策要求。2.质量至上原则：确保外包资料的质量达到公司规定的标准和要求。3.进度可控原则：合理安排外包工作进度，按时完成资料交付。4.保密安全原则：严格保护公司资料的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露和安全事故。二、外包单位的选择与准入（一）选择标准1.具备合法经营资质，经营范围涵盖资料处理相关业务。2.具有良好的商业信誉，无重大违法违规记录。3.拥有专业的资料处理团队，具备相应的技术能力和经验。4.具备完善的质量管理体系和流程。5.具备良好的信息安全管理措施。（二）选择流程1.需求部门根据业务需要提出外包申请，明确外包资料的内容、数量、质量要求、交付时间等。2.人事部门会同相关部门对外包申请进行审核，确定外包项目的必要性和可行性。3.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择外包单位。在选择过程中，应要求外包单位提供详细的报价、服务方案、资质证明等文件。4.组成评标小组或谈判小组，对各外包单位的报价、服务方案、资质等进行综合评估，确定中标单位或成交供应商。5.签订外包合同，明确双方的权利和义务。（三）准入管理1.外包单位签订合同后，需向公司提交相关资料，包括营业执照副本、资质证书、法定代表人身份证明等，经审核通过后，方可正式开展外包业务。2.人事部门建立外包单位档案，记录其基本信息、业务表现、考核结果等。三、资料外包合同管理（一）合同签订1.合同应明确外包资料的内容、数量、质量标准、交付时间、交付方式、费用及支付方式等条款。2.明确双方的权利和义务，包括保密条款、违约责任、争议解决方式等。3.合同签订前，应进行法律审核，确保合同条款合法合规。（二）合同执行1.外包单位应严格按照合同约定履行义务，按时、按质、按量完成资料处理工作。2.公司应按照合同约定及时支付外包费用，同时对外包单位的工作进行监督和检查。3.如遇合同变更或解除，应按照合同约定的程序进行办理，并签订相关补充协议或解除协议。（三）合同档案管理1.建立合同档案，对合同的签订、执行、变更、解除等过程进行记录和保存。2.合同档案应包括合同文本、相关审批文件、往来信函、交付记录、验收报告等资料。四、资料管理（一）资料交接1.公司应向外包单位提供清晰、准确的资料，并办理交接手续。交接手续应包括资料清单、交接时间、交接人员签字等。2.外包单位应对接收的资料进行核对和签收，如发现资料存在问题，应及时与公司沟通。（二）资料存储与保管1.外包单位应建立专门的资料存储场所，确保资料的安全存储。存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等措施。2.对外包资料进行分类、编号、标识，便于管理和查找。3.定期对资料存储情况进行检查，确保资料的完整性和可用性。（三）资料使用与归还1.外包单位应按照合同约定使用资料，不得擅自转借、转让或用于其他用途。2.资料处理工作完成后，外包单位应及时将资料归还公司，并办理归还手续。归还手续应包括资料清单、归还时间、归还人员签字等。五、质量管理（一）质量标准制定1.公司应根据业务需求和行业标准，制定外包资料的质量标准。质量标准应包括格式规范、内容准确性、数据完整性等方面的要求。2.质量标准应明确具体、可衡量，便于外包单位理解和执行。（二）质量控制措施1.外包单位应建立质量管理体系，制定质量控制流程和标准，确保资料处理工作符合质量要求。2.公司应定期对外包资料进行抽检，发现质量问题及时通知外包单位进行整改。3.外包单位应建立质量反馈机制，及时处理公司提出的质量问题，并定期向公司汇报质量情况。（三）质量验收1.资料处理工作完成后，外包单位应提交质量验收申请。公司应组织相关人员对外包资料进行验收。2.验收内容包括资料的格式、内容、数据等是否符合质量标准。验收合格后，应出具验收报告。3.如验收不合格，外包单位应按照要求进行整改，直至验收合格为止。整改费用由外包单位承担。六、进度管理（一）进度计划制定1.外包单位应根据合同约定的交付时间，制定详细的进度计划，并报公司备案。进度计划应包括各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.公司应对外包单位的进度计划进行审核，确保进度计划合理可行。（二）进度跟踪与监控1.建立进度跟踪机制，定期对外包单位的工作进度进行检查和评估。检查方式可包括定期汇报、现场检查等。2.如发现进度滞后，应及时与外包单位沟通，分析原因，采取有效措施进行调整。调整措施可包括增加人力、延长工作时间、优化工作流程等。3.外包单位应每周向公司汇报工作进度，每月提交进度总结报告。报告内容应包括工作进展情况、存在问题、解决措施及下一步工作计划等。（三）延误处理1.如因外包单位原因导致进度延误，外包单位应承担相应的违约责任。违约责任可包括支付违约金、赔偿公司损失等。2.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致进度延误，外包单位应及时通知公司，并提供相关证明文件。双方应协商解决方案，合理调整进度计划。七、保密管理（一）保密协议签订1.外包合同应包含保密条款，明确双方的保密义务和责任。2.外包单位在签订合同前，应与公司签订保密协议。保密协议应详细规定保密的范围、期限、违约责任等内容。（二）保密措施1.外包单位应建立保密制度，采取有效的保密措施，防止公司资料泄露。保密措施可包括物理隔离、访问控制、数据加密、人员培训等。2.对外包人员进行保密教育，提高其保密意识。外包人员应签订保密承诺书，承诺遵守保密规定。3.禁止外包人员在未经授权的情况下将公司资料带出工作场所。如因工作需要带出，应办理审批手续，并采取必要的保密措施。（三）泄密处理1.如发现外包单位或其工作人员存在泄密行为，公司有权立即解除合同，并要求外包单位承担相应的法律责任。2.外包单位应积极配合公司进行调查，采取措施防止损失扩大。如因泄密给公司造成损失的，外包单位应承担赔偿责任。八、安全管理（一）安全制度建立1.外包单位应建立安全管理制度，明确安全责任和安全操作规程。2.安全管理制度应包括信息安全、网络安全、数据备份与恢复等方面的内容。（二）安全措施实施1.采取必要的安全技术措施，保障资料处理工作的安全。安全技术措施可包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等。2.定期对安全设施和系统进行检查和维护，确保其正常运行。3.制定数据备份与恢复计划，定期对资料进行备份，并进行恢复演练，确保数据的安全性和可用性。（三）安全事故处理1.如发生安全事故，外包单位应立即采取措施进行处理，并及时通知公司。2.安全事故处理应遵循"先控制、后处理"的原则，尽快恢复正常工作秩序，减少损失。3.对安全事故进行调查分析，查明原因，明确责任，采取相应的改进措施，防止类似事故再次发生。九、费用管理（一）费用核算1.根据外包合同约定，明确费用的核算方式和标准。费用核算应包括资料处理费用、运输费用、税费等。2.外包单位应每月向公司提交费用结算清单，详细列出各项费用的计算依据和金额。（二）费用支付1.公司应对外包单位提交的费用结算清单进行审核，审核无误后按照合同约定支付费用。2.费用支付方式可包括银行转账、支票等。支付时应要求外包单位提供合法有效的发票。（三）费用调整1.如因合同变更、工作量增加或减少等原因导致费用发生变化，双方应协商签订补充协议，明确费用调整的方式和金额。2.外包单位应按照补充协议的约定执行费用调整。十、考核与奖惩（一）考核指标1.建立外包单位考核指标体系，考核指标应包括质量、进度、保密、安全、费用控制等方面。2.质量考核指标可包括资料合格率、错误率等；进度考核指标可包括按时交付率、延误天数等；保密考核指标可包括是否发生泄密事件等；安全考核指标可包括安全事故发生率等；费用控制考核指标可包括费用偏差率等。（二）考核方式1.定期考核与不定期考核相结合。定期考核每月或每季度进行一次，不定期考核根据实际情况随时进行。2.考核方式可包括资料抽检、进度检查、现场考察、数据统计分析等。（三）奖惩措施1.根据考核结果，对表现优秀的外包单位给予奖励。奖励方式可包括表彰、奖金、续签合同优先等。2.对考核不合格的外包单位，视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作、解除合同等处罚。十一、沟通与协调（一）沟通机制建立1.建立公司与外包单位的定期沟通机制，双方应定期召开会议，沟通工作进展情况、存在问题及解决方案等。2.建立日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，便于及时解决工作中出现的问题。（二）协调工作开展1.公司各部门之